融資擔保公司檔案管理制度

1、融資擔保公司擔保業(yè)務檔案管理制度第一章總則第一條為加強擔保業(yè)務檔案管理,確保擔保資料的完整性,促進擔保業(yè)務經(jīng)營的合法性和擔保資產(chǎn)的安全性,根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國擔保法、中華人民共和國物權(quán)法、商業(yè)銀行法、融資性擔保公司管理暫行辦法等有關(guān)法律法規(guī)和擔保管理的相關(guān)規(guī)定,特制定本制度。第二條擔保業(yè)務檔案是指在辦理擔保業(yè)務過程中形成的用以記錄和反映擔保業(yè)務全過程及與擔?？蛻絷P(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像等資料。主要由借款人的基本資料、擔保業(yè)務中的相關(guān)契約和擔保管理資料等組成。第三條擔保業(yè)務檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分,業(yè)務部門、風控部門應配合綜合檔案人員(部門,對擔保業(yè)務檔案按

2、照“集中統(tǒng)一”原則進行規(guī)范化管理?？蛻艚?jīng)理、評審人員負責擔保業(yè)務檔案移交前的收集、整理工作,并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責。綜合檔案部門負責擔保業(yè)務檔案移交后的整理、立卷、保管和日常維護工作,并對移交后的擔保業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。第四條各部門要遵守擔保業(yè)務檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度,做到科學管理、有效利用,嚴防損毀散失,確保擔保業(yè)務檔案的完整和安全。第五條擔保業(yè)務檔案涉及國家、公司和企業(yè)的秘密,檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。第二章?lián)I(yè)務檔案的歸檔方法第六條擔保業(yè)務檔案區(qū)分法人客戶和

3、自然人客戶,均按一戶一檔建檔。在實物歸檔的基礎上,所有歸檔資料應同時進行掃描并刻盤存檔二份。第七條擔保業(yè)務檔案分為四類:權(quán)證類:采用抵押、質(zhì)押擔保方式的擔保業(yè)務,能夠證明對抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件;要件類:辦理擔保業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明擔保業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件;管理類:借款人的基本資料;綜合類:保后管理資料等。檔案室分為三個區(qū)域即:立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務的權(quán)證類、要件類、管理類、綜合類檔案。2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務的權(quán)證類、要件類、管理類、綜合類檔案。3、權(quán)證區(qū)(立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類,主要是指抵(質(zhì)押物的清冊和移交清單等抵押物、質(zhì)物享受

4、所有權(quán)處置權(quán)的相關(guān)要件不在擔保檔案中管理,其中有價單據(jù)必須存放于保險柜,其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的專柜中,但必須雙人、雙鎖保管。第三章?lián)I(yè)務檔案的基本內(nèi)容第八條權(quán)證類檔案包括:抵押物(質(zhì)物評估報告或作價依據(jù),抵押物(質(zhì)物所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件,已辦理抵押(質(zhì)押登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件,抵押物清單,權(quán)利質(zhì)押中的各種有價單據(jù),抵押物(質(zhì)物保險單,抵押(質(zhì)押公證書(企業(yè)辦理的要收集等,抵押物的保險單。第九條要件類檔案包括:各類客戶擔保業(yè)務申請報告和申請書、各類股東會決議、各類客戶擔保業(yè)務盡職調(diào)查報告、調(diào)查表、業(yè)務審查報告、簽批表、審保會會議紀、擔保意向書(含回執(zhí)、放款通知書(含回執(zhí)、各

5、類客戶擔保業(yè)務合同(協(xié)議書、保險合同,以及涉及貸款擔保的其他必要資料。項目貸款還應包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對貸款項目的批復文件,項目變更及概算調(diào)整的批復文件復印件,項目概、預、決算審查報告及工程竣工驗收報告,項目評估報告,項目建設資金來源證明文件、項目建設進度表、資金使用計劃等。簽發(fā)銀行承兌匯票還應包括銀行承兌匯票復印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復印件。其他業(yè)務所必須的要件等。第十條管理類檔案包括借款人的基本資料和擔保人的相關(guān)資料:企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復印件、事業(yè)單位登記表副本或復印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復印件、特種經(jīng)營許可證復印件、稅務登記證(國

6、稅、地稅復印件、外商投資企業(yè)批準證書復印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復印件、中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書復印件、貸款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明,企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料,法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件,法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本,法人授權(quán)證明書,企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件,印鑒卡,企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復印件,企業(yè)各期財務報表,企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料,有關(guān)審計報告,需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶

7、同意提供擔保的書面文件。第十一條綜合類檔案包括:保后調(diào)查檢查報告、審計報告、解除反擔保審查表、項目終結(jié)報告書、抵貸協(xié)議、法院裁定書、貸款訴訟全過程等相關(guān)資料。第十二條權(quán)證類、要件類必須存放原件,其他各類檔案原則上存放原件,如有特殊情況,無法取得原件的,在不影響權(quán)益的前提下,可以存放復印件,擔保員將復印件與原件核實,在復印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣,核對日期并簽名確認。第四章?lián)I(yè)務檔案的日常管理第十三條擔保檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集:各客戶經(jīng)理、評審人員應根據(jù)每筆業(yè)務的類別收集要件歸檔,檔案中隨每筆業(yè)務發(fā)生和產(chǎn)生的擔保資料,審核權(quán)證類、管理類、綜合類等齊全和有效,已失效的要及時

8、補充,第一筆業(yè)務的要收齊和審核各擔保檔案類別的相應資料。整理:業(yè)務實際發(fā)生結(jié)束后,應對擔保業(yè)務原始資料進行排序,編寫頁碼,從擔保資料的首頁到尾頁逐頁編號(凡有字跡即為一頁填寫卷內(nèi)目錄。立卷:資料整理后,根據(jù)目錄和編號存放在本年擔保檔案立卷盒中,客戶檔案一戶一盒,每盒按檔案類別分為四塊,分門別類,歸檔：對已還清貸款的和已失效或已處置完畢的擔保資料從本年 擔保立卷區(qū)中抽出，按結(jié)清日期排序放到歸檔區(qū)歸檔，已還清的應保 存兩年以上方可銷毀。 第十四條 擔保檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀 調(diào)閱：相關(guān)人員調(diào)閱擔保檔案應填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、 日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級擔保主管負責人簽字同意。 外借：擔保業(yè)務

9、檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借， 如遇特殊情況，需報總經(jīng)理批準才能外借，必須填寫檔案外借單，登 記外借人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在金庫的權(quán)證 類檔案一律不得外借。 保管：檔案管理人員要對擔保業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保 密制度，定期檢查擔保檔案的保管情況，并作書面記錄。 解除擔保關(guān)系的擔保檔案從客戶與本社的最后一筆擔保業(yè)務結(jié) 清后次年的 1 月 1 日起，保管期兩年。 擔保業(yè)務檔案保管及核銷清冊為永久保管。 銷毀：檔案管理部門提出銷毀意見，編制擔保檔案銷毀清冊， 到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應保管期限， 已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)檔案保管的負責人在銷毀清冊簽署 意見，報公司總經(jīng)理簽字同意。 第五章 責任 6 第十五條 對未按規(guī)定履行職責，造成檔案損壞、遺失及擅自銷 毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露擔保業(yè)務信息的行為，視情節(jié) 輕重對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑 事責任。 第六章 附則 第十六條 擔保