Excel打印技巧.ppt

1、1,圖解Excel超實(shí)用打印技巧,打印表格是很多朋友在工作中常常要面臨的任務(wù)，這里我們通過實(shí)例圖解的方式向大家提供一些Excel中實(shí)用的打印技巧。仔細(xì)學(xué)習(xí)并使用這些技巧，可以使我們能更加得心應(yīng)手地完成工作中的各種打印任務(wù)。 學(xué)習(xí)目標(biāo)： 一、在每一頁(yè)上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題 二、只打印工作表的特定區(qū)域 三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁(yè)內(nèi) 四、將報(bào)表打印在指定的幾頁(yè)內(nèi) 五、打印設(shè)定的工作表背景 六、打印工作表中的零值 七、不打印工作中的錯(cuò)誤值 八、打印出工作表中的公式,2,一、在每一頁(yè)上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題(1),在Excel工作表中，第一行通常存放這各個(gè)字段的名稱，如“客戶資料表”中的“客戶姓名”、“服務(wù)帳號(hào)

2、”、“公司名稱”等等，我們把這行數(shù)據(jù)稱為標(biāo)題行(標(biāo)題列依此類推)。當(dāng)工作表的數(shù)據(jù)過多超過一頁(yè)時(shí)，打印出來(lái)只有第一頁(yè)有行標(biāo)題，這樣閱讀起來(lái)不太方便。 用下面方法可以讓每一頁(yè)都打印行標(biāo)題： 進(jìn)入要打印的工作表，選擇菜單“文件頁(yè)面設(shè)置”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“工作表”選項(xiàng)卡，然后單擊“打印標(biāo)題”區(qū)“頂端標(biāo)題行”文本區(qū)右端的按鈕，對(duì)話框縮小為一行，并返回Excel編輯界面，用鼠標(biāo)單擊一下標(biāo)題行所在的位置(圖 1)，再單擊回車即可。,3,一、在每一頁(yè)上都打印行標(biāo)題或列標(biāo)題(2),這時(shí)對(duì)話框恢復(fù)原狀，可以看到“頂端標(biāo)題行”文本框中出現(xiàn)了剛才選擇的標(biāo)題行(圖 2)，核對(duì)無(wú)誤后單擊“確定”完成設(shè)置。以后打

3、印出來(lái)的該工作表的每一頁(yè)都會(huì)出現(xiàn)行標(biāo)題了。 說明：列標(biāo)題的設(shè)置可仿照操作。若需要要打印工作表的行號(hào)和列標(biāo)(行號(hào)即為標(biāo)識(shí)每行的數(shù)字，列標(biāo)為標(biāo)識(shí)每列的字母)，勾選“打印”區(qū)的“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選框即可。,4,二、只打印工作表的特定區(qū)域(1),在實(shí)際的工作中，我們并不總是要打印整個(gè)工作表，而可能只是特定的區(qū)域，那么應(yīng)該如何設(shè)置呢？請(qǐng)跟著下面的方法進(jìn)行。 (一)、打印特定的一個(gè)區(qū)域 如果需要打印工作表中特定的一個(gè)區(qū)域有下面兩種方法。 方法1：先選擇需要打印的工作表區(qū)域，然后選擇菜單“文件打印”命令，在彈出的“打印內(nèi)容”對(duì)話框的“打印內(nèi)容”區(qū)，勾選“選定區(qū)域”單選框(圖 3)，再單擊“確定”即可。,5,二、

4、只打印工作表的特定區(qū)域(2),方法2：進(jìn)入需要打印的工作表，選擇菜單“視圖分頁(yè)預(yù)覽”命令，然后選中需要打印的工作表區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令即可(圖 4)。 說明：方法1適用于偶爾打印的情形，打印完成后Excel不會(huì)“記住”這個(gè)區(qū)域。而方法2則適用于老是要打印該工作表中該區(qū)域的情形，因?yàn)榇蛴⊥瓿珊驟xecl會(huì)記住這個(gè)區(qū)域，下次執(zhí)行打印任務(wù)時(shí)還會(huì)打印這個(gè)區(qū)域。除非你選擇菜單“文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域”命令，讓Excel取消這個(gè)打印區(qū)域。,6,二、只打印工作表的特定區(qū)域(3),(二)、打印特定的幾個(gè)區(qū)域 如果要打印特定的幾個(gè)區(qū)域，和上面的方法對(duì)應(yīng)，也有兩種方法。 方

5、法1：開始時(shí)，按住Ctrl鍵，同時(shí)選中要打印的幾個(gè)區(qū)域，后面的操作與上面的方法1相同。 方法2：在分頁(yè)預(yù)覽視圖下，用前面方法2介紹的方法設(shè)置好一個(gè)打印區(qū)域后，再選擇要打印的第二個(gè)區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“添加到打印區(qū)域”命令即可(圖 5)。用同樣的方法設(shè)置其它需要打印的區(qū)域。 說明：用方法2設(shè)置的打印區(qū)域，Excel會(huì)一絲不茍地把它記下來(lái)。要取消這些設(shè)置，執(zhí)行菜單“文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域”命令即可。,7,三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁(yè)紙內(nèi)（1）,這個(gè)技巧主要運(yùn)用于如下的情形： 1、當(dāng)數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁(yè)寬時(shí)，Excel總是先打印左半部分，把右半部分單獨(dú)放在后面的新頁(yè)中，但是右半部分?jǐn)?shù)據(jù)并不多

6、，可能就是一兩列。 2、當(dāng)數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁(yè)高時(shí)，Excel總是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新頁(yè)中，但是超出的部分并不多，可能就是一兩行。 上面的情況不論是單獨(dú)出現(xiàn)或同時(shí)出現(xiàn)，如果不進(jìn)行調(diào)整就直接進(jìn)行打印，那么效果肯定不能令人滿意的，而且還挺浪費(fèi)紙張。下面我們提出兩種常用的調(diào)整方法。 (一)、通過“分頁(yè)預(yù)覽”視圖調(diào)整 進(jìn)入需要調(diào)整的工作表，選擇菜單“視圖分頁(yè)預(yù)覽”命令，進(jìn)入“分頁(yè)預(yù)覽”視圖(圖 6)。,8,三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁(yè)紙內(nèi)（2）,從圖6中可以看到F列和G列之間有一條藍(lán)色虛線，這條線就是垂直分頁(yè)符，它右邊的部分就是超出一頁(yè)寬的部分，下面我們把它和左面部分一起放在同一頁(yè)寬內(nèi)。 將鼠

7、標(biāo)指針移至F列和G列之間的藍(lán)色虛線處，鼠標(biāo)指針變?yōu)樽笥译p箭頭(圖 7)，這時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵，拖拉至G列右邊緣處放開即可。,9,三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁(yè)紙內(nèi)（3）,調(diào)整后的效果如圖8所示，可以看到原來(lái)的藍(lán)色虛線與G列邊緣的藍(lán)色實(shí)線重合，表示垂直分頁(yè)符被重新設(shè)定，這樣原來(lái)超出的G列數(shù)據(jù)就可以被打印在同一頁(yè)寬內(nèi)。 水平分頁(yè)符的設(shè)定方法完全一致，可以仿照操作。,10,三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁(yè)紙內(nèi)（4）,(二)、通過“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框調(diào)整 通過“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框調(diào)整也相當(dāng)方便。進(jìn)入需要調(diào)整的工作表，選擇菜單“文件頁(yè)面設(shè)置”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“頁(yè)面”選項(xiàng)卡。 然后點(diǎn)選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為”單選框，在

8、后面的文本框內(nèi)輸入“1”頁(yè)寬和“1”頁(yè)高(圖 9)，單擊“確定”按鈕即可。,11,四、將報(bào)表打印在指定的幾頁(yè)內(nèi),當(dāng)數(shù)據(jù)的內(nèi)容比較長(zhǎng)時(shí)，打印出來(lái)的紙張可能有很多頁(yè)，當(dāng)然，這些頁(yè)之間的分隔，都是Excel默認(rèn)為我們添加的。但是實(shí)際情況中，我們可能希望Excel能夠以自己的分頁(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)打印，下面介紹一下處理的方法。 具體操作之前，我們打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，進(jìn)入“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，確認(rèn)一下“縮放”區(qū)域，選中的是“縮放比例”單選框。如果這里選擇了“調(diào)整為”單選框，后面的操作Excel就會(huì)不聽話了。 根據(jù)Excel會(huì)把不相鄰的打印區(qū)域打印到不同的頁(yè)面上的原理，下面我們做兩件事：一是在我們需要分頁(yè)的地方插入一個(gè)

9、空白行；二是將由空白行分開的每一頁(yè)都設(shè)置為打印區(qū)域。這兩件事做好后，再執(zhí)行打印命令就可以得到我們要求的效果了。具體操作步驟如下： 在我們需要分頁(yè)的位置插入空白行。 所有空白行插入好后，按住Ctrl鍵，同時(shí)選中需要打印的各頁(yè)數(shù)據(jù)，注意不要選中空白行。 然后選擇菜單“文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域”命令，再選擇菜單“文件頁(yè)面設(shè)置”命令，進(jìn)入“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，點(diǎn)選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為”單選框，輸入所需的頁(yè)數(shù)，單擊“確定”按鈕即可(圖 10)。,12,五、打印設(shè)定的工作表背景,有很多朋友都有為工作表設(shè)定一個(gè)漂亮的背景的習(xí)慣，這樣可以為工作表的外觀增色不少。但是當(dāng)執(zhí)行打印命令，把工作表打印到紙上時(shí)，發(fā)現(xiàn)Exce

10、l并沒有打印這個(gè)背景。 如果你還沒有上面的經(jīng)歷，可以馬上試驗(yàn)一下：隨便在工作表中輸入一些數(shù)據(jù)，然后選擇菜單“格式工作表背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，隨便選擇一幅圖片作為該工作表的背景，然后執(zhí)行“打印預(yù)覽”命令，發(fā)現(xiàn)效果圖中沒有背景的任何痕跡，真的很遺憾?。?。 如果我們一定需要在Excel中打印插入的圖片，該怎么操作呢？下面提供一種方法。 進(jìn)入需要插入圖片的工作表，選擇菜單“插入圖片來(lái)自文件”命令，打開“插入圖片”對(duì)話框，然后通過該對(duì)話框插入恰當(dāng)?shù)膱D片即可。 用這種方法插入的圖片就會(huì)被Excel打印。值得一提的是，為了使打印出來(lái)的工作表更加美觀，可以通過設(shè)置單元格的填充色，因?yàn)閱卧竦奶?/p>

11、充色會(huì)被Excel打印。,13,六、不打印工作表中的零值,有些工作表中，如果認(rèn)為把“0”值打印出來(lái)不太美觀，可以進(jìn)行如下設(shè)置，避免Excel打印“0”值。 選擇菜單“工具選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)入“視圖”選項(xiàng)卡，把“窗口選項(xiàng)”區(qū)的“零值”復(fù)選框的勾去掉(圖 11)，單擊“確定”按鈕后，返回Excel編輯窗口，可以看到工作表中的所有零值都變成了空白單元格，再執(zhí)行“打印”命令，零值單元格就不會(huì)被打印出來(lái)。,14,七、不打印工作中的錯(cuò)誤值,當(dāng)在工作表中使用了公式或者函數(shù)之后，有些時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤提示信息，如果把這些錯(cuò)誤信息也打印出來(lái)就非常不雅了。要避免將這些錯(cuò)誤提示信息打印出來(lái)，可以

12、按照下面的方法進(jìn)行設(shè)置。 選擇菜單“文件頁(yè)面設(shè)置”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，進(jìn)入“工作表”選項(xiàng)卡，在“打印”區(qū)單擊“錯(cuò)誤單元格打印為”下拉框，選擇“空白”項(xiàng)(圖 12)，最后單擊“確定”按鈕，這樣在打印的時(shí)候就不會(huì)將這些錯(cuò)誤信息打印出來(lái)了。,15,八、打印工作表中的公式,一般情況下，我們是不需要打印公式內(nèi)容的，但是某些特殊情況下，為了方便我們對(duì)計(jì)算公式進(jìn)行分析，我們可以把公式內(nèi)容打印出來(lái)。進(jìn)行如下的設(shè)置即可。 打開如圖11的對(duì)話框，勾選“窗口選項(xiàng)”區(qū)的“公式”復(fù)選框(圖 13)，單擊“確定”按鈕后返回Excel編輯窗口，可以看到所有的公式都顯示出來(lái)了，此時(shí)再打印工作表，就會(huì)把工作表中所有的

13、公式內(nèi)容都打印出來(lái)。 說明：使用快捷鍵“Ctrl”可以快速地在公式和計(jì)算結(jié)果之間進(jìn)行切換。要打印公式，切換到公式顯示時(shí)，執(zhí)行打印命令即可。,16,Excel 2003輕松套打報(bào)表（1）,1.掃描表格 把原表格放入掃描儀，掃描分辨率設(shè)定為100dpi、縮放比設(shè)為100、模式為黑白文本。在預(yù)覽圖形上調(diào)整掃描區(qū)域框使它盡量靠近表格邊框，你也可以在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪，去除表格周圍的空白，再將掃描的圖像處理后保存好。 如果在表格外也要填寫的話，那么在掃描前最好先用鉛筆在原表格上畫一個(gè)邊框，作為掃描后修剪和量取頁(yè)邊距的依據(jù)。 2.設(shè)置背景 啟動(dòng)Excel 2003，單擊菜單欄的“格式/工作表/

14、背景”，打開工作表背景對(duì)話框，找到剛才保存的表格圖像，設(shè)定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框，在框中直接輸入105后回車，把顯示比例設(shè)定為105%。 注意：這里105%的比例是這樣得來(lái)的。在紙上畫一個(gè)邊長(zhǎng)10厘米的正方形，掃描后設(shè)為電子表格背景，此時(shí)比例為100%，用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個(gè)與背景正方形完全重合的矩形，打印出來(lái)。量得打印出正方形邊長(zhǎng)為10.5厘米，除以原正方形的邊長(zhǎng)10厘米，可得比例為105%。另外，你也可以在Excel中畫一個(gè)邊長(zhǎng)為10厘米的正方形，再試著慢慢調(diào)整比例，使它與背景正方形重合，亦不難得到相應(yīng)的比例。,17,Excel 2003輕松套打報(bào)表（2）,3

15、.定位填寫 通過拖動(dòng)行、列標(biāo)題的邊界調(diào)整行高或列寬，再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕，調(diào)整表格線使它與背景表格的表格線重合(也不必很準(zhǔn)確，只要能讓文字填寫在所需位置就可以)。對(duì)于大量等高(寬)的行(列)，全部選中并從菜單樣中的“格式/行/行高(列/列寬)”中直接輸入數(shù)值會(huì)更快些。然后在相應(yīng)單元格里輸入數(shù)據(jù)、文字或公式引用(如圖)，記住千萬(wàn)不要設(shè)置單元格邊框，這樣一張表格就做好了。,18,Excel 2003輕松套打報(bào)表（3）,4.頁(yè)面設(shè)置 單擊菜單欄中的“文件/頁(yè)面設(shè)置/頁(yè)邊距”，用尺子量取原表格紙中表格邊框到紙張左邊和上邊的距離，把量取的尺寸直接輸入頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框中相應(yīng)的左、上頁(yè)邊

16、距中，右、下邊距則要設(shè)小一點(diǎn)，讓整張表格都可以打印出來(lái)就行了。單擊“選項(xiàng)”按鈕，進(jìn)入打印機(jī)設(shè)置界面自定義紙張尺寸，直接輸入紙張的尺寸，這當(dāng)然也要直接用尺子測(cè)量。 部分打印機(jī)設(shè)置中可能沒有自定義紙張尺寸的功能，此時(shí)我們只要從“文件/頁(yè)面設(shè)置/頁(yè)面/紙張大小”中選一個(gè)比實(shí)際紙張大點(diǎn)的紙張尺寸，一般也可以正常打印。 5.打印輸出 現(xiàn)在可以把原表格紙放入打印機(jī)打印了，如果以上操作均無(wú)誤的話，一般無(wú)須調(diào)整即可一次成功。即使出現(xiàn)水平或垂直移位，也只要直接量取偏移值，然后增減到相應(yīng)的上、左頁(yè)邊距中即可。在此我們?cè)O(shè)置為背景的表格雖然在屏幕上可以看到，但是并不會(huì)被打印出來(lái)，所以無(wú)須考慮。 這種套打表格的方法特別

17、適用于打印大量的相關(guān)表格。像財(cái)務(wù)、稅務(wù)和統(tǒng)計(jì)這三種報(bào)表中的數(shù)據(jù)都是密切相關(guān)的。如果把這些相關(guān)的報(bào)表都存放在同一工作簿內(nèi)，設(shè)置好不同工作表間的相互引用和計(jì)算公式。以后我們只要輸入幾個(gè)基本數(shù)據(jù)就可以自動(dòng)計(jì)算套打出一套完整的報(bào)表。,19,Excel打印故障問答錦囊,問：我想打印彩色的頁(yè)眉，卻不能為頁(yè)眉應(yīng)用彩色格式。如何解決？ 答：頁(yè)眉中的文字只能打印為黑色，即便使用彩色打印機(jī)，也不能對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳中的文字應(yīng)用彩色。要打印彩色頁(yè)眉，可以使用打印標(biāo)題代替頁(yè)眉。例如，要在每頁(yè)的頂端打印公司的徽標(biāo)與地址，將徽標(biāo)與地址信息放置在工作表的前幾行；在“文件”菜單上，單擊“頁(yè)面設(shè)置”，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，然后在“頂

18、端標(biāo)題行”框中，輸入包含徽標(biāo)與地址的行。 問：我使用“格式”菜單上的“背景”命令，為工作添加了背景圖案，但打印時(shí)，卻沒有打印工作表背景。為什么？如何解決？ 答：用“格式”菜單上的“背景”命令添加到工作表中的背景圖案不會(huì)被打印出來(lái)。但用“插入”菜單中的“圖片”命令添加到工作表中的圖案和用“格式”菜單上的“單元格”命令添加到工作表中的單元格背景圖案或陰影，都會(huì)被打印出來(lái)。 問：在我打印工作表時(shí)，Excel忽略了所設(shè)置的分頁(yè)符。為什么？ 答：如果已設(shè)置讓Excel將工作簿打印到特定數(shù)目的頁(yè)面中，那么，Excel將忽略已設(shè)置的手動(dòng)分頁(yè)符，并縮小打印工作表的尺寸。若要將工作表打印到指定的頁(yè)數(shù)中并使用手動(dòng)

19、插入的分頁(yè)符，請(qǐng)單擊“文件”菜單上的“頁(yè)面設(shè)置”，再單擊“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，然后單擊“縮放比例”。如果“縮放比例”不能產(chǎn)生預(yù)期效果，你可以在設(shè)置打印區(qū)域時(shí)，將其中的每一頁(yè)都選定為獨(dú)立的區(qū)域，Excel會(huì)將打印區(qū)域中不相鄰的區(qū)域打印到獨(dú)立的頁(yè)面上。 問：我在工作表中設(shè)置了多個(gè)打印區(qū)域后，Excel卻不能將多個(gè)打印區(qū)域打印到同一頁(yè)上。如何解決？ 答：如果打印區(qū)域中包含工作表中的不相鄰區(qū)域，在默認(rèn)情況下，Excel將把每個(gè)區(qū)域打印到單獨(dú)的頁(yè)面上。你可以使用下列方法指定工作表中的獨(dú)立區(qū)域，并將它們打印到同一頁(yè)面上。 1將不相鄰的列打印到相鄰的位置上：選定不想打印的列，點(diǎn)擊“格式”菜單中的“列”，然后單擊“

20、隱藏”。設(shè)置一個(gè)包含所有列的打印區(qū)域，其中也包括隱藏的列。 2將不相鄰的行打印到上下相鄰的位置上：選定不想打印的行，點(diǎn)擊“格式”菜單中的“行”，然后單擊“隱藏”。設(shè)置一個(gè)包含所有行的打印區(qū)域，其中也包括隱藏的行。,20,Excel文件的打印技巧(1),一、Excel文件打印的一般步驟 Excel文件的打印結(jié)果是各類報(bào)表，因此它的可讀性顯得格外重要，下面是增強(qiáng)可讀性的幾個(gè)具體措施：1 建立頁(yè)眉和頁(yè)腳工作表的頁(yè)眉和頁(yè)腳包含了許多有用信息，例如報(bào)表的頁(yè)碼或工作表標(biāo)題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡。如果需要使用內(nèi)置的頁(yè)眉和頁(yè)腳，就要打開

21、“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”下拉列表，從中選擇“第1頁(yè)”、“第1頁(yè)，共？頁(yè)”之類的內(nèi)容。如果需要自行建立自己的頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以單擊“自定義頁(yè)眉”或“自定義頁(yè)腳”打開對(duì)話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個(gè)按鈕。最左邊的按鈕用來(lái)設(shè)置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來(lái)設(shè)置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個(gè)按鈕可以插入頁(yè)碼、日期、時(shí)間等內(nèi)容。2 打印行或列標(biāo)題如果Excel制作的報(bào)表大小超過了一頁(yè)，要保證第一頁(yè)以后的各頁(yè)均能看到行或列的標(biāo)題，以便正確標(biāo)識(shí)各行或列數(shù)據(jù)的具體含義。辦法是單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡。當(dāng)每一頁(yè)需要重復(fù)打印列標(biāo)題時(shí)，請(qǐng)將

22、光標(biāo)插入“頂端標(biāo)題行”框，然后用鼠標(biāo)選中包含列標(biāo)題的所有單元格即可輸入引用，或者將列標(biāo)題的單元格引用直接輸入“頂端標(biāo)題行”框。如果每一頁(yè)需要重復(fù)出現(xiàn)行標(biāo)題（一般在A列），可以按相同方法將光標(biāo)插入“左端標(biāo)題列”框，然后按上面介紹的方法設(shè)置行標(biāo)題的引用。3 使所有數(shù)據(jù)可見如果某一單元格中的文本或數(shù)字超出了列寬，那么打印出來(lái)的文本將被截?cái)?，打印出?lái)的數(shù)字則會(huì)顯示為“#”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數(shù)據(jù)可見：如果發(fā)現(xiàn)了某一列的寬度不夠，只需將光標(biāo)放到該列列標(biāo)右側(cè)的邊線處，待光標(biāo)變成雙向光標(biāo)后雙擊邊線，即可自動(dòng)增加列寬以適應(yīng)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對(duì)

23、話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”下的“自動(dòng)換行”，即可使數(shù)據(jù)自動(dòng)換行以適應(yīng)列寬。,21,Excel文件的打印技巧(2),4 使用容易查看的格式國(guó)內(nèi)的各種報(bào)表習(xí)慣設(shè)置網(wǎng)格線，我們可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“網(wǎng)格線”即可。也可以選中需要設(shè)置網(wǎng)格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對(duì)話框從中選擇需要的邊框樣式。另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設(shè)置為彩色，但是使用黑白打印機(jī)進(jìn)行報(bào)表打印，最好使用對(duì)比度較高的顏色，否則打印出來(lái)的內(nèi)容就不夠清晰。另外，也可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“工作

24、表”選項(xiàng)卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。5 使報(bào)表居中如果使用的打印紙能夠容納整個(gè)報(bào)表，就可以設(shè)置水平居中或垂直居中。前者可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，選中“居中方式”下的“水平”復(fù)選項(xiàng)，后者可以選中“居中方式”下的“垂直”復(fù)選項(xiàng)。兩者同時(shí)選中時(shí)，報(bào)表會(huì)在紙張上同時(shí)使用水平居中和垂直居中。6 調(diào)整報(bào)表四周的空間Excel報(bào)表的四周包括頁(yè)邊距和上、下的頁(yè)眉、頁(yè)腳六個(gè)部分。如果我們需要改變頁(yè)邊距或頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡，改變其中上、下、左、右和“頁(yè)眉”、“頁(yè)腳的數(shù)值。也可以單擊Excel工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，打開預(yù)

25、覽窗口單擊“頁(yè)邊距”按鈕，顯示頁(yè)面的頁(yè)邊距的尺寸柄，根據(jù)需要拖動(dòng)至需要的寬度為止。,22,Excel文件的打印技巧(3),二、打印設(shè)置 工作表在打印之前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行打印預(yù)覽，它可以看到普通視圖中看不到的內(nèi)容，避免失誤、提高打印質(zhì)量，而且可以快速更改許多打印設(shè)置。1快速更改打印設(shè)置如果在打印預(yù)覽窗口中發(fā)現(xiàn)了不合適的打印設(shè)置，只需單擊窗口頂部的“設(shè)置”按鈕，就可以打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，快速修改工作表的布局和打印選項(xiàng)，例如打印或不打印網(wǎng)格線、添加頁(yè)碼或打印標(biāo)題等。2使工作表適應(yīng)頁(yè)寬如果打印預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過了頁(yè)面，可以嘗試以下方法使工作表適應(yīng)頁(yè)寬：一是將打印方向更改為“橫向”。我們只要按上面介

26、紹的方法打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，選中“方向”下的“橫向”即可。二是縮小工作表的大小以適應(yīng)頁(yè)面。方式仍然是打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡，選中“縮放”下的“調(diào)整為”，并在“頁(yè)寬”框內(nèi)輸入“1”。確定后即可預(yù)覽頁(yè)面以觀察字體大小是否合適了。三是減小頁(yè)邊距以及頁(yè)眉（頁(yè)腳）的寬度。我們可以按上面介紹的方法打開“打印預(yù)覽”窗口，單擊其中的“頁(yè)邊距”按鈕顯示頁(yè)邊距的尺寸柄，根據(jù)需要將其拖到所需的寬度即可。四是隱藏報(bào)表中某些不需要打印的列。我們只需選中這些列，單擊“格式列”子菜單下的“隱藏”命令。報(bào)表中的其他列就會(huì)占用被隱藏列的位置，從而使原本不能打印的內(nèi)容能夠打印出來(lái)。此后，只要單

27、擊“格式列”子菜單下的“取消隱藏”命令，就可以顯示被隱藏的列。3調(diào)整垂直分頁(yè)符如果報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域遠(yuǎn)遠(yuǎn)寬于頁(yè)面，上面介紹的方法也不能使工作表適應(yīng)頁(yè)寬。只能調(diào)整垂直分頁(yè)符，使報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域按需要分布在多頁(yè)紙張上。具體操作方法是：打開工作表選中“視圖”菜單中的“分頁(yè)預(yù)覽”，鼠標(biāo)放到藍(lán)色粗虛線（自動(dòng)垂直分頁(yè)符）的上面，根據(jù)雙向箭頭的指向拖至合適的位置，當(dāng)其變?yōu)樗{(lán)色實(shí)線時(shí)說明它是手動(dòng)垂直分頁(yè)符。這種方式使一張報(bào)表分布在幾張紙上，為了了解各數(shù)據(jù)列的意義，應(yīng)當(dāng)按上面介紹的方法添加打印標(biāo)題。4調(diào)整水平分頁(yè)符如果打印預(yù)覽時(shí)發(fā)現(xiàn)工作表的長(zhǎng)度超過了紙張，除了可以采用類似“使工作表適應(yīng)頁(yè)寬”的方法以外，還可以調(diào)整水平

28、分頁(yè)符，使報(bào)表的數(shù)據(jù)區(qū)域按需要分布在多頁(yè)紙張上。具體辦法仍然是打開工作表，選中“視圖”菜單中的“分頁(yè)預(yù)覽”。分頁(yè)預(yù)覽窗口中的藍(lán)色水平虛線表示Excel的自動(dòng)分頁(yè)符，它將工作表分為多個(gè)頁(yè)面，我們只需按上面介紹的方法將其拖至需要的位置即可。5允許重調(diào)A4/Letter紙型某些用戶可能使用了僅僅支持信函紙型的打印機(jī)，為了能夠按信函紙型大小自動(dòng)調(diào)整A4工作表。我們可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框的“國(guó)際”選項(xiàng)卡，勾選“允許重調(diào)A4/Letter紙型”復(fù)選框即可。,23,Excel數(shù)據(jù)表分頁(yè)匯總與批量打印（1）,圖1是一份普通的Excel數(shù)據(jù)表，我們現(xiàn)在需要將其打印成如圖2所示的

29、樣式，如果采取手工復(fù)制、粘貼的做法，不僅操作麻煩，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。,24,Excel數(shù)據(jù)表分頁(yè)匯總與批量打印（2）,處理過程：1、啟動(dòng)Excel2003（其他版本請(qǐng)大家仿照操作），打開數(shù)據(jù)表。 2、切換到Sheet2工作表中，仿照?qǐng)D2所示的樣式，制作好需要打印的表格表頭的表尾。 3、選中A4單元格，輸入公式：=A3+1，并用“填充柄”將其公式復(fù)制到A5至A22單元格中（此處假定每頁(yè)打印20行數(shù)據(jù)）。 4、分別選中B3至H3單元格，依次輸入公式：=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,數(shù)據(jù)!A:H,2,FALSE),VLOOKUP($A3,數(shù)據(jù)!A:H,2,FALSE)、=IF(ISE

30、RROR(VLOOKUP($A3,數(shù)據(jù)!A:H,3,FALSE),VLOOKUP($A3,數(shù)據(jù)!A:H,3,FALSE)=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,數(shù)據(jù)!A:H,8,FALSE),VLOOKUP($A3,數(shù)據(jù)!A:H,8,FALSE)。 5、同時(shí)選中B3H3單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B4至H22單元格中。 6、分別選中E23和F23單元格，輸入公式：=SUM(E3:E22)和=SUM(F3:F22)，用于統(tǒng)計(jì)當(dāng)頁(yè)工程的“建筑面積”和“造價(jià)”，達(dá)到分頁(yè)匯總的目的。 7、執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”命令，進(jìn)入VBA編輯狀態(tài)。 注意：按下“Alt+F1