辦公室人員規(guī)章制度細則

辦公室工作管理規(guī)定一、總則：為增強辦公室人職工作行為管理，保護公司優(yōu)秀形象，特擬訂本規(guī)范制度，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)建優(yōu)秀的公司文化氣氛。?1、敬業(yè)愛崗，恪盡責責，仔細負責的達成工作任務。對各項工作任務徹徹底底的按程序辦理，不省略、不簡化、不拖沓。領導交辦的事務要快速辦理，并實時報告辦理結果，做到件件有下落，事事有回音。2、嚴守工作紀律，恪守作息時間。不遲到，不早走，有事要告假。不在辦公時間串崗閑談，不做與工作沒關的事。3、敬愛同事，待人真摯。同事之間友善相處，同等對待，虛心學習他人的優(yōu)點和優(yōu)點，相互團結，相互幫助。4、關愛集體，愛惜公物。踴躍參加各項活動，保護公司榮譽和形象。5、不停提升自己素質，勤苦學習，勤勞工作，主動擔當當務，創(chuàng)新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻。6、誠實守信，言行相符。做到“今天事、今天畢”，“當天情、當天報”。7、工作時間內不脫崗，快速、正確、實時地做好上情下達，保證政令通暢。8、告假人員須預先安排好工作，非特別、緊迫狀況，不得用電話或請人代假。9、正常工作時期，辦公室人員出門要向部門經理及總經理見告去處，并保證通訊通暢，便于聯(lián)系。10、要恪守保密條例。不應說的不說，不應做的不做，不應問的不問，做到做事有規(guī)距，不可以破規(guī)矩。11、自覺保持辦公環(huán)境的整齊有序，走開座位時，將椅子推動桌斗并保持桌面干凈。二、貴賓招待1、本著熱忱、周祥的原則，仔細做好貴賓招待工作，給貴賓留下優(yōu)秀印象。2、當客人來訪時，應主動從座位上站起來，禮貌咨詢來訪事由，若有詳細業(yè)務應引領至有關部門，如探望領導，應先請客人在辦公室招待區(qū)等待，見告被探望領導，經贊同后引領至領導辦公室。如領導無空會見，應委宛謝客，請客人另約時間。注意應一直面帶淺笑。切忌態(tài)度僵硬。3、客人落座后，應實時為其奉上飲料。遞送水杯應把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉身退出。4、客人來訪應注意介紹禮儀。介紹行為應大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的；將年青的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。介紹同行人員應先介紹級別高的，再按職位高低挨次介紹，也能夠先介紹女士或年長輩。5、遞送名片刻應用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片刻要用雙手，并認真看一遍上邊的內容。假如接下來與對方講話，不要將名片收起來，應當放在桌子上，并保證不被其余東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應當在會前或會后互換名片，不要在會中私自與他人互換名片。6、與人握手時應注意：快樂的握手是堅定有力，這能表現(xiàn)你的信心和熱忱，但不宜太使勁且時間不宜過長，幾秒鐘即可。假如你的手臟或許很涼或許有水、汗，不宜與人握手，只需主動向對方說明不握手的原由就能夠了。女士應當主動與對方握手，同時不要戴手套握手。三、電話禮儀1、重要的第一聲：當我們打電話給某人，若一接通，就能聽到對方和藹、優(yōu)美的招呼聲，內心一定會很快樂，使兩方對話能順利睜開，對方也會有較好的印象。在電話中，只需略微注意一下自己的行為就會給對方留下完好不一樣的印象。相同說：“您好，這里是華羽家具”。但聲音清楚、悅耳、吐字洪亮，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。所以接電話時應有“我代表公司形象”的意識。接電話一定使用一般話，禁止使用“喂、你找誰，等不高雅用語”。2、要有愉悅的心情：打電話時我們要保持優(yōu)秀的心情，這樣即便對方看不見你，可是從高興的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，因為面部表情會影響聲音的變化，所以即便在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應付。3、清楚明亮的聲音：打電話過程中絕對不可以抽煙、品茶、吃零食，即便是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。假如你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，垂頭喪氣的，若坐姿正直，所發(fā)出的聲音也會和藹動聽，充滿活力。所以打電話時，即便看不見對方，也要看作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。4、仔細清楚的記錄：隨時切記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為何⑥HOW怎樣進行。在工作中這些資料都是十分重要的。接電話擁有相同的重要性。電話記錄既要簡短又要齊備，有賴于5WIH技巧。

對打電話，5、認識來電話的目的：上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可搪塞，即便對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，防止耽誤事情。我們第一應認識對方來電的目的，如自己沒法辦理，也應仔細記錄下來，委宛地探求對方來電目的，便可不耽誤事情并且博得對方的好感。6、掛電話前的禮貌：要結束電話談話時，一般應當由打電話的一方提出，而后相互客氣地作別，說一聲“再會”，再掛電話，不行盡管自己講完就掛斷電話。四、文件管理1、文件的草擬要全面、客觀、完好地表現(xiàn)工作企圖，合理使用文種，切合格式要求，要點突出，觀點鮮亮，構造謹慎，條理清楚，語言簡短，平常易懂。2、文件在奉上司審批或簽發(fā)以前，一定頻頻查對保證無誤。3、打印、發(fā)放文件一定經有關上司審查后方可印發(fā)。4、凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章一定報經總經理贊同贊同，對需加蓋章章的文書內容必須仔細批閱，特別是一些特別狀況用印，更要批閱清楚，禁止私自用印，非特別狀況不得攜印外出。蓋章要嚴肅仔細，蓋出的印章要正直、清楚、直觀便于辨別，不可以蓋歪和顛倒，不可以壓正文。印章不可以蓋在空白紙上。對有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。5、打印文件要注意保存原稿，應將原稿與一份成文一并存檔保存，以備查閱。6、印發(fā)文件要做到文面清楚，字體適合，用紙規(guī)范，雅觀大方。7、依照檔案管理工作要求，實時做好各種文件歸檔、保存及銷毀工作。五、文印、電腦管理、文印人員按公司規(guī)定準時打印公司有關文件。、公司禁止私自打印個人資料以及全部與公司沒關的資料。若有違反，依照情節(jié)輕重賜予罰款辦理。、辦公室人員恪守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經贊同禁止向任何人供給、泄漏。違者視情節(jié)輕重賜予辦理。、辦公室人員一定依照要乞降規(guī)定收集、輸入、輸出信息，為工作和有關部門決議供給信息資料。收集、輸入信息以實時、正確、全面為原則。）、信息載體一定安全寄存、保存，防備丟掉或無效。任何人不得將信息載體帶出公司。、辦公室人員應愛惜各樣設施，降低耗費、花費。對各樣設施應按規(guī)范要求操作、養(yǎng)護。發(fā)現(xiàn)故障，應實時報請維修，免得影響工作。、禁止工作時期上網聊天、看電影、玩游戲等做各樣與工作沒關事。若有違反，發(fā)現(xiàn)一次按罰款10元一次辦理，屢犯者將從嚴處分。、電腦室設施應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，不然，造成設施破壞的應照價補償。六、會議室管理1、為保證會議室的合理使用,將指定前臺招待員對會議室進行有效管理。各部門在使用會議室以前，起碼提早半天向行政部進行預約，由行政部合理安排。2、會議室使用完成后，使用部門應實時進行現(xiàn)場整理、儀器設施復位，個人物件和垃圾請隨即帶離現(xiàn)場防止影響后邊部門的使用。七、辦公用品領用規(guī)定1、采買:采買工作要科學、合理，增強透明度。采買前，應做好市場檢查，充分掌握欲購物件的性能、價錢及附帶優(yōu)惠條件，貨真價實，物美價廉。由行政部一致采買，以便降低采買成本。2、入庫:對采買回的辦公用品進行入庫登記，庫存辦公用品的種類和數目要科學確立，合理控制。常用、易耗、便于保存和適于批量采買的辦公用品可適當庫存。防止不用要的