行政辦公室管理制度

1、行政管理制度、總 則一）、為規(guī)范道館行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，加強公司行政辦公的規(guī)范化、程序化、制度化，進一步加強管理和協(xié)調(diào)，明確道館內(nèi)部管理職責(zé)，特制訂本制度。二）、綜合管理部需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報，逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。本制度對道館內(nèi)部行政管理工作進行統(tǒng)一規(guī)范，以加強行政管理工作的有效性。、各項細(xì)則一）、辦公室檔案管理1 、檔案管理范圍：1.1文件檔案：包括資質(zhì)、制度、各部門制度標(biāo)準(zhǔn)、方針政策、決定、年度計劃等與道館整體發(fā)展相關(guān)的有長期保存價值的文件及資料

2、；1.2道館人事檔案：包括應(yīng)聘人員、試用人員、正式人員以及會員20 / 17等所有人員檔案。1.3 行政檔案：會議記錄、文件簽發(fā)等。2、管理部門。檔案介質(zhì)為紙質(zhì)檔案和電子檔案，綜合管理部負(fù)責(zé)備檔存檔管理。3、管理職責(zé)。保證道館及各部門的資料齊全完整、安全保密和使用方便。二）、辦公環(huán)境管理1、每個員工都有責(zé)任維護辦公環(huán)境，道館區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。2、員工應(yīng)愛護公共設(shè)施，節(jié)約使用辦公用品及水電資源。3、接待臺面、顧客休息區(qū)、衛(wèi)生間等公眾區(qū)域隨時保持整潔。三）、辦公室安全和秩序1、每天下班最后離開人員應(yīng)在離開辦公室時將門窗鎖好切斷電源。2、原則上不允許將私人訪客帶入辦公室。3、離開辦公室前，將貴重物品、

3、文件檔案柜和抽屜鎖好。4、不得在道館區(qū)域內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。5、工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，出去辦事要及時和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請假，并填好單據(jù)上交綜管部。6、各個部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)、配合、團結(jié)、互助，嚴(yán)禁互相推諉。四）、辦公電話管理1、道館座機電話主要作為方便與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，員工不得使用道館座機電話撥打私人電話。2、員工接聽電話應(yīng)使用普通話及禮貌用語。（五）員工禮儀管理1、員工頭發(fā)要保持整潔、自然，不得涂抹帶顏色的指甲油。2、教練部所有員工統(tǒng)一著道服，其他部門員工服裝要穿戴整齊，不得穿奇裝異服。3、員工應(yīng)注意自己的儀容儀表、行為舉止和公共禮儀，做到主動、友善、文明、禮貌；耐心應(yīng)答，不厭其煩。

4、4、在任何場合應(yīng)使用普通話，語氣溫和，音量適中。（六）例會管理制度1、目的:1.1實現(xiàn)有效管理，促進道館上下的溝通與合作;1.21.3集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案;提高道館各部門執(zhí)行工作目標(biāo)的效率，追蹤各部門工作進度;1.4協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進度、人員及設(shè)備的調(diào)配。2、周例會定于每周二舉行，由綜管部負(fù)責(zé)人主持，全體員工列席。3、教練例會可由教練部自行決定，由各分館長主持，教練員、助教列席。4、周例會會議主要內(nèi)容: 4.1傳達道館本周工作主要方向及目標(biāo);4.2聽取各分館、部門負(fù)責(zé)人對所屬部門工作的匯報，做好各分館各部門工作的周總結(jié)和計劃，以及需提請總經(jīng)理或其它部門協(xié)調(diào)解 決的問

5、題;4.3對工作中出現(xiàn)的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因4.4并及時改正、總結(jié);探討道館經(jīng)營活動的最佳方案，并對各階段經(jīng)營業(yè)績及時總結(jié),以達到整體經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn);4.5對上期工作總結(jié)，并部署下期工作任務(wù);4.6周例會議題的討論以舉手表決、多數(shù)贊成為通過原則;5、例會參加者在會議上要暢所欲言各持已見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一但形成決議，無論個人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫 徹執(zhí)行;6、嚴(yán)守會議紀(jì)律，保持會議秘密，在會議決策未正式公布之前，不得私自泄漏會議內(nèi)容，影響決議實施;7、道館工作人員原則必須參加例會，特殊情況向分館或部門領(lǐng)導(dǎo)請假，無故不參加者以曠工論處。8參加會議員工務(wù)必將手機

6、調(diào)為靜音或震動狀態(tài)，如有必須接聽的重要電話離開會場接聽。（七）、行政審批流程1、所有分館、部門需提項目審批單，填寫好部門、時間、需審批內(nèi)容、分館或部門負(fù)責(zé)人簽字等。2、此項目審批單經(jīng)由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可生效。（特殊情況通過 微信申報總經(jīng)理批準(zhǔn)）3、總經(jīng)理簽字或批準(zhǔn)確認(rèn)后將此項目審批單下發(fā)至相關(guān)部門執(zhí)行。（八）、更衣室管理規(guī)定1、更衣室的管理 1.1道館更衣室的使用分為男、女更衣室，不得混用。1.2員工不得在更衣室中休息、抽煙、娛樂，應(yīng)愛護更衣室的設(shè)施，不允許在室內(nèi)亂寫亂畫，張貼等。1.3員工應(yīng)自覺愛護更衣室衛(wèi)生，更衣時不得隨意吐痰，亂丟紙屑雜物及其他物品。1.4更衣室內(nèi)除清掃用具及更衣用凳外

7、。一律不準(zhǔn)擺放其他物品、物件、工具等。1.5更衣室內(nèi)要注意安全防火，后勤部將其納入防火責(zé)任區(qū)，制定人員負(fù)責(zé)，配備消防器材。2、更衣柜的管理2.1 道服及私人物品必須放在更衣柜內(nèi)，不得掛在更衣柜門上、更 衣柜頂上或地面上，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對相關(guān)人員處以一次 20 元罰款 并記錄在員工檔案內(nèi)，作為員工評優(yōu)和晉升的參考依據(jù)。2.2 更衣柜每人一格，一鎖，注上姓名，由使用人負(fù)責(zé)使用保管， 損壞酌情賠償，并負(fù)責(zé)柜子內(nèi)外的衛(wèi)生。2.3 衣柜破損需及時上報綜管部，以便修理，修理費用如自然損壞 由公司負(fù)責(zé)；如是使用人自己損壞則自行承擔(dān)。2.4 更衣柜必須上鎖，柜內(nèi)勿存放貴重物品，一旦遺失責(zé)任自負(fù)。（ 九） 、員

8、工公告欄管理制度1、員工公告欄由綜管部負(fù)責(zé)管理。2、員工公告欄的內(nèi)容：2.1 各種文件的公示；2.2 公司活動的宣傳；2.3 激勵性的名言警句；3、不允許私自涂抹亂畫。十）、保密制度1、為保守商業(yè)秘密，維護道館權(quán)益，特制定本制度。2、商業(yè)秘密是關(guān)系道館經(jīng)營中的權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。3、商業(yè)秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項：3.1 重大決策中的秘密事項；3.2 尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及3.3經(jīng)營決策；內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、會議記錄；3.4公司職員人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入及資料；3.5其他

9、經(jīng)確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。3.6般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。4、商業(yè)秘密的密級分為“絕密” 、“機密”、“秘密”三級。4.1 絕密是最重要的道館秘密，泄露會使道館的權(quán)益利益遭受特別 嚴(yán)重的損害；4.2 機密是重要的道館秘密，泄露會使道館權(quán)益利益遭受到嚴(yán)重的 損害；4.3 秘密是一般的道館秘密，泄露會使道館的權(quán)力利益遭受損害。5、道館秘級的確定：5.1 道館在經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件 資料為絕密級；5.2 道館的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營 情況為機密級；5.3 道館人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場

10、或尚未公開的各類信息為秘密級。6、屬于道館秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由綜管部派專人執(zhí)行；采用電腦技 術(shù)存取、處理、傳遞的道館秘密由綜管部負(fù)責(zé)保密。7、在對外交往與合作中需要提供道館秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。8、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露道館秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摰鲤^秘密，不準(zhǔn)通過其他方式傳遞道館秘密。9、經(jīng)查實道館工作人員如有違反上述規(guī)定惡意泄露商業(yè)機密的，績效考核部分將一次扣除 50 分。情節(jié)特別惡劣，給道館帶來巨大損失 的，將提交相關(guān)司法部門追究其法律責(zé)任。十一）、印章管理制度1、目的：印章是經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具

11、，印章管理關(guān)系到道館正常經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到道館的生存 和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護道館的利益，特制定本制 度。2、說明: 公司印章主要指公章、法人私章、財務(wù)章、發(fā)票章。3、基本印章（公章、法人私章、財務(wù)章、發(fā)票章）出納管理法人章、發(fā)票章， 會計管理財務(wù)章4、公章由綜合管理部負(fù)責(zé)保管和使用登記。印章的使用與保管：對所有印章的使用均須做好申請和使用登 記，印章只適用于與道館相關(guān)的業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益的行 為。如遇需帶公章、財務(wù)章、法人章外出辦事的使用情況時，辦事人需 在綜管部做好登記，標(biāo)明時間、部門、用途、使用人和保管人簽字 確認(rèn)等。5、印章保管人有權(quán)拒絕對損害公司利益的

12、文件上蓋章。十二）、公文管理制度1、目的為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度 化，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本道館實際，特制定本管理規(guī)定。1.1 發(fā)文的處理1.1.1 擬稿：按照各分館或部門負(fù)責(zé)人擬辦的原則。涉及兩個部門 以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦，按規(guī)定要求擬稿。1.1.2 核稿：由分館或部門負(fù)責(zé)人初核，在面頁上簽名并簽署日期；送綜管部審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。1.1.3簽發(fā)：以道館名義對外的發(fā)文，由總經(jīng)理簽發(fā)。1.1.4編號：由綜管部統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。1.1.5打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。1.1.6分發(fā)：由綜管部統(tǒng)一分發(fā)，原稿

13、與正文 1 份（原件）存檔。1.2 收文的處理1.1.1 拆封：當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名道館的，由綜管 部拆封、分類處理；署名有關(guān)部門的，由部門拆封；由政府部門所 發(fā)的文件，由綜管部拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。1.1.2 登記：凡明確是道館收文的，不論以何種形式收到，都統(tǒng)一 由辦公司登記、編號。 各分館各部門收到的由各分館各部門自行登 記、編號。1.1.3 擬辦：綜管部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。1.1.4 呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，由綜管部呈送總經(jīng)理批示或分 送相關(guān)部門辦理。1.1.5 交辦：根據(jù)總經(jīng)理的批示傳遞到承辦部門的緊急公文，綜管 部應(yīng)提出辦理時限，加強督促催辦。1.1.6

14、 辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。2、行文標(biāo)準(zhǔn)2.1 文件類根據(jù)用途，道館文件分外行文與內(nèi)行文。外行文指道館對外的各種正式公文與函件，主要包括合同、 函、意向書、協(xié)議、承諾書、問卷、公告、通知等，也包括分館或 各部門向總館呈報的上行文，如總結(jié)、計劃、報告、請示、報總館 審批備案等的制度等公文。內(nèi)行文指僅用于道館內(nèi)部交流、會商、通報、規(guī)定、紀(jì)要、存 檔、標(biāo)準(zhǔn)所用的各種正式與非正式文件。主要包括交流材料、項目 材料、報告、分析、總結(jié)、計劃、會議紀(jì)要、部門申請、規(guī)章制 度、檔案目錄等。2.2 、行文標(biāo)準(zhǔn)2.2.1 題目般情況：黑體， 3號，3 倍行距，居中。題目較長須分行顯示，標(biāo)準(zhǔn)

15、為：黑體， 3 號，1.5 倍行距，另空 一行。有副標(biāo)題的，標(biāo)準(zhǔn)為：主標(biāo)題為黑體， 3 號，副標(biāo)題為仿 宋，小 3 號， 1.5 倍行距，另空一行。2.2.2 正文1）、字體、字號與行距全部采用仿宋字體，首行縮進兩字符。外行文字號采用 4 號 字，行距固定值 28 磅。內(nèi)行文非正式文件一般采用小 4 號字，1.5 倍行距。正式文件 采用外行文標(biāo)準(zhǔn)。行文一般要求：言簡意賅，語言通順流暢，用詞恰當(dāng)。2）、標(biāo)號根據(jù)需要，預(yù)設(shè) 5 級標(biāo)號：1 級標(biāo)號：為“一、”，頂格，一般要求加粗。如特別需要突出 標(biāo)題或美觀排版，可設(shè)為 2 倍行距，或段前段后間距設(shè)為 0.5 行以下同）。2 級標(biāo)號：為（一）”，左空

16、 2字，或首行縮進 2字符。3 級標(biāo)號：為1、”，左空 2字，或首行縮進 2字符。4 級標(biāo)號：為（1）”，左空 2字，或首行縮進 2字符。5 級標(biāo)號：為“”，左空2字，或首行縮進2字符。般情況，均需按級別循序使用標(biāo)號。若文章結(jié)構(gòu)層次不太復(fù)雜，可將 3級標(biāo)號“1、”直接用作 2級標(biāo)號。一般不允許反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一條”格式，條下的標(biāo)號要求仍須遵從 5 級標(biāo)號要求。3）、段落段落正文一般左空 2字或首行縮進 2 字符。使用硬回車結(jié)束另 起一段。段前段后間距一般設(shè)為 0，有特殊需要的可設(shè)為 0.5 行。4）、標(biāo)點符號標(biāo)點符號應(yīng)根據(jù)行文語言正確使用。必須在全角狀態(tài)下輸入。5）、特殊

17、格式2.2.3 表格 一般情況圖標(biāo)要求簡潔直觀。 數(shù)據(jù)表一般采用 Word、 excel 原表數(shù)據(jù)，以便改動。特殊情 況采用圖片格式粘貼。 格式要求：外行文，小四號，內(nèi)行文，五號，仿宋字體，背 景無填充顏色，全表格線，默認(rèn)粗細(xì)。特別情況可根據(jù)需要調(diào)整。標(biāo)題居上，根據(jù)章節(jié)及表格循序情況設(shè)置，格式為： “表 2- 5:XXXXXXXX表”。2.2.4 頁碼居中插入頁碼，采用普通格式。1.3 附件正文中有附件的，一般在附件位置標(biāo)明“見附件”。有多個附件的，一般在其后附加該附件的順序數(shù)，采用“見附件1”的格式。特殊情況，確有必要且附件較多時，可在正文結(jié)束后單獨附加附件 列表，字體行距同正文，每行均加粗

18、顯示。附件內(nèi)容一般在正文結(jié)束后的下一頁附加。多個附件的，在一 個附件內(nèi)容結(jié)束后的下一頁附加。格式為：新頁首行頂格寫“附件1：”，另起一行寫附件題目及正文。一般情況附件行文標(biāo)準(zhǔn)依照本暫行辦法標(biāo)準(zhǔn)。若附件僅為參考性或重要性較低時，可參照內(nèi)行文相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。1.4封面寫。處，1.5簽章需添加封面時，題目放在封頁第五行處，即首行后空 4 行后 采用黑體、 2 號字、加粗、居中。題目多行時采用 2 倍行距。封面落款一般為公司名稱與成文時間，放在距封頁尾行 4 行 采用仿宋體、 4 號字、加粗、居中、 2 倍行距。般簽章應(yīng)將道館名稱、成文時間等信息全部蓋壓，如不能全部蓋壓時，應(yīng)首先蓋壓時間，或在時間上加蓋印章

19、。騎縫章盡 量使每頁均有，必須確保首頁與尾頁上的外弧線清晰。簽章要清晰 端正居中。1.6 裝訂標(biāo)準(zhǔn)外行文一般比較正式，普通裝訂一般為左側(cè)裝訂，在距離頁面 上下緣約 7 厘米處分別裝訂，裝訂距離左側(cè)頁面 1 厘米。如加裝簡 易塑封面的，也須先裝訂后再加裝塑封面，以免文件脫落缺頁。頁 面設(shè)置一般為：左側(cè) 4 厘米，右側(cè) 2.5 厘米。上下頁邊距根據(jù)情況 適當(dāng)調(diào)整，以美觀為準(zhǔn)。內(nèi)行文，正式公文遵從外行文裝訂標(biāo)準(zhǔn)。非正式公文，一般采 用簡單裝訂，只在左上角處裝訂即可。頁邊距左右對稱設(shè)置，根據(jù) 需要調(diào)整以上文字僅為“當(dāng)當(dāng)城”書面材料參考標(biāo)準(zhǔn)，如有改動， 另行通知。3、文件管理制度3.1 目的及范圍：建立道館文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及 更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準(zhǔn)確的處理和安全有效 的運轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。3.2 工作流程： 文件分類：3.2.1 通用文件：指道館在生產(chǎn)經(jīng)營活動中普遍使用的文件，分為 內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。3.2.2 內(nèi)部文件：即道館制作的只在內(nèi)部使用的文件。如會簽單、報告、工作聯(lián)系函、會議文件等。3.2.3 外來文件：即收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政 府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等3.2.4 外送文件：即道館制作的對外發(fā)出的文件。如對政府、顧 客、公