文秘管理與寫作(ppt 30)

1、文秘管理與寫作文秘管理與寫作【上篇】重點(diǎn)、難點(diǎn)分析第一章第一章 文秘管理引論文秘管理引論文秘管理的主要內(nèi)容文秘管理的主要內(nèi)容文秘管理的原則文秘管理的原則文秘管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則文秘管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則文秘管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)文秘管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)第二章第二章 辦公環(huán)境和人員管理辦公環(huán)境和人員管理辦公室環(huán)境布置和管理的辦公室環(huán)境布置和管理的 總體要求總體要求男性文秘人員的著裝要求男性文秘人員的著裝要求第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理電話接打技巧和要求電話接打技巧和要求接待事務(wù)的程序和要求接待事務(wù)的程序和要求l內(nèi)賓接待內(nèi)賓接待l外賓接待外賓接待l平時(shí)來訪接待平時(shí)來訪接待 第三章第三章 公關(guān)

2、事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l內(nèi)賓接待的程序要求：內(nèi)賓接待的程序要求： l了解了解情況情況l制訂計(jì)劃制訂計(jì)劃l接待接待準(zhǔn)備準(zhǔn)備l迎接客人迎接客人l商定日程商定日程 l會(huì)見會(huì)談會(huì)見會(huì)談l參觀訪問（選擇）參觀訪問（選擇）l送客與總結(jié)送客與總結(jié)第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l外賓接待的程序和要求：外賓接待的程序和要求：l接受接受任務(wù)任務(wù)l了解了解情況情況l制訂計(jì)劃制訂計(jì)劃l接待準(zhǔn)備接待準(zhǔn)備l迎客迎客 日程日程 拜訪拜訪l宴請(qǐng)宴請(qǐng) 會(huì)見會(huì)見 協(xié)議協(xié)議l游覽游覽 禮品禮品l送客送客 總結(jié)總結(jié)第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l平時(shí)來訪接待的程序和要求平時(shí)來訪接待的程序和要求 l確認(rèn)與通報(bào)確認(rèn)與通報(bào)l

3、陌生來訪者陌生來訪者l熟識(shí)來訪者熟識(shí)來訪者 l同時(shí)到達(dá)的來訪者同時(shí)到達(dá)的來訪者l預(yù)約的來訪者預(yù)約的來訪者l自稱與上司有約者自稱與上司有約者l沒有事先預(yù)約的來訪者沒有事先預(yù)約的來訪者第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l擋駕、引見與介紹擋駕、引見與介紹l對(duì)不想見來訪者，擋駕。對(duì)不想見來訪者，擋駕。l對(duì)可以見來訪者，引領(lǐng)。對(duì)可以見來訪者，引領(lǐng)。l對(duì)初次來訪者，陪同、介紹。對(duì)初次來訪者，陪同、介紹。第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l送客與整理送客與整理l原則：原則：送到客人離開視線為止。重送到客人離開視線為止。重要要的的，送至車旁。，送至車旁。l及時(shí)整理及時(shí)整理會(huì)客室會(huì)客室第三章第三章 公關(guān)

4、事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l應(yīng)用舉例應(yīng)用舉例1 1：l一位重要而性急來訪者要求見你的一位重要而性急來訪者要求見你的上司，但上司只能在一小時(shí)后見他，上司，但上司只能在一小時(shí)后見他，或者另訂一個(gè)日期與客人見面。作或者另訂一個(gè)日期與客人見面。作為秘書你應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？為秘書你應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l參考答案要點(diǎn)：參考答案要點(diǎn)：l熱情接待，問清來因；熱情接待，問清來因； l禮貌地告訴必須等候，問是否愿意等待；禮貌地告訴必須等候，問是否愿意等待； l如愿意等待，提供茶水飲料雜志報(bào)紙等；如愿意等待，提供茶水飲料雜志報(bào)紙等； l不愿意等，另約時(shí)間，或者請(qǐng)其通過信不愿意等

5、，另約時(shí)間，或者請(qǐng)其通過信函直接與上司聯(lián)系；函直接與上司聯(lián)系； l熱情送客，及時(shí)向上司匯報(bào)。熱情送客，及時(shí)向上司匯報(bào)。 第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l應(yīng)用舉例應(yīng)用舉例2 2：l王先生是公司的一位重要客戶，他在王先生是公司的一位重要客戶，他在來訪前已經(jīng)和公司經(jīng)理約好了會(huì)談的來訪前已經(jīng)和公司經(jīng)理約好了會(huì)談的時(shí)間。可經(jīng)理因?yàn)榕R時(shí)有別的急事要時(shí)間?？山?jīng)理因?yàn)榕R時(shí)有別的急事要辦突然出去了。假如你作為這家公司辦突然出去了。假如你作為這家公司秘書，此時(shí)，你會(huì)怎么辦？秘書，此時(shí)，你會(huì)怎么辦？第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l參考答案要點(diǎn)：參考答案要點(diǎn)： l熱情接待；熱情接待； l解釋原因，誠(chéng)懇

6、致謙；解釋原因，誠(chéng)懇致謙； l如經(jīng)理馬上能回時(shí)如經(jīng)理馬上能回時(shí) l如經(jīng)理一時(shí)不能回如經(jīng)理一時(shí)不能回 l經(jīng)理回來后經(jīng)理回來后第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l應(yīng)用舉例應(yīng)用舉例3 3：l國(guó)外某公司總經(jīng)理一行國(guó)外某公司總經(jīng)理一行5 5人，將來人，將來A A公司參觀訪問，初步洽談合作意向。公司參觀訪問，初步洽談合作意向。A A公司經(jīng)理辦公會(huì)議決定由辦公室組公司經(jīng)理辦公會(huì)議決定由辦公室組成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長(zhǎng)，如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長(zhǎng)，你將如何籌辦本次接待工作你將如何籌辦本次接待工作? ? 第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)

7、管理l參考答案要點(diǎn)：參考答案要點(diǎn)： l了解了解情況情況，制訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃，做好準(zhǔn)備，做好準(zhǔn)備 l高規(guī)格高規(guī)格迎迎客客 l做好會(huì)談準(zhǔn)備做好會(huì)談準(zhǔn)備 l安排參觀、游覽，備好禮品，歡安排參觀、游覽，備好禮品，歡送賓客送賓客第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理日程安排的概念日程安排的概念記者招待會(huì)的組織記者招待會(huì)的組織慶典活動(dòng)的程序和要求慶典活動(dòng)的程序和要求簽約儀式的安排簽約儀式的安排第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理協(xié)調(diào)溝通原則協(xié)調(diào)溝通原則領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)員工關(guān)系協(xié)調(diào)員工關(guān)系協(xié)調(diào)第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l應(yīng)用舉例：應(yīng)用舉例：l王副總經(jīng)理和李副總經(jīng)理在激烈爭(zhēng)論，王副總經(jīng)理

8、和李副總經(jīng)理在激烈爭(zhēng)論，張秘書聽了一會(huì)兒后，當(dāng)場(chǎng)附和了李張秘書聽了一會(huì)兒后，當(dāng)場(chǎng)附和了李副總經(jīng)理的意見，引起王副總經(jīng)理的副總經(jīng)理的意見，引起王副總經(jīng)理的不悅。該情景涉及到協(xié)調(diào)工作哪些方不悅。該情景涉及到協(xié)調(diào)工作哪些方面的內(nèi)容？如果你是該公司辦公室主面的內(nèi)容？如果你是該公司辦公室主任，你將如何處理此事？任，你將如何處理此事？第三章第三章 公關(guān)事務(wù)管理公關(guān)事務(wù)管理l參考答案要點(diǎn)：參考答案要點(diǎn)： l涉及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)問題涉及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)問題 l肯定張秘書的好意肯定張秘書的好意 l告訴張秘書使雙方停止?fàn)巿?zhí)的方式告訴張秘書使雙方停止?fàn)巿?zhí)的方式 l告訴張秘書注意信息傳遞的時(shí)機(jī)告訴張秘書注意信息傳遞的時(shí)機(jī)

9、 第四章第四章 會(huì)議管理會(huì)議管理會(huì)議的概念會(huì)議的概念會(huì)前準(zhǔn)備的內(nèi)容和要求會(huì)前準(zhǔn)備的內(nèi)容和要求l制定會(huì)議計(jì)劃制定會(huì)議計(jì)劃l準(zhǔn)備會(huì)議文書資料準(zhǔn)備會(huì)議文書資料l選擇會(huì)議場(chǎng)所和準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)議場(chǎng)所和準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)l擬定議程、程序擬定議程、程序、發(fā)送通知發(fā)送通知第四章第四章 會(huì)議管理會(huì)議管理會(huì)議報(bào)到與簽到方法會(huì)議報(bào)到與簽到方法會(huì)議選舉事務(wù)的內(nèi)容會(huì)議選舉事務(wù)的內(nèi)容第四章第四章 會(huì)議管理會(huì)議管理l應(yīng)用舉例應(yīng)用舉例1 1：l總公司為了加強(qiáng)和各地分公司的聯(lián)系，總公司為了加強(qiáng)和各地分公司的聯(lián)系，及時(shí)了解各地的經(jīng)營(yíng)情況，決定召開及時(shí)了解各地的經(jīng)營(yíng)情況，決定召開一次各地分公司經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)等人一次各地分公司經(jīng)理、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)等

10、人員參加的辦公會(huì)議。作為總公司的辦員參加的辦公會(huì)議。作為總公司的辦公室主任，你受命籌辦此次會(huì)議，請(qǐng)公室主任，你受命籌辦此次會(huì)議，請(qǐng)問你應(yīng)該如何做好本次會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)問你應(yīng)該如何做好本次會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備工作？備工作？第四章第四章 會(huì)議管理會(huì)議管理l參考答案要點(diǎn)：參考答案要點(diǎn)：l制定會(huì)議計(jì)劃制定會(huì)議計(jì)劃 l起草文件材料起草文件材料 l選擇會(huì)場(chǎng)、布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議用品選擇會(huì)場(chǎng)、布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議用品l擬訂議程和程序，發(fā)送會(huì)議通知擬訂議程和程序，發(fā)送會(huì)議通知 l安排好與會(huì)人員的接待工作安排好與會(huì)人員的接待工作 第四章第四章 會(huì)議管理會(huì)議管理l應(yīng)用舉例應(yīng)用舉例2：l經(jīng)過努力，某公司今年順利實(shí)現(xiàn)了經(jīng)過努力，某

11、公司今年順利實(shí)現(xiàn)了資質(zhì)升級(jí)的目標(biāo)，為此，公司決定資質(zhì)升級(jí)的目標(biāo)，為此，公司決定召開隆重的表彰大會(huì)，表彰為實(shí)現(xiàn)召開隆重的表彰大會(huì)，表彰為實(shí)現(xiàn)資質(zhì)升級(jí)工作做出貢獻(xiàn)的有功人員。資質(zhì)升級(jí)工作做出貢獻(xiàn)的有功人員。假如你負(fù)責(zé)主席臺(tái)的布置，你會(huì)怎假如你負(fù)責(zé)主席臺(tái)的布置，你會(huì)怎么布置？說說你布置方案。么布置？說說你布置方案。第四章第四章 會(huì)議管理會(huì)議管理l參考答案要點(diǎn)：參考答案要點(diǎn)：l會(huì)標(biāo)會(huì)標(biāo) l會(huì)徽（徽記）紅旗及其他藝術(shù)造型會(huì)徽（徽記）紅旗及其他藝術(shù)造型l主席臺(tái)布置和會(huì)場(chǎng)氣氛主席臺(tái)布置和會(huì)場(chǎng)氣氛第五章第五章 文書資料管理文書資料管理印章的刻制和啟用印章的刻制和啟用介紹信的概念介紹信的概念公務(wù)文書的概念公務(wù)文書的概念第五章第五章 文書資料管理文書資料管理發(fā)文辦理程序和要求發(fā)文辦理程序和要求電子文件的概念電子文件的概念與與管理方式管理方式歸檔文件的概念、歸檔時(shí)限和歸檔文件的概念、歸檔時(shí)限和保管期限、保管期限、歸檔文件的整理歸檔文件的