項(xiàng)目溝通管理辦法

項(xiàng)目協(xié)調(diào)溝通管理措施第一節(jié)項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)的原則與措施一、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的原則項(xiàng)目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對項(xiàng)目中存在的所有活動及力量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機(jī)構(gòu)管理工作的重要方面,做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應(yīng)有系統(tǒng)觀念和風(fēng)險意識,加強(qiáng)信息管理,不?？偨Y(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項(xiàng)目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先應(yīng)科學(xué)設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點(diǎn),以預(yù)先設(shè)定的措施對有關(guān)問題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。1.完善工程項(xiàng)目的計劃系統(tǒng)計劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計劃的內(nèi)容重要有工期、投資(或成本和資源三個方面,計劃與各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系有:各級計劃之間的協(xié)調(diào);計劃上與設(shè)計、下與控制手段之間的協(xié)調(diào);多種內(nèi)容計劃之間的協(xié)調(diào),如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。2.掌握項(xiàng)目運(yùn)行的節(jié)奏對于新的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用,物資采購初期等,工程項(xiàng)目管理小組應(yīng)有“試驗(yàn)”的意識,應(yīng)適度控制有關(guān)工程的進(jìn)度。這是基于系統(tǒng)以及風(fēng)險認(rèn)識的考慮。在獲得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報。3.反復(fù)或多次保險的措施基于對風(fēng)險的認(rèn)識,對于尤其重要的工作,應(yīng)在組織、技術(shù)等方面進(jìn)行反復(fù)或多次保險。如多級審核,對重要參數(shù)的多次確認(rèn)等。如在物資采購、訂制中,在與供應(yīng)商簽訂協(xié)議,對方采購原材料、正式加工等各階段前,對規(guī)定提供的物資數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行多次確認(rèn)生效下,就給偶爾的錯誤及也許的變更留下余地。4.防止管理中的“責(zé)任環(huán)”基于對風(fēng)險的認(rèn)識,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量防止在管理中出現(xiàn)“責(zé)任環(huán)”,即項(xiàng)目組織組員之間的互相責(zé)任關(guān)系形成環(huán)路的狀況。5.把握溝通協(xié)調(diào)文獻(xiàn)中的“責(zé)任尺度”項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)有關(guān)責(zé)任的分權(quán)性原則,對多種工作選擇合理與合適的文獻(xiàn)形式進(jìn)行協(xié)調(diào)。除了協(xié)議條款外,可將協(xié)調(diào)文獻(xiàn)按責(zé)任大小做如下排序:單獨(dú)設(shè)計或者提供參數(shù),以及會議記錄的整頓方,承擔(dān)所有責(zé)任;共同簽訂類,如共同設(shè)計、會簽等,各方承擔(dān)對應(yīng)責(zé)任;告知、會議記錄的接受方,承擔(dān)有條件責(zé)任:雖然根據(jù)協(xié)議接受文獻(xiàn)一定期限內(nèi)不提出異議,可視為承認(rèn)。6.防止“跨協(xié)議”管理協(xié)議關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本根據(jù)?；趯︼L(fēng)險的考慮,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量防止自己“跨協(xié)議”管理行為。嚴(yán)防因“跨協(xié)議”管理而導(dǎo)致“責(zé)任環(huán)”。7.對協(xié)議風(fēng)險的全面控制項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對協(xié)議風(fēng)險應(yīng)做全面的評估與控制。例如協(xié)議中有關(guān)工期的獎懲條款(包括設(shè)備供應(yīng)商供貨期限其設(shè)置的目的在于對方的違約不致使項(xiàng)目總工期以及項(xiàng)目總體效益受到影響。8.發(fā)揮“信息中心”的職能項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對信息的輸入、輸出、處理和存儲的管理,應(yīng)做到程序化、制度化。為使項(xiàng)目參與者在項(xiàng)目起始就清晰應(yīng)從何處獲得信息,清晰組織內(nèi)由誰負(fù)責(zé)信息的處理和存儲,清晰誰需要自己提供信息和控制點(diǎn)。二、組織協(xié)調(diào)的措施1.項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的重要措施:召開會議項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了正式和非正式會談外,為保證溝通的持續(xù)性并為后來作好記錄,應(yīng)在協(xié)議的執(zhí)行全過程中舉行常常性的正式會議?？捎媱澰谌魏螘r間召開會議,以處理問題。重要會議應(yīng)定期舉行,并在協(xié)議開始后確定。重要會議如下:1.1.項(xiàng)目啟動會主持:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。與會:工程部、市場部、安質(zhì)部、物流部、業(yè)務(wù)部、外包單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位。內(nèi)容:項(xiàng)目狀況簡介;項(xiàng)目編號確認(rèn);澄清項(xiàng)目中也許存在的問題;協(xié)調(diào)各方。1.2.周例會時間:(每周四下午3點(diǎn)。主持:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。與會單位:項(xiàng)目干系各部門。內(nèi)容:上周項(xiàng)目回款開票狀況闡明;工程進(jìn)度闡明;采購進(jìn)度情況闡明;包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進(jìn)度審查議題和業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)議題等。1.3.質(zhì)量控制和審查會議(不定期重要議題是針對工程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行討論,根據(jù)規(guī)范,提出處理的方案;對業(yè)務(wù)部門/承包單位提交的施工方案進(jìn)行審查同意。1.4.業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)會(不定期承包單位協(xié)調(diào)會議將按規(guī)定安排,以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問題。1.5.定期進(jìn)度審查(每周該會議將著重討論并處理業(yè)務(wù)部門/承包單位施工過程面臨的問題,審查承包單位的工作,評估工作進(jìn)度和計劃,協(xié)調(diào)有關(guān)各方的活動。一般這些會議規(guī)定用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。1.6.安全會議重要議題是針對施工中發(fā)現(xiàn)的安全問題提出警示,規(guī)定有關(guān)部門及時做出改善。1.7.特殊會議(不定期特殊會議將按規(guī)定安排,以討論非正常問題等。視問題的性質(zhì)確定參與人員,會議形成紀(jì)要或匯報歸檔。1.8.合同收尾會議(不確定期間當(dāng)協(xié)議工作完畢或其后很快,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他項(xiàng)目干系部門負(fù)責(zé)人和承包單位應(yīng)舉行協(xié)議收尾會議。此會議的目的是對所有遺留問題,如協(xié)議變更、回款開票最終支付數(shù)額等到達(dá)協(xié)議。1.9.其他會議也許需要召開的與工程有關(guān)的會議(如與當(dāng)?shù)卣毮軝C(jī)關(guān)舉行的協(xié)調(diào)會議、設(shè)計交底會等(不確定期間。一般會議將安排在現(xiàn)場,不過,如需要承包單位應(yīng)參與在其他地點(diǎn)召開的會議。業(yè)務(wù)部門/承包單位出席各類工程會議的代表必須是承包單位項(xiàng)目經(jīng)理或其授權(quán)的有關(guān)人員。1.10.會議紀(jì)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將為上述所有會議準(zhǔn)備會議紀(jì)要。會議紀(jì)要將記錄會中所有重要議題并盡快送工程施工單位確認(rèn)。工程施工單位確認(rèn)后將被正式散發(fā)。2.文檔控制的措施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了會談、會議外,為保證溝通的持續(xù)性和易評估性,應(yīng)在協(xié)議的執(zhí)行全過程中用文檔作為輸出作為控制項(xiàng)目的一種措施。重要以項(xiàng)目推進(jìn)計劃、周報、總結(jié)、問題清單等信息資料為媒介,以合理規(guī)范推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。重要文檔輸出如下:2.1.項(xiàng)目推進(jìn)計劃:(項(xiàng)目啟動階段輸出。作者:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容:項(xiàng)目開始及結(jié)束時間確定;項(xiàng)目各階段任務(wù)確定;項(xiàng)目合作方式確定;項(xiàng)目也許存在的問題澄清;處理問題的方式確定;項(xiàng)目各階段各部門輸出文獻(xiàn)確定。2.2.項(xiàng)目周報:(每周五下午3點(diǎn)輸出。作者:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容:對上周財務(wù)方面(開票回款、上周物流方面(采購進(jìn)度、上周工程方面(工程項(xiàng)目類執(zhí)行進(jìn)度/貿(mào)易產(chǎn)品項(xiàng)目類進(jìn)展?fàn)顩r、上周業(yè)務(wù)方面(項(xiàng)目承擔(dān)狀況;對上周投標(biāo)項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)狀況-含本周投標(biāo)狀況、中標(biāo)狀況及未經(jīng)投標(biāo)確認(rèn)由我企業(yè)承擔(dān)的項(xiàng)目匯報、風(fēng)險管理狀況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照原則規(guī)格進(jìn)行輸出。(模板見附錄2.3.項(xiàng)目總結(jié)(項(xiàng)目結(jié)束階段輸出作者:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容:項(xiàng)目信息闡明(項(xiàng)目目的、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù);項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)實(shí)狀況況與目的對比(質(zhì)量、時間控制、成本支出、客戶反饋;工程項(xiàng)目評審狀況;項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié);項(xiàng)目提議。2.4.文檔審批項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔。并由?審評批準(zhǔn)通過。3.技術(shù)會簽的措施對項(xiàng)目實(shí)行過程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計文獻(xiàn),組織有關(guān)部門、單位進(jìn)行會簽的措施,此措施是防止部門間扯皮和單位間索賠的很實(shí)用的協(xié)調(diào)措施。三、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的重要控制點(diǎn)1.項(xiàng)目預(yù)審工程項(xiàng)目各個環(huán)節(jié)的審批,根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實(shí)際狀況評估等的溝通協(xié)調(diào)。2.開票回款對工程項(xiàng)目開票回款狀況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。3.材料、設(shè)備采購其規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)規(guī)定、到場時間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項(xiàng)目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。4.質(zhì)量事故處理其性質(zhì)的鑒定、處理方案、審批以及處理成果的認(rèn)定,以設(shè)計意見為根據(jù),變化項(xiàng)目使用功能的,應(yīng)以使用人意見為導(dǎo)向。5.聯(lián)合驗(yàn)收對于技術(shù)復(fù)雜專業(yè)程度較高的分部分項(xiàng)工程,如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試,應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參與,以減少多次反復(fù)驗(yàn)收或坐失整改時機(jī)。6.對于變更、變動的管理項(xiàng)目系統(tǒng)中任何元素的變化,例如項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目目的及行為的變化,必然導(dǎo)致對應(yīng)的一系列變化。項(xiàng)目管理小組在變更確實(shí)立、變更中的一系列調(diào)整過程中,要采用系統(tǒng)的措施。第二節(jié)項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍一、與工程部門協(xié)調(diào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目的、理解工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程機(jī)制。對于未能參與項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目管理人員,必須理解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn),否則也許對項(xiàng)目管理目的及完畢任務(wù)有不完整的理解,會給他的工作導(dǎo)致很大的困難。二、與市場部門的協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)市場部門與其他有關(guān)部門的關(guān)系。三、與安頓部門的協(xié)調(diào)規(guī)定安頓部門全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢查設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計劃貫徹工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為,每月初報送《項(xiàng)目?月報》。四、與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)堅持原則,實(shí)事求是,嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事,講究科學(xué)態(tài)度。五、與物流部門的協(xié)調(diào)項(xiàng)目管理人員在管理工作中應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目的:項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵承包商將建設(shè)工程實(shí)行狀況、實(shí)行成果和碰到的困難和意見向他匯報,以尋求對目的控制也許的干擾。雙方理解得越多越深刻,管理工作中的對抗和爭執(zhí)就越少。協(xié)調(diào)不僅是措施、技術(shù)問題,更多的是語言藝術(shù)、感情交流和用權(quán)適度問題。有時盡管協(xié)調(diào)意見是對的的,但由于方式或體現(xiàn)不妥,反而會激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果,令各方面都滿意。六、施工階段協(xié)調(diào)工作的重要內(nèi)容如下:與工程項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來說,他們最但愿從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是模糊的指示,并且可以對他們所問詢的問題予以及時的答復(fù);但愿項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的指示可以在他們工作之前發(fā)出。一種既懂得堅持原則,又善于理解工程部門項(xiàng)目經(jīng)理的意見,工作措施靈活,隨時也許提出或樂意接受變通措施的項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)。由于影響進(jìn)度的原因錯綜復(fù)雜,因而進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明,有兩項(xiàng)協(xié)調(diào)工作很有效:一是代建和業(yè)務(wù)部門雙方共同約定計劃,并由雙方重要負(fù)責(zé)人簽字,作為工程協(xié)議的附件;二是設(shè)置提前竣工獎,由監(jiān)理工程師按一級網(wǎng)絡(luò)計劃節(jié)點(diǎn)考核,分期支付階段工期獎,假如整個工程不能保證工期,由項(xiàng)目管理人從工程款中將已付的階段工期獎扣回并按協(xié)議規(guī)定予以罰款。質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量控制方面應(yīng)實(shí)行安頓部門工程師質(zhì)量簽字承認(rèn)制度。對沒有出廠證明、不符合使用規(guī)定的原材料、設(shè)備和構(gòu)件,不準(zhǔn)使用;對工序交接實(shí)行報驗(yàn)簽證:對不合格的工程部位不予驗(yàn)收簽字,也不予計算工程量,不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)行過程中,設(shè)計變更或工程內(nèi)容的增減是常常出現(xiàn)的,有些是協(xié)議簽訂時無法預(yù)料和明確規(guī)定的。對于這種變更,安頓工程師要認(rèn)真研究,合理計算價格,與有關(guān)方面充足協(xié)商,到達(dá)一致意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。協(xié)議爭議的協(xié)調(diào)。對于工程中的協(xié)議爭議,項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通過有關(guān)部門采用協(xié)商處理的方式,協(xié)商不成時才由當(dāng)事人向協(xié)議管理機(jī)關(guān)申請調(diào)解。只有當(dāng)對方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到賠償時才采用仲裁或訴訟手段。假如碰到非常棘手的協(xié)議爭議問題,不妨臨時擱置等待時機(jī),另謀良策。對外包單位的管理。重要是對分包單位明確協(xié)議管理范圍,分層次管理。將