綜合事務部工作思路課件

1、綜合事務部工作思路匯報 田長生 2016年8月LO目 錄一、綜合事務部主要職能二、綜合事務部主要目標三、人事工作思路四、行政工作思路五、需支持及協(xié)調(diào)的工作 2事務方面：會務管理、組織設計、 有 崗位管理、人才招聘、 有 績效管理、員工關(guān)系1政務方面：督辦管理、制度建設、 有 文書管理、文化建設4公關(guān)方面：資源管理、日常維護、 有 資質(zhì)管理3服務方面：食堂管理、接待管理、 有 車輛管理、環(huán)境建設5集采方面：供應商管理、倉庫管理、 配送管理、市場開發(fā)一、主要職能 備注：以上是綜合事務部的標準職能。鑒于各種原因，目前涉足的僅有制度建設、組織設計、人才招聘等工作。2架構(gòu)清晰、職責明確1政令暢通、令行禁

2、止4服務到位、后勤充足3渠道多元、人員充沛全員績效、共同成長5關(guān)系融洽二、主要目標6配送及時、管理精細 備注：目前基本定了組織架構(gòu)。其他都存在不足，比如人員未定崗，層級未定，導致所有工作歸口都到總經(jīng)理1人處；招聘僅靠被動的投簡歷，面試過程基本上是在聊天，面試問題未精心設計；新員工到崗后，無固定老員工指導和專業(yè)跟蹤，不利于成長和穩(wěn)定；新老員工關(guān)系之間還有待磨合，等等。三、人事思路 招聘途徑 如何選人 勝任特征 如何用人 如何育人 如何留人三、人事思路 招聘途徑1、內(nèi)部招聘2、大眾媒體3、專業(yè)媒體4、人才市場5、校園招聘6、中介公司7、網(wǎng)絡招聘8、員工推薦9、品牌吸引10、并購合作 備注：目前招聘

3、渠道較單一，單純靠被動地對方投遞簡歷。建議一方面主動搜集簡歷，邀請對方面試；另一方面拓展渠道，鼓勵員工推薦，“舉賢不避親”，或者登報招聘、獵頭公司招聘。 此外，招聘應一直進行，既給在崗者一定危機感，如果有真正優(yōu)秀的，也可作為人才儲備之用。三、人事思路 如何選人原則原則一：勿眼光過高原則二：首選忠誠重義之人原則三：要有一技之長原則四：不怕人比己強原則五：親自考察，不偏聽偏信 備注：選人時專業(yè)能力強，忠誠度高，懂管理的綜合人才當然更好，但人才市場的現(xiàn)實是很少存在這樣的完人的。因此，建議一方面用人所長，另一方面加大培養(yǎng)力度，老員工要提高，新員工也要提高三、人事思路 如何選人360度評估法時間過去（“

4、三代”、家庭、成績、經(jīng)歷）現(xiàn)在未來（目標、理想、職業(yè)生涯規(guī)劃）空間外表（形象、氣質(zhì)、舉止、禮儀）內(nèi)心（觀念、態(tài)度、性格、品德、信仰）言行（一致性、巧言）待人自己別人（親人、朋友、同事、伙伴、對手）世人（國家、民族、社會、人類、世界）處事工作辦事（遠近、易繁）處事（榮辱、成敗、名利、生死）人事時空 備注：此方法主要判斷一個人的價值觀和品性。專業(yè)知識考察，盡可能通過筆試和試用1周左右的實際表現(xiàn)等途徑。三、人事思路 如何選人通用指標 備注：面試過程盡可能程序化，所問問題盡可能提前設計。三、人事思路 如何選人堅決不用的員工類型美國著名管理專家希爾曼研究世界500強人才管理之道后總結(jié)三、人事思路 如何選

5、人受歡迎用的員工類型美國著名管理專家希爾曼研究世界500強人才管理之道后總結(jié)三、人事思路 公司中高層人員勝任特征三、人事思路 公司中高層人員勝任特征三、人事思路 公司中高層人員勝任特征三、人事思路 公司中高層人員勝任特征三、人事思路 公司中高層人員勝任特征三、人事思路 如何選人項目經(jīng)理勝任特征 備注：這是目前公認的項目經(jīng)理應具備的品質(zhì)和能力。在面試時，可圍繞這些方面設計問題或進行考察。三、人事思路 項目經(jīng)理勝任特征 備注：面試時可讓應聘者作排名，并對自己進行自評打岔。試用一周左右，可請項目部其他人員對這些指標進行綜合打分，以此判斷該應聘者是否稱職。三、人事思路 財務人員勝任特征 備注：這是目前

6、公認的財務人員應具備的品質(zhì)和能力。在面試時，可圍繞這些方面設計問題或進行考察。同樣，也可讓其進行自評打分，試用1周后由部門內(nèi)部其他人員打分。三、人事思路 如何用人人才觀 備注：有較好的人才觀是正確用人、準確用人的前提和保障。一個企業(yè)最大的不幸就是：有才不知，知而不任，任而不用愛才之心強烈的人才意識，要有愛惜人才、求賢若渴之心識才之智善于發(fā)現(xiàn)、團結(jié)和使用人才用才之能知人善任、用其所長、用其所能、揚長避短容才之量摒棄成見引才之藝豐富引進人才的方法，提高吸引人才的能力三、人事思路 如何用人了解需求和能力 備注：用人之前先盡可能了解員工的需求和能力。只有準確的了解員工需求和能力，才有可能進行有針對性的

7、激勵，才能做到知人善任。 員工的需求不外乎生存、成長和穩(wěn)定三個因素。需求動機行為需求滿足激勵新的需求三、人事思路 如何用人其他公司三星各盡其能賞罰分明善用個性人才杜絕用人唯親疑人不用，用人不疑內(nèi)部提拔機制蒙牛有德有才，破格使用有德無才，培養(yǎng)使用無才無德，絕不使用阿里巴巴忠誠敬業(yè)自動自發(fā)注重效率結(jié)果導向善于溝通合作進取為人低調(diào)三、人事思路 如何用人五銀人才盤點公司現(xiàn)有人才技能及不足大盤點，用人之長，容人之短因事?lián)袢吮P點近期乃至未來公司事務，把人員對號入座，配好班子適當授權(quán)確定崗位，按崗位授權(quán)，層層落實管理責任，領(lǐng)導抓關(guān)鍵點任人以專確定人選后，給其充分施展時間，將穩(wěn)，軍心才能穩(wěn)加強溝通多深入群眾，

8、傾聽意見，協(xié)調(diào)溝通，營造和諧氛圍三、人事思路 如何用人五銀 備注：公司目前用人的問題一方面對新人了解不充分，是否勝任也是求知數(shù)，這就導致在實際工作中無法授權(quán)，無法真正放心；另一方面老員工頗有看戲的意思，對新人不太主動配合，勢必工作效率效果不盡人意。因此，建議按以上路徑，采取相應辦法，確保人盡其才，才盡其用。計劃管理人人要有計劃，人人要有總結(jié)，但公司現(xiàn)在從上到下都較缺恩威并施無論對管理者還是一線員工，都應有一定的獎罰和關(guān)懷措施建立梯隊加強人才儲備，各崗位一定要有后備人選加強監(jiān)督盡可能通過制度而不是人來監(jiān)督、考核，確保盡職盡責三、人事思路 如何育人分類骨干員工技術(shù)培訓，幫助做職業(yè)生涯規(guī)劃中層人員一

9、方面送出去培訓，另一方面實行輪崗，多壓擔子高管人員一方面外培提高領(lǐng)導能力和管理能力，另一方面融進圈子三、人事思路 如何育人步驟職前訓練友善歡迎介紹同事認識，盡快融入團隊系統(tǒng)地介紹公司：基本情況，遵守的事項等三、人事思路 如何育人步驟職中訓練我叫你去做我教你去做我?guī)闳プ鑫铱粗阕鑫易屇闳プ鋈?、人事思?如何育人步驟生涯訓練人員繼任計劃制訂目標職位資格條件評估管理潛力規(guī)劃職業(yè)生涯設計訓練計劃三、人事思路 如何育人步驟學習型組織學習崗位知識，向深度和廣度拓展學習管理知識，為走向管理崗位儲備相互分享知識，互補有無，共同促進實施師帶徒計劃，適時進行表彰關(guān)注并學習行業(yè)知識，及時了解先進理念和技術(shù)三、人事

10、思路 如何育人華為第一階段（新人入職）安排位置，介紹位置周圍同事認識開歡迎會，認識其他部門同事公司及崗位介紹，直接領(lǐng)導與其單獨深入溝通工作介紹，直接領(lǐng)導告訴每天要做什么、怎么做、對接人日常工作指導，檢查每天工作量及工作難點，及時幫助3-7天，讓他知道來干什么三、人事思路 如何育人華為第二階段（新人過渡）安排老同事帶新員工積極溝通反饋，及時觀察其情緒狀態(tài)及壓力情況對其成長和進步及時肯定和表揚，提出更高的期望和要求分配挑戰(zhàn)性任務，講清工作要求和關(guān)鍵指標給予包容，觀察其逆境時的心態(tài)，看其培養(yǎng)價值8-30天，讓他知道如何能做好三、人事思路 如何育人華為第三階段（融入團隊）鼓勵積極參與團隊會議并在會議中

11、發(fā)言分享成功經(jīng)驗與新員工探討任務處理的方法和建議如果出現(xiàn)與老員工間的矛盾要及時處理開展團隊活動，觀察其優(yōu)點和能力30-90天，讓新員工主動完成工作三、人事思路 如何育人華為第四階段（制定計劃）幫助重新定位，認識工作價值，明確目標和方向適度放權(quán)讓其自行完成工作，發(fā)現(xiàn)工作價值與喜悅每季度1-2次1個小時以上的正式面談，幫助評估協(xié)助制定目標和措施，讓其做出承諾，監(jiān)督進度鼓勵平時多學習，制定個人成長計劃，分階段檢查91-180天，讓新員工制定計劃、總結(jié)經(jīng)驗三、人事思路 如何育人華為第五階段（關(guān)注關(guān)懷）關(guān)注其生活狀態(tài)，多溝通、關(guān)心、幫助慶祝生日，生日當天部門集體慶祝每月舉辦一次各種形式的部門集體活動，增

12、加團隊凝聚力公司層面進行家訪不定期非正式談心，了解工作狀態(tài)、生活狀態(tài)91-180天，讓新員工時刻每關(guān)心三、人事思路 如何育人五銀知識系統(tǒng)化老員工各方面的知識要系統(tǒng)化、書面化人盡其才形成能者多勞，多勞多得的良性機制，公司不養(yǎng)“閑人”職業(yè)通道建立多元化的晉升通道，保持隊伍穩(wěn)定，員工積極向上員工團隊化員工的成長及穩(wěn)定問題直接納入部門負責人的關(guān)鍵考核指標營造環(huán)境營造公開、公平、競爭、和諧的公司環(huán)境三、人事思路 如何留人常用手段 薪酬健全并有競爭力 給予不斷培訓機會 充分授權(quán)、信任 安排富有挑戰(zhàn)性的任務 個人職業(yè)發(fā)展與公司契合 績效考核客觀公正 彈性工作制 親情化管理 內(nèi)部環(huán)境和諧寬松 領(lǐng)導親密無間的交

13、流和溝通 備注：雙向選擇是企業(yè)間的正常流動。努力減少企業(yè)間的非正常流動，特別是核心人員的流動，對企業(yè)危害最大。 對五銀而言，老員工的忠誠當然沒話說，但如果不能準確了解其內(nèi)心需求并滿足其合理要求，其工作效率則難以保障。新員工除了健全的薪酬制度，還要配以晉升機制，要讓人有奔頭，有發(fā)展，才能真正留住人心。三、人事思路 如何留人激勵 備注：公司盡可能用豐富的“人性激勵”，足夠的“金錢激勵”，最少的“恐懼激勵。針對不同的員工采取適當?shù)募钍侄?，促進員工成長，達到公司發(fā)展的要求。三、人事思路 如何留人人性激勵常用方法 隨時隨地贊美 將優(yōu)秀員工請到辦公室單獨表揚感謝 總結(jié)報告寫入有功勞員工的名字 公開場合感

14、謝成績突出的員工 對員工的建議表示肯定 給做出成績的員工休假 主動關(guān)心員工的生活 將優(yōu)秀員工的照片掛在宣傳欄 請優(yōu)秀員工吃飯 員工生日親自送賀卡和禮物 頒發(fā)榮譽證書 邀請優(yōu)秀員工家人與公司一起旅游四、行政思路 建章立制 文書管理 固定資產(chǎn)管理 溝通渠道 集采配送管理 企業(yè)文化四、行政思路 建章立制綜合事務部綜合事務部考勤及請休假管理辦法辦公用品采購及管理辦法固定資產(chǎn)采購及管理辦法公文及檔案管理辦法車輛衛(wèi)生管理辦法四、行政思路 建章立制綜合事務部綜合事務部招聘管理辦法培訓管理辦法薪酬管理辦法績效管理辦法勞動合同等范本 備注：在目前階段，要求簡單易行。四、行政思路 建章立制其他各部門財務核審部經(jīng)營

15、計劃部工程管理部子公司資金管理、報銷等造價管理等項目管理、質(zhì)量管理、技術(shù)管理等. 備注：部門和人員確定后，由部門負責人牽頭擬定。四、行政思路 文書管理紅頭文件公司及部門、項目計劃總結(jié)資質(zhì)證照員工檔案、工程資料規(guī)章制度.管理規(guī)范有章可循四、行政思路 固定資產(chǎn)管理 備注：目前博能、基地、項目部需要一次完整、徹底的盤點，盤點以后再逐步規(guī)范。固定資產(chǎn)管理職能一般放財務部，公司可根據(jù)實際情況確定。在此提供管理方案參考。采購填報申請表，層層審批通過后，采購員辦理入庫，綜合部辦理出庫轉(zhuǎn)移填報申請調(diào)用表，綜合事務部協(xié)調(diào)，辦理調(diào)撥報廢及處置提出申請報廢及處置方案，綜合部、財務部復核，處置維護及保養(yǎng)使用人負責日常

16、維護及保養(yǎng)四、行政思路 溝通渠道建立工作匯報制度建立工作計劃總結(jié)制度建立定期交流會議制度建立員工面談談心制度建立調(diào)查問卷制度.政令暢通和諧融洽四、行政思路 企業(yè)文化影響因素五銀公司企業(yè)文化公司歷史行業(yè)影響地域影響發(fā)展戰(zhàn)略公司氛圍領(lǐng)導風格四、行政思路 企業(yè)文化建設過程物質(zhì)層制度層精神層物質(zhì)層主要指公司形象、標識、刊物等制度層主要指規(guī)范員工行為的規(guī)章制度精神層主要指公司的使命、愿景、價值觀 備注：公司的企業(yè)文化目前只設計了標識，還有公司簡介、規(guī)章制度等等一系列工作要做。企業(yè)文化一方面靠頂層設計，另一方面靠時間沉淀。五、需求 人事方面 全面參與招聘工作。搜集崗位需求及招聘要求，初篩簡歷，匯總面試試題

17、，組織集中面試（每周至少1次），項目經(jīng)理、施工員、會計等崗位招聘不間斷，大浪淘沙，去粗存精 完善培養(yǎng)體系。對新員工，一律明確老員工帶教和指導，要有指導目標，帶教可視能力給予一定激勵；對老員工，一律要求自己提出成長要求，不愛學習不上進滿向負能量的員工，最終會成為公司發(fā)展的絆腳石五、需求 人事方面 確定薪酬體系及勞動合同。盡快明確薪酬體系內(nèi)容，特別是新員工，盡量在入職前談妥，避免滋生負面情緒影響工作；勞動合同還是要簽訂，對雙方都有個約束 組織員工個別談話?？偨?jīng)理、綜合事務部組織公司所有員工，挨個談話，描繪公司發(fā)展前景，落實員工崗位責任，了解員工工作狀態(tài)及生活狀態(tài)，對公司發(fā)展意見和建議五、需求 行政方面 突出信息反饋。包括員工周計劃、周總結(jié)，工作中遇到哪些難題需要領(lǐng)導層協(xié)調(diào)的，等等，形成周報制度和例會制度。避免事情安排了沒下文，或者推一下才動一下 理順工作流程。雖然有很多制度和流程，但一直沒有討論確定。建議一些緊急的比如工程質(zhì)量管理、技術(shù)要求等方面的可先定，這樣大家工作起來有章可循，而不是什么都要問，問也不知道問誰，以致最后還是到總經(jīng)理這里五、需求 行政方面 博能與基地關(guān)系。基地的定位：一方面為博能的靠前指揮所，另一方面為勞務、設備等子公司辦公地。因此，博能還是要保持相當部分人員辦公，聚集人氣，基地以子公司為主，項目部人員偶爾在基地過渡。博能