淺議高職院校人事檔案的信息化管理

1、淺議高職院校人事檔案的信息化管理淺議高職院校人事檔案的信息化管理高職院校人事檔案是干部人事檔案的重要組成部分，人事檔案管理工作是高職院校人事工作的重要基矗人事檔案記錄了教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活等經(jīng)歷的有關(guān)情況，真實(shí)、準(zhǔn)確地反響了教職工德、能、勤、績(jī)、廉各方面的表現(xiàn)，為單位選拔人才、個(gè)人晉級(jí)晉升等工作提供完善的根據(jù)。積極推動(dòng)人事檔案管理信息化建立可以進(jìn)步人事檔案的管理效率、信息資源的使用率，對(duì)高職院校的改革和各項(xiàng)事業(yè)的開(kāi)展起到促進(jìn)作用。我們要積極把現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用到高職院校人事檔案管理上來(lái)，實(shí)在進(jìn)步檔案管理信息化程度，促進(jìn)高職院校人事檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化開(kāi)展。一、高職院校人事檔案管理

2、的現(xiàn)狀1.學(xué)校重視度有待進(jìn)步。實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)很精細(xì)、繁重的任務(wù)。這項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)展，必須得到學(xué)校指導(dǎo)班子和相關(guān)部門的高度重視和大力協(xié)助。目前，很多高職院校對(duì)人事檔案管理工作普遍存在重視度不夠的問(wèn)題，沒(méi)有真正把檔案管理工作擺到應(yīng)有的位置，從事檔案管理工作的人員異動(dòng)較為頻繁，管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，且大多都是邊學(xué)邊干，專業(yè)對(duì)口的很少。管理制度不夠健全，觀念陳舊，跟不上信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求。2.管理方法有待創(chuàng)新。目前，很多高職院校人事檔案管理方法陳舊，還局限于檔案實(shí)體管理即紙制管理，它沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。這種實(shí)體管理，它依賴于人工進(jìn)展搜集和管

3、理，工作量大，效率低。近年來(lái)高職院校建立步伐突飛猛進(jìn)，對(duì)各類人員的需求日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)也大量增加，檔案的數(shù)量也隨之倍增，檔案信息處理僅靠人工管理已經(jīng)無(wú)法滿足需要。因此，必須擺脫陳舊的人工檔案管理理念，實(shí)行技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)步工作效率。3.信息化程度有待提升。在檔案查閱上，都是檔案管理人員通過(guò)分類目錄，查找需要查閱的檔案記錄，再?gòu)哪夸浿械挠涗浀綑n案室中查找實(shí)體檔案。這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，無(wú)法進(jìn)展人事信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩本文由論文聯(lián)盟搜集整理癬排序、分類、匯總，信息化程度比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。4.管理程序有待標(biāo)準(zhǔn)。目前一些高職院校的

4、人事檔案材料在一定程度上還存在著內(nèi)容陳舊、信息單一的缺陷，不能全面地反映一個(gè)人的全貌。人事檔案管理工作一直以來(lái)都處于被動(dòng)位置，檔案管理員缺乏主動(dòng)搜集意識(shí)，僅僅只是等材料送上門，發(fā)現(xiàn)材料缺少及時(shí)補(bǔ)全的力度也不夠，破壞了檔案材料的完好性。人事檔案材料很多，檔案用紙規(guī)格沒(méi)有統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料用紙要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但是如今的公文材料大部分都是用A4紙，職稱評(píng)聘材料用紙大部分也是用的A4紙，紙張大小不同，使有的表格超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)諸多不便，也增加了檔案管理員的工作量。當(dāng)前高職院校人事檔案的信息化管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的施行標(biāo)準(zhǔn)。隨著科技的進(jìn)步、信息網(wǎng)絡(luò)化的普及，網(wǎng)絡(luò)犯罪時(shí)有發(fā)生

5、，但是缺乏躲避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的法律法規(guī)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。檔案信息中，凡涉及個(gè)人隱私、工作機(jī)密和其他法律規(guī)定不得公開(kāi)的信息等都屬于保密范圍。在檔案管理信息化的過(guò)程中，存在信息被竊娶效勞器被黑客和病毒攻擊等問(wèn)題。二、高職院校人事檔案信息化管理的必要性1.有利于進(jìn)步管理人員的工作效率。實(shí)行高職院校人事檔案信息化建立后，將檔案管理員從繁鎖的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，從而有更多的時(shí)間鉆研和開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷進(jìn)步管理程度。檔案管理實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實(shí)行資源共享，檢索與查詢只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以即時(shí)查詢，大大進(jìn)步了工作效率，有效節(jié)約了學(xué)校資源。2.有利于人事紙制檔案的保護(hù)。人事紙制檔案是最原始的

6、證明材料，對(duì)它的保護(hù)尤其重要。工作中經(jīng)常要查詢?nèi)藛T信息，對(duì)它的磨損也比較多。尤其是人事調(diào)動(dòng)或職稱評(píng)審等工作，翻閱、查詢得更多，人事紙制檔案不堪重負(fù)。人事檔案信息化后，各類人員的信息可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接查詢，減少了與紙制檔案的接觸，有利于對(duì)人事紙制檔案的保護(hù)。三、高職院校人事檔案信息化管理的措施1.加大對(duì)檔案管理信息化建立的投入。高職院校檔案管理信息化建立的成功開(kāi)展，指導(dǎo)的重視是一個(gè)必不可少的條件。只有指導(dǎo)重視了，檔案信息化建立才能持續(xù)開(kāi)展。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建立的財(cái)力支持。只有重視而沒(méi)有財(cái)務(wù)支持，也只是紙上談兵，不能付諸理論。財(cái)力的投入，可以幫助高職院校添加機(jī)器設(shè)備，進(jìn)步檔案管理員的工資和

7、待遇，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化建立。2.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建立，檔案信息管理員不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、純熟運(yùn)用高新設(shè)備管理的才能。高職院校應(yīng)定期派出檔案信息管理員參加相應(yīng)專題培訓(xùn)學(xué)習(xí)或聘請(qǐng)檔案信息化方面的專家來(lái)給檔案信息管理員進(jìn)展檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，進(jìn)步檔案信息管理員計(jì)算機(jī)實(shí)際操作才能和系統(tǒng)檔案管理才能，這種方式既省時(shí)又省經(jīng)費(fèi)。3.進(jìn)步檔案信息利用效率。高職院校人事檔案信息化建立，使人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙制

8、檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)到檔案信息管理上來(lái)。利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息化平臺(tái)，對(duì)教職工檔案信息進(jìn)展存儲(chǔ)、檢索、查詢，使高職院校的人才資源得到更科學(xué)地利用和開(kāi)發(fā)，進(jìn)一步進(jìn)步檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，為人事工作科學(xué)開(kāi)展提供高效及時(shí)的效勞。4.建立完善的規(guī)章制度。高職院校要適應(yīng)深化事業(yè)單位人事制度改革的要求，逐步建立健全人事檔案分類管理制度，對(duì)學(xué)校管理、專業(yè)技術(shù)、工勤技能三大類人員檔案實(shí)行分類管理。人事檔案信息化建立更是新時(shí)期對(duì)高職院校人事檔案管理工作提出的新要求，所以無(wú)法照搬傳統(tǒng)的人工管理制度，必須結(jié)合各校信息化建立的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建立是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理開(kāi)展的主題，高職院校人事檔案管理信息化的建立也成為社會(huì)開(kāi)展的必然趨勢(shì)。我們要深化認(rèn)識(shí)到高職院校人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性和復(fù)雜性。人事檔案信息化建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，它包括了檔案信息資源的有