工程項(xiàng)目檔案管理制度

文件編號(hào)：JJXMGL簽發(fā)：龔愛(ài)萍工程項(xiàng)目檔案管理制度第一部分：咨詢(xún)成果文件檔案管理辦法一、檔案歸檔范圍由本公司簽訂合同執(zhí)行工程項(xiàng)目管理、工程造價(jià)咨詢(xún)、工程招標(biāo)代理、其他工程咨詢(xún)項(xiàng)目的檔案屬本制度管理范疇.二、檔案查閱及外借1、檔案查閱及調(diào)檔嚴(yán)格貫徹專(zhuān)人核批，檔案管理員陪同查詢(xún)的規(guī)定,原則上存放于檔案室的檔案在公司會(huì)議室查閱，若需復(fù)制則由檔案管理員復(fù)印，并記錄備案.2、對(duì)于借出的檔案原件，由檔案歸管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能借出，并需及時(shí)歸還，3、需在借出及歸還時(shí)查驗(yàn)檔案的完整性，若發(fā)現(xiàn)抽取原件或替換原件，則依公司規(guī)定處理.三、歸檔流程1、對(duì)于工程項(xiàng)目管理、工程造價(jià)咨詢(xún)、工程招標(biāo)代理依據(jù)各咨詢(xún)服務(wù)成果的檔案目錄依次歸檔.2、一份完整的檔案以項(xiàng)目咨詢(xún)合同為單位，可以根據(jù)各階段成果文件完成情況分階段成冊(cè)歸檔.3、對(duì)于一份工程造價(jià)咨詢(xún)成果文件實(shí)施二階段歸檔，即咨詢(xún)成果文件在檔案管理員處加蓋注冊(cè)造價(jià)工程師＜或招標(biāo)工程師章＞時(shí)，需將"咨詢(xún)/服務(wù)成果報(bào)告校審報(bào)送單”中的"二、審核依據(jù)資料”及時(shí)交檔案管理員預(yù)歸檔，對(duì)于”顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表”等內(nèi)部管理資料則在預(yù)歸檔＜出具咨詢(xún)報(bào)告〉后一周內(nèi)正式歸檔.4、對(duì)于一次招標(biāo)代理工作，則應(yīng)當(dāng)在發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)后及時(shí)歸檔.5、對(duì)于工程項(xiàng)目管理成果文件則隨項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，遞交完整竣工精心整理歸檔資料.四、檔案裝訂1、檔案應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的目錄格式依冊(cè)次裝訂，并對(duì)每一冊(cè)編排頁(yè)碼.2、過(guò)程中的檔案采用檔案盒，文本打孔方式裝訂.3、對(duì)于最終的檔案采用線(xiàn)裝方式成冊(cè).第二部分咨詢(xún)成果檔案管理登記辦法1、為加強(qiáng)工程咨詢(xún)成果檔案管理，根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》和建津公司《工程咨詢(xún)成果檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程咨詢(xún)成果檔案工作的實(shí)際，制定本辦法.2、本辦法適用于由建津公司審核簽發(fā)的工程咨詢(xún)成果的檔案管理登記工作.3、工程咨詢(xún)成果檔案管理登記工作實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，建津公司總經(jīng)理室負(fù)責(zé)工程咨詢(xún)成果檔案管理登記工作的統(tǒng)一部署和組織領(lǐng)導(dǎo)，各咨詢(xún)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工程咨詢(xún)成果檔案管理工作的組織、監(jiān)督和指導(dǎo).4、工程咨詢(xún)成果檔案管理登記工作采取由檔案管理員登記，各咨詢(xún)部門(mén)核實(shí)的方式進(jìn)行.5、工程咨詢(xún)成果檔案管理登記工作應(yīng)做到登記全面、填報(bào)準(zhǔn)確、上報(bào)及時(shí).6、公司辦公室是負(fù)責(zé)工程咨詢(xún)成果檔案管理登記工作的管理部門(mén)，應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)、裝訂機(jī)等設(shè)備,在建津公司檔案室統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，逐步建立和完善適合工程咨詢(xún)成果檔案管理登記工作需要的信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)工程咨詢(xún)成果檔案管理登記手段的現(xiàn)代化.第三部分：咨詢(xún)成果建設(shè)項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收辦法1、為加強(qiáng)對(duì)工程咨詢(xún)成果檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的管理,規(guī)范驗(yàn)收組織工作，保證工程咨詢(xún)成果檔案工作質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和建津公司《咨詢(xún)成果檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程咨詢(xún)成果檔案工作的實(shí)際，制定本辦法.2、本辦法適用于由建津公司檔案室歸入的工程咨詢(xún)成果.3、工程咨詢(xún)成果檔案是指在工程咨詢(xún)過(guò)程中形成的、能夠真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程、對(duì)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)和管理具有重要查考價(jià)值、并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的各類(lèi)不同載體形式的歷史記錄＜詳見(jiàn)后附目錄＞.4、工程咨詢(xún)成果檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收是工程咨詢(xún)成果整體質(zhì)量驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)建津公司驗(yàn)收小組組織專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，將由公司總經(jīng)理室制訂相應(yīng)的懲罰措施.5、凡經(jīng)建津公司加蓋公章的工程咨詢(xún)成果的檔案均需進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收.6、工程咨詢(xún)成果檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組的組成：6.1由建津公司總經(jīng)理師組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收.6.2工程咨詢(xún)成果檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組成員一般不少于3人的單數(shù).7、原則上檔案每年驗(yàn)收一次，對(duì)于上次管理部門(mén)組織的專(zhuān)項(xiàng)檢查前,公司則組織針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)檢查的公司內(nèi)部專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收.8、本辦法由建津公司總經(jīng)理室負(fù)責(zé)解釋.9、本辦法自發(fā)布之日起施行.**建津建設(shè)工程咨詢(xún)**29年4月9日附表：歸檔目錄附表1:工程項(xiàng)目管理/造價(jià)咨詢(xún)/招標(biāo)代理歸檔總目錄合同編號(hào)：檔案編號(hào):合同編號(hào)項(xiàng)目名稱(chēng)委托單位委托服務(wù)內(nèi)容項(xiàng)目建議書(shū)可行性研究投資估算設(shè)計(jì)概算招標(biāo)代理造價(jià)控制結(jié)算審價(jià)竣工決算項(xiàng)目后評(píng)估項(xiàng)目管理成果序號(hào)委托內(nèi)容咨詢(xún)成果名稱(chēng)歸檔人歸檔日期附表2：工程概算編制成果文件歸檔目錄工程概算編制成果文件歸檔目錄合同編號(hào)：檔案序號(hào):委托單位項(xiàng)目名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程概算編制咨詢(xún)合同^2工程項(xiàng)目基本情況表3產(chǎn)品〈項(xiàng)目＞要求評(píng)審表4任務(wù)單5工作計(jì)劃表6工程概算編制總結(jié)報(bào)告7造價(jià)咨詢(xún)項(xiàng)目征詢(xún)意見(jiàn)回訪(fǎng)記錄表8擴(kuò)初概算編制原則10其他有關(guān)資料二工程概算編制有關(guān)文件1概算編制資料提供登記表2工程概算編制工作會(huì)商紀(jì)要3概算編制報(bào)告征詢(xún)意見(jiàn)單4咨詢(xún)/服務(wù)成果校審記錄單5概算編制報(bào)告＜編制說(shuō)明、匯總表、概算書(shū)＞★6概算編制報(bào)告簽收單★7顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表★8其他概算資料9工程量計(jì)算書(shū)及工料分析立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日附表3：工程概算審核成果文件歸檔目錄工程概算審核成果文件歸檔目錄合同編號(hào)：檔案序號(hào):委托單位項(xiàng)目名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程概算審核咨詢(xún)合同^2工程項(xiàng)目基本情況表3產(chǎn)品〈項(xiàng)目＞要求評(píng)審表4任務(wù)單5工作計(jì)劃表6工程概算審核總結(jié)報(bào)告7回訪(fǎng)記錄表8技經(jīng)指標(biāo)表9其他有關(guān)資料二工程概算審核有關(guān)文件1概算審核資料提供登記表2概算審核工作會(huì)商紀(jì)要3概算審核報(bào)告征詢(xún)意見(jiàn)單4咨詢(xún)/服務(wù)成果校審記錄單5概算審核報(bào)告＜匯總表、審核書(shū)＞★6概算審核報(bào)告簽收單★7顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表★8設(shè)計(jì)單位編制的工程概算書(shū)9其他概算審核資料10工程量計(jì)算書(shū)及工料分析立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日附表4：工程預(yù)算編制成果文件歸檔目錄合同編號(hào)：檔案序號(hào):委托單位項(xiàng)目名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程預(yù)算編制咨詢(xún)合同*2工程項(xiàng)目基本情況表3產(chǎn)品〈項(xiàng)目＞要求評(píng)審表4任務(wù)單5工作計(jì)劃表6工程預(yù)算編制總結(jié)報(bào)告7技經(jīng)指標(biāo)表8造價(jià)咨詢(xún)項(xiàng)目征詢(xún)意見(jiàn)回訪(fǎng)記錄表9施工圖預(yù)算編制原則二工程預(yù)算編制有關(guān)文件1預(yù)算編制資料提供登記表2工程預(yù)算編制工作會(huì)商紀(jì)要3預(yù)算編制報(bào)告征詢(xún)意見(jiàn)單4咨詢(xún)/服務(wù)成果校審記錄單5預(yù)算編制報(bào)告＜匯總表、預(yù)算書(shū)＞★6預(yù)算編制報(bào)告簽收單7顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表8工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書(shū)9招投標(biāo)文件及有關(guān)資料10其他預(yù)算資料11工程量計(jì)算書(shū)及工料分析立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日附表5:工程預(yù)算審核成果文件歸檔目錄工程預(yù)算審核成果文件歸檔目錄合同編號(hào)：檔案序號(hào):委托單位項(xiàng)目名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序歸檔情況^-內(nèi)部管理資料1工程預(yù)算審核咨詢(xún)合同*2工程項(xiàng)目基本情況表3產(chǎn)品〈項(xiàng)目＞要求評(píng)審表4任務(wù)單5工作計(jì)劃表6工程預(yù)算審核總結(jié)報(bào)告7回訪(fǎng)記錄表8技經(jīng)指標(biāo)表9其他有關(guān)資料二工程預(yù)算審核有關(guān)文件1預(yù)算審核資料提供登記表2預(yù)算審核工作會(huì)商紀(jì)要3預(yù)算審核報(bào)告征詢(xún)意見(jiàn)單4咨詢(xún)/服務(wù)成果校審記錄單5預(yù)算審核報(bào)告＜匯總表、審核書(shū)＞★6預(yù)算審核報(bào)告簽收單7顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表★8施工單位編制的工程預(yù)算書(shū)9工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書(shū)10招投標(biāo)文件及有關(guān)資料11其他預(yù)算審核資料12工程量計(jì)算書(shū)及工料分析委托單位項(xiàng)目名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序歸檔情況一,內(nèi)部管理資料1施工階段造價(jià)控制咨詢(xún)合同★2施工階段造價(jià)控制項(xiàng)目基本情況表3產(chǎn)品＜項(xiàng)目＞要求評(píng)審表4任務(wù)單5工作計(jì)劃表6施工階段造價(jià)控制總結(jié)報(bào)告7顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表★8其他有關(guān)資料二施工階段造價(jià)控制有關(guān)文件1現(xiàn)場(chǎng)造價(jià)控制措施大綱2會(huì)商紀(jì)要3業(yè)務(wù)聯(lián)系單4資料提供、歸還情況登記表5合同評(píng)審流轉(zhuǎn)單6合同評(píng)審記錄表7核定的施工圖預(yù)算8專(zhuān)業(yè)分包招投標(biāo)文件＜?xì)w檔內(nèi)容參照招標(biāo)代理專(zhuān)業(yè)分包規(guī)定〉9分階段用款計(jì)劃書(shū)10設(shè)備、材料批價(jià)有關(guān)文件★〈書(shū)面文本及網(wǎng)上電子文本〉11中期付款報(bào)告〕網(wǎng)上電子文本〔12投資監(jiān)理日記13投資監(jiān)理月報(bào)14工程造價(jià)控制工作專(zhuān)題報(bào)告15顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表★合同編號(hào):檔案序號(hào):立卷人：〕簽章〔年月日簽收人：〕簽章〔年月日立卷人:〕簽章〔年月日簽收人:〕簽章〔年月日附表6：施工階段造價(jià)控制成果文件歸檔目錄附表立卷人:〕簽章〔年月日簽收人:〕簽章〔年月日附表6：施工階段造價(jià)控制成果文件歸檔目錄附表7：工程結(jié)算審價(jià)項(xiàng)目歸檔目錄＜第一階段〉檔案序號(hào)：合同編號(hào)：檔案序號(hào)：成果序號(hào)成果名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序冊(cè)次頁(yè)數(shù)1業(yè)務(wù)委托合同★2工程預(yù)＜結(jié)＞算審價(jià)工作會(huì)商紀(jì)要★3咨詢(xún)/服務(wù)成果校審記錄單★4審價(jià)報(bào)告＜審定單、匯總表、審價(jià)對(duì)比表、審價(jià)書(shū)＞★5工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書(shū)*6招投標(biāo)文件及有關(guān)資料7施工單位編制的結(jié)算書(shū)*8其他結(jié)算資料〈工程變更、簽證、發(fā)票等＞★9技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)指標(biāo)表〈新建工程〉10質(zhì)量保證承諾書(shū)*合同編號(hào)委托單位及項(xiàng)目名稱(chēng)立卷人：〕簽字〔簽收人：〕簽字〔附表8：年月曰工程結(jié)算審價(jià)項(xiàng)目歸檔目錄年月曰合同編號(hào)：檔案序號(hào):合同編號(hào)委托單位成果序號(hào)成果名稱(chēng)序號(hào)立卷材料排列次序冊(cè)次頁(yè)數(shù)1業(yè)務(wù)委托合同★2委托項(xiàng)目基本情況調(diào)查表*3審價(jià)資料提供登記表★4工程預(yù)＜結(jié)＞算審價(jià)工作會(huì)商紀(jì)要★5審價(jià)報(bào)告征詢(xún)意見(jiàn)單★6咨詢(xún)/服務(wù)成果校審記錄單★7審價(jià)報(bào)告＜審定單、匯總表、審價(jià)對(duì)比表、審價(jià)書(shū)＞★8審價(jià)報(bào)告簽收單★9工程施工總、分包合同或施工協(xié)議書(shū)*10招投標(biāo)文件及有關(guān)資料11施工單位編制的結(jié)算書(shū)*12其他結(jié)算資料〈工程變更、簽證、發(fā)票等＞★13工程量計(jì)算書(shū)及工料分析★14顧客滿(mǎn)意度調(diào)查表★立卷人：〕簽字〔簽收人：〕簽字〔年月日年月日附表9：招標(biāo)代理項(xiàng)目情況匯總表合同編號(hào)報(bào)建編號(hào)招標(biāo)單位項(xiàng)目名稱(chēng)項(xiàng)目類(lèi)別土建安裝市政水利港園林其他〕〔招標(biāo)工程師楊海莉、彭燁招標(biāo)組成員建設(shè)規(guī)模建筑面積〕m2〔招標(biāo)類(lèi)型公開(kāi)項(xiàng)目概況批準(zhǔn)總投資萬(wàn)元萬(wàn)元萬(wàn)元邀請(qǐng)建安造價(jià)〕一〔直接建安造價(jià)〕二〔委托服務(wù)內(nèi)容中標(biāo)額＜萬(wàn)元〉中標(biāo)單位合同工期中標(biāo)日期項(xiàng)目經(jīng)辦人勘察、設(shè)計(jì)勘察、設(shè)計(jì)、施工土地、勘察、設(shè)計(jì)勘察設(shè)計(jì)施工監(jiān)理施工監(jiān)理〕招標(biāo)代理單位專(zhuān)用〔項(xiàng)目名稱(chēng)：項(xiàng)目報(bào)建號(hào):建設(shè)單位：招標(biāo)方式：聯(lián)系人、：招標(biāo)工程師：中標(biāo)單位：招標(biāo)主辦人:序號(hào)資料目錄冊(cè)次頁(yè)數(shù)序號(hào)資料目錄冊(cè)次頁(yè)數(shù)1招標(biāo)投標(biāo)情況報(bào)告*19專(zhuān)家評(píng)委抽取申請(qǐng)表2招標(biāo)策劃表*20專(zhuān)家評(píng)委表*3報(bào)建表*21業(yè)主授權(quán)委托書(shū)或評(píng)委備案表*4項(xiàng)目有關(guān)批復(fù)*22**或職稱(chēng)證書(shū)復(fù)印件5招標(biāo)代理合同或協(xié)議書(shū)*23商務(wù)評(píng)審表〈施工〉6辦事流程表*24回標(biāo)分析〈含澄清問(wèn)題＞＜施工＞*7公開(kāi)信息表或投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)*25評(píng)標(biāo)報(bào)告*8建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)報(bào)名匯總表*26專(zhuān)家評(píng)標(biāo)意見(jiàn)表*9資格預(yù)審文件、評(píng)審報(bào)告27打分表或選票*10資格預(yù)審合格〈不合格〉通知書(shū)28中標(biāo)通知書(shū)〈復(fù)印件＞*11建設(shè)工程招標(biāo)入圍一覽表*29未中標(biāo)通知書(shū)12招標(biāo)文件*30建設(shè)工程招標(biāo)資料領(lǐng)取簽收表13工程量清單＜施工＞*31各類(lèi)簽到表14招標(biāo)控制價(jià)32各投標(biāo)人企業(yè)資質(zhì)與及授權(quán)委托書(shū)*15投標(biāo)人投標(biāo)疑問(wèn)函或無(wú)疑問(wèn)函33中標(biāo)單位投標(biāo)書(shū)*16答疑會(huì)紀(jì)要或補(bǔ)充招標(biāo)文件34其他〈如考察報(bào)告、未中標(biāo)投標(biāo)文件等＞17各投標(biāo)人開(kāi)標(biāo)授權(quán)委托書(shū)*35回訪(fǎng)意見(jiàn)表〈復(fù)印件＞*18投標(biāo)公函、投標(biāo)承諾書(shū)〈設(shè)計(jì)＞*36歸檔人立卷人歸檔日期立卷日期必料歸與檔料目錄等的資料納入“其他“中.備注：括號(hào)內(nèi)的"施工"及"設(shè)計(jì)"表示招標(biāo)附表11:〕內(nèi)部招標(biāo)項(xiàng)目專(zhuān)用〔備注：括號(hào)內(nèi)的"施工"及"設(shè)計(jì)"表示招標(biāo)附表11:項(xiàng)目名稱(chēng)：招標(biāo)內(nèi)容：建設(shè)單位：聯(lián)系人、：中標(biāo)單位：招標(biāo)主辦人:序號(hào)資料目錄冊(cè)次頁(yè)數(shù)序號(hào)資料目錄冊(cè)次頁(yè)數(shù)1招標(biāo)投標(biāo)情況報(bào)告*18技術(shù)分匯總表2招標(biāo)預(yù)備＜啟動(dòng)〉會(huì)會(huì)議紀(jì)要19回標(biāo)分析〈含澄清問(wèn)題〉3招標(biāo)代理合同或協(xié)議書(shū)20評(píng)標(biāo)報(bào)告或定標(biāo)分析*4招標(biāo)信息表或投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)21詢(xún)標(biāo)資料5投標(biāo)單位報(bào)名匯總表或入圍一覽表*22中標(biāo)通知書(shū)〈復(fù)印件＞