《書記之知能與任務(wù)》述評

《書記之知能與任務(wù)》述評

最近，在閱讀了民國的書籍后，我發(fā)現(xiàn)了一本關(guān)于鄒三芬主編的《知識角效率和任務(wù)》的書。在書的結(jié)尾讀了之后，它的內(nèi)容似乎是一本“現(xiàn)代秘密理論”的書。一直以為中國現(xiàn)代秘書學(xué)的誕生是上個世紀80年代的事情———這也是秘書學(xué)界的共識,不想鄒韜奮早在1926年就已經(jīng)初創(chuàng)了現(xiàn)代秘書學(xué)的學(xué)科框架。筆者查閱文獻索引,發(fā)現(xiàn)鄒韜奮這本書竟從未被當代任何一部秘書學(xué)著作提及。因此筆者認為該書對當下秘書學(xué)史的研究不啻是一個新的史料發(fā)現(xiàn),其學(xué)科意義不同尋常?，F(xiàn)不揣淺陋,試對其作一述評。一、在職責(zé)上,堅持“職責(zé)”《書記之知能與任務(wù)》系中華職業(yè)教育社于1926年出版,商務(wù)印書館發(fā)行,作者署名鄒恩潤,乃鄒韜奮之原名。該書第一章開篇解“書記”“又稱秘書”,所以該書之“書記”即“秘書”之別名。在前言部分,作者自述編纂此書時“每畢一章,即由潘先生(中華職業(yè)學(xué)校教務(wù)部主任潘仰堯先生)試教于江蘇省立第一商業(yè)學(xué)校之專門部與中華職業(yè)學(xué)校之文書科”,所以此書“治實際經(jīng)驗與教授經(jīng)驗為一爐”。作者認為“本書可作課本;已入機關(guān)任事者,亦可作為自修之用。此外,尚可作為職業(yè)指導(dǎo)之一種參考資料”。(1)全書約四萬字,共分十章。第一章《書記之責(zé)任與希望》,敘述書記職業(yè)的范圍、性質(zhì)和任務(wù),乃“秘書概說”。作者認為,“各種社會機關(guān),如各級行政機關(guān),教育機關(guān),工商業(yè)機關(guān)等等,皆有聘用書記之必要”,“各機關(guān)領(lǐng)袖有于公用書記之外,另聘私人書記”,所以其職業(yè)范圍“可謂廣矣”。書記的性質(zhì),乃“各業(yè)領(lǐng)袖的左右手”,負“協(xié)助”之責(zé)。書記的任務(wù)職責(zé),其一“在遵循領(lǐng)袖所囑示之大意,回答信札或公牘,或起草各種文件”;其二在領(lǐng)袖分身乏術(shù)時代表領(lǐng)袖接見來訪賓客,出席重要宴會或會議,“負代理之責(zé)”;其三為“襄助辦公室之管理”;其四“除執(zhí)行或傳達領(lǐng)袖意旨外,尚有顧問性質(zhì),補充領(lǐng)袖思慮之所不及,協(xié)助商榷”。總而言之,書記之職責(zé),不僅在于協(xié)助領(lǐng)袖執(zhí)行事務(wù),增其效率,還在于協(xié)助領(lǐng)袖籌劃問題,省其腦力與時間。在作者看來,書記(秘書)是“協(xié)助領(lǐng)袖的左右手”,是幫助上司處理各種事務(wù)的工作人員,這與當下對“秘書”的界定是一致的。其對書記(秘書)職責(zé)的解說,從“遵循”、“代理”、“襄助”、“執(zhí)行”、“傳達”、“補充”、“協(xié)助”這些用語上大致可以看出它的從屬性、輔助性、服務(wù)性、全面性特點。而且鄒韜奮對書記(秘書)職能的概括,已包含秘書的日常事務(wù)職能(接待賓客,辦公室管理)、專項職能(文牘辦理、起草文件、會務(wù)工作)和深層職能(參謀顧問)等諸方面,與現(xiàn)行的《秘書學(xué)概論》相比,這些概括很有先見之明。第二章《辦公室之組織與管理》,介紹書記職責(zé)之一“襄助辦公室之管理”。鄒韜奮認為,辦公室各部之組織應(yīng)視其事務(wù)之繁簡為斷?！叭绮簧醴?則忌用多數(shù)小室,以彼此接洽不易,而監(jiān)督亦難于周密”;如事務(wù)繁多,則領(lǐng)袖與各部部長或主任宜“另有一室”;書記統(tǒng)轄其他辦事人員“宜同處于一大室中”,俾各股易于聯(lián)絡(luò)接洽,還可與各股之間用玻璃墻隔開?！皶浿k事處,宜與領(lǐng)袖之辦事處接近,俾接洽及商榷迅速靈便”。總之辦公室之布置,在“能使各部分有最經(jīng)濟最敏捷之聯(lián)絡(luò)”,“期收如臂使指之效,以提高辦事效率為要。辦公室中各種職務(wù)分配最重要之點,即須各有專責(zé),既重分工又重協(xié)作,“分工所以重責(zé)任,協(xié)作所以重互助”,使領(lǐng)袖在事務(wù)方面“得收最經(jīng)濟而又最靈敏之結(jié)果”。此章“以普通辦公室之應(yīng)用為主”,重在闡釋秘書對機關(guān)整體辦公環(huán)境的設(shè)置與管理,體現(xiàn)了“以領(lǐng)導(dǎo)為核心,以效率為目標”的組織原則,這在當下仍是適用的。第三章《文牘之辦理》,講述如何收發(fā)函件、起草辦理文牘。鄒韜奮指出:各機關(guān)應(yīng)設(shè)收發(fā)處,“專司收發(fā)之責(zé),并備收發(fā)簿,記載來往函件,以資查考”;發(fā)遞函件,宜分別重要與尋常之函件,加蓋不同字樣標識,分別郵遞和專遞;遞與機關(guān)之函件,應(yīng)“先由書記閱看,依其內(nèi)容性質(zhì),分別辦理,應(yīng)由書記辦理者,另行保留,其重要者當呈交領(lǐng)袖閱看,此外有應(yīng)由各部辦理者,再分送各部或?qū)Ｕ浦藛T辦理”,交領(lǐng)袖閱看者,如須其他案卷為參考,“則書記宜于事前,備全此種參考材料”,一并呈交領(lǐng)袖,“不宜于臨時由領(lǐng)袖查問時,始匆促尋取也”。鄒韜奮認為起草文牘宜注意之處:“各股宜有辦事日記”,每日公畢,由佐理員填寫交書記察閱;重要的通訊地址,以卡片記錄。由此可見,鄒韜奮對發(fā)文辦理、收文處理等程序的安排已經(jīng)相當規(guī)范和專業(yè)。第四章《文卷保管法》,講解如何“最敏捷及最有條理”地立卷歸檔,以“使查考時毫無困難”。鄒韜奮認為,保管文卷的步驟,第一為文件分類,或按來信地區(qū)區(qū)域分,或按來信內(nèi)容性質(zhì)分;第二為立卷安置,以堅韌耐久的厚紙制文卷若干,卷上印機關(guān)名,注明事由及號數(shù)。安置時,來往信函均須加印收發(fā)時之年月日,存放信函時再行編號登記;內(nèi)容性質(zhì)相同之文卷可同置于文卷盒內(nèi),回函與原函應(yīng)置于一處;各盒前注明號數(shù),一號一類,同置于特備之書櫥內(nèi),依號數(shù)先后排列;文件存放應(yīng)依重要程度及保管時間分別安置,并編寫存放目錄,以備查考。鄒韜奮講解的立卷規(guī)則,在完成“便于保管和利用”這個目標的同時,已經(jīng)注意到了文件本身的特征,也顧及到了文件之間的歷史聯(lián)系,還考慮到了文件的價值及保管期限。這對我們現(xiàn)行文書的立卷歸檔很有借鑒價值。第五、六章《文牘之格式》,用大量篇幅重點介紹通用文牘的種類、功能及程式。首先講解了大總統(tǒng)令、國務(wù)院令、各部院令、任命狀、委任令、訓(xùn)令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等十三種官署法定公文的用法及格式,其次列舉了學(xué)校官署互相行文的程式,最后撮舉商業(yè)機關(guān)所用幾種公文一一圖解。此兩章實為“公文作法”。第七章《開會預(yù)備及會場記錄》,講述秘書的會務(wù)工作。鄒韜奮介紹,“開會預(yù)備之重要事務(wù)有三:一為通告,二為開會程序,三為報告或議案”?！巴ǜ嬷畠?nèi)容,包括開會之日期、時間與地點”,亦即今天的會議通知。除了發(fā)送會議通告,書記還要根據(jù)實際情況,設(shè)置會議議程,為領(lǐng)袖提前預(yù)備報告和議案(領(lǐng)導(dǎo)講話稿)。報告和議案皆須簡潔準確、透徹周密、不冗不漏,方能切用?！伴_會之際有會場記錄,亦由書記司之”,“除記錄開會日期及地點外,當記錄參加會議者之姓名”,“依次記載所議決之案件”,“最后一行須書主席某,請主席察閱記錄全文后,就其下簽名,以示負責(zé)”。這與當下會議記錄的記載精神是一脈相承的。第八章《書記應(yīng)具之基本知能》,講解秘書應(yīng)具備的基本素養(yǎng)(知識和能力)。書記應(yīng)具之第一基本知能為國文根底,其次為書法,尤其是楷書,起草謄錄文稿須敏捷,還要能速記,掌握打字技能。除了這些基本知識能力,書記還需具備專業(yè)知識能力,“對于所服務(wù)機關(guān)之章程與內(nèi)容,須有明確之了解”,始能勝任愉快。第九章《書記應(yīng)具之常識》,延續(xù)第八章的內(nèi)容,講述書記應(yīng)具備的輔助知識能力。書記應(yīng)具之第一常識為地理,第二常識為郵電,第三常識為鐵路航路運輸。此三項皆為發(fā)送郵寄函件物品方面的知識。此外,書記還應(yīng)具備的常識有,熟知政治上之行政組織及法令大概,明悉會計上之預(yù)算、決算、查賬等事及其應(yīng)用之格式,知曉交際禮儀等。第十章《書記服務(wù)之成功要素》,介紹書記的若干成功要素,第一要素為縝密,第二為敏捷,第三為服從,第四為和衷共濟之精神,第五為健適之身體,第六為守時。這六個方面總體講秘書的職業(yè)素養(yǎng)。筆者之所以不厭其煩地介紹《書記之知能與任務(wù)》的每一章,是因為該書的體例與時下的“秘書學(xué)教程”體例十分接近。該書第一章是秘書概論,第二至七章是秘書實務(wù),第八至十章講述秘書素養(yǎng)。全書概論、實務(wù)、素養(yǎng)三大塊赫然分明。而現(xiàn)行的“秘書學(xué)教程”,比如任群主編的《中國秘書學(xué)》即以“概論篇、工作篇、技能篇”三大塊來統(tǒng)編全書(2);丁曉昌、冒志祥主編的《秘書學(xué)與秘書工作》以“秘書本質(zhì)論、秘書職能論、秘書實務(wù)論、秘書環(huán)境論、秘書工作技巧論、秘書素養(yǎng)論”來挈領(lǐng)全書(3),除了秘書環(huán)境論和工作技巧論外,其余皆能與鄒韜奮《書記之知能與任務(wù)》的體例結(jié)構(gòu)相對應(yīng)。由此看來,鄒韜奮的諸多見解于現(xiàn)在仍然適用。鄒韜奮的本意并非是構(gòu)建現(xiàn)代秘書學(xué)的學(xué)科框架,他當時只是要編纂一本“書記工作基本知識”,但該書的內(nèi)容體例已經(jīng)初創(chuàng)了現(xiàn)代秘書學(xué)的學(xué)科框架。二、《知識能力和任務(wù)》的學(xué)術(shù)價值(一)代御史后《史》的人鄒韜奮的《書記之知能與任務(wù)》,與現(xiàn)行的秘書學(xué)著作相比,雖有點粗疏和單薄,但將其放置在整個秘書學(xué)史中,其學(xué)術(shù)轉(zhuǎn)折和開創(chuàng)意義顯而易見。我國清代以前,對秘書活動的認識往往表現(xiàn)于片言斷語的言論中,尚未見有秘書學(xué)專著。(4)18世紀中后葉,《幕學(xué)舉要》(萬維)、《佐治藥言》《續(xù)佐治藥言》(汪輝祖)等一批幕學(xué)著作先后問世,秘書活動開始被當作一門學(xué)問加以研究,由是學(xué)界劉耀國以此作為我國秘書科學(xué)萌發(fā)的標志。(5)汪輝祖等人的幕學(xué)著作,其觀點雖然比較系統(tǒng)、全面,但畢竟總結(jié)的是封建社會秘書活動的一般經(jīng)驗和幕務(wù)活動的特殊經(jīng)驗,與現(xiàn)代秘書(包括私人秘書)的活動類型及價值取向終究不可同日而語。民國以前,我國的秘書學(xué)研究仍舊停留在汪輝祖等人的幕學(xué)著作的層面上,除了1884年張廷驤編輯出版的《入幕須知五種》將幕學(xué)著作的影響擴大外,并無新的進展。進入民國后,秘書活動較之封建社會驟然一變。秘書機構(gòu)的設(shè)置和秘書隊伍的建設(shè)借鑒西方國家的體制,開始走向西方化、法制化和規(guī)范化。比如南京臨時政府制定了《秘書處工作暫行章程》,對秘書處的機構(gòu)設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)、收發(fā)傳遞保管文件、電報收發(fā)處理、接待來賓、內(nèi)務(wù)管理、工作考勤、值班開會等秘書活動作了制度規(guī)定。從這些規(guī)定來看,民國初期的秘書名稱、活動機制和職責(zé)功用雖不免有些混亂,但它適應(yīng)的是資本主義機器工業(yè)社會的需求,頗具現(xiàn)代色彩。因此《秘書處工作暫行章程》對此后秘書活動的規(guī)范起了奠基作用。北洋政府時期,各部各廳皆有辦事規(guī)則。鄒韜奮乃根據(jù)各廳辦事規(guī)則,結(jié)合書記職務(wù)方面的種種材料,借鑒西方工業(yè)社會的秘書學(xué)原理,編纂出《書記之知能與任務(wù)》,對書記的活動梳理歸納,以一種現(xiàn)代研究指向?qū)⑵潴w系化、系統(tǒng)化,體現(xiàn)了新的價值取向。相比汪輝祖等人的幕學(xué)著作,鄒韜奮的《書記之知能與任務(wù)》無疑是秘書學(xué)史由古代轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)折標志。鄒韜奮的《書記之知能與任務(wù)》對現(xiàn)代秘書學(xué)研究產(chǎn)生了深遠的影響。《書記之知能與任務(wù)》1926年7月初版后,當月即再版,被“已入機關(guān)任事者”奉為經(jīng)典。1930年8月,陳和祥編纂的《實用書記指導(dǎo)全書》由上海益智書局出版,此書分上下編,上編為“書記要訣”,講書記的修養(yǎng)、職務(wù)及公文的撰寫辦理,下編為“書記范例”。該書與鄒韜奮的秘書學(xué)研究形成呼應(yīng)之勢,由是秘書學(xué)研究開始小成規(guī)模。鄒韜奮的《書記之知能與任務(wù)》一書中總結(jié)的現(xiàn)代秘書活動的一般規(guī)律對指導(dǎo)當下的秘書實踐仍有很大的借鑒價值,其構(gòu)建的秘書學(xué)學(xué)科框架至今仍然適用。由此看來,鄒韜奮的《書記的知能與任務(wù)》無疑是現(xiàn)代秘書學(xué)的開創(chuàng)之作。(二)新發(fā)現(xiàn)的發(fā)現(xiàn)鄒韜奮的《書記之知能與任務(wù)》作為秘書學(xué)史料被新發(fā)現(xiàn),一則它可以修正我們現(xiàn)行的對秘書學(xué)史的一些認知,二則可以它產(chǎn)生的背景事實來澄清我們的某些模糊推測。1.創(chuàng)新期時期一般秘書學(xué)觀的數(shù)量較多我國秘書學(xué)科誕生(開創(chuàng))于20世紀80年代初期,是不少秘書學(xué)著作論文所持的觀點。80年代確實掀起了秘書學(xué)研究的高潮,這是毋庸置疑的事實。對此之前的秘書學(xué)研究,尤其是民國時期的秘書學(xué)研究,很多論者至今還囿于這樣一種認識:民國時期政府和社會各界雖然對秘書工作進行過多次改革,也赴美考察,創(chuàng)辦刊物,建立過相應(yīng)的學(xué)術(shù)團體,出版了一大批論著,如徐望之的《公牘通論》、王尹孚的《國民政府現(xiàn)行公文程式詳解》、周連寬的《檔案管理法》、何魯成的《檔案管理與整理》、梁上燕的《縣政府公文處理與檔案管理》等,但其視野都集中在文書工作和檔案業(yè)務(wù)上,而非純粹的秘書學(xué)研究。很顯然,大多論者忽略了鄒韜奮、陳和祥有關(guān)“書記”(秘書)學(xué)方面的教材論著。事實上,當時不僅有秘書學(xué)教材,還有專門培養(yǎng)秘書人才的學(xué)校(如中華職業(yè)學(xué)校、青年會中學(xué)等),職業(yè)雜志和學(xué)術(shù)交流活動也出現(xiàn)過不少,鄒韜奮《書記之知能與任務(wù)》的第一、二章就曾以《書記與辦公室》為題,發(fā)表在1925年4月30日《教育與職業(yè)》第64期上?；谶@些事實,是否可以推斷現(xiàn)代秘書學(xué)的誕生(開創(chuàng))是在20世紀20年代呢?畢竟,科學(xué)的論斷需要積累大量的史料作為基礎(chǔ)。然而,不管是否可以把現(xiàn)代秘書學(xué)誕生的時間往前推溯到20世紀20年代,鄒韜奮的《書記之知能與任務(wù)》都是一個不容忽視的存在。2.“秘書”的含義鄒韜奮說“書記,又稱秘書”,反映了我國對秘書人員的最初認識。事實上,“書記”是本土的說法,而“秘書”則是舶來詞,在鄒韜奮的應(yīng)用語境中,這兩個詞是需要加以辨析的。秘書一詞源自拉丁文“secretarius”,意為“可靠的職員”,在歐美國家既是一種職位也是一種職業(yè),指稱從事這種職位、職業(yè)的人員,即直接為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助性、事務(wù)性、信息性服務(wù)的人員(包括高級文官和一般辦公室秘書人員,一般側(cè)重指后者)?！懊貢弊鳛槊麑嵪喔钡穆毼幻Q于1905年被孫中山引入中國,1907年清政府巡撫衙門設(shè)置秘書一職,掌管機密折電、函牘,處理公文等事宜。南京臨時政府和北洋政府皆設(shè)有秘書處(廳),不過秘書人員除了秘書長、秘書外,還有顧問、參事、電務(wù)員、收發(fā)員、書記、錄事、調(diào)查員、翻譯員、僉事等,而冠以“秘書”者均屬高級文官,以掌管重要文書為主要職責(zé),兼任部門負責(zé)人,并非一般秘