會展旅游管理課件-會議服務概述.ppt

1、第七講會議服務概述、內容與會議前的承諾相比，酒店的任何小的增值服務都會給人留下深刻的印象。服務人員的構成銷售和會議服務，會議服務的組織結構，會議服務經理的工作環(huán)節(jié)I .服務人員的構成銷售和會議服務，銷售人員是否參與會議服務？在三種情況下，銷售人員參與服務。銷售結束后，銷售人員將會議交給會議服務經理。銷售人員的職責取決于團隊的規(guī)模。在現場檢查期間，銷售和會議服務經理之間的工作交接在簽訂合同之前完成。第二，會議服務的組織結構是會議服務經理的責任。職業(yè)道路，目錄，1。會議服務的組織結構、組織結構圖、總經理、會議服務經理、前臺預訂、客房部、餐飲部、宴會安排、會議服務經理根據會議服務總監(jiān)的分配為會議組提

2、供服務，是指定組的主要聯系人。會議協調員會議服務部的基層工作人員接待小型會議小組，并協助會議服務經理。樓層經理負責所有會議室和宴會活動的準備和安排。監(jiān)督服務人員，確保詳細清單和會議活動清單中的要求得到實施。(每個服務人員應負責所有會議室和宴會廳的環(huán)境布局。會議活動記錄員應根據會議活動記錄本的預約單登記活動項目的唯一人員，并對會議活動記錄本的準確性負責。會議服務秘書應履行秘書職責。25%，在會議事務主任的領導下，負責所有會議組的服務。計劃和協調與會議團隊相關的所有準備工作(如高爾夫球場預訂、視聽設備準備等)。)以確保會議的成功。2。會議服務經理的職責，占總工作時間的3%，25%，作為指定團隊的主

3、要聯系人，計劃和實施會議的活動，協調和分發(fā)所有部門成功實施制定團隊的要求所需的文書工作，現場聯系，監(jiān)督指定團隊的活動，并協助會議主任培訓會議協調員。參加主任召集的日/周會議，協助做好預測和預算的準備工作，完成會議主任交辦的額外工作，15%，15%，15%，2%，25%，3。會議服務經理、常駐經理、會議服務經理、宴會部、前廳部的職業(yè)道路。團隊客人總賬驗證草簽；總結；促銷、2。以介紹信的形式聯系策劃者。跟進，4。制定一個詳細的計劃(至少6個月前)，然后郵寄預訂卡。會議期間現場監(jiān)督。開會前一小時，檢查，6。開幕式前2-3天，會議將批準計劃、菜單和場館布局。會議將每月舉行一次，以審查詳細的名單。著手解

4、決三個問題，預訂方案的付款方式，并通過后續(xù)信函、電話和與協會決策者的直接聯系，建立雙方的互信與合作。，會議服務項目清單，第八講前準備，演講者：曹穎，內容、8會前準備，會前會議，溝通渠道，規(guī)格表簡歷，功能表、I .會前會議，計劃議程中最重要的會議時間：正式會議前一兩天。與會者：會議流程：注意事項：vip徽章關鍵個人玫瑰、會前與會者、會議策劃人員及其助理、會議服務總監(jiān)和團隊服務經理、銷售人員和團隊銷售總監(jiān)、餐飲經理、宴會經理和酒店總經理、可能的財務總監(jiān)、展覽服務總監(jiān)、宴會服務經理和會議服務秘書、以下部門的代表：前臺預訂部、宣傳部、安全部、客房部、總機室、 娛樂設施、視聽部門、會前會議、典型議程、檢

5、查會議活動清單、檢查集團客人總賬中的最新客房入住情況，酒店和會議團隊領導將在會議前商定會議時間，向所有相關部門發(fā)送備忘錄并附上通知。 所有負責人必須在十分鐘前到場。為所有部門負責人準備桌子標簽，并為會議策劃人員及其工作人員準備印有姓名的貴賓徽章。會議議程應留出時間讓部門主管提問，以澄清與服務相關的問題，然后會議服務經理將逐項檢查會議任務。如果需要更改，客戶應進行更正，指定一名秘書在現場記錄更改，并在會后打印最終更改并分發(fā)給所有相關人員。將會議日程分發(fā)給所有部門。VIP徽章，萬豪集團的“紅色夾克”服務酒店擁有一批穿著紅色夾克的會議服務人員，他們都經過培訓并被授權處理緊急事務。關鍵人員名單，關鍵人

6、員名單，2。規(guī)格表簡歷，總體規(guī)劃，摘要，經典，總結，安排所有的活動日復一日，小時復一小時，以及任何需要引起酒店員工注意的事情。在團隊到達前至少一周將詳細清單分發(fā)給所有相關服務人員。作業(yè)，根據“全國功能食品R&D與質量安全年會”(http:/www.bio-，作業(yè)，根據“第三屆中國會議產業(yè)會議”(http:/www.bio-，作業(yè)，根據“全國功能食品R&D與質量安全年會”(http:/www . bio-，3。計劃最終確定后，通過會議活動列表進行處理?？梢哉f，詳細列表提供了會議的全景，而會議活動列表是部分特寫。和詳細清單一樣，會議活動清單也有不同的名稱：活動清單、工作清單、宴會活動順序等等。由于

7、對細節(jié)的要求不同，不同酒店的會議活動清單也不同。每份會議活動表通常都是根據詳細的清單制作的，并作為值班人員的任務書。這是那些為會議活動提供服務的人的工作基礎。無論會議活動是大會還是小型委員會會議，都應進行書面說明，并在會議活動清單中詳細列出基本座位布局、裝飾布置、視覺輔助設備和其他特殊要求。會議活動清單應在活動前一周分發(fā)給酒店各部門負責人。非常重要的是，程序的每個特定活動都應該有一個單獨的活動表，以確保所有細節(jié)都不會被忽略。，第9講會議室和會議布局，主講人：曹穎，會議布局圖會議室家具會議布局方法會議布局撤回，會議室類型會議室計劃分配和布局方法成本轉移日期，內容，會議室和會議布局，1。類型：會議

8、場館展廳、大宴會廳、會議室、大廳、停車場和游泳池后花園復式套房，鳳凰酒店分隔會議室，2。會議室平面圖、會議策劃人需要了解各會議室的比例圖、不同布局下的客流量、會議室平面圖、世界中國房地產協會2009年年會、第三屆中國會議產業(yè)大會中國會議項目合作洽談會的會場布置等。會議室的分布和布局方法。了解以下信息：會議的天數、開始時間和結束時間、布局形式和與會者考慮以下其他情況：來自其他會議或宴會的噪音干擾公共區(qū)域的人流。照明需要高天花板裝飾來供電，避免競爭群體。盡量在同一個會議室安排一天以上的會議，以減少勞動量，并為會議提供連續(xù)性。多次租用會議室的教室安排比劇院安排多占30%-35%。細節(jié)：隨著時間表的逐

9、步確定，有必要不斷完善所需空間計劃中的所有細節(jié)，并最遲在會議前60天在所有部分實施。24小時預留空間應分析會議的經濟效果，包括會議本身的價值、該群體未來的業(yè)務以及每年何時開展業(yè)務。向客戶索取有權更改活動地點的人員名單，并了解他們的決策過程。4.會議室費用是如何確定的？“會議空間的分配取決于布局類型和出席情況。如果你需要提前安排和延遲前臺，或者你需要額外的會議空間，你會招致費用。具體的會議室是不確定的，可能會改變。如果最終出席人數少于預先估計，則有必要調整會議地點。合同簽訂后，安排進度和變更要求的人將視當時的閑置情況而定。如果餐飲活動在協議簽署后取消，主辦單位將支付相當于菜單實際或平均價格的所有

10、費用。如果酒店能夠以類似的價格轉售指定的場館，將不會收取任何費用?！本频觋P于會議室收費政策的規(guī)定，喜來登酒店的會議場所收費標準，5。會議室交付日期、目錄，為了確保您的會議有適當的空間，請在會議前六個月或盡快向會議服務部提供臨時會議計劃。最終計劃應在會議前90天提交。90天內未被調度的會場將被轉移到酒店，必要時將用于其他會議。酒店關于會議室轉讓的規(guī)定，2。會議廳的布局，1。會議廳信息，2。會議室家具是指會議室和宴會廳使用的設備。大多數椅子：18英寸(0.46米)寬，18英寸深，17英寸高的標準可疊放扶手椅：2020 17(英寸)桌高：30，深度：30(面對面，講臺)/18(坐在一邊，教室布局)，

11、15(英寸)，長度：4英尺(1.22米)。圓桌：直徑：4(46位)、5(810位)和6英尺(1012位)。平臺(舞臺、指揮臺、指揮臺)高度：6、8、12、16、32英寸(1英寸=0.03米)長度：4、6、8英尺(1英尺=0.3米)或其任意組合寬度：4英尺6英尺指揮臺平臺地板平臺永久平臺便攜式平臺：配備音響系統(tǒng)，可連接普通電源3.會議的布局是，禮堂(劇院)過道：擺放兩把椅子來確定過道的位置，而間隔和距離是：2英寸；36英寸(椅子之間的最小距離)用于放置大量椅子的尺子：地毯格式，木地板線條前排椅子和講臺前部之間的距離：6英尺(2: 12英尺)中央過道：1: 6或4:5英尺；2: 4英尺，教室布局，

12、桌子深度：18英寸/30，桌子中心距離：48英寸/60，每個人的空間：24英寸寬，桌子上覆蓋著桌布，每個座位上有筆記本和鉛筆，每16個人有一個水瓶。在每個座位上放一個水杯，或者每16個人準備一個托盤，放10-12個水杯，每6個人或更少的人準備一個煙灰缸。教室的垂直布局是30英尺深。每人的桌面面積是30英寸(24英寸)。桌面的中心距離是54英寸。過道在桌子和講臺之間6英尺；兩邊各6英尺；中間四英尺。u形布局，30英寸(坐在兩邊)/18英寸(坐在一邊)，每人24英寸；培訓和技術組：30個，馬蹄形和U形布局，適合董事會議和相互交流，非常適合視聽講座；空心方形和圓形布局適合小型會議，一般可安排40人，不需要主席臺；變形的E型/T型；椅背距離：