外貿(mào)業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書

1、作業(yè)指導(dǎo)書1業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書文件編號：發(fā)行日期：版本：頁數(shù)：目的：為了更好的規(guī)范業(yè)務(wù)操作，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，形成良好的業(yè)務(wù)團(tuán)隊。范圍：業(yè)務(wù)部門的日常工作權(quán)責(zé)：業(yè)務(wù)部所有工作人員操作標(biāo)準(zhǔn)及要求：1、所有業(yè)務(wù)活動應(yīng)以：維護(hù)公司形象、提高公司聲譽(yù)、拓展公司業(yè)務(wù)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、推廣品 牌效益為前提。2、認(rèn)真遵從公司的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求自己的言行，對外交往中不卑不亢，大方得體，對待客 戶要快速響應(yīng)，禮貌周到，熱情真誠。3、根據(jù)客戶來圖或來樣需打樣的必須經(jīng)過總經(jīng)理簽字確認(rèn)，并在打樣單上注明訂單號、樣件類 類別（初樣、確認(rèn)樣）、客戶要求（尺寸、皮料、輔料、布標(biāo)裝法、特殊要求）、數(shù)量、是否 留樣交技術(shù)部進(jìn)行打樣。如

2、打樣需新購原料或輔料，應(yīng)書面通知采購部購買，如采購過程中 涉及最少起訂量的，應(yīng)馬上匯報該業(yè)務(wù)員，由該業(yè)務(wù)員決定如何處理。4、打樣完成后應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預(yù)付還是到付，需請示總經(jīng)理，由總經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是： 如果是新客戶的都適當(dāng)收取樣品費，價格為大貨價基礎(chǔ)上增加20%左右，運費到付。5、注意原料色卡的收集、制作和歸檔。寄給客戶的色卡，一定要有至少一份一模一樣的色卡留 底，而且保存歸檔。新料到貨，不管是客供料，還是自采料，必須在第一時間做出標(biāo)準(zhǔn)色卡， 保存歸檔。6積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶

3、之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱 客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認(rèn)客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧?樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。7、根據(jù)成本核算單，精確地報出銷售價格，報價時要實時了解貨幣匯率，新產(chǎn)品必須經(jīng)過打樣 后核算好成本經(jīng)總經(jīng)理批示后方可報價。作業(yè)指導(dǎo)書1業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書文件編號：發(fā)行日期：版本：頁數(shù)：8、客戶下大貨訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時間整理出中文訂單， 全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞 貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素，與打樣時的最后確認(rèn)樣核對（必要時要再次與打 樣間溝通），如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認(rèn)。客戶確認(rèn)后，立即打 印出中文訂單

4、并下發(fā)。業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內(nèi)沒有回復(fù)的，此時業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復(fù)；第二，口頭匯報夕卜總經(jīng)理，講明情況，如總經(jīng)理提出新的建議的，立即總經(jīng)理的要求去做。9、訂單中應(yīng)絕對杜絕模糊語言，如 與上次一樣” 與去年一樣” 有關(guān)部門”等等。10、訂單下方必須經(jīng)業(yè)務(wù)員手工簽字，不能以打印方式簽字。11、 訂單的最終確認(rèn)前提必須是定金或貨款到帳或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，計算用料，但要書面通知采購部：所有物料采購等通知”12、隨時跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，與生產(chǎn)部保持溝通，答復(fù)客戶進(jìn)度咨詢。13、與采購部和生產(chǎn)部保持溝通，了解訂單的算料

5、、物料采購、生產(chǎn)安排、實際生產(chǎn)動態(tài)和包裝物品到位程度的最新情況。避免客戶詢問時出現(xiàn)我不知道” 我還不清楚” 大概這樣的言語。14、會同生產(chǎn)部、品質(zhì)檢驗人員，隨時檢查成品質(zhì)量情況，作好詳細(xì)的書面驗貨記錄。如果發(fā)現(xiàn) 成品有質(zhì)量問題，立即通知生產(chǎn)部經(jīng)理，以便在第一時間采取措施。反映質(zhì)量問題時，應(yīng)隨 機(jī)抽樣，列出數(shù)據(jù)，顯示質(zhì)量問題的百分比，養(yǎng)成用數(shù)據(jù)說話的良好習(xí)慣，既不能以偏概全、 小題大做，更不能視而不見、無所作為。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，將查貨 日期告知生產(chǎn)部，如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要驗貨公司聯(lián)系，預(yù) 約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間，確定后將驗貨時間通知

6、生產(chǎn)部。15、提早與生產(chǎn)部經(jīng)理溝通，預(yù)先安排好大貨出貨計劃。出貨計劃確認(rèn)后，先與客戶確認(rèn)，客戶作業(yè)指導(dǎo)書1業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書文件編號：發(fā)行日期：版本：頁數(shù)：確認(rèn)后立即準(zhǔn)備好所有出貨資料，交給單證員，以便在第一時間訂好艙位或航班。16、委托報關(guān)：將報關(guān)所需資料給單證員交合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常 要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物 及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電 話等。17、訂艙位或訂航班時，應(yīng)提交給單證員的通用資料包括：中文訂單、裝箱單、貨物單價。同時 應(yīng)另附一頁，書面打印，顯示如

7、下內(nèi)容：-貨號名稱；-貿(mào)易情況：般貝易、進(jìn)料加工、來料加工；-拼箱還是整柜；-價格條款：FOB CFR CIF、FOB旦運費墊付;-是否要原產(chǎn)地證：如是，F(xiàn)ORMA還是C/0;-發(fā)貨人：-收貨人：英文全稱、地址;-通知人：英文全稱、地址;-貨物存放地點：-可拖箱時間，可送貨時間；-客戶是否還要其它特殊的要求：在此列明；18、催討余款。如業(yè)務(wù)是信用證交易，走貨后，所有單據(jù)交銀行事宜將由單證員操作，但業(yè)務(wù)員作業(yè)指導(dǎo)書1業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書文件編號：發(fā)行日期：版本：頁數(shù)：應(yīng)主動與單證員溝通，了解交單情況。如業(yè)務(wù)為電匯交易，業(yè)務(wù)員要做的事情如下：如貨物空運，應(yīng)在訂航班前要求客戶付清余款，收到 100%貨款后，才可訂航班并送貨； 如貨物海運，先與單證員溝通，看何時能拿到正本提單，拿到正本提單后，立即把發(fā)票、裝 箱單和提單傳真給客戶，并書面要求客戶付清貨款；客戶付清所有貨款后，把客戶要求的所 有正本文件用快遞給客戶，快遞費一律預(yù)付不用到付；19、在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候，及時向客戶提供我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn) 品目錄；20、