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文檔簡介
1、實驗四 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理【實驗目的】1 掌握用友通軟件中總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理的相關(guān)內(nèi)容。2 熟悉總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理的各種操作。3 掌握憑證管理、出納管理和賬簿管理具體內(nèi)容和操作方法?!緦嶒瀮?nèi)容】 1. 憑證管理:填制憑證、審核憑證、憑證記賬2. 出納管理3. 賬簿管理:總賬、科目余額表、明細賬、輔助賬【實驗資料】 1憑證管理1月經(jīng)濟業(yè)務如下:(1) 2日,市場一部趙紅購買了500元的禮品,以現(xiàn)金支付。(附單據(jù)一張) (付款憑證) 摘要:購禮品借:銷售費用(5501) 500 貸:庫存現(xiàn)金(1001) 500(2) 4日,財務部李芳從工行提取現(xiàn)金8000元,作為備用金。(現(xiàn)金支票號XP
2、001) (付款憑證) 摘要:提現(xiàn)借:庫存現(xiàn)金(1001) 8000 貸:銀行存款/工行存款(100201) 8000(3) 6日,收到太平洋集團投資資金20000美元,匯率1:7.6。(轉(zhuǎn)賬支票號ZPW001) (收款憑證) 摘要:收到投資借:銀行存款/中行存款(100202) 152000 貸:實收資本(4001) 152000(4) 7日,供應部周偉采購空白光盤1000張,每張2元,材料直接入庫,貨款以銀行存款支付。(轉(zhuǎn)賬支票號ZPR001) (付款憑證) 摘要:購空白光盤借:原材料/空白光盤(140301) 2000 應交稅費/應交增值稅/進項稅額(22210101) 340 貸:銀行
3、存款/工行存款(100201) 2340(5) 11日,市場一部趙紅收到北京飛宇中學轉(zhuǎn)來一張轉(zhuǎn)賬支票,金額73200元,用以償還前欠貨款。(轉(zhuǎn)賬支票號ZPR002) (收款憑證) 摘要:收到貨款借:銀行存款/工行存款(100201) 73200 貸:應收賬款(1122) 73200(6) 12日,供應部周偉從深圳興盛軟件公司購入“學習革命”光盤100張,單價60元,貨稅款暫欠,商品已驗收入庫。 (轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要:購“學習革命”光盤借:庫存商品(1405) 6000 應交稅金/應交增值稅/進項稅額(22210101) 1020貸:應付賬款(2202) 7020(7) 14日,經(jīng)理辦公室支付業(yè)務
4、招待費3000元。(轉(zhuǎn)賬支票號ZZR003) 摘要:支付招待費借:管理費用/招待費(660205) 3000 貸:銀行存款/工行存款(100201) 3000(8) 16日,經(jīng)理辦公室張同出差歸來,報銷差旅費4000元。 (轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要:報銷差旅費借:管理費用/差旅費(660204) 4000 貸:其他應收款(1221) 4000(9) 18日,生產(chǎn)部領(lǐng)用光盤500張,單價2元,用于生產(chǎn)A軟件。 (轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要:領(lǐng)用空白光盤借:生產(chǎn)成本/直接材料(500101) 1000 貸:原材料/空白光盤(140301) 1000(10) 20日,研發(fā)中心王佳報銷醫(yī)藥費200元。 (付款憑證) 摘
5、要:報銷醫(yī)藥費借:管理費用/福利費(660202) 200 貸:庫存現(xiàn)金(1001) 200(11) 23日,市場一部趙紅售給廣州智宏公司A軟件100套,每套200元,貨款未收。(適用稅率:17%) (轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要:售A軟件,款未收借:應收賬款(1122) 23400 貸:主營業(yè)務收入(6001) 20000 應交稅金/應交增值稅/銷項稅額(22210102) 3400(12) 25日,A軟件產(chǎn)品完工入庫。 (轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要: A軟件完工入庫借:庫存商品(1405) 12000 貸:生產(chǎn)成本/直接材料(500101) 1000 生產(chǎn)成本/直接人工(500102) 8000 生產(chǎn)成本/制造
6、費用(500103) 3000(13) 31日,結(jié)轉(zhuǎn)A軟件產(chǎn)品銷售成本。數(shù)量:100套,單價:80元。 (轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要: 結(jié)轉(zhuǎn)A軟件銷售成本借:主營業(yè)務成本(6401) 8000 貸:庫存商品(1405) 8000(14) 31日,計提本月短期借款利息。(15) 31日,結(jié)轉(zhuǎn)期間損益。說明:業(yè)務14與業(yè)務15要設置自動轉(zhuǎn)賬憑證,在實驗五中完成。2. 出納管理 26日,市場二部宋瑞借轉(zhuǎn)賬支票一張,票號115,限額5000元?!緦嶒灉蕚洹?引入光盤中“實驗賬套實驗三”下的賬套數(shù)據(jù)【實驗要求】 1. 以“33 王強”的身份進行填制憑證,憑證查詢操作。2. 以“22 李芳”的身份進行出納簽字,現(xiàn)金
7、、銀行存款日記賬和資金日報表的查詢,支票登記操作。3. 以“11 劉寧”的身份進行審核、記賬、賬簿查詢操作。操作日期:2008年1月31日【操作步驟】以“33 王強”的身份注冊進入總賬系統(tǒng)。操作員:33;密碼:3;賬套:666;會計年度:2008;操作日期:2008-01-31。提示:· 因為每張憑證的制單日期不一樣,所以注冊總賬系統(tǒng)時把操作日期設置為2008-01-31。這樣,可以只注冊一次,在填制憑證時就可輸入不同的憑證日期。1憑證管理填制憑證增加憑證_輸入一張完整的憑證(業(yè)務1)(如圖4-1所示)(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“總賬憑證填制憑證”命令,進入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“
8、增加”按鈕,增加一張空白憑證。(3) 選擇憑證類型“付款憑證”;輸入制單日期“2004/01/02”;輸入附單據(jù)數(shù)“1”。(4) 輸入摘要“購禮品”;輸入科目名稱“6601”,借方金額“500”,回車;摘要自動帶到下一行,輸入科目名稱“1001”,貸方金額“500”。(5) 單擊“保存”按鈕,彈出“憑證已成功保存!”信息提示框。(6) 單擊“確定”按鈕。圖4-1提示:· 采用序時控制時,憑證日期應大于等于啟用日期,不能超過業(yè)務日期。· 憑證一旦保存,其憑證類別、憑證編號不能修改。· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同,但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細
9、賬、日記賬中出現(xiàn)。· 科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入,也可利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。· 金額不能為“零”; 紅字以“”號表示。· 可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。增加憑證_輸入憑證的輔助核算信息(業(yè)務2業(yè)務9)在憑證填制過程中,若某科目為“銀行科目”、“外幣科目”、“數(shù)量科目”、“輔助核算科目”,輸完科目名稱后,則須繼續(xù)輸入該科目的輔助核算信息。銀行科目(業(yè)務2)(如圖4-2所示)(1) 在填制憑證過程中,輸完銀行科目“100201”,彈出“輔助項”對話框。(2) 輸入結(jié)算方式“201”,票號“XP001”,發(fā)生日期“2
10、0084/01/04”。(3) 單擊“確認”按鈕。(4) 憑證輸完后,單擊“保存”按鈕,若此張支票未登記,則彈出“此支票尚未登記,是否登記?”對話框。(5) 單擊“是”按鈕,彈出“票號登記”對話框。(6) 輸入領(lǐng)用日期“2008/01/04”,領(lǐng)用部門“財務部”,姓名“李芳”,限額“8000”,用途“備用金”。(7) 單擊“確定”按鈕。圖4-2提示:· 選擇支票控制,即該結(jié)算方式設為支票管理,銀行賬輔助信息不能為空,而且該方式的票號應在支票登記簿中有記錄。外幣科目(業(yè)務3)(如圖4-3所示)(1) 在填制憑證過程中,輸完外幣科目“100202”。(2) 輸入外幣金額“20 000”,
11、根據(jù)自動顯示的外幣匯率“7.6”,自動算出并顯示本幣金額“152 000”。(3) 全輸完后,單擊“保存”按鈕,保存憑證。圖4-3提示:· 匯率欄中內(nèi)容是固定的,不能輸入或修改。如使用變動匯率,匯率欄中顯示最近一次匯率,可以直接在匯率欄中修改。數(shù)量科目(業(yè)務4)(如圖4-4所示)(1) 在填制憑證過程中,輸完數(shù)量科目“140301”,彈出“輔助項”對話框。(2) 輸入數(shù)量“1000”,單價“2”。(3) 單擊“確認”按鈕。圖4-4提示:· 此張憑證的轉(zhuǎn)賬支票可以不用登記。輔助核算科目_客戶往來(業(yè)務5)(如圖4-5所示)(1) 在填制憑證過程中,輸完客戶往來科目“1122”
12、,彈出“輔助項”對話框。(2) 選擇輸入客戶“飛宇中學”,業(yè)務員“趙紅”,輸入票號“ZPR002”,發(fā)生日期“2008/01/11”。(3) 單擊“確認”按鈕。圖4-5提示:· 如果往來單位不屬于已定義的往來單位,則要正確輸入新往來單位的輔助信息, 系統(tǒng)會自動追加到往來單位目錄中。輔助核算科目_供應商往來(業(yè)務6)(如圖4-6所示)(1) 在填制憑證過程中,輸完供應商往來科目“2202”,彈出“輔助項”對話框。(2) 選擇輸入供應商“深圳興盛”,業(yè)務員“周偉”,發(fā)生日期“2008/01/12”。(3) 單擊“確認”按鈕。圖4-6輔助核算科目_部門核算(業(yè)務7)(如圖4-7所示)(1)
13、 在填制憑證過程中,輸完部門核算科目“660205”,彈出“輔助項”對話框。(2) 選擇輸入部門“經(jīng)理辦公室”。(3) 單擊“確認”按鈕。圖4-7輔助核算科目_個人往來(業(yè)務8)(如圖4-8所示)(1) 在填制憑證過程中,輸完個人往來科目“1221”,彈出“輔助項”對話框。(2) 選擇輸入部門“經(jīng)理辦公室”,個人“張同”,發(fā)生日期“2008/01/16”。(3) 單擊“確認”按鈕。圖4-8提示:· 在輸入個人信息時,若不輸“部門名稱”只輸“個人名稱”時,系統(tǒng)將根據(jù)所輸個人名稱自動輸入其所屬的部門。 輔助核算科目_項目核算(業(yè)務9)(如圖4-9所示)(1) 在填制憑證過程中,
14、輸完項目核算科目“500101”,彈出“輔助項”對話框。(2) 選擇輸入項目名稱“A軟件”。(3) 單擊“確認”按鈕。圖4-9提示:· 系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價自動計算出金額,并將金額先放在借方,如果方向不符,可將光標移動到貸方后,按空格鍵即可調(diào)整金額方向。增加憑證_其他業(yè)務業(yè)務1輸入的是最簡單的一張憑證。業(yè)務2-業(yè)務9分別輸入了憑證的不同輔助核算信息。這部分操作在上機練習時,應多體會,重點把握。業(yè)務10-業(yè)務13,可參照前面的操作由學員自行練習輸入,在此不再重復。業(yè)務14-業(yè)務15,采用自動轉(zhuǎn)賬憑證來實現(xiàn),此兩張憑證的生成放在實驗五中。查詢憑證(如圖4-10所示)(1) 執(zhí)行系
15、統(tǒng)菜單“憑證查詢憑證”命令,打開“憑證查詢”對話框。(2) 選擇輸入查詢條件“付款憑證、未記賬憑證”。單擊“輔助條件”按扭,可輸入更多查詢條件。(3) 單擊“確認”按鈕,進入“查詢憑證”窗口。(4) 雙擊某一憑證行,則屏幕可顯示出此張憑證。圖4-10-1圖4-10-2修改憑證(可選做)(如圖4-11所示)(1) 執(zhí)行“憑證填制憑證”命令,進入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“查詢”按鈕,輸入查詢條件(例如:收款憑證0001號),找到要修改的憑證。(3) 對于憑證的一般信息,將光標放在要修改的地方,直接修改;如果要修改憑證的輔助項信息,首先選中輔助核算科目行,然后將光標置于備注欄輔助項,待鼠標變形
16、時雙擊,彈出“輔助項”對話框,在對話框中修改相關(guān)信息。(4) 單擊“保存”按鈕,保存相關(guān)信息。圖4-11提示:· 未經(jīng)審核的錯誤憑證可通過“填制憑證”功能直接修改;已審核的憑證應先取消審核后,再進行修改。· 若已采用制單序時控制,則在修改制單日期時,不能在上一張憑證的制單日期之前。· 若選擇“不允許修改或作廢他人填制的憑證”權(quán)限控制,則不能修改或作廢他人填制的憑證。· 如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息,并對該支票做過報銷處理,修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。· 外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改,只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進
17、行修改。沖銷憑證(可選做)(1) 在“填制憑證”窗口,執(zhí)行“制單沖銷憑證”命令,打開“沖銷憑證”對話框。(2) 輸入條件:選擇“月份”、“憑證類別”;輸入“憑證號”等信息。(3) 單擊“確定”按扭,系統(tǒng)自動生成一張紅字沖銷憑證。提示:· 只有已記賬的憑證才能制作紅字沖銷憑證。· 通過紅字沖銷法增加的憑證,應視同正常憑證進行保存和管理。· 制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后,需要再編制正確的藍字憑證進行補充。刪除憑證(可選做)作廢憑證(1) 在“填制憑證”窗口,先查詢到要作廢的憑證。(2) 執(zhí)行“制單作廢/恢復”命令。(3) 憑證的左上角顯示“作廢”,表示該憑證已作廢
18、。提示:· 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號,只顯示“作廢”字樣。· 作廢憑證不能修改,不能審核。· 在記賬時,已作廢的憑證應參與記賬,否則月末無法結(jié)賬,但不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理,相當于一張空憑證。· 賬簿查詢時,查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。· 若當前憑證已作廢,可執(zhí)行“編輯作廢/恢復”命令,取消作廢標志,并將當前憑證恢復為有效憑證。整理憑證(1) 在“填制憑證”窗口中,執(zhí)行“制單憑證刪除/整理”命令,打開“選擇憑證期間”對話框。(2) 選擇要整理的“月份”。(3) 單擊“確定”按鈕,打開“作廢憑證表”對話框。(4) 選擇真正要刪除的作廢憑證。(5) 單
19、擊“確定”按鈕,系統(tǒng)將這些憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除并對剩下憑證重新排號。提示:· 如果作廢憑證不想保留時,則可以通過“憑證刪除/整理”功能,將其徹底刪除,并對未記賬憑證重新編號。· 只能對未記賬憑證作憑證整理。· 已記賬憑證作憑證整理,應先恢復本月月初的記賬前狀態(tài),再作憑證整理。出納簽字更換操作員(如圖4-12所示)(1) 在“用友通”的初始窗口,執(zhí)行“系統(tǒng)重新注冊”命令,進入“注冊控制臺”窗口。(2) 以“李芳”的身份重新注冊總賬系統(tǒng)。操作員:22;密碼:2;賬套:666;會計年度:2008;操作日期:2008-01-31。(3) 單擊“確定”按鈕。圖4-12提示:&
20、#183; 憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人,也可以為同一個人。· 按照會計制度規(guī)定,憑證的填制與審核不能是同一個人。· 在進行出納簽字和審核之前,通常需先更換操作員。出納簽字(如圖4-13所示)(1) 執(zhí)行“總賬憑證出納簽字”命令,打開“出納簽字”查詢條件對話框。 (2) 輸入查詢條件:單擊“全部”單選按鈕,輸入月份“2008.01”。(3) 單擊“確認”按鈕,進入“出納簽字”的憑證列表窗口。(4) 雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確認”按鈕,進入“出納簽字”的簽字窗口。(5) 單擊“簽字”按鈕,憑證底部的“出納”處自動簽上出納人姓名。(6) 單擊“下張”按鈕,對其他憑
21、證進行簽字。(7) 最后單擊“退出”按鈕。圖4-13提示:· 涉及指定為現(xiàn)金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。· 憑證一經(jīng)簽字,就不能被修改、刪除,只有取消簽字后才可以修改或刪除,取消簽字只能由出納人自己進行。· 憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設置總賬參數(shù)時,不選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”,則可以不執(zhí)行“出納簽字”功能。· 可以執(zhí)行“成批出納簽字”功能對所有憑證進行出納簽字。審核憑證(如圖4-14所示)以“劉寧”的身份重新注冊總賬系統(tǒng)。操作員:11;密碼:1;賬套:666;會計年度:2008;操作日期:2008-01-31。(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單
22、“總賬憑證審核憑證”命令,打開“憑證審核”查詢條件對話框。(2) 輸入查詢條件,可采用默認值。(3) 單擊“確認”按鈕,進入“憑證審核”的憑證列表窗口。(4) 雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕,進入“憑證審核”的審核憑證窗口。(5) 檢查要審核的憑證,無誤后,單擊“審核”按鈕,憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓名。(6) 單擊“下張”按鈕,對其他憑證簽字。(7) 最后單擊“退出”按鈕。圖4-14提示:· 審核人必須具有審核權(quán)。當通過“憑證審核權(quán)限”設置了明細審核權(quán)限時,還需要有對制單人所制憑證的審核權(quán)。· 作廢憑證不能被審核,也不能被標錯。· 審核人和制單人不
23、能是同一個人,憑證一經(jīng)審核,不能被修改、刪除,只有取消審核簽字后才可修改或刪除,已標記作廢的憑證不能被審核,需先取消作廢標記后才能審核。記賬(如圖4-15所示)(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“總賬憑證記賬”命令,進入“記賬”窗口。(2) 第一步,單擊“全選”按鈕,選擇所有要記賬的憑證。(3) 單擊“下一步”按鈕。(4) 第二步顯示記賬報告,如果需要打印記賬報告,可單擊“打印”按鈕。如果不打印記賬報告,單擊“下一步”按鈕。(5) 第三步記賬,單擊“記賬”按鈕,打開“試算平衡表”對話框。(6) 單擊“確認”按鈕,系統(tǒng)開始登錄有關(guān)的總賬和明細賬、輔助賬。登記完后,彈出“記賬完畢”信息提示對話框。(7) 單擊“
24、確定”,記賬完畢。圖4-15提示:· 第一次記賬時,若期初余額試算不平衡,不能記賬。· 上月未記賬,本月不能記賬。· 未審核憑證不能記賬,記賬范圍應小于等于已審核范圍。· 作廢憑證不需審核可直接記賬。· 記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后,系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù),然后再重新記賬。取消記賬(可選做)激活“恢復記賬前狀態(tài)”菜單(1) 在總賬初始窗口,執(zhí)行“期末對賬”命令,進入“對賬”窗口。(2) 按Ctrl+H鍵,彈出“恢復記賬前狀態(tài)功能已被激活”信息提示框。(3) 單擊“確定”按鈕,單擊“退出”按鈕。提示:· 如果退
25、出系統(tǒng)后又重新進入系統(tǒng)或在“對賬”中按“Ctrl+H”鍵將重新隱藏“恢復記賬前狀態(tài)”功能。取消記賬(1) 執(zhí)行“憑證恢復記賬前狀態(tài)”命令,打開“恢復記賬前狀態(tài)”對話框。(2) 單擊“最近一次記賬前狀態(tài)”單選按鈕。(3) 單擊“確定”按鈕,彈出“恢復記賬完畢”信息提示對話框,單擊“確定”按鈕。提示:· 己結(jié)賬月份地數(shù)據(jù)不能取消記賬。· 取消記賬后,一定要重新記賬。2出納管理以“李芳”的身份重新注冊總賬系統(tǒng)。操作員:22;密碼:2;賬套:666;會計年度:2008;操作日期:2008-01-31?,F(xiàn)金日記賬(如圖4-16所示)(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“現(xiàn)金現(xiàn)金管理日記賬現(xiàn)金日記賬”
26、命令,打開“現(xiàn)金日記賬查詢條件”對話框。(2) 選擇科目“1001庫存現(xiàn)金”,默認月份“2008.01”。(3) 單擊“確認”按鈕,進入“現(xiàn)金日記賬”窗口。(4) 雙擊某行或?qū)⒐鈽硕ㄔ谀承性賳螕簟皯{證”按鈕,可查看相應的憑證。(5) 單擊“總賬”按鈕,可查看此科目的三欄式總賬。(6) 單擊“退出”按鈕。圖4-16-1圖4-16-2銀行存款日記賬銀行存款日記賬查詢與現(xiàn)金日記賬查詢操作基本相同,所不同的只是銀行存款日記賬多一結(jié)算號欄,主要是對賬時用。資金日報表(如圖4-17所示)(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“現(xiàn)金現(xiàn)金管理日記賬資金日報”命令,打開“資金日報表查詢條件”對話框。(2) 輸入查詢?nèi)掌凇?008
27、.01.04”。選擇“有余額無發(fā)生也顯示”復選框。(3) 單擊“確認”按鈕,進入“資金日報表”窗口。(4) 查看資金日報表,單擊“退出”按鈕。 圖4-17支票登記簿(如圖4-18所示)(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“現(xiàn)金票據(jù)管理支票登記簿”命令,打開“銀行科目選擇”對話框。(2) 選擇科目:工行存款“100201”。(3) 單擊“確定”按鈕,進入支票登記窗口。(4) 單擊“增加”按鈕。(5) 輸入領(lǐng)用日期“2008.01.26”,領(lǐng)用部門“市場二部”,領(lǐng)用人“宋瑞”,支票號“155”,預計金額“5 000”。(6) 單擊“保存”按鈕。單擊“退出”按鈕。圖4-18-1圖4-18-2提示:· 只有
28、在結(jié)算方式設置中選擇“票據(jù)管理標志”功能才能在此選擇登記。· 領(lǐng)用日期和支票號必須輸入,其他內(nèi)容可輸可不輸。· 報銷日期不能在領(lǐng)用日期之前。· 已報銷的支票可成批刪除。3. 賬簿管理以“劉寧”的身份重新注冊總賬系統(tǒng)。操作員:11;密碼:1;賬套:666;會計年度:2008;操作日期:2008-01-31。輔助賬的查詢只介紹部門賬,其他賬簿查詢同理。查詢基本會計核算賬簿(1) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“賬表科目賬總賬”命令,查詢總賬。(2) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“賬表科目賬余額表”命令,查詢發(fā)生額及余額表。(3) 執(zhí)行系統(tǒng)菜單“賬表科目賬明細賬”命令,查詢月份綜合明細賬。部門賬部門總賬(如圖4-19所示)(1) 執(zhí)行“總賬輔助賬查詢部門總賬部門三欄總賬”命令,進入“部門三欄總賬條件”窗口。(2) 輸入查詢條件:科目“660205招待費”,部門“經(jīng)理辦公室”
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