證券公司融資融券客戶檔案資料管理辦法模版

TC"二十三、國泰君安證券股份有限公司融資融券客戶檔案資料管理暫行辦法"\fC融資融券客戶檔案資料管理辦法第一章總則第一條為了加強融資融券客戶檔案資料的管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及證券監(jiān)督管理機構(gòu)的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合證券股份有限公司（以下簡稱“公司”）客戶檔案管理的實際情況，特制訂本辦法。第二條本辦法所指融資融券客戶是指依照法律法規(guī)的規(guī)定，與公司簽署《融資融券合同》，并在公司開立信用賬戶進行融資融券交易的客戶。第三條本辦法適用于公司開展融資融券業(yè)務(wù)的部門和負責檔案管理的部門，包括公司融資融券部、公司總裁辦公室、各分公司和營業(yè)部。第四條本辦法所稱的融資融券客戶檔案資料包括三部分內(nèi)容：一是指客戶申請融資融券業(yè)務(wù)時所提交的各類信息資料，如身份證明材料、居住證明材料等材料；二是客戶與公司簽訂融資融券合同時生成的各類文件資料，如客戶授信確認書、融資融券合同、風險揭示書等；三是客戶開立信用賬戶時所生成的各類文件資料，如賬戶注冊表、三方存管協(xié)議、開戶憑條、身份證復(fù)印件等。第五條融資融券客戶檔案資料的管理是指對融資融券客戶檔案資料進行的包括收集、整理、復(fù)核、移交、驗收、歸檔、使用、保管、安全保密等相關(guān)管理工作。主要包括臨時保管和歸檔保管兩個方面：臨時保管是指公司開展融資融券業(yè)務(wù)的總部各相關(guān)部門及各分公司和營業(yè)部在將融資融券客戶檔案移交公司檔案管理中心之前，對存放于本部門的融資融券客戶檔案進行保管；歸檔保管是指公司開展融資融券業(yè)務(wù)的總部各相關(guān)部門及各分公司和營業(yè)部根據(jù)規(guī)定將融資融券客戶檔案資料移交歸檔至公司檔案管理中心，并由檔案管理中心按標準化程序?qū)θ谫Y融券客戶檔案資料進行電子化處理，最終將融資融券實物客戶檔案存放于專業(yè)庫房進行保管。第六條公司融資融券客戶檔案資料管理工作的目標是使公司系統(tǒng)內(nèi)的融資融券檔案資料管理規(guī)范化、標準化、科學(xué)化，以高效率、便捷的服務(wù)方式滿足各方的利用需求。公司對于融資融券檔案資料的管理貫徹“確保安全、嚴格保密、合理存放、有效利用”的一般檔案管理原則，同時制定了“本人簽字、編號管理、按戶立卷、四部統(tǒng)籌、一份不缺”的管理原則：（一）本人簽字：分支機構(gòu)應(yīng)確保由客戶本人在《融資融券合同》等重要業(yè)務(wù)憑證上簽字，嚴密防范法律風險。（二）編號管理：《融資融券合同》的下發(fā)、接收、使用、作廢、歸檔等都應(yīng)以合同編號為基準進行統(tǒng)一管理，做到下發(fā)、使用、作廢、歸檔等各環(huán)節(jié)賬實相符，確?！度谫Y融券合同》規(guī)范使用。（三）按戶立卷：融資融券客戶檔案管理應(yīng)做到一戶一卷，即一個融資融券客戶辦理業(yè)務(wù)涉及的相關(guān)檔案材料應(yīng)一并裝入一個檔案袋，以客戶為單位進行整理、保管和歸檔。（四）四部統(tǒng)籌：營運中心應(yīng)將下發(fā)給各分支機構(gòu)的合同對應(yīng)編號區(qū)間通知融資融券部及總裁辦檔案管理中心，分支機構(gòu)應(yīng)以合同編號為基礎(chǔ)準確記錄使用情況，總裁辦檔案管理中心接收分支機構(gòu)移交檔案時應(yīng)核實合同齊全情況，融資融券部應(yīng)以合同編號為依據(jù)對合同使用情況進行定期或不定期核查。（五）一份不缺：分支機構(gòu)應(yīng)確保領(lǐng)用的《融資融券合同》一份不缺并及時移交總裁辦檔案管理中心，確保融資融券客戶檔案資料的真實性和完整性，并及時進行歸檔和移交，確保包括《融資融券合同》在內(nèi)的融資融券檔案資料一份不缺。第二章融資融券客戶檔案的管理方式第七條總裁辦公室是融資融券客戶檔案資料的綜合管理部門，下設(shè)檔案管理中心對融資融券客戶檔案資料實行統(tǒng)一管理。公司開展融資融券業(yè)務(wù)的相關(guān)部門和公司檔案管理中心均需指定專人對融資融券客戶檔案資料進行管理。第八條融資融券部指定專人負責融資融券客戶檔案的臨時保管工作，包括對客戶檔案資料進行造冊登記，并編制一式兩份的《融資融券客戶明細清冊》（附件一），以備檔案移交時使用。第九條各分公司及營業(yè)部由信用賬戶管理崗位負責辦理客戶融資融券業(yè)務(wù)的申請和開戶，由柜面主管或營運負責人對客戶資料進行復(fù)核和保管。對臨時保管的融資融券客戶需編制一式兩份的《融資融券客戶明細清冊》，以備檔案移交時使用。第十條檔案管理中心設(shè)立專門的融資融券檔案工作組，對融資融券客戶檔案的完整性等進行核查，并負責融資融券客戶檔案的電子化處理和實物保管。第三章融資融券客戶檔案的保管第十一條各分公司及營業(yè)部在臨時保管融資融券客戶檔案時應(yīng)按規(guī)定與普通經(jīng)紀業(yè)務(wù)客戶檔案嚴格區(qū)分存放，同一客戶的業(yè)務(wù)申請資料、融資融券合同類資料和開戶資料裝入一個檔案袋內(nèi)，作為一組完整的客戶檔案并錄入本單位的《融資融券客戶明細清冊》，同時在檔案袋封面標明存檔的內(nèi)容信息標題。第十二條《融資融券客戶明細清冊》中需注明客戶代碼、客戶姓名、所屬機構(gòu)代碼及具體存檔資料明細。明細清冊一式二份，一份本部門留存，一份由接收單位留存，以備核查。第十三條各分公司及營業(yè)部對融資融券客戶檔案采用以客戶代碼順序排列方式；檔案管理中心按檔案管理系統(tǒng)自動生成的正式歸檔號對融資融券客戶檔案進行統(tǒng)一管理。第十四條檔案管理中心對已接收和入庫的融資融券客戶檔案按年度和接收順序編制《融資融券客戶檔案入庫記錄》，紀錄內(nèi)容包括融資融券客戶檔案的接收時間、接收數(shù)量、原單位的客戶檔案編號及現(xiàn)對應(yīng)的歸檔號和存放位置。第十五條對于融資融券客戶的后續(xù)增、補檔案，融資融券部、各分公司及營業(yè)部仍按上述方式進行編號保管并制作明細清冊，同時需在檔案袋右上角注明“增補”字樣。補充的客戶資料必須另行編制一式兩份的《融資融券客戶補充資料明細清冊》，注明客戶原上交檔案的客戶代碼、補充資料的標題內(nèi)容等，以便于檔案管理中心后續(xù)的并卷處理。第四章融資融券客戶檔案的移交和接收第十六條各分公司及營業(yè)部對客戶的業(yè)務(wù)申請材料、融資融券合同及融資融券交易風險揭示書、信用賬戶相關(guān)資料進行整理，將符合融資融券客戶檔案管理要求的檔案資料定期移交至檔案管理中心存管。第十七條根據(jù)各分公司及營業(yè)部的檔案臨時保管的實際情況，融資融券客戶檔案采用存量移交的方式，由檔案管理中心統(tǒng)一發(fā)布上收融資融券客戶檔案的公告通知，公告通知中規(guī)定上收的時間及需上收客戶檔案的名單和所屬機構(gòu)。第十八條各移交/接收單位需填寫《融資融券客戶檔案交接單》（附件二），交接單中寫明移交/接收單位及機構(gòu)代碼（如有則注明）、移交/接收時間、移交/接收經(jīng)辦人，并由各自單位的負責人簽字同意，加蓋部門公章?！度谫Y融券客戶檔案交接單》一式兩份，移交/接收單位各執(zhí)一份，以備查詢。第十九條融資融券客戶檔案在作移交清點裝箱時，應(yīng)按箱編制《融資融券客戶檔案移交明細表》（附件三）。明細表上應(yīng)注明該箱的機構(gòu)名稱及機構(gòu)代碼、客戶名稱及客戶代碼；《融資融券客戶檔案移交明細表》一式二份，隨箱送交接收部門，其中一份待接收部門核實無誤后寄還移交部門留存?zhèn)洳?。第二十條各分公司及營業(yè)部由信用賬戶管理崗負責按公告中本單位應(yīng)上交融資融券客戶檔案名單進行整理裝箱，并按箱編制《融資融券客戶檔案移交明細表》；營運負責人或柜面主管負責按照本單位《融資融券客戶明細清冊》對整理出應(yīng)上交的客戶檔案進行復(fù)核，復(fù)核無誤即可會同承運單位（快遞公司）封箱啟運。同時在《融資融券客戶明細清冊》中，對已移交的客戶進行注明，并隨同《融資融券客戶檔案交接單》裝入第一箱中送達接收單位。第二十一條融資融券客戶檔案送達至檔案管理中心后，由檔案管理中心相關(guān)工作人員進行清點核對。融資融券客戶檔案的上收數(shù)量和檔案內(nèi)容以檔案管理中心最終清點核對后為準。第五章融資融券客戶檔案的電子化流程第二十二條融資融券客戶檔案的電子化制作包括檔案核對、掃描錄入、建索、實物影像對照質(zhì)檢、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、還原裝箱等五個環(huán)節(jié)。第二十三條檔案核對是指按《融資融券客戶檔案標注類型表》對融資融券客戶檔案進行核對，以保證檔案的完整性。為保持檔案資料的原貌，在核對融資融券客戶檔案時不得在檔案原件的頁面上，以任何形式加載標注標示。如核對時發(fā)現(xiàn)客戶檔案有缺失、無法辨認內(nèi)容、無法確認資料內(nèi)容類型等將影響后續(xù)電子化工作的情況，融資融券客戶檔案工作組應(yīng)填寫《檔案核對記錄表》，要求相關(guān)部門按時予以補齊或進行歸類確認。第二十四條已核對確認要件齊全的融資融券客戶檔案即進入影像掃描階段。為保證客戶檔案資料的完整性和連續(xù)性，所有檔案資料作全掃描錄入。第二十五條根據(jù)《融資融券客戶檔案標注類型表》對客戶檔案進行歸類并建立索引。標題的索引原則上與檔案資料標題基本保持一致，以便于相關(guān)部門的檢索利用。第二十六條為保證融資融券客戶檔案電子化處理的質(zhì)量，采用實物影像對照質(zhì)檢的方式，發(fā)現(xiàn)不合格的影像或索引即重新制作，直至達到質(zhì)量標準。第二十七條融資融券客戶檔案經(jīng)質(zhì)檢合格后即可將數(shù)據(jù)與公司交易系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)進行比對，并導(dǎo)入公司檔案管理系統(tǒng)以供查詢利用。第二十八條數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)后自動生成客戶檔案的歸檔號標簽。融資融券檔案工作組將客戶檔案還原后，將歸檔號標簽粘貼在檔案袋相應(yīng)位置，并按一定的客戶檔案數(shù)量裝入專用檔案箱內(nèi)，存放入檔案庫房。第六章融資融券客戶檔案的利用第二十九條融資融券客戶檔案的查閱、借閱管理應(yīng)嚴格按照公司保密制度和檔案查閱、借閱管理制度，嚴格掌握查閱、借閱范圍和履行檔案利用登記手續(xù)，保證檔案的完整和安全。第三十條原則上各部門只能查閱、借閱本部門形成的融資融券客戶檔案，跨部門查閱、借閱需提出查閱、借閱申請，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準同意后方可提供利用。融資融券客戶檔案原件原則上不得外借。第七章融資融券客戶檔案管理的安全保密工作第三十一條融資融券客戶檔案屬于公司機密檔案，在融資融券部、各分公司及營業(yè)部臨時保管的融資融券客戶檔案資料，必須存放于安全區(qū)域，并指定專人負責融資融券客戶檔案的保管，任何與融資融券業(yè)務(wù)無關(guān)的人員或未經(jīng)授權(quán)許可的人員不得借故私自瀏覽、復(fù)制或帶出融資融券客戶檔案資料。第三十二條檔案管理中心設(shè)立的融資融券客戶檔案工作組負責融資融券客戶檔案的相關(guān)工作，其他無關(guān)人員不得越權(quán)越職處理融資融券客戶檔案的工作事宜。第三十三條檔案管理中心負責融資融券客戶檔案的工作人員應(yīng)定期對存放于庫房內(nèi)的融資融券客戶檔案進行抽檢，以保證檔案保存的完整性和安全性。第三十四條融資融券部、檔案管理中心、分公司、營業(yè)部及其他從事融資融券業(yè)務(wù)相關(guān)工作的單位需將本單位負責融資融券檔案資料管理的人員上報融資融券部及檔案管理中心，如融資融券檔案資料管理人員發(fā)生變化，需做好檔案資料的交接工作，及時指定新的管理專人，并報送融資融券部及檔案管理中心備案。第三十五條融資融券部、檔案管理中心、分公司、營業(yè)部及其他各有關(guān)單位融資融券客戶檔案資料相關(guān)工作人員需簽訂《保密承諾書》（附件四），承擔相應(yīng)的保密責任。各單位《保密承諾書》于簽署后一周內(nèi)移交至檔案管理中心歸檔保存。第八章問責第三十六條與融資融券客戶檔案管理工作無關(guān)人員擅自瀏覽、查閱融資融券客戶檔案的，應(yīng)在其所在單位予以通報批評并罰款。若私自帶出或借出融資融券客戶檔案，或不按規(guī)定私自攜帶融資融券客戶檔案的，根據(jù)公司違規(guī)違紀條例規(guī)定，除通報相關(guān)部門外，將違規(guī)情況書面報送部門領(lǐng)導(dǎo)予以罰款、記過等處罰。第三十七條從事融資融券客戶檔案管理工作的人員未按規(guī)定擅自帶出或借出融資融券客戶檔案，或不按規(guī)定私自攜帶融資融券客戶檔案的，根據(jù)違規(guī)違紀條例規(guī)定，除將違規(guī)情況書面報送部門領(lǐng)導(dǎo)予以罰款、記過等處罰外，還將取消其融資融券管理人員的資格。第三十八條凡故意竊取融資融券客戶檔案，或復(fù)制融資融券客戶檔案資料，并進行倒賣客戶信息資料的，其行為已造成公司重大損失，一經(jīng)查實，除按規(guī)定對其進行公司內(nèi)處罰外，還將根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)追究其刑事責任。第九章附則第三十九條本辦法是規(guī)范融資融券檔案管理工作的基本制度。公司有關(guān)部門及各分公司、營業(yè)部可按照本辦法的要求，結(jié)合實際情況，對于融資融券檔案管理工作制定具體規(guī)范與流程。第四十條對于采用電子征信方式的相關(guān)電子文件（檔案），由融資融券部及相關(guān)部門按照檔案管理中心的要求做好直接歸檔工作。第四十一條本辦法由融資融券部及總裁辦公室負責解釋，未盡事宜由融資融券部及總裁辦公室另行補充規(guī)定。第四十二條本辦法自頒布之日起實施，本辦法發(fā)布前的有關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

附件一：融資融券客戶明細清冊序號機構(gòu)代碼機構(gòu)名稱客戶代碼客戶名稱檔案內(nèi)容情況說明編號是否移交移交時間制表說明:1、對于客戶提供的材料需作出確認的，必須填寫在“檔案內(nèi)容情況說明”中。如客戶所提供的居住地證明材料上無姓名或姓名與客戶本人不相符等。2、編號為融資融券部、各分公司及營業(yè)部對融資融券客戶檔案使用的，以年度加序號的方式進行臨時保管