船檢檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及對(duì)策分析

1、    船檢檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及對(duì)策分析    摘 要：傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案管理對(duì)船檢方面的文字、圖像以及其他相關(guān)的資料進(jìn)行了有效的記載，在特定的時(shí)期發(fā)揮了重要的作用，有力促進(jìn)了我國(guó)船檢事業(yè)的發(fā)展。但是隨著社會(huì)的發(fā)展以及檔案管理工作發(fā)生了轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的水平以及管理工作的開(kāi)展。所以在這樣的情況之下轉(zhuǎn)變船檢檔案的管理方式是十分有必要的?；谶@樣的背景之下，本文對(duì)數(shù)字化在船檢檔案管理當(dāng)中的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，同時(shí)提出幾點(diǎn)可行性的措施。關(guān)鍵詞：船檢檔案；數(shù)字化管理；措施近幾年以來(lái)，我國(guó)越來(lái)越重視海洋權(quán)益的保護(hù)以及海洋經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以

2、在這樣的情況之下做好船檢檔案的管理工作能夠使我國(guó)的海洋權(quán)益得到有效的保護(hù)，使我國(guó)的海洋經(jīng)濟(jì)得到迅速的發(fā)展。同時(shí)在船檢檔案管理工作當(dāng)中采用數(shù)字化管理的模式，能夠在運(yùn)用信息化的基礎(chǔ)之上為船檢事業(yè)的順利開(kāi)展提供有力的支持，促進(jìn)我國(guó)船檢事業(yè)迅速發(fā)展。1 運(yùn)用數(shù)字化手段對(duì)船檢檔案進(jìn)行管理的重要作用1.1 增加船檢檔案資料管理的儲(chǔ)存空間傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案在特定的歷史時(shí)期和發(fā)展時(shí)期發(fā)揮了較大的作用。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展了，其弊端也逐漸凸顯了出來(lái)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的船檢檔案體積大，占用了大量的空間，同時(shí)在管理的過(guò)程中也有較大的困難，增加了檔案管理工作人

3、員的工作強(qiáng)度。運(yùn)用數(shù)字化手段對(duì)船檢檔案進(jìn)行管理就能夠很好的解決這些問(wèn)題。數(shù)字化的管理模式不僅能夠減少檔案占用的空間，降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)還能夠增加船檢檔案資料管理的儲(chǔ)存空間。1.2 促進(jìn)船檢檔案資料的共享在傳統(tǒng)的船檢檔案管理當(dāng)中，由于采用的是封閉式管理，造成了檔案資料信息在使用以及共享上面受到了一定的約束。在船檢檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用數(shù)字化的管理手段，能夠?qū)崿F(xiàn)船檢各個(gè)部門(mén)之間的信息共享。在這樣的情況之下，就突破了原有的管理制度和信息共享機(jī)制，將檔案資料的作用充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)在船檢檔案管理的過(guò)程中運(yùn)用數(shù)字化的管理手段，還能夠?qū)n案資料進(jìn)行信息化管理，在信息技術(shù)的作用之下，檔案管理

4、工作人員就能夠?qū)n案資料信息進(jìn)行有效的管理。同時(shí)通過(guò)信息技術(shù)的搜索引擎，用戶(hù)在極短的時(shí)間之內(nèi)就能夠?qū)ο鄳?yīng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)，不僅提高了工作效率，而且還在最大的程度上保證了查詢(xún)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及可靠性。2 現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀2.1 數(shù)字化管理的相關(guān)制度與現(xiàn)有的工作內(nèi)容不一致目前對(duì)于船檢檔案數(shù)字化的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度還停留在傳統(tǒng)的檔案管理工作體制當(dāng)中，相關(guān)部門(mén)未能根據(jù)船檢檔案管理事業(yè)的發(fā)展對(duì)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，導(dǎo)致在船檢檔案數(shù)字化管理過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。不同的檔案資料使用不同的儲(chǔ)存和管理方法，給檔案資料的共享以及用戶(hù)的查詢(xún)工作帶來(lái)了一定的困難。2.2 數(shù)字化管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能水

5、平還有待提高由于檔案管理工作較簡(jiǎn)單，需要協(xié)調(diào)和處理的問(wèn)題較少，所以在對(duì)船檢檔案工作人員進(jìn)行配置的時(shí)候，部分檔案管理工作人員都沒(méi)有接受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)教育。還有少部分的工作人員是從工作一線退居下來(lái)的，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，沒(méi)有較強(qiáng)的針對(duì)性，從而也就導(dǎo)致了船檢檔案管理工作并沒(méi)有取得相應(yīng)的成果。2.3 船檢檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中的網(wǎng)絡(luò)安全隱患在船檢檔案管理的工作當(dāng)中運(yùn)用數(shù)字化的管理手段不僅能夠提高管理工作的效率，同時(shí)還能夠降低工作人員的工作強(qiáng)度，使我國(guó)的船檢檔案管理朝著信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。但同時(shí)在船檢檔案管理的工作當(dāng)中運(yùn)用數(shù)字化的管理手段也會(huì)帶來(lái)一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。比如黑客、計(jì)算機(jī)病毒入侵檔案管

6、理系統(tǒng)，造成系統(tǒng)癱瘓，嚴(yán)重的情況下還有可能導(dǎo)致重要的、關(guān)鍵的檔案信息丟失，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。3 現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的措施3.1 加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的重視程度，提高標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)船檢檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的管理模式相比，最顯著的特點(diǎn)就是儲(chǔ)存的媒介發(fā)生了變化，傳統(tǒng)船檢檔案資料管理的媒介是紙質(zhì)的，而數(shù)字化管理模式的媒介則是電子文件，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案子資料的管理和共享。根據(jù)現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況以及數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來(lái)看，要想提高數(shù)字化管理的針對(duì)性以及有效性，首要就要對(duì)數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)和完善，通過(guò)相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)船檢檔案管理、數(shù)據(jù)共享的相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范。比如信息傳遞

7、的途徑、信息交流的制度、信息共享傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)等。所以在現(xiàn)階段的船檢檔案數(shù)字化管理工作當(dāng)中，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際的工作情況對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整理、儲(chǔ)存和共享進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，不斷提高檔案管理工作的針對(duì)性以及有效性。3.2 提高船檢檔案管理工作人員的整體素質(zhì)在對(duì)船檢檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作當(dāng)中，對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能要求較高，特別是計(jì)算機(jī)的操作能力。所以在數(shù)字化管理的工作當(dāng)中，單位一方面要加強(qiáng)對(duì)員工的技能培訓(xùn)，使他們及時(shí)掌握計(jì)算機(jī)的操作技能，促進(jìn)船檢檔案數(shù)字化管理工作順利進(jìn)行并取得相應(yīng)的工作成果。另一方面要在工作當(dāng)中采取淘汰-引進(jìn)機(jī)制，對(duì)不能適應(yīng)數(shù)字化管理工作要求的工作人員，及時(shí)淘汰。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

8、的引進(jìn)工作，提高船檢檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，促進(jìn)我國(guó)船檢檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。3.3 提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，為檔案數(shù)字化管理營(yíng)造出安全的環(huán)境在船檢檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，加強(qiáng)管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全也是十分重要的工作。所以在日常的工作當(dāng)中，單位應(yīng)采取相應(yīng)的措施來(lái)提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，為檔案數(shù)字化管理營(yíng)造出安全的環(huán)境。比如可以對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)和講座，提高他們的安全意識(shí)以及處理突發(fā)事情的能力。同時(shí)，檔案管理人員在日常的工作當(dāng)中還應(yīng)該運(yùn)用相關(guān)的殺毒軟件對(duì)計(jì)算機(jī)以及系統(tǒng)的安全進(jìn)行檢測(cè)，比如360衛(wèi)士、卡巴斯基等殺毒軟件就是很好的選擇。最后就是單位應(yīng)該增加資金和技術(shù)的投入，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和更新，同時(shí)加快反侵入技術(shù)的研發(fā)和使用，為檔案數(shù)字化管理營(yíng)造出安全的環(huán)境。4 結(jié)語(yǔ)為了進(jìn)一步提高船檢檔案管理的數(shù)字化水平，相關(guān)的單位就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的重視程度，提高標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)、提高船檢檔案管理工作人員的整體素質(zhì)、提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，為檔案數(shù)字化管理營(yíng)造出安全的環(huán)境，以此促進(jìn)我國(guó)船檢檔案管理工作的發(fā)展。參考文獻(xiàn)