采購系統(tǒng)培訓(xùn)

1、1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理 5.批處理 6.異常管理報(bào)表 7.期初上線及信息搜集 8測驗(yàn)及問卷 一、教育訓(xùn)練課程的目的二、系統(tǒng)功能及效益了解系統(tǒng)的效益及功能。了解信息搜集及整理重點(diǎn)。熟悉系統(tǒng)的操作方式。了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。了解系統(tǒng)上線的步驟及導(dǎo)入程序。供應(yīng)廠商價(jià)格管理。提供料件的請購、采購、進(jìn)退貨管理。提供四種采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨報(bào)表。供應(yīng)廠商進(jìn)貨評核。提高料件采購流程的效率與正確性。降低生產(chǎn)停工待料的異常發(fā)生。加強(qiáng)供應(yīng)廠商的評核管理提升采購質(zhì)量。采購異常管理有助于降低成本。1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日

2、常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理 5.批處理 6.異常管理報(bào)表 7.期初上線及信息搜集 8測驗(yàn)及問卷 一、系統(tǒng)主畫面二、系統(tǒng)功能圖三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)基本信息錄入 采購人員.供應(yīng)商創(chuàng)建與列表.采購單據(jù)性質(zhì) 廠商料件管理 品號廠商信息及交易信息錄入 價(jià)格交易管理 錄入核價(jià)單 日常交易處理 錄入采購單.采購變更.進(jìn)貨及退貨作業(yè) 采購進(jìn)度管理 預(yù)計(jì)進(jìn)貨表.采購明細(xì)表 收料驗(yàn)退管理 進(jìn)貨明細(xì)表.進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表.料件歷史進(jìn)貨記錄表.驗(yàn)退件退回 細(xì)表 交易管理 采購價(jià)格調(diào)幅表.供應(yīng)商供貨明細(xì)表 廠商評核 供應(yīng)商交貨/質(zhì)量評等.供應(yīng)商ABC分析表 批處理 重新計(jì)算采購已交量.更新供應(yīng)商月統(tǒng)

3、計(jì)信息。結(jié)束采購單。 廠商信息查詢 應(yīng)付帳款.應(yīng)付票據(jù).采購明細(xì).進(jìn)退貨明細(xì).商品計(jì)價(jià).進(jìn)貨統(tǒng)計(jì).每月統(tǒng)計(jì)基本信息規(guī)劃基本信息規(guī)劃日常交易登錄日常交易登錄應(yīng)付票據(jù)管理應(yīng)付票據(jù)管理信息創(chuàng)建與核對信息創(chuàng)建與核對期初余額導(dǎo)入期初余額導(dǎo)入應(yīng)付帳款管理應(yīng)付帳款管理采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)未結(jié)案采購單未結(jié)案采購單. .品號廠商信息輸入品號廠商信息輸入基本信息列表基本信息列表錄入請購單錄入請購單錄入采購單錄入采購單進(jìn)貨進(jìn)貨. .驗(yàn)收單驗(yàn)收單退回驗(yàn)退件退回驗(yàn)退件錄入退貨單錄入退貨單請購單憑證請購單憑證采購單憑證采購單憑證進(jìn)貨單憑證進(jìn)貨單憑證驗(yàn)退單憑證驗(yàn)退單憑證退貨單憑證退貨單憑證存貨管

4、理系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)物料需求計(jì)劃物料需求計(jì)劃工單管理系統(tǒng)工單管理系統(tǒng)應(yīng)付賬款系統(tǒng)應(yīng)付賬款系統(tǒng)自動分錄系統(tǒng)自動分錄系統(tǒng)批次需求計(jì)劃批次需求計(jì)劃產(chǎn)品結(jié)構(gòu)系統(tǒng)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)系統(tǒng)基本信息系統(tǒng)基本信息系統(tǒng)進(jìn)口管理系統(tǒng)進(jìn)口管理系統(tǒng)1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理 5.批處理 6.異常管理報(bào)表 7.期初上線及信息搜集 8測驗(yàn)及問卷 1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建錄入工廠信息錄入倉庫信息錄入部門信息錄入幣種匯率設(shè)置編碼原則錄入職務(wù)類別錄入交易對象分類錄入頁腳/簽核錄入程序頁腳/簽核基本信息管理信息系統(tǒng)1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建一、供應(yīng)廠商

5、信息字段說明二、品號廠商的價(jià)格管理三、設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)建議及信息字段說明.采購廠商、托工廠商、生產(chǎn)線的編 碼原則應(yīng)分開設(shè)定。.有類別廠商評核需求者，同類廠商 編號應(yīng)歸納同區(qū)間。.廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū) 分應(yīng)付帳款科目的管理應(yīng)區(qū)別編號。v 核準(zhǔn)狀況:已核準(zhǔn).尚待核準(zhǔn).不準(zhǔn)交易v 允許分批交貨:如“Y”,一張采購單可分多筆進(jìn)貨單進(jìn)貨v 隨貨附發(fā)票：如“Y”,進(jìn)貨單輸入時(shí)，發(fā)票號碼不可空白v 最近交易日期:由最近一次進(jìn)貨單回寫v 單價(jià)管制:可設(shè)置“單價(jià)超限率”,以控管采購之單價(jià)ABC等級可通過供應(yīng)商ABC分析表更新交貨評等可通過供應(yīng)商評級作業(yè)更新質(zhì)量評等可通過供應(yīng)商評級作業(yè)更新 以上三字段亦

6、可由人工自行輸入與維護(hù)4.加工費(fèi)用:加工費(fèi)用的明細(xì)科目(自動分錄系統(tǒng)使用)5.應(yīng)付帳款:應(yīng)付帳款的明細(xì)科目(自動分錄系統(tǒng)使用)6.應(yīng)付票據(jù)應(yīng)付票據(jù)的明細(xì)科目(自動分錄系統(tǒng)使用)7.付款條件:可開窗選擇在基本信息管理 系統(tǒng)中建立的付款條件8.結(jié)帳日:驗(yàn)收后 1 個(gè)月逢 30 日以上兩個(gè)字段均為票據(jù)管理系統(tǒng)的資金預(yù)估及應(yīng)付系統(tǒng) 所需求的信息例如:驗(yàn)收日期為2001/07/05,則結(jié)帳日期為2001/08/30結(jié)帳應(yīng)付憑單進(jìn)貨單結(jié)帳作業(yè)的概念結(jié)帳作業(yè)的概念整批結(jié)帳整批結(jié)帳進(jìn)貨單應(yīng)付憑單進(jìn)貨單應(yīng)付憑單應(yīng)付憑單結(jié)帳作業(yè)的概念結(jié)帳作業(yè)的概念直接結(jié)帳直接結(jié)帳品號廠商信息品號廠商信息甲廠商甲廠商=A A 品號

7、品號 100 100 元元B B 品號品號 200 200 元元采購單采購單進(jìn)貨單進(jìn)貨單品號廠商信息采購單進(jìn)貨單進(jìn)貨單更新核價(jià)更新核價(jià)Y Y當(dāng)單據(jù)核準(zhǔn)時(shí)，該單當(dāng)單據(jù)核準(zhǔn)時(shí)，該單據(jù)之新單價(jià)將保存于據(jù)之新單價(jià)將保存于品號廠商檔中品號廠商檔中優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：保留變更記錄保留變更記錄統(tǒng)一議價(jià)統(tǒng)一議價(jià)單價(jià)權(quán)限單價(jià)權(quán)限Y Y優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：采購權(quán)限彈性化采購權(quán)限彈性化將來可追加比較差異分析表將來可追加比較差異分析表品號廠商檔品號廠商檔采購單采購單進(jìn)貨單進(jìn)貨單輸入及更改輸入及更改權(quán)限管制權(quán)限管制核價(jià)單核價(jià)單報(bào)價(jià)日期報(bào)價(jià)日期/ /生效日期失效日期生效日期失效日期核價(jià)日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1

8、5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 單價(jià) 元 100 99 105采購日期 采購單價(jià) 4/105/208/10100 元 99 元105 元 0-100 5 元101-500PCS 4.8 元501-以上 4.5 元單頭信息單身信息 101 以上單身信息 501 以上1.由“錄入供應(yīng)商料件價(jià)格”中直接輸入及維護(hù)2.由更新核價(jià)的核價(jià)單更新 ：廠別區(qū)分：系統(tǒng)性質(zhì)代碼(2碼)：序號: 單別代號： 不可重復(fù)，請以數(shù)字組合編碼。 2.單據(jù)性質(zhì) : 請購單 進(jìn)貨單 核價(jià)單 退貨單 采購單3.編碼方式： 碼號共有11碼,年碼數(shù)及流水?dāng)?shù)的位 數(shù)可自行設(shè)置 (1).日 編:YYMMDD99999 (2

9、).月 編:YYMM9999999 (3).流水號:99999999999 (4).手動編號:在異動作業(yè)中自行輸入編號 4.自動確認(rèn)：單據(jù)憑證輸入完成后，是否馬上進(jìn)行庫存帳 務(wù)之更新(庫存的增減)或者承認(rèn)單據(jù)生效性. 單據(jù)如果輸入完成還須第二人審查核準(zhǔn)后， 才可更新庫存者，應(yīng)設(shè)為【N】確認(rèn) =憑證核準(zhǔn) 交易異動時(shí)點(diǎn)5.自動打?。簯{證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多機(jī)共用打印機(jī)時(shí)應(yīng)設(shè)置為批次打印。 6.更新核價(jià)：針對料件廠商交易單據(jù)，如采購單、收 料單及料件廠商交易單的性質(zhì)單別才有 效用。7.核對采購： 針對收料單是否一定要輸入采購單才可 辦理收料，目的乃避免無采單的收料發(fā) 生。3101 核

10、價(jià)單 N N N Y N3201 請購單 N N N N N 3301 采購單 N N N N N3302 服務(wù)性采購 N N N N N 3401 進(jìn)貨單(采) N N Y N N 3402 緊急進(jìn)貨單 N Y N N N 3403 服務(wù)進(jìn)貨單 N N N N N 3405 贈品進(jìn)貨單 N N N N N 3501 退貨單 N N N NN 單別 單據(jù)名稱 自動 自動 核對 更新 直接 確認(rèn) 打印 采單 核價(jià) 結(jié)帳為配合信息的管理請將采購單的編碼方式設(shè)為自動編號緊急進(jìn)貨單：為緊急采購的需求，尚未有正式采購單，但已有非正式的通知收料者。1. 服務(wù)進(jìn)貨單:費(fèi)用類的進(jìn)貨(請款時(shí)記錄)若服務(wù)性商品必

11、須要采購行為，可另辟服務(wù)采購單.若進(jìn)貨商品贈品部份不計(jì)費(fèi)，另外倉庫管理數(shù)量，則可設(shè)贈品進(jìn)貨單，或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理 5.批處理 6.異常管理報(bào)表 7.期初上線及信息搜集 8測驗(yàn)及問卷 一、采購核價(jià)作業(yè)程序二、請購作業(yè)程序及信息字段說明三、采購作業(yè)程序及信息字段說明四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五、進(jìn)貨驗(yàn)收作業(yè)程序及信息字段說明六、驗(yàn)退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)核準(zhǔn)品號廠商異動核價(jià)單核價(jià)單確認(rèn)更新供應(yīng)商料件信息核準(zhǔn)核準(zhǔn)1.單據(jù)若為更新核價(jià)者將更新供應(yīng)商

12、料件信息。2.若采購商品有分量計(jì)價(jià)的需求，則直接 由核價(jià)單來更新供應(yīng)商料件。1.內(nèi)部需求的憑證2.審查內(nèi)容為 .品號、數(shù)量及需求日期的合理性 .需求來源正確性 (MRP,LRP,再補(bǔ)貨建議表,BOM自動請購,其他)1.計(jì)劃采購時(shí)所遺漏的需求。2.超耗用料的額外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品。 書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)確認(rèn)1.請購明細(xì)表2.請購狀況表3.料件已請未購明細(xì)表4.供應(yīng)商已請未購列表需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入需求日期：系統(tǒng)默認(rèn)，由錄入品號信息的前置天數(shù)推算而得采購單別單號：由請購更新后生成Q:想一想！ 前置時(shí)間在哪個(gè)系統(tǒng)設(shè)定呢?采購人員:由品號信息中設(shè)

13、置供應(yīng)廠商:即主要供應(yīng)廠商采購單價(jià):即品號供應(yīng)商單價(jià)采購碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新 5.鎖定碼的意義:當(dāng)采購人員收到請購信息時(shí)，必須針對此請購信息進(jìn)行審查，選擇廠商、確定單價(jià)、數(shù)量及交期，當(dāng)信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定。將完成的請購信息依供應(yīng)商分別產(chǎn)生采購單，更新后請: 1.查詢錄入采購單作業(yè)，您將可看到采購單據(jù) 的完整信息。 2.請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號。 1.請購明細(xì)表2.請購狀況表3.品號供應(yīng)商已請購未采購明細(xì)表4.廠商別已請未購列表錄入采購單采購單進(jìn)度追蹤采購單采購單確認(rèn)需求確認(rèn)核準(zhǔn)供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)

14、貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供應(yīng)商料件交貨排程表供應(yīng)商料件交貨排程表采購需求書面或計(jì)算機(jī)1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存狀況表參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:輸入時(shí)可為訂單、工單單號或其他備注之有意義單號。已交數(shù)量：由進(jìn)貨單及退貨單所更新，無須輸入。 采購單價(jià)：1.供應(yīng)商料件價(jià)格2.最近進(jìn)價(jià)3.標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價(jià)。4.結(jié)束采購單作業(yè)：應(yīng)定期運(yùn)行本作業(yè)對于過期未交的采購件采購人員應(yīng)定期檢視交貨的需求性，過期未交者確定要交貨時(shí)，應(yīng)以變更交期方式更改采購單據(jù)，如果確定不交貨時(shí)，應(yīng)要指定結(jié)案，避免收料單位又進(jìn)行收料作業(yè)，您可透過采購預(yù)計(jì)進(jìn)料表協(xié)助進(jìn)行指定結(jié)束作

15、業(yè)。采購計(jì)劃發(fā)采購計(jì)劃發(fā)放放從請購單從請購單生成采購生成采購單單MRP采購采購發(fā)放發(fā)放錄入采購單錄入采購單從訂單自動從訂單自動轉(zhuǎn)成采購單轉(zhuǎn)成采購單錄入采購變更單采單進(jìn)度追蹤采購變更單采購變更確認(rèn)變更變更CFMCFM變更核準(zhǔn)采購單供應(yīng)商供應(yīng)商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供應(yīng)商供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表直接更改采購單。通過錄入采購變更單處理。將原采購單指定結(jié)案,另開一張新的采購單。 1.采購變更單的單據(jù)特性同原采購單別。2.未確認(rèn)的采單直接從采單更改，無須新 增采購變更單。3.已確定的采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者，應(yīng) 保留變更信息且藉由采購變更通知單通 知相關(guān)單位處理變更事宜。錄入進(jìn)貨單錄

16、入進(jìn)貨單進(jìn)貨單進(jìn)貨單到貨檢驗(yàn)到貨檢驗(yàn)進(jìn)料檢驗(yàn)貨進(jìn)料檢驗(yàn)貨供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表料件歷史進(jìn)貨記錄料件歷史進(jìn)貨記錄供應(yīng)商進(jìn)貨明細(xì)表供應(yīng)商進(jìn)貨明細(xì)表供應(yīng)商進(jìn)貨匯總表供應(yīng)商進(jìn)貨匯總表采購單采購單取回取回驗(yàn)退驗(yàn)退驗(yàn)退件未退驗(yàn)退件未退明細(xì)表明細(xì)表發(fā)票與送貨文件發(fā)票與送貨文件(1).到貨登記(2).質(zhì)量檢驗(yàn)(3).貨款輸入資材收料 IQC采購或會計(jì)單位權(quán)責(zé)(1). 到貨日期預(yù)交日 過期碼=Y(2). 運(yùn)行驗(yàn)退件退回 驗(yàn)退碼=Y(3). 結(jié)帳單確認(rèn) 結(jié)帳碼=Y1).將納入存貨價(jià)值(2).不納入廠商之應(yīng)付帳款 (3).如:運(yùn)費(fèi).(1).不納入存貨價(jià)值(2).將納入廠商之應(yīng)付帳款 (3).如:損壞扣款.

17、此收料單的應(yīng)付帳款將無限期凍結(jié)依供應(yīng)廠商基礎(chǔ)信息設(shè)置可以管制是否分批交貨?？稍O(shè)置料件的允超收率，超額數(shù)量禁止到貨?？稍O(shè)置收料單是否一定要有采購信息。提供提前交貨之預(yù)警。依供應(yīng)廠商基礎(chǔ)信息設(shè)置可以管制是否隨貨附發(fā)票。進(jìn)貨記錄采購單庫存數(shù)量批號信息已交數(shù)量?供應(yīng)商供貨統(tǒng)計(jì)表供應(yīng)商供貨明細(xì)表料件歷史進(jìn)貨記錄表料件歷史進(jìn)貨匯總表名詞定義： 驗(yàn)退：驗(yàn)收前退貨 退貨：驗(yàn)收后退貨退貨單信息字段說明驗(yàn)退件退回明細(xì)表. 驗(yàn)退件未退明細(xì)表錄入退貨單采購進(jìn)度追蹤退貨單退貨單確認(rèn)核準(zhǔn)不良檢驗(yàn)退貨單供應(yīng)商采購進(jìn)貨表料件歷史進(jìn)貨記錄供應(yīng)商進(jìn)貨明細(xì)表供應(yīng)商進(jìn)貨匯總表1.決定是否沖銷已交貨2.是否要指定結(jié)案進(jìn)貨單如進(jìn)行核對采

18、購管理者，采購單號務(wù)必輸入。若該品號進(jìn)行批號管理者，批號欄位務(wù)必輸入。退貨單為應(yīng)付帳款的減項(xiàng)。一般退貨品應(yīng)輸入原采購單號。如果該采購單已經(jīng)結(jié)案，退貨品已經(jīng)確定不再進(jìn)貨者，采購單應(yīng)指定結(jié)案。如無采購單者，退貨單價(jià)來自品號供應(yīng)商信息。進(jìn)行批號管理者，批號一定要輸入。1. 前言 2.系統(tǒng)架構(gòu) 3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明 4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理 5.批處理 6.異常管理報(bào)表 7.期初上線及信息搜集 8測驗(yàn)及問卷 一.重新計(jì)算采購已交量二.更新供應(yīng)商月統(tǒng)計(jì)信息三.供應(yīng)商評級四.供應(yīng)商ABC分析表1.1.此為信息維護(hù)的程序，無須定期運(yùn)行。當(dāng)您通過廠商采購交貨狀況表發(fā)現(xiàn)您采購單的已交數(shù)量異常，而進(jìn)貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且正確時(shí)，可運(yùn)行本作業(yè)。造成異常的原因?yàn)?機(jī)器不正常DOWN 機(jī)或關(guān)機(jī)造成數(shù)據(jù)庫更新不正常所導(dǎo)致。 更新的時(shí)機(jī)：當(dāng)該月份應(yīng)付帳款已經(jīng)結(jié)算完成后信息更新后您可于廠商信息查詢作業(yè)中查看統(tǒng)計(jì)結(jié)果本作業(yè)應(yīng)先行運(yùn)行后才可運(yùn)行ABC分析，因?yàn)锳BC 分析表將會將此兩種評等顯示于報(bào)表中，以便參考。信息統(tǒng)計(jì)完成將更新供應(yīng)商基本信息 之交貨評等及質(zhì)量評等字段。0%-75%-90%-100%A E F D O P H F G A E F D O P H F G C L IC L I累計(jì)進(jìn)貨百分比累計(jì)進(jìn)貨百分比廠商廠商進(jìn)進(jìn)貨貨金金額額% % A A 級級