Excel表信息管理規(guī)范培訓(xùn)資料

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。Excel表信息管理規(guī)范-Excel表信息管理規(guī)范Excel表目前是比較強大的表格管理系統(tǒng)，在信息處理中既方便又快捷，而且功能強大。但是不規(guī)范的管理也可能給信息處理造成混亂。我們是信息處理很強的企業(yè)，需要規(guī)范管理信息，就需要先規(guī)范管理表格填寫。造成不規(guī)范的原因主要有：設(shè)置不合理、使用不規(guī)范、基礎(chǔ)功能不了解、填寫不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。下面就我們公司目前的需要情況提出一些建議，希望規(guī)范我們的信息管理，提升公司員工合理快捷使用信息的能力。一、界面設(shè)置：由于電腦顯示界面的限制，有必要先對界面設(shè)置做出規(guī)范。1、設(shè)置電腦顯示界

2、面的目的，是使界面更科學(xué)合理并符合我們的操作習(xí)慣，達(dá)到快捷操作和一目了然?？旖莶僮骶湍芴岣吖ぷ餍?，能改善我們的工作質(zhì)量。一目了然就是一眼就能看清楚，看明白，減少操作程序，減少誤操作，方便操作。2、設(shè)置Excel顯示界面為完整Excel工作界面，即一目界面。就是工作項目設(shè)置不要過多。一目界面的好處是管理清晰、快捷、方便，提高信息處理的速度。我們公司根據(jù)信息管理的實際情況，建議設(shè)置成8項：區(qū)域、姓名及職務(wù)、電話、通訊地址、郵編、備注、錄入日期和更改日期等8項。這樣的設(shè)置信息項目順序也方便打印，后面的備注、錄入日期和更新日期在打印時就可以略去不打印。下面逐項說明：區(qū)域：此列下面只需要填入省、市、區(qū)

3、縣及其它區(qū)域。我們現(xiàn)在的做法是設(shè)置小型區(qū)域板塊管理，比方“保定區(qū)縣”都集中在一起填寫，省市主要負(fù)責(zé)人集中填寫等。區(qū)域填寫要填寫完整的區(qū)域，比如，“讓胡路區(qū)”不要“讓區(qū)”。姓名及職務(wù)：填寫姓名和職務(wù)，用空格區(qū)分或單括號“（”隔開。電話：每一列只填寫一個電話號碼，如果此項要填寫辦公固定電話、傳真電話、家庭固定電話和手機，它們的順序是：辦公電話、傳真電話、家庭電話、手機。家庭電話和傳真電話要在后面標(biāo)注“家”、“傳”。由于辦公電話是最常用的電話信息，可以不標(biāo)注，一般都會被認(rèn)為是辦公電話。要求：每一列只允許填寫一個電話號碼，如果有分機號碼要置于主機號碼后面。手機號碼必須填寫在最后。這樣要求的好處是在使用

4、這些號碼時減少出錯的可能。如果只有一個號碼，也不要預(yù)留行列，以后可以使用添加行列的方式添加。通訊地址：要填寫詳細(xì)。分省的列表可以不寫省名，直接在此列下填寫該區(qū)域名稱，可以節(jié)省空間資源。比如遼寧省丹東市東港市*路*號，就直接填寫東港市*路*號，可以省去“遼寧省丹東市”（但是填寫信封時要詳細(xì)地址，不能省略）。郵編：我國目前的郵政管理中區(qū)縣以上區(qū)域是使用機器識別郵政編碼的方式來分揀郵件，請?zhí)顚懺敿?xì)的郵編，否則在郵件投寄中就會出現(xiàn)錯誤信息。備注：此列填寫簡要的很重要的信息備注，方便使用信息時注意。如果有大量的信息需要注意或有多條的信息要備注，請使用“插入批注”功能。錄入日期：填寫錄入日期的作用很重要，

5、這能讓信息使用者清楚的對信息做出判斷。更新日期：信息會經(jīng)常保持更新，最新的更新會讓使用者清楚是知道信息的價值。3、這樣設(shè)置的好處是信息管理清晰，減少失誤。二、要合理使用列距和行距。一般以8項能夠在一個界面內(nèi)顯示為主。電話單列（像上圖綏化行中的“于海波”的電話，手機號碼就要單列一行，這樣既清晰又縮短空間使用。），特別長的地址要使用小號字體等，都可以使界面管理更合理（像上圖的齊齊哈爾市行中的信息管理就采用小型字體）。三、其它相關(guān)要求：1、字體：宋體。2、字體顏色使用：認(rèn)為重要的部分或條目可以加黑或其它顏色。但一張表格最多不要使用超過三種顏色的字體。3、利用好“插入批注”：相對較多的信息可以使用這個工具，此工具可以加注幾萬字的信息。4、職務(wù)填寫：要填寫現(xiàn)在的職務(wù)，曾經(jīng)做過的最高職務(wù)要使用“插入批注”備注信息。有人會身兼多職，此處要填寫與本信息表有關(guān)的職務(wù)，其它職務(wù)要使用“插入批注”備注信息或使用后面?zhèn)渥跇?biāo)注。5、可以在表中劃分區(qū)域標(biāo)注小標(biāo)題：比如“吉首市區(qū)縣”，可以使用變色字體提醒使用者注意。四、錄入和更新時間管理。信息都有時效性，舊的信息和過時的信息要及時更新或刪除，以免給信息使用者帶來假象或困惑，耽誤別人的時間。1、新的信息在錄入時一定要標(biāo)注錄入時間，標(biāo)準(zhǔn)格式為：12.08.10（表示錄入時間是2012年8月10日）。2、更新日期管理格式同上。不及時的更