公司信息檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行版）模版

1、文檔信息*文件名稱xx有限公司信息檔案管理實(shí)施細(xì)則*文件編號(hào)*文件所有者公司辦公室文件密級(jí)普通文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準(zhǔn)人(xx)新文件建立文件說明*目的為規(guī)范xx有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）信息檔案管理，確保信息檔案的真實(shí)、完整和安全，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本細(xì)則。*適用范圍xx有限公司*流程結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)文件xx有限公司信息檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章 總則第一條 為規(guī)范xx有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）信息檔案管理，確保信息檔案的真實(shí)、完整和安全，根據(jù)xx有限公司檔案工作規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制訂本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于公司總部及各業(yè)務(wù)單元信息檔案的管理。第三條 本細(xì)則中的信息

2、檔案是指在信息化管理、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和服務(wù)等活動(dòng)過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體形式的歷史記錄。第二章 組織與職責(zé)第四條 檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，對(duì)信息檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)。第五條 公司信息管理部門是信息檔案的歸檔責(zé)任部門，公司信息檔案應(yīng)向檔案主管部門進(jìn)行歸檔信息報(bào)備，并按“誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)保管”的原則進(jìn)行信息資料的實(shí)物管理。第三章 收集、整理與歸檔要求第六條 檔案分類：詳見附件1：xx信息檔案歸檔范圍和保管期限表。其中一、二級(jí)類目由集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)定，三、四、五級(jí)類目各企業(yè)可以按需修訂。 第七條 本細(xì)則中的it項(xiàng)目是指在一定約束條件下（主要是限定時(shí)間、

3、限定資源），為滿足業(yè)務(wù)需求，而開展的信息系統(tǒng)或平臺(tái)、基礎(chǔ)設(shè)施等咨詢、建設(shè)及優(yōu)化活動(dòng)。第八條 整理要求（一）信息檔案按件整理歸檔，it管控治理和it運(yùn)營(yíng)服務(wù)的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)年度分類號(hào)保管期限件號(hào)”，it項(xiàng)目建設(shè)的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為 “全宗號(hào)分類號(hào)件號(hào)”，檔號(hào)由檔案管理系統(tǒng)按上述規(guī)則自動(dòng)生成。（二）it項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的照片、音頻、視頻等聲像材料作為專項(xiàng)聲像檔案進(jìn)行管理，按卷整理，檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)分類號(hào)專項(xiàng)聲像代碼（s）案卷號(hào)”，歸檔文件實(shí)行數(shù)字化管理，所有聲像材料需轉(zhuǎn)存為電子文件，檔案員可按卷建立文件夾整理卷內(nèi)電子文件，并在檔案管理系統(tǒng)中完成數(shù)據(jù)著錄和電子文件掛接。（三）兼職檔案員按歸檔范圍收集

4、并整理歸檔文件后，應(yīng)及時(shí)在公司檔案管理系統(tǒng)中完成檔案數(shù)據(jù)著錄和電子文件掛接。（四）信息檔案的實(shí)體文件整理工作包括文件分類、文件質(zhì)量檢查、打號(hào)（檔號(hào)）和裝盒等，裝盒時(shí)應(yīng)放置完整的文件目錄清單，參見歸檔文件目錄（附件3），信息檔案裝盒后填寫檔案盒脊背標(biāo)簽和備考表，參見背脊與備考表樣式（附件4）。（五）信息檔案根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)字化管理，只有紙質(zhì)實(shí)體文件沒有電子文件的，按xx有限公司檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)字化加工。（六）保管期限為永久的歸檔文件，須確保實(shí)體和電子文件雙套保管。第九條 歸檔要求（一）信息檔案是公司檔案資源的組成部分，凡是屬于歸檔范圍的文件均應(yīng)按要求整理歸檔，任何組織

5、或個(gè)人不得拒絕歸檔。（二）歸檔范圍：參見信息檔案歸檔范圍與保管期限表（附件2），其中it項(xiàng)目建設(shè)類項(xiàng)目執(zhí)行階段的歸檔范圍按華潤(rùn)（集團(tuán)）有限公司信息化項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范要求執(zhí)行，并結(jié)合各項(xiàng)目合同約定或項(xiàng)目sow（工作說明書）要求進(jìn)行歸檔。（三）歸檔的文件應(yīng)為原件，歸檔文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備；歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。（四）歸檔時(shí)間：歸檔責(zé)任部門應(yīng)在每年一季度（3月31日前）完成上一年度it管控治理、it運(yùn)營(yíng)服務(wù)文件的整理歸檔； it項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成全部項(xiàng)目檔案的整理、歸檔工作,并向檔案主管部門進(jìn)行歸檔信息報(bào)備。（五）歸檔手續(xù)：檔案移交時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)，參見信息

6、檔案移交清單（附件5），移交清單一式兩份，經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后各存一份以備查考。第四章 附則第十條 本細(xì)則由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十一條 本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。附件：1.xx信息檔案分類方案表2.xx信息檔案歸檔范圍與保管期限表3.歸檔文件目錄4.背脊與備考表樣式5.信息檔案移交清單附件1.xx信息檔案分類方案表一級(jí)類目二級(jí)類目三級(jí)類目四級(jí)類目五級(jí)類目信息檔案01it管控治理02it項(xiàng)目建設(shè)01管理信息化01戰(zhàn)略管理01（項(xiàng)目名稱）02項(xiàng)目03項(xiàng)目02財(cái)務(wù)管理同上03人力資源管理04知識(shí)管理05審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)管理06法律事務(wù)管理07 ehs08數(shù)據(jù)管理09總部應(yīng)用10其他02業(yè)務(wù)信息化01 er

7、p02客戶關(guān)系管理03供應(yīng)商關(guān)系管理04電子商務(wù)05其他03協(xié)作應(yīng)用01 coremail郵件系統(tǒng)02 exchange郵件系統(tǒng)03視頻會(huì)議系統(tǒng)04即時(shí)通訊系統(tǒng)05其他04技術(shù)平臺(tái)01網(wǎng)站基礎(chǔ)平臺(tái)02門戶基礎(chǔ)平臺(tái)03安全身份管理平臺(tái)04企業(yè)服務(wù)總線平臺(tái)05移動(dòng)平臺(tái)06通用開發(fā)平臺(tái)07其他05運(yùn)營(yíng)平臺(tái)01運(yùn)維服務(wù)管理平臺(tái)02監(jiān)控管理平臺(tái)03其他06其他03it運(yùn)營(yíng)服務(wù)01應(yīng)用運(yùn)營(yíng)02基礎(chǔ)運(yùn)營(yíng)附件2.xx信息檔案歸檔范圍與保管期限表類目歸檔文件保管期限it管控治理1.信息化戰(zhàn)略規(guī)劃、戰(zhàn)略檢討、商業(yè)計(jì)劃永久2.信息化業(yè)務(wù)考核、信息化水平評(píng)價(jià)30年3.信息化協(xié)同管理30年4.信息化審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)管理永久5

8、.信息化管理制度30年6.it架構(gòu)設(shè)計(jì)方案文檔 30年7.體系、方法論、流程管理30年8.創(chuàng)新孵化、咨詢服務(wù)類文件30年9.內(nèi)控管理文件30年10.重大信息安全事件報(bào)告、未整改完成的高危信息安全漏洞信息記錄30年11.信息化宣傳交流材料30年12.其他30年it項(xiàng)目建設(shè)1.項(xiàng)目前期準(zhǔn)備文件1.1項(xiàng)目立項(xiàng)階段項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告30年項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)文件30年2.項(xiàng)目合同商務(wù)文件2.1招投標(biāo)文件招標(biāo)公告、招標(biāo)文件/委托招標(biāo)文件30年資格預(yù)審文件、資格預(yù)審結(jié)果、評(píng)標(biāo)文件（技術(shù)有效性評(píng)估表、開標(biāo)記錄表、評(píng)標(biāo)報(bào)告）中標(biāo)公示、中標(biāo)通知30年投標(biāo)文件(正本)（包含商務(wù)文件、技術(shù)文件、其他文件）30年2.2競(jìng)爭(zhēng)性

9、談判文件30年競(jìng)爭(zhēng)性談判公告、競(jìng)爭(zhēng)性談判邀請(qǐng)文件30年資格預(yù)審文件、資格預(yù)審結(jié)果、評(píng)標(biāo)文件（技術(shù)有效性評(píng)估表、開標(biāo)記錄表）中選公示、中選通知30年投標(biāo)文件(正本)（包含商務(wù)文件、技術(shù)文件、其他文件）30年2.3.詢價(jià)文件詢價(jià)文件、報(bào)價(jià)單30年2.4.合同文件合同審批文件（采購(gòu)需求單、合同審批表、簽報(bào)）、合同書或協(xié)議書30年合同變更、索賠、支付等文件30年3.項(xiàng)目執(zhí)行文件參見華潤(rùn)（集團(tuán)）有限公司信息化項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范中關(guān)于交付件的相關(guān)規(guī)定30年it運(yùn)營(yíng)服務(wù)應(yīng)用運(yùn)營(yíng)1.運(yùn)營(yíng)服務(wù)體系管理文件30年2.重大問題、變更、事件的清單、記錄或解決方案30年3.it服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與考核文件30年4.其他30年基礎(chǔ)運(yùn)營(yíng)1.場(chǎng)地、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、存儲(chǔ)等管理與服務(wù)文件30年2.監(jiān)控、巡檢、保障等工作文件30年3.it資產(chǎn)與資源管理文件30年4.it基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)管理文件30年5.其他30年附件3.歸檔文件目錄歸檔文件目錄序號(hào)檔號(hào)題 名文件日期頁(yè)數(shù)備注 附件4.背脊和備考表樣式全宗號(hào)年 度保管期限分 類 號(hào)起 止 件 號(hào)（件號(hào)）（件號(hào)） 盒 號(hào)背