采購制度和流程

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上采購管理制度及流程第一章 總則第一條 為加強采購工作的規(guī)范化管理，提高采購工作效率，特制定本制度。第二條 本制度適用于集團總部及所有控股子公司的對外采購事項（不含廚房設備、零星辦公用品）。第三條 本制度責任管理部門為集團采購部。第二章 工作職責第四條 采購部及人員職責1、鉆研本職工作，努力學習新技術，了解新產品，注意對市場信息的收集。2、廉潔高效，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德，不徇私舞弊，努力降低采購成本。3、負責公司生產與經營所需的工程類、物資類、服務類采購計劃擬訂、報批與執(zhí)行；4、負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。5、對各類采購實施過程進行跟進落實。 6、協(xié)助財務部對采

2、購款項進行處理。7、負責采購事項及供應商相關信息的保密工作。第三章 采購工作管理規(guī)范第五條 采購原則1、競爭比價原則。凡以非招標形式采購的，均需詢價、比價3家以上供應商。將相關信息詳細收集（含商家名稱、聯(lián)系方式、具體報價信息等）并對質量、價格、服務等綜合評估后，填寫詢價、比價信息表，選擇意向供應商并報批。詢價、比價、議價的結果需不超過市場平均價格標準。2、適時適量原則。采購部根據(jù)整體采購需求計劃、供貨周期和市場整體行情走向等，編制分項采購實施計劃。確保采購執(zhí)行中在時間上適時到位，不因采購延遲到位影響相關流程，在采購量上供需平衡，不造成積壓浪費。3、全程監(jiān)督原則。采購部的重大采購合同需經相關部門

3、采購合同會審。采購部不得單獨完成合同談判、簽訂及采購驗收。督審部對采購過程進行全程審計監(jiān)督。4、“舍遠求近原則”。凡各項目均應就近采購，能在本地市場建立良好供應商的，價格相差不大的，均在本地市場采購。5、“直供原則”。減少采購環(huán)節(jié)，一步到位，直接與廠商、一級代理商建立供求關系。第六條 采購計劃1、項目工程部的采購，由工程部根據(jù)現(xiàn)場和設計圖紙以及預算合同，編制并向采購部提交項目整體物資需求計劃表，和項目整體施工進度計劃表，明確合適到貨期以及詳細物資需求等信息；2、項目整體物資需求計劃表之外的各類采購，由物資需求部門填寫物資采購申請單報采購部審核。3、各類采購申請需明確采購物資的名稱、規(guī)格、質量執(zhí)

4、行標準、數(shù)量、價格、使用日期等；對所申購物資的規(guī)格、型號、材質、性能標準等必須描述清晰，不得模糊，否則，采購部可拒絕受理執(zhí)行。申購單經部門負責人簽字、子公司總經理審批后交給采購部門執(zhí)行。（申購單原件及電子檔要分別提交一份給倉庫和財務備案）4、采購部接到采購申請表后，對工程項目物資需求的采購，要根據(jù)項目總體施工進度計劃于三天內完成整體采購計劃審核并填寫整體物資采購計劃表。在采購執(zhí)行中，根據(jù)整體物資采購計劃表按月度進行分解并填寫月度物資采購計劃表。對非工程項目類物資采購計劃于接受采購申請后在當月度的月度采購計劃是分解執(zhí)行。5、各類采購申請需給采購部預留足夠的采購執(zhí)行時間。各部門于每月28日前向采購

5、部報次月的月度采購計劃。整體采購計劃外的常規(guī)采購、零星采購需提前一周申請，設備采購需提前半個月申請，若非應急情況，不得要求采購部門限時采購。因采購計劃申報過晚導致物資采購未能保障及時，責任由采購計劃申報部門承擔。6、各子公司負責人對所屬公司的采購申請進行審核，集團分管采購工作的領導對月度采購計劃進行審核。第七條 采購實施與供應商選擇1、采購部收到申購部門提交的經審核簽批的物資采購申請單，要立即按要求安排專人采購和落實跟進。2、公司采購方式分為招標類和非招標類兩種。根據(jù)采購額、供應商合作成熟度、采購緊急程度等因素綜合衡量并確定采購方式。原則上能夠采用招標方式采購的優(yōu)先進行招標采購，不能招標采購的

6、應在落實好詢價、比價、議價的基礎上，首選定點采購，即向生產廠家直接定點訂貨或定點代理商采購；其次是一般代理商或門店采購；同類采購需至少有三家供應商。2、根據(jù)采購方式的不同，從供應商庫中進行供貨商的初步范圍選擇。3、未經公司領導同意，不得私自變更、替換現(xiàn)有原供應商；如有更適合的供應商替代，采購部必須提交書面報告其理由，經批準后方可變更。4、采購合同最終必須由分管采購領導審批通過方可執(zhí)行。第八條 合同管理1、標的額5000元以上或涉及售后維保的各類采購均需訂立書面合同。明確品名規(guī)格、數(shù)量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等。（簽訂年度戰(zhàn)略定點合同的除外）2、采購部負責各類合同的審核

7、（會審）、簽訂與保管。與合同相關的各類招標備案資料或商務談判資料，需于采購合同簽訂后七個工作日內，整理、裝訂成冊。第九條 物資選型與封樣1、采購部根據(jù)采購協(xié)議對采購物資（指非常規(guī)物資）進行選型并封樣，封樣物資專庫保存（材料采購后入集團倉庫的，樣品在集團倉庫保存；材料采購后直接在施工現(xiàn)場驗收入庫的，樣品在施工現(xiàn)場倉庫保存；2、封樣物資必須專冊登記保管，在項目竣工交付前不得遺失或擅自處理。第十條 物資驗收與出入庫1、采購員對采購進度全程跟進，及時掌握采購進度和節(jié)點。工程進場前7天（考慮的物資管理，一般工程進場后3天內到貨），確保開工的第一批物資必須進場；開工后各階段的相關物資要確保在施工進度需要前

8、5天到場。必要時，物資進場時間根據(jù)現(xiàn)場施工要求進行適當調整，但以物資進場不得晚于需求時間點有前提。2、物資到貨后，在集團倉庫保管的，由采購員與倉管員根據(jù)封樣標準（或合同約定標準）當天共同完成驗收及入庫手續(xù)辦理。有問題的由采購員及時退換貨。3、物資直接發(fā)工程現(xiàn)場并在項目部入庫的，走直撥程序；由項目經理根或其指定人員據(jù)封樣標準（或合同約定標準）當天進行驗收并在物資驗收單上簽字，有問題的及時聯(lián)系采購部退換貨。驗收（簽收）單于2日內以書面或照片形式傳遞給采購部；4、在物資驗收與入庫時，重點檢查實際到貨物資的規(guī)格與申購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、材質、性能參數(shù)指標等是否相符、有無損壞等。若不

9、相符，由采購員聯(lián)系商家退回或重新發(fā)貨。5、倉管員根據(jù)申購單、采購員或項目經理簽字的物資驗收單辦理物資入庫并填寫入庫單。在集團倉庫入庫的物資，入庫單由采購員、倉管員簽字。入庫單一式三份，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交給財務，驗收聯(lián)交給采購員作為辦理報銷付款附件。在項目部入庫的物資，于驗收后由項目經理或其指定人員在入庫單上簽字直接辦理出庫（使用）。6、在集團入庫的物資或集中采購分散出庫的物資，需填寫出庫單并經集團分管采購的領導審批后出庫。7、采購人員主動索要相關簽收單據(jù)，并及時協(xié)助倉庫辦理采購物資的直撥出入庫手續(xù)。第十一條 付款與核算（一）預付款采購1、按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供采購申請單（建

10、議除去采購申請單，因為倉庫和財務會根據(jù)申請單編號進行核實入庫）、合同復印件、付款申請單(注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號)，辦理付款批準手續(xù)，手續(xù)完備交公司財務部門辦理預付貨款業(yè)務。2、貨物和發(fā)票已到，驗收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后，采購員粘貼好報銷票據(jù)（必須含入庫單、購貨發(fā)票、采購申請單（建議除去采購申請單，因為倉庫和財務會根據(jù)申請單編號進行核實入庫），交財務部審核后，由子公司總經理簽字，交集團總部領導審批，后返到財務報銷入賬。采購員對預付款后續(xù)事宜進行跟進。（二）現(xiàn)金采購 1、原則上，不提倡現(xiàn)金采購交易，特殊情況，采購員必須憑有子公司總經理簽字的并經集團總部

11、領導審批的的借款單向財務部借款，采購回來后，采購員持購貨發(fā)票到倉庫辦理入庫手續(xù)，由質監(jiān)部門、倉管員驗收，并取得入庫單。2、采購員粘貼好報銷票據(jù)（必須含入庫單、購貨發(fā)票、采購申請單），財務部審核后，由總經理簽字，然后到財務部辦理報銷沖借款手續(xù)。3、原則上，采購借款執(zhí)行“一事一借”，較頻繁的可保留一定數(shù)額的備用金，備用金每半年清理一次。 （三）后付款采購1、后付款采購分貨到付款和定期結算。2、貨到付款的按一般程序辦理，要點是貨物收訖，憑發(fā)票、入庫單等簽批到財務辦理付款。3、定期結算。公司提倡對長期合作、信譽良好的供貨商實行定期結算辦法，以一個固定的時間跨度作為計算付款的界限，定期辦理轉賬結算，付款

12、手續(xù)同上。第十二條 供應商管理1、采購部負責供應商的拓展、選擇、過程管理、履約評估和結果應用。根據(jù)供應商的合作情況，對供應商庫進行不斷調整完善。2、任何類供方在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)以下嚴重問題之一，須降為不合格供方，并且兩年內不得參與或為公司提供任何產品或服務。嚴重問題是指：在其事先知情的情況下，仍提供不合格產品或服務；因質量問題被政府或行業(yè)機構通報或媒體曝光；不履行合同；有欺騙或欺詐行為；破產或有經濟問題；第十三條 審計監(jiān)督督審部負責對采購全過程進行審計監(jiān)督。第四章 管理流程第十四條 物資采購管理流程1、物資采購管理流程圖：見附件1；2、物資采購管理流程說明物資采購流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行

13、角色活動內容1編報物資需求計劃物資需求部門1、項目工程部的采購，由工程部根據(jù)現(xiàn)場和設計圖紙以及預算合同，編制并向采購部提交項目整體物資需求計劃表，和項目整體施工進度計劃表，明確合適到貨期以及詳細物資需求信息；2、項目整體物資需求計劃表之外的各類采購，由物資需求部門填寫物資采購申請單報采購部審核。2編制物資采購計劃采購員1、向設計、預算部門提供相應物資信息與價格咨詢；2、根據(jù)工程部提報的項目整體施工進度計劃表和項目整體物資需求計劃表編制月度物資采購計劃表。3采購方式與供應商選擇采購員1、根據(jù)采購物資的類別、數(shù)量、金額等因素決定采購以招標或非招標的形式實施；2、根據(jù)采購方式的不同，從供應商庫中進行

14、供貨商的初步范圍選擇。4招標采購采購員通過招標的方式進行物資采購實施。4.1投標邀請書（信息）發(fā)布采購員1、擬訂招標要求，討論落實招標實施計劃（含招標方式、資格審查要求、招標過程組織程序等信息）、關鍵控制節(jié)點及相關需協(xié)調配合事宜。成果：會議紀要；2、向外發(fā)布投標邀請書（信息）。成果：發(fā)布載體留存或簽收單。4.2招標文件編制與審查采購員1、對招標文件的內容（含物資類、工程類、服務類的技術與商務標內容與要求）進行明確，包括招標采購的范圍、名稱、量、價、結算方式、投標說明、開標規(guī)則等，形成招標文件。2、對入圍投標單位進行審查，優(yōu)先選擇具有良好合作記錄的合格供方參加投標。審查內容包括：合作記錄評價、項

15、目案例、資質證件等；總包工程招標必須保證每次招標均有新入圍的投票單位參與；分包工程力求每次招標均有新入圍的投票單位參與。如采用邀請招標的方式，必須有5家以上的投標單位參與競標。4.3招標實施采購員1、對招標文件進行發(fā)放，填寫招標文件發(fā)售登記表，對投標單位的咨詢進行集中式答疑；2、收取投票保證金；3、預算部（員）配合采購部編制標底并嚴格保密；4、完善履約擔保（如有必要）并在規(guī)定的時間內開標；5、評標小組必須本著平等競爭，公開、公正、公平、科學、擇優(yōu)的原則，經過評審，提交經全體評標小組成員簽定認可的招標評審報告，確定中標候選人一至三名，并排列順序；6、與中標候選人進行澄清與競爭性談判。與承包商的約

16、談應有兩個部門以上的人員參與，并需記錄約談結果。7、形成中標單位推薦意見，填報定標審批表。4.4中標通知書發(fā)放采購員中標單位審定后，向中標單位發(fā)出中標通知書，同時將中標結果通知所有未中標的投標單位，并按照招標文件規(guī)定的時限，成本合約部協(xié)調退還交納的投標保證金或保函及各類押金。5非招標采購采購員根據(jù)采購量、額度及其他因素綜合確定以非招標的方式完成采購實施。5.1商務談判與結果報批采購員1、采購部與備選供應商就采購內容、價格及實施方式等進行商務談判。根據(jù)市場行情進行綜合分析后，同一宗采購，進行詢價、比價和議價的供應商不得低于3家；2、采購部將商務談判的結果整理后以書面形式報公司領導審批并確認合作供

17、應商。6簽訂采購合同采購員1、屬于招標采購的，采購部和中標單位應在招標文件規(guī)定的時間內，按照招標文件和中標單位的投標文件訂立書面合同，中標單位應在合同簽訂前，按不超過中標標的額的10%繳納履約保證金；投標保證金或保函可轉作履約保證，但不足部分需補足，履約保證金（或保函）的退還按照合同相關條款執(zhí)行；2、屬于非招標采購的，雙方按照商務談判的初步協(xié)議簽訂正式的書面合同，必要時可要求供方交納履約保證金；3、采購合同簽訂后七個工作日內，采購責任人應將招標備案資料或商務談判資料整理、裝訂成冊，存檔管理。具體按人和集團合同管理制度規(guī)定執(zhí)行。7物資選型與封樣采購員1、采購部根據(jù)采購協(xié)議對采購物資（指非常規(guī)物資

18、）進行選型并封樣，封樣物資專庫保存（材料采購后入集團倉庫的，樣品在集團倉庫保存，材料采購后直接在施工現(xiàn)場驗收入庫的，樣品在施工現(xiàn)場倉庫保存；2、封樣物資必須專冊登記保管，在項目竣工交付前不得遺失或擅自處理。8驗收入庫采購員工程項目經理倉管員1、采購員對采購進度進行全程跟進。工程進場前7天，確保開工的第一批物資必須進場；開工后各階段的相關物資要確保在施工進度需要前5天到場。必要時，物資進場時間根據(jù)現(xiàn)場施工要求進行適當調整，但以物資進場不得晚于需求時間點有前提。2、物資到貨后，在集團倉庫保管的，由采購員根據(jù)封樣標準（或合同約定標準）當天完成驗收及入庫手續(xù)辦理。有問題有及時退換貨；3、物資直接在項目

19、部入庫的，由項目經理根據(jù)封樣標準（或合同約定標準）當天進行驗收并簽收，有問題的及時退換貨。驗收（簽收）單于2日內以書面或照片形式傳遞給采購部；4、倉管員根據(jù)申購單、采購員或項目經理簽字的物資驗收單辦理物資入庫；5、采購部向申購部門發(fā)放到貨通知。9賬務處理采購員財務部1、采購部采購員根據(jù)入庫單、發(fā)票等憑證進行內部臺賬登記；2、現(xiàn)金采購的財務處理按借款與報銷流程執(zhí)行；3、后付款采購的由采購員將入庫單、發(fā)票、申購單等整理后按財務報銷流程執(zhí)行；4、定期付款采購的，由采購員將入庫單、發(fā)票等憑證整理后報財務掛賬。采購跟進付款時間點并定期與供應商對賬。10物資出庫倉管員申購部門1、在集團入庫的采購物資，申購

20、部門根據(jù)采購員的到貨通知至倉庫辦理出庫手續(xù)；2、在工地直接入庫的采購物資，由項目經理或其指定人員于驗收入庫后直接辦理出庫手續(xù)，相關出庫手續(xù)資料2日內傳遞至集團倉管員；3、倉管員對出入庫臺賬分別進行登記存檔。11供應商管理采購部見供應商管理流程12運營支持分管領導1、運營工作分管領導負責整體運營資源支持，對運營流程中的重大計劃進行審核、進度進行監(jiān)管、工作進行統(tǒng)籌、質量進行檢查、組織績效進行考核；2、接受內外部客戶的投訴建議。第十五條 供應商管理流程1、供應商管理流程圖：見附件22、供應商管理流程說明供應商管理流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行角色活動內容1供應商拓展采購員1、進行供方考察，包括資料審查與實地考察；2、符合資質要求的列入供方名錄并建立供方檔案供方資料庫；3、暫不符合要求的供方列入供方名錄并備注。2供應商選擇采購員1、根據(jù)公司相關規(guī)定，選擇具體業(yè)務供方；2、招標類采購的，確定供方后，按合同管理程序進行合同審批；3、其他類業(yè)務的供方選擇與合同審批可同時進行（議