集團公司公文管理規(guī)定辦法

1、集團公司公文處理辦法第一章總則第一條 為使 集團公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合集團實際， 制定本辦法。第二條集團公文是集團公司及各下屬子公司在企業(yè)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書， 是依法行政、依法管理和進行公 務(wù)活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列 相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是，精簡、高效的原則，做到及時、 準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和其他有 關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，確保國家及企業(yè)秘密的安全。第六條 各單位的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視公文處理工作，遵守本辦法并加強對本單位公文處

2、理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 每一個企業(yè)的管理人員都應(yīng)當(dāng) 認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。第七條集團公司行政人事部是公文處理的管理機構(gòu)，主管總部并負 責(zé)指導(dǎo)集團各子公司的公文處理工作。各子公司行政人事部應(yīng)有專人 負責(zé)公文處理工作。第二章公文種類第八條 集團公司的公文種類主要有:（一）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位（部門）及人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于公布集團各單位各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（三）通知適用于批轉(zhuǎn)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和與企業(yè)工作相關(guān)的公文， 發(fā)布內(nèi)部規(guī)章，傳達要求辦理和需要周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（四）通報適用

3、于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（五）報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。（六）請小適用于向上級單位或部門請求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位或部門之間商洽工作， 詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十）會議紀(jì)要適用于記載、傳達會議情況和議定事項（十一） 其他適用于企業(yè)的公文種類。第三章公文格式第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、 緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等

4、部分 組成。（一）涉及單位秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（三）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱； 聯(lián)合行 文，主辦單位排列在前。（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明 主辦單位發(fā)文字號。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名，還應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián) 系人的姓名和電話。聯(lián)系人應(yīng)為對該公文的咨詢能作出答復(fù)的人。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書 名號外

5、，一般不用標(biāo)點符號。（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡 稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（九）公文除“會議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文， 可以只由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋 印章。（十）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)， 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位 負責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）印發(fā)單位應(yīng)為發(fā)文單位的行政人事部， 印發(fā)日期以公文付印 的日

6、期為準(zhǔn)。（十五）會議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題之下注明通過日期， 通過日期以會議結(jié) 束的日期為準(zhǔn)。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。第十條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mr 297mm，左側(cè)裝 訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四章行文規(guī)則第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般應(yīng)逐級行文，不得越級行文；上行文如確需越級，應(yīng)抄送越過的上級單位。第十二條 集團公司總部各部門除行政人事部外，不得對外正式行文。 其他部門需向所屬企業(yè)行文時，用XX函格式?！皩ν庹叫形摹笔侵赶虮酒髽I(yè)以外的其他企業(yè)和單位制發(fā)政策性和 規(guī)范性文件?！币院男问健毙形氖侵敢孕藕?/p>

7、式公文的格式行文。信 函式公文除使用“函”的文種外，還可以選擇與行文方向一致、與公 文內(nèi)容相符的其他文種。第十四條 同級單位可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。第十五條 聯(lián)合行文或會簽公文，主辦單位應(yīng)先簽署意見，然后協(xié)辦 部門依次簽署意見。凡涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位必須與之協(xié)商、會簽， 取得一致意見后方可行文。征求意見或會簽公文，主辦部門應(yīng)及時提出要求，協(xié)辦部門一般應(yīng)在 三日內(nèi)回復(fù)。第十六條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同 時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時抄送所屬企業(yè)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。“意見”用于上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理；用于

8、下行 文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，所屬企業(yè)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要 求的，所屬企業(yè)可參照執(zhí)行；用于平行文，所提意見供對方參考。 第十七條收到所屬企業(yè)的“請示”，上級單位必須答復(fù)，所屬企業(yè)亦可以詢問。收到所屬企業(yè)的“意見”，上級單位應(yīng)作出處理或答復(fù)。第五章發(fā)文辦理第十九條 發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十條 以集團公司名義行文的形式及其適用內(nèi)容劃分如下：（一）河南森茂集團公司文件1、向國資委和其他上級單位行文。2、轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院、國資委文件。3、印發(fā)集團公司內(nèi)部管理規(guī)章、部署集團重大工作，采取重要行政 措施。4、下達和調(diào)整長遠規(guī)劃

9、、中長期計劃、重要年度計劃。5、重要的機構(gòu)變動、人員調(diào)整、獎懲事項。6、與集團公司黨委、紀(jì)委、工會、團委聯(lián)合行文。7、其他需發(fā)中國鐵路通信信號集團公司文件的事項。（二）集團公司信函式發(fā)文（中國鐵路通信信號集團公司）1、與國務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府聯(lián)系工作、商洽問題、答復(fù)審批事項。2、向集團公司所屬企業(yè)布置具體工作，下達、調(diào)整單項任務(wù)計劃。3、答復(fù)所屬企業(yè)的請示事項。4、向所屬企業(yè)通報情況，批評錯誤，表彰獎勵先進。5、其他需以集團公司名義行文的事項。（三）中國鐵路通信信號集團公司任免通知集團公司管理的干部任免、聘用、調(diào)動。（四）中國鐵路通信信號集團公司出國（赴港澳）任務(wù)批件（五）

10、中國鐵路通信信號集團公司出國（赴港澳）任務(wù)確認(rèn)件（六）中國鐵路通信信號集團公司出國（赴港澳）任務(wù)通知書審批集團公司系統(tǒng)人員因公出國（赴港澳）任務(wù)。（七）中國鐵路通信信號集團公司總經(jīng)理辦公會會議紀(jì)要討論重大問題，決定重要事項，部署重要工作。（八）中國鐵路通信信號集團公司集團辦公會會議紀(jì)要研究擬定專項工作、部署重點工作。第二十一條 以集團公司部門名義行文的有：（一）中國鐵路通信信號集團公司辦公室文件1、轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院各部門有關(guān)文件。2、向所屬企業(yè)傳達有關(guān)事項。3、其他需發(fā)中國鐵路通信信號集團公司辦公室文件的事項。（二）集團公司部門信函式公文（中國鐵路通信信號集團公司XX X）。1、在職權(quán)范圍內(nèi)與所屬企

11、業(yè)及其部門聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)問題； 布置、指導(dǎo)本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作；通報情況。2、其他需以部門名義行文的事項。第二十二條 集團公司電報是公文的一種形式，在處理緊急公務(wù)時使用，其辦理方法和格式要求按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十三條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、 發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位 的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)

12、確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引 發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、 日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、工第二層為“（一）”，第三層 為“1.，第四層為“（1）”。（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際 組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯 名。（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。第二十四條 公文送企業(yè)負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由辦公室進行審核。審核 的重點是：是否確需行文，行文方式是

13、否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和 擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范等。第二十五條以本企業(yè)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)。以本企業(yè)名義制發(fā)的下行文或平行文， 可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工負責(zé)簽發(fā) 第二十六條 公文正式印制前，擬稿部門對清樣應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進行校對， 然后送交辦公室進行復(fù)核。校對人員應(yīng)對清樣與文稿的一致性負責(zé)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式 是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章收文辦理第二十七條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程， 包括簽收、登記、 審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十八條 收到所屬企業(yè)上報的需要辦理的公文

14、，文秘部門應(yīng)當(dāng)進 行審核。審核的重點是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、 法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽； 文種使用、公文格式是否規(guī)范。第二十九條 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門送交辦公 室負責(zé)人，辦公室負責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見， 送企業(yè)負責(zé)人批示 或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公 室負責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。第三十條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理， 不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理；一般公文應(yīng)在3個工作日內(nèi)辦結(jié)。凡 超過辦理時

15、限，主辦部門應(yīng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍 或不宜由本部門主辦的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門。第三十一條 收到上級單位下發(fā)或交辦的公文，由辦公室負責(zé)人提出 擬辦意見，均應(yīng)送企業(yè)負責(zé)人或分管負責(zé)人批示后辦理。第三十二條 公文在辦理過程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)文秘人員登記，不要在閱辦者之間直接傳遞即橫傳， 以保證公文 來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。第三十三條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項 的，圈閱表示已閱知。第三十四條 送負責(zé)人或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責(zé)催 辦。催辦應(yīng)建立制度，指定

16、人員負責(zé)，做到緊急公文跟蹤催辦，重要 公文重點催辦，一般公文定期催辦。第七章公文歸檔第三十五條 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十六條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存 價值等整理（立卷）。要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本 企業(yè)的主要工作情況，便于保管和利用。第三十七條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔, 其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第三十八條本企業(yè)負責(zé)人兼任其他企業(yè)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé) 過程中形成的公文，由其兼職企業(yè)整理（立卷）、歸檔。第三十九條 歸檔范圍

17、內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定 期向檔案部門移交。第四十條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須 符合存檔要求。第八章公文管理第四十一條 公文由文秘部門或?qū)＃妫┞毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、分辦、審 核、用印、歸檔和銷毀。第四十二條 文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本企業(yè)公文處理的有關(guān)制度。第四十三條 密級文件，原則上不準(zhǔn)翻印。確因工作需要翻印的，必 須經(jīng)本企業(yè)保密委主任批準(zhǔn)。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的企業(yè)、日期、 份數(shù)和印發(fā)范圍。絕密級文件不準(zhǔn)翻印。第四十四條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印企業(yè)證 明章。第四十五條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作 自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第四十六條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負 責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷, 保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進行 登記。第四十七條 企業(yè)重組、合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。企業(yè) 撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）