淺論基層檔案中常見的混合型檔案文獻(xiàn)

1、淺論基層檔案中常見的混合型檔案文獻(xiàn)哈爾濱市阿城區(qū)交界中心學(xué)校 黑龍江哈爾濱150300摘要：基層單位業(yè)務(wù)量小，單位的層次較低，一定要重視混合型檔案文 獻(xiàn)的編寫，保留最寶貴的原始資料。基層檔案常見的混合型檔案文獻(xiàn)有手冊(cè)、年 鑒、志書。善于因地制宜，利用單位的現(xiàn)有條件，有選擇、靈活地運(yùn)用檔案文獻(xiàn) 的體裁，編寫出高端大氣上檔次的檔案文獻(xiàn)。關(guān)鍵詞：基層；混合型；檔案文獻(xiàn)；類型基層檔案管理工作是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，基木材料的積累能讓我 們更好地了解事件的全貌，為工作的順利開展積累寶貴的經(jīng)驗(yàn)，所以無(wú)論是文書 檔案的內(nèi)容，還是科技檔案的內(nèi)容，都要以便于參考為重要目標(biāo)。我多年從事基 層檔案保管工作，我深切

2、地感到：由于基層單位業(yè)務(wù)量小，單位的層次較低，一 定要重視混合型檔案文獻(xiàn)的編寫，保留最寶貴的原始資料。無(wú)論是歷史檔案，還是現(xiàn)行檔案，無(wú)論是文字材料，還是數(shù)字材料、圖 形、圖片、音像材料，都可以根據(jù)實(shí)際需要及編纂條件，在混合性檔案文獻(xiàn)中體 現(xiàn)出來(lái)。正因?yàn)榛旌闲蜋n案文獻(xiàn)能夠打破上述區(qū)分界限，所以混合型檔案文獻(xiàn)能 夠受到基層檔案管理者的喜愛并且迅猛發(fā)展，它也能夠適應(yīng)人們?nèi)?、綜合、快 捷地獲取多層次、多角度、多樣性檔案信息的需求，能更好地與信息社會(huì)接軌融 合，適應(yīng)現(xiàn)在快節(jié)奏的社會(huì)步伐?；鶎訖n案常見的混合型檔案文獻(xiàn)有手冊(cè)、年鑒、志書?，F(xiàn)在簡(jiǎn)介一下它 們的編纂方法及應(yīng)該注意的問(wèn)題。一、手冊(cè)手冊(cè)，又可以稱

3、指南、通覽等，是把某一方面的成型的有指導(dǎo)性的專業(yè) 知識(shí)、常用的數(shù)據(jù)、常見的現(xiàn)象和其他信息匯集于一書的混合型檔案文獻(xiàn)出版物, 是便于人們隨時(shí)隨手查閱的一種工具書。編纂要求:1、手冊(cè)要有總體設(shè)計(jì)的指導(dǎo)思想，主要構(gòu)成部分因題而異。這樣方可 以集各種類型的編纂成果于一書，變單薄為厚重，變零散為為集中，變單獨(dú)為系 統(tǒng)，把編纂成果變?yōu)榫?，拳頭產(chǎn)品。2、盡力保持手冊(cè)內(nèi)容的權(quán)威性、新穎性、實(shí)用性。我們既要相對(duì)穩(wěn)定 地編寫，也要及時(shí)地修訂補(bǔ)充新的內(nèi)容。3、保持手冊(cè)的綜合性。每一個(gè)檔案部門都可以編寫手冊(cè)，但是各地、 各行業(yè)、各系統(tǒng)、各部門的檔案部門首先要自立更生，但也要借鑒其他信息部門 的編纂成果，綜合發(fā)揮圖書

4、、情報(bào)、資料等諸多渠道的參考作用，體現(xiàn)出手冊(cè)的 綜合性。注意爭(zhēng)項(xiàng)：手冊(cè)的編寫要以題目的特點(diǎn)和讀者的需要為依據(jù)全面考慮。例如，我們 要編纂交界中學(xué)各項(xiàng)制度手冊(cè)，這就是以手冊(cè)的方式匯總近幾年學(xué)校制定的 各項(xiàng)規(guī)章制度的可貴嘗試?？梢杂蓹n案室和業(yè)務(wù)部門共同編寫，分門別類地對(duì)學(xué) 校各項(xiàng)行之有效的制度作全面系統(tǒng)的介紹，可滿足學(xué)校管理者查詢和參考借鑒的 需要，也能夠?qū)Ρ締挝坏墓芾砉ぷ髌鸬嚼^往開來(lái)的功效。手冊(cè)的編寫不是一次、二次檔案材料的簡(jiǎn)單羅列，要有系統(tǒng)性，做到條 理清息二、年鑒年鑒是系統(tǒng)匯編上一年度重要的檔案信息、逐年連續(xù)編纂的資料性工具 書?；鶎訖n案部門可以編寫的年鑒，按內(nèi)部體裁可劃分為一般性年鑒、綜述

5、性年 鑒、統(tǒng)計(jì)性年鑒。當(dāng)然,也有以形象化的圖畫、照片為主的圖錄性年鑒,不過(guò)在檔案部門很少采用。 以文獻(xiàn)目錄、索引等為主的檢索性年鑒，是大型檔案館可以編寫的檢索性資料, 為社會(huì)各界及時(shí)利用這些檔案創(chuàng)造良好的條件。編纂要求：1、年鑒的編寫要以年為時(shí)間單位。年鑒要將某一領(lǐng)域一年內(nèi)的信息、 資料加以積累、篩選、整理、綜合、集中、匯總，無(wú)論是橫向?qū)Ρ冗€是縱向?qū)Ρ龋?以年為單位。2、年鑒的內(nèi)容要全面。年鑒以反映上一年的動(dòng)態(tài)性、共時(shí)性的內(nèi)容為 主，也要兼顧到一些靜態(tài)性、歷吋性的內(nèi)容。在對(duì)年鑒進(jìn)行總體設(shè)計(jì)時(shí)，要統(tǒng)籌 安排相關(guān)內(nèi)容的集中與分散、詳細(xì)與縮略的關(guān)系。3、年鑒欄目的種類宜多樣化。年鑒可設(shè)“專文”、“綜

6、述”、“論壇”、“調(diào) 查報(bào)告”等，要注意資料的縱比和橫比，絕對(duì)與相對(duì)的關(guān)系，種類和質(zhì)量被不少 發(fā)達(dá)國(guó)家看做是文明程度的標(biāo)志之一。注意事項(xiàng)：一般性年鑒，例如地方性及某些?？菩阅觇b，一定要做到文字?jǐn)⑹觥D 表傳錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)兼而有之。體裁多樣化，功能齊全化，注重綜合性在一些數(shù)據(jù)資料豐富的領(lǐng)域，可以編寫統(tǒng)計(jì)性年鑒。這類年鑒以數(shù)據(jù)表 格為主，力求資料的全面性、準(zhǔn)確性、系列性。年鑒或類似年鑒的綜合性的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，很可能是未來(lái)檔案信息交 流和研討的主要方式之一，所以檔案工作者一定要掌握編寫的技巧，編纂出高精 尖的作品。三、志書志書是記事的書和文章。檔案部門編寫的志書，可以分為部門志、行業(yè) 志、專業(yè)志、單

7、位志、專題志等。編纂要求：1、志書編寫要全面。要橫向記載各方面的翔實(shí)完備的資料，基層的志 書主要是記敘當(dāng)代的一些重要的事情。2、志書的形式要多樣。編纂?yún)家龅綑M不缺項(xiàng)，縱不斷線，詳今略古。3、志書的廣度要周全。我們要注意遵循志書編寫體例，橫排門類，縱 寫事實(shí)，顧及沿革。注意事項(xiàng)：志書與史書不同，史主要縱向記載往昔的大體事跡并且闡釋其內(nèi)在聯(lián)系，一般是當(dāng)代修志，后代修史。志者，記也。在日常工作中，要注意積累工作資料，保證志書里的資料的真實(shí)性、可 靠性，能為日后的工作提供借鑒?？傊?，上述手冊(cè)、年鑒、志書是基層單位的檔案部門的比較典型的混合 型檔案文獻(xiàn)，可以說(shuō)，混合型的檔案文獻(xiàn)將是今后檔案文獻(xiàn)編纂成果的主流。全 面掌握各種類型的檔案文獻(xiàn)的編纂方法，善于因