檔案著錄規(guī)則比較

1、檔案著錄檔案著錄規(guī)則比較規(guī)則比較檔案1301 榮艷國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn) ISAD標(biāo)準(zhǔn)，即檔案著錄國(guó)際常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)（2002） ISAAR標(biāo)準(zhǔn)，即國(guó)際（法人團(tuán)體、個(gè)人和家族）檔案的規(guī)范ISDF標(biāo)準(zhǔn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)（2004） ISDF標(biāo)準(zhǔn)，即（文件制作者）職能著錄的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（2007） ISDIAH標(biāo)準(zhǔn)，即 （對(duì)）檔案保存機(jī)構(gòu)（進(jìn)行）著錄的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（2008）ISAD標(biāo)準(zhǔn)為檔案著錄的準(zhǔn)備和為著錄全宗及全宗的組成部分提供指南ISAAR標(biāo)準(zhǔn)為有關(guān)檔案制作者的規(guī)范記錄信息的創(chuàng)建提供指導(dǎo)即提供了著錄檔案生成者信息的標(biāo)準(zhǔn)ISDF標(biāo)準(zhǔn)為著錄文件制作者的職能和為與檔案的形成和維護(hù)相關(guān)的法人團(tuán)體的職能著錄提供指南。ISDIAH標(biāo)

2、準(zhǔn)促進(jìn)以保管并向公眾提供利用檔案為初始目的的檔案機(jī)構(gòu)的著錄，該標(biāo)準(zhǔn)或其中的部分元素也可用于檔案機(jī)構(gòu)之外的其他實(shí)體的著錄。四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)涵 ISDIAH是促進(jìn)以保管并向公眾提供利用檔案為初始目的的檔案機(jī)構(gòu)的著錄，該標(biāo)準(zhǔn)或其中的部分元素也可用于檔案機(jī)構(gòu)之外的其他實(shí)體的著錄。 ISAD所包含的著錄元素分別為身份、背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)、利用條件、相關(guān)材料、注釋和著錄控制；ISAAR所包含的著錄元素分為四個(gè)著錄大項(xiàng)：身份項(xiàng)；著錄項(xiàng)；關(guān)聯(lián)項(xiàng)；控制項(xiàng)。在規(guī)則所包含的所有要素中以下四項(xiàng)最為重要：實(shí)體類型；名稱的標(biāo)準(zhǔn)化形式；存在時(shí)間；規(guī)范記錄標(biāo)識(shí)符。 ISDF的著錄內(nèi)容由四個(gè)信息區(qū)組成：1.身份區(qū)（其中傳達(dá)唯一標(biāo)

3、識(shí)職能和定義標(biāo)準(zhǔn)化檢索點(diǎn)的信息）；2.背景區(qū)（其中傳達(dá)關(guān)于職能的性質(zhì)和背景的信息）；3.關(guān)系區(qū)（其中記錄和描述與其他職能的關(guān)系）；4 .控制區(qū) （其中唯一標(biāo)識(shí)職能著錄以及記錄關(guān)于如何、何時(shí)以及由哪個(gè)檔案機(jī)構(gòu)來形成和維護(hù)著錄）。 ISDIAH標(biāo)準(zhǔn)中的每項(xiàng)信息元素由以下四部分構(gòu)成，著錄元素名稱、著錄目的、著錄規(guī)則和適當(dāng)?shù)挠靡哉f明規(guī)則使用的例子。檔案館藏機(jī)構(gòu)著錄的元素可分為六部分： 一、身份（確定所著錄檔案機(jī)構(gòu)的唯一標(biāo)識(shí)符和檢索項(xiàng)）；二、聯(lián)系（提供如何與所著錄的檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)系的信息）；三、著錄（檔案機(jī)構(gòu)的歷史、現(xiàn)構(gòu)成和利用政策）；四、利用（檔案機(jī)構(gòu)的利用信息如開放時(shí)間，無償還是限制利用等）；五、服務(wù)（

4、著錄檔案機(jī)構(gòu)提供的技術(shù)服務(wù)）；六、控制（記錄著錄由哪個(gè)機(jī)構(gòu)，何時(shí)，如何生成及維護(hù)）。其所包含的所有元素都是可用的，但下列元素是必須的：標(biāo)識(shí)符、名稱的規(guī)范形式、地址。 我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn) 我國(guó)的檔案著錄第一個(gè)檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)是1985年原國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)形式頒布的檔案著錄規(guī)則（GB/T3792.585 ）。1999年國(guó)家檔案局在總結(jié)已有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，又對(duì)該規(guī)則作了全面修訂，并以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)形式再次予以頒布新的檔案著錄規(guī)則（DA/T181999），從而使我國(guó)檔案著錄工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度有了進(jìn)一步的提高。下面討論的我國(guó)檔案著錄規(guī)則就是DA/T18-1999。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄

5、項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則。該標(biāo)準(zhǔn)適用于各類檔案的著錄。對(duì)于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標(biāo)準(zhǔn)。但不包括以全宗和類別為對(duì)象的著錄，也不包括目錄組織的方法。我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的著錄元素有以下七個(gè)著錄大項(xiàng)：題名與責(zé)任說明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)和排檢與編號(hào)項(xiàng)。 我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化起步較早，始于1985年。而國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)第一版ISAD則是在2000年所提出的。但是國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于我國(guó)檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)。所以我國(guó)檔案著錄規(guī)則迫切需要再修訂。下面說一下我國(guó)檔案著錄規(guī)則與國(guó)際檔案著錄相比較存在的缺陷。我國(guó)檔案著

6、錄規(guī)則與國(guó)際檔案著錄相比較存在的缺陷 第一是關(guān)于什么叫做檔案著錄 第二就是關(guān)于多級(jí)著錄 第三關(guān)于全宗問題什么叫做檔案著錄？ 國(guó)際的檔案著錄在廣義上包括所有管理階段被確定的信息元素。在每個(gè)階段，關(guān)于材料的信息都是動(dòng)態(tài)的，而且根據(jù)對(duì)其內(nèi)容或生成背景的進(jìn)一步了解而作必要的修改。尤其是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)可能要求一體化或按照要求選擇一些信息元素去更新或修改。而本規(guī)則的焦點(diǎn)在于著錄那些已被挑選出永久保存的檔案材料，也可在早階段應(yīng)用。而DA/T18-1999中的檔案著錄是指是檔案館、室編制檢索工具時(shí)，在編檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。我國(guó)范圍較為狹隘。關(guān)于多級(jí)著錄 我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)

7、（DA/T18-199）在開始的著錄范圍中明確指出本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄。國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)明確提出多級(jí)著錄。如果要求著錄一個(gè)全宗，就應(yīng)該按該標(biāo)準(zhǔn)中第三部分所述的著下載文檔到電腦，查找使用更方便1下載券 13人已下載下載還剩2頁未讀，繼續(xù)閱讀錄元素將其著錄在一個(gè)條目中；如果要求著錄全宗的各個(gè)組成部分，也要按著錄元素中合適的元素來分別著錄。這樣就得到了所有的著錄，把他們以層級(jí)形式連接起來，就會(huì)反映出全宗和其構(gòu)成部分著錄的關(guān)系。鑒于此規(guī)則的目的，這種著錄方法被稱為多級(jí)著錄。要求要著錄從一般到特殊、著錄信息與著錄級(jí)密切相關(guān)、著錄關(guān)聯(lián)和信息不重復(fù)著錄。關(guān)于全宗問題 我國(guó)著錄標(biāo)準(zhǔn)明確提出本標(biāo)準(zhǔn)不包括以全宗和類別為對(duì)象的著錄。學(xué)過檔案的人都知道檔案內(nèi)的一個(gè)原則即尊重全宗原則，顯然這個(gè)規(guī)定似乎并沒有遵循這一原則。而國(guó)際檔案標(biāo)準(zhǔn)為著錄全宗及全宗的組成部分、檔案制作者的規(guī)范記錄信息和檔案的形成和維護(hù)相關(guān)的法人團(tuán)體的職能著錄等提供指南。我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)也存在的相同之處。比如關(guān)于檔案著錄元素方面都包括身份（責(zé)任者）、內(nèi)容（稿本）、使用條件（密級(jí)）和注釋（附注）等項(xiàng)目。 我們應(yīng)該做什么？國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)也是經(jīng)過