談公路管理的檔案管理工作

1、談公路管理的檔案管理工作 一、目前公路管理行業(yè)檔案管理存在的問題 （一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，對檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足。很多地方都沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員從事這項(xiàng)工作，而是由一些非專業(yè)的人員來進(jìn)行管理。這些人大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)不足，只是照搬照抄，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，加以自己的一些不成熟的想法。這就使整理出來的檔案案卷存在較大的個(gè)人因素，缺乏通用性，也缺乏實(shí)用性，檔案水平不高，很難保證檔案的整體性和規(guī)范性，造成了檔案使用、保存的價(jià)值不是很高。 （二）檔案管理思想淡薄，從領(lǐng)導(dǎo)到職工對檔案的重視程度不夠，整理等方面容易被忽視。雖說在公路管理行業(yè)中檔案工作已把

2、資料的整理歸檔列入日程，但是檔案的完整性還是缺乏，以致公路方面的檔案丟失，缺頁，失去了應(yīng)有的價(jià)值，給以后的工作帶來不便。 （三）檔案管理工作不規(guī)范。檔案管理工作一是不被單位重視，而且不對就職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這樣，就導(dǎo)致檔案工作中出現(xiàn)檔案收集不完整，整理不規(guī)范，保存不得力等問題。一是檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有的標(biāo)題不能反映主題內(nèi)容；三是大部分案卷缺少卷目錄。四案卷厚薄不一，用紙標(biāo)準(zhǔn)不同。 二、做好公路管理行業(yè)中檔案管理工作的具體方法 針對以上公路管理行業(yè)中出現(xiàn)的各種問題，要加大對檔案管理工作的重視程度，對存在的問題進(jìn)行整改，建立完整的管理制度和機(jī)制，并行之有效，加強(qiáng)對檔案管理

3、人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。做好如下幾個(gè)方面，使得檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。 （一）提高全體職工對公路檔案管理的認(rèn)識(shí) 從領(lǐng)導(dǎo)開始，要重視公路檔案管理工作，設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常抓不懈，落實(shí)責(zé)任到人頭，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)，不能出現(xiàn)問題不了了之。如有違反規(guī)章制度者，要嚴(yán)懲不貸。內(nèi)部部門如需制定檔案管理制度時(shí)，需要注意必須符合國家的政策，及國家的檔案管理制度。 （二）提高檔案管理人員的專業(yè)水平和道德素質(zhì) 為了適應(yīng)當(dāng)前公路管理行業(yè)的不斷發(fā)展的新形勢，檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)技術(shù)水平和道德素質(zhì)。要選拔有文化水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、愛崗敬業(yè)的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案工作。檔案管理人員必須具備德、廉、儉、能、勤

4、、公，六個(gè)方面的素質(zhì)。一要及時(shí)了解并掌握國家的各項(xiàng)方針、政策，認(rèn)真貫徹執(zhí)行；二要業(yè)務(wù)精尖，同時(shí)會(huì)電腦操作等相關(guān)知識(shí)。 （三）推進(jìn)公路行業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程 1.公文制發(fā)是促進(jìn)公路檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提一是公文紙要保證質(zhì)量，尺寸要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家的相關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意制發(fā)公文履行各層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位有沒有寫清，有無日期等。三是公文字跡要穩(wěn)清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不能用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡清晰，有利于以后長保存利用。使用文種要合理，擬制格

5、式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。2.提高檔案卷宗的質(zhì)量是檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的保證。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，一要注意解決好立卷方式方法等部門，有利于檔案的分類和檢索；二要注意案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。 （四）加快檔案的信息化，推進(jìn)公路檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程 計(jì)算機(jī)作為一種高效處理大量信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，就是要求輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確的，所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對于那些案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展。 總之，公路管理行業(yè)的檔案管理工作的重要性必須得行各級(jí)領(lǐng)