項目管理處文檔管理規(guī)定

1、項目管理處文檔管理規(guī)定項目管理處文檔管理規(guī)定一、目的依據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定，進一步提高文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平，確保管理處文檔的完整與平安。二、適用范圍適用于XX物業(yè)管理處。三、職責(zé)3.1資料管理員負責(zé)管理處文檔資料的管理與歸檔工作。3.2各業(yè)務(wù)塊負責(zé)人負責(zé)本部門文檔資料的收集、整理、檢查。四、方法與過程掌握4.1 資料管理員負責(zé)管理處的全部文件（通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要等）及資料（技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法律法規(guī)等）收集、存檔和保管工作，做到系統(tǒng)、精確、完整。4.2 任何人員借閱文件資料，須經(jīng)部門經(jīng)理批準，資料管理員須填寫借閱登記表，將借閱人

2、姓名、文件名稱、借閱用途、借閱期限、經(jīng)手人、借閱時間等予以具體記錄。4.3 屬隱秘文件的如顧客資料、公司保密性文件等要嚴格保密保管，未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可，不得給任何人員翻閱，不得復(fù)印，不得帶離辦公室；保密文件以電子文檔形式傳送時，須加密碼。4.4 員工個人檔案材料須保密，由部門人事管理員負責(zé)保管與存檔，未經(jīng)部門經(jīng)理和公司許可，他人無權(quán)翻閱，不得擅自外傳。4.5 文件資料須依據(jù)公司迎檢名目、體系文件要求進行歸檔和保存，并做好文件標識。4.6 文件資料、質(zhì)量記錄須常常進行清理、歸檔，按月、季、年定期歸檔，于首日后進行；準時申請報廢和清理過期文件，無保存必要的材料，經(jīng)管理處部門經(jīng)理批準可做銷毀處理

3、。4.7 管理處購置的重要設(shè)備到貨時，資料管理員須檢查驗收說明材料等，并準時歸檔。4.8 管理處拍攝的記錄本部門各項活動的照片、聲像材料，在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理完畢，注明時間、地點、活動內(nèi)容，交資料管理員準時歸檔。4.9 管理處相關(guān)人員編輯的各類文件資料，在該文件資料獲得審批當日或者該大事關(guān)閉后三日內(nèi)，必需將相關(guān)的電子文檔或書面材料送交資料管理員存檔。4.10電子文檔須按公司要求進行分類存檔，每季度首月須將上季度重要文件上傳公司服務(wù)器存檔。4.11資料管理員應(yīng)依據(jù)公司體系文件和管理處規(guī)章制度的要求，編制各部門質(zhì)量記錄定期存儲清單下發(fā)各部門，并定期通報各部門質(zhì)量記錄提交狀況。4.12不按時提交質(zhì)量記錄的，納入管理處日?？己朔秶?。五、支持性文件GZWY4.2.3-Z01文件資料管理程序六、質(zhì)量記錄表格GZWY4.2.3-Z02-F1 文件資料存儲清單GZWY4.2.4-Z01-F1 質(zhì)量記錄報廢申請單GZWY4.2.4-Z01-F2 質(zhì)量記錄