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文檔簡介

1、銅仁學院文書銅仁學院文書檔案整理培訓檔案整理培訓主講人:胡麗娟(組織部檔案綜合科)聯(lián)系方式:5222327文書檔案整理的依據文書檔案整理的依據 歸檔文件整理規(guī)則最大的特點:以“件”代“卷”文書檔案相關概念文書檔案相關概念. .“歸檔文件歸檔文件”的含義的含義:規(guī)則指出“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理辦理完畢完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”歸檔范圍歸檔范圍指導思想:以我為主,突出重點指導思想:以我為主,突出重點歸檔范圍歸檔范圍 在實際的操作中我們應該注意以下方面的問題: 1.全院性、綜合性的文件材料由院黨委辦公室和院長辦公室負責整理歸檔。其余按業(yè)務分工負責相應對其文件材料進行整理

2、和歸檔。 2.立卷歸檔涉及多個部門的大類,由一個或幾個主要職能部門歸口負責,其它部門密切配合進行。歸檔范圍歸檔范圍 人事檔案:人事檔案: 1.學歷學位材料 2. .評審(考試)專業(yè)技術職稱和聘任專業(yè)技術職務工作中形成的有關材料 3.創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料,各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎論文或有重大影響的論文等目錄 4. 黨、團組織建設工作中形成的有關材料、加入民主黨派的有關材料 5. 表彰獎勵活動中形成的有關材料歸檔范圍歸檔范圍 人事檔案歸檔要求:人事檔案歸檔要求:1.歸檔的人事檔案材料必須手續(xù)完備、齊全、真實、文字清楚、對象明確,寫明承辦單位及時間。凡規(guī)定應由組織審查蓋章的,須有

3、組織蓋章,應由本人簽名的,須有本人簽名2.歸檔的人事檔案材料一般為原件。如因特殊原因,可以收集復印件,但復印件必須經單位與原件核對原件核對(一定要看到原件)審查,并注明“復印原件”等字樣,加蓋公章(章須是縣級或縣級以上機構的章)后移交(學歷學位除外,學歷學位材料須由人事處審核)歸檔范圍歸檔范圍 人事檔案歸檔要求:人事檔案歸檔要求:3.歸檔材料必須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙.4.歸檔時間:由兼職檔案人員統(tǒng)一收集,與文書檔案一起移交。5.移交歸檔時應填寫銅仁學院人事檔案材料移交登記表目錄。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法一、收集一、收集1.隨辦隨歸“辦”是指辦理完畢,“歸”

4、是指整理后歸入檔案盒。2.按照收發(fā)文件登記簿進行補充一、收集一、收集在檢查過程中出現(xiàn)的問題:(1)材料收集不完整,歸檔范圍不明確(2)歸檔文件材料不規(guī)范,該領導簽字的應有領導簽字,該部門蓋章的應有部門印章。但一些部門的文件或表格既沒有領導簽字,也沒有部門印章。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法二、件內二、件內文件文件的排序與裝訂的排序與裝訂(一) 歸檔文件以“件”為單位進行裝訂(以自然“件”為一件) 文件裝訂的方法可以采用不銹鋼訂書針或三孔一線用棉線進行訂的方式,不使用膠水粘貼或是塑料裝訂物進行裝訂,不能用普通的訂書

5、針進裝訂,這種方式是完全不符合檔案裝訂標準的歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法二、件內二、件內文件文件的排序與裝訂的排序與裝訂(二)復合件的排列方法1.正本在前,定稿在后; 2.正文在前,附件在后; 3.原件在前,復制件在后; 4.轉發(fā)件在前,被轉發(fā)件在后; 5.請示與批復作為一件時,批復在前,請示在后; 6.不同文字的文本,中文文本在前,外文文本在后;漢文文本在前,少數民族文字文本在后;原文在前,譯文在后; 歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法三、分類三、分類我們目前選擇的分類法是:年度-保管期限復試分類法。即先將歸檔案文件按年度分類,再在每個年度下

6、按保管期限分類。在檢查中有出現(xiàn)以下方面的問題:1.如在檢查2013年度的歸檔文件時,里面出現(xiàn)了2012年的文件材料,這是不規(guī)范的。2.沒有嚴格按照銅仁學院院政發(fā)201429號文件銅仁學院各二級學院(系)、各部門檔案材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定劃分保管期限,如本應該是永久的,卻歸為30年,該是30年的卻歸為永久等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法三、分類三、分類按年度分類時應注意以下幾個問題。1.當文件有多個時間特征時當文件有多個時間特征時,一般按文件簽發(fā)日期(即落款日期)判定文件所屬年度。如:1995年形成的1996-1997年工作計劃應歸入1995年度。1997年形成

7、的1996年機關工作的總結,應歸入1997年;1998年制定、1999年生效的法律法規(guī)文件,應歸入1998年。2.跨年度形成的文件這樣的文件一般在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度。如1998年、1999年兩個年度的會議形成的文件材料,統(tǒng)一在閉幕年,即1999年整理歸檔,分類時這些文件材料都歸入1999年度。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法四、文件的排序四、文件的排序件與件之間的排序方法 1.以同一“事由事由”的相關文件排列在一起。2.一般將綜合性工作形成的文件材料排在前面,具體業(yè)務工作形成的文件材料排在后面3.會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料應按照重要程度集中排列

8、。 歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號五、歸檔文件的編號件號:即文件的排列順序號。件號應在同一年度內、同一保管期限內從“1”開始逐件流水編號。例如,辦公室2013年形成的永久、長期、短期3個保管期限的歸檔文件,編號后形成3個流水號,即永久的從“1”開始編一個流水件號,長期(30年)的從“1”開始編一個流水件號,短期(10-15年)的也從“1”開始編一個流水件號。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號五、歸檔文件的編號件號的填寫:件號的填寫:文件編號應該是逐件進行編號,并用鉛筆將件號填寫在文件的左上角(檔案整理規(guī)定右上角

9、要用于蓋歸檔章,及填寫相關內容)歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號五、歸檔文件的編號在以往的檢查中出現(xiàn)有關編號的問題:在以往的檢查中出現(xiàn)有關編號的問題:1.有的部門盒號和件號編號比較混亂。出現(xiàn)不區(qū)分保管期限,不管是永久還是長期,件號都從1連到尾,盒號也直接從1連到尾;有的區(qū)分了保管期限,但每一盒的件號都從1號起號,而沒有把相同保管期限的件號連續(xù)編號。2.一些部門出現(xiàn)有的文件沒有編號的情況,或編號較亂,有的寫錯了直接在文件上面用碳素筆涂改,使件號不清。件號寫錯后應該用橡皮擦擦掉重新進行標號。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編

10、制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 編目應以“件”為單進行,在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來文與復文作為一件時,在歸檔文件目錄中只對復文進行編目,通過檢索復文來實現(xiàn)對相應來文的查找。歸檔文件目錄歸檔文件目錄主要包括:主要包括:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 銅仁學院歸檔文件目錄銅仁學院歸檔文件目錄件件號號責任者責任者文文號號題名題名日日期期頁頁數數備注備注歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 4.題名:即文件標題。 如“XX省教育廳關于轉發(fā)教育部20122號文件的

11、通知”,應重擬題名為“XX省教育廳關于轉發(fā)國家教育部關于加強學籍管理的幾點意見的通知”;歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 4.題名:即文件標題。 會議記錄需擬題名時,應寫明會議的時間和主要內容。此外,有些歸檔文件的附件獨立性強,或者附件是正文的重要補充和說明,在這種情況下,如將正件、附件作為一個整理單位(件),應在正件題名后抄錄附件題名,外加“()”號,如“關于進一步加強我院治安管理的決定(附:銅仁學院治安管理條例)”歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 5.日期:日期

12、:即文件的形成日期(或生效日期)。填寫時應以8位阿拉伯數字標明年、月、日,如2012年9月11日,標準格式為20120911; 2012.9.11或2012.09.11等都不規(guī)范。 注:注:當幾份文件作為一件時,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 6.頁數:頁數:以件為單位填寫總頁數.統(tǒng)計頁數時以文件中有圖文的頁面為一頁,空白頁不計。 在以往的檢查中出現(xiàn)的問題: 1. 在目錄中錄入文件的頁數時,與文件的實際頁數不相符。 2.頁號格式填寫有誤,在對文件目錄中頁數的錄入時,是多少頁就填寫多少頁,如文件為

13、38頁就填寫成38,而不能寫成1-38頁。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 六、六、編制歸檔文件目錄編制歸檔文件目錄 7.備注:備注:備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況,包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 編制目錄須注意的事項:編制目錄須注意的事項:1、目錄格式,歸檔文件目錄用紙為A4豎式,上邊距為25mm,左邊距為25mm,右邊距為18mm,下邊距為15mm。表頭“銅仁學院歸檔文件目錄”字樣統(tǒng)一為1號宋體,“件號”等七項統(tǒng)一為小4號宋體加黑,所填內容統(tǒng)一為5號宋體;行高及行數應視“題名”長度而定

14、(一般為45cm-50cm)。 2、文件電子目錄應該是excel版本的,而不能用word版本 3、每一盒檔案應該裝有本盒的文件目錄,并且每張目錄表都應該有表頭。(有的會出現(xiàn)檔案盒內只有第一張表有表頭,其余表都沒有表頭的情況)歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事項:4、目錄中的日期格式應該是八位數,如如2014年4月25日,錄入時應該是20140425, 2014.04.25、2014.4.25等等都是不正確的。5、文件目錄應將目錄中的所有內容完全顯現(xiàn)出來,如圖1-1就屬于不規(guī)范的情況歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事

15、項 6. 文件目錄應該與檔案盒內的文件一一對應 . 文件目錄應該與檔案盒內的文件一一對應。不能出現(xiàn)目錄表中有文件,但盒內中卻沒有實體文件,并且在文件目錄表中也沒有備注缺件的情況;或是盒內實體中有文件,但目錄中沒有該文件的目錄等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法七、七、裝盒裝盒 文件整理完畢后,應進行裝盒,并附上卷內文件目錄和備考表,備考表中該填寫的內容應填寫完畢,本部門分管檔案工作的領導應對所整理的文件材料進行檢查并在備考表上簽字。 歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法 八、八、檔案盒脊背填寫檔案盒脊背填寫 文件材料整理裝訂裝盒后,應對檔案盒的脊背

16、逐項進行填寫,檔案盒脊背包括的內容有,全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號,除全宗號外,所有的內容必須填寫,不得缺項。 文書檔案整理流程圖文書檔案整理流程圖案卷質量的總體要求 1.各門類檔案總的質量要求是:遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,適當考慮和區(qū)分文件材料的不同保管價值,使案卷便于保管與利用。 2.卷內文件材料必須準確反映我院教學、科研和管理活動的內容,手續(xù)完備,制作和書寫材料利于長期保存。 案卷質量的總體要求3.確定文件材料的保管價值,要根據學院工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要,準確進行判斷:(1)凡反映學院主要職能活動和基本歷史面貌,對學院、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管; (2)凡反映學院一般工作活動,在長時期內對學院和社會有查考利用價值的,列為長期保管;(3)凡在短時期內對學院工作有查考價值的,列為短期保管。案卷質量的總體要求 4.上級發(fā)來的文電,除少數直接針對本院并要執(zhí)行的重要文件應當永久保管外,其余多數為長期、短期保管。 5.要去掉卷內文件

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