職業(yè)教育論文-秘書如何處好特定業(yè)緣人際關(guān)系.doc

職業(yè)教育論文-秘書如何處好特定業(yè)緣人際關(guān)系【摘要】業(yè)緣關(guān)系是指人們由職業(yè)或行業(yè)的活動需要而結(jié)成的人際關(guān)系。如行業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、同級同事關(guān)系和基層群眾關(guān)系。行業(yè)外部的彼此合作關(guān)系、伙伴關(guān)系、競爭關(guān)系、制約關(guān)系等等。文章將除領(lǐng)導(dǎo)外的關(guān)系界定為特定業(yè)緣人際關(guān)系，從秘書與同事，秘書與基層群眾和秘書與協(xié)作單位三個層面界定了其業(yè)緣關(guān)系及如何處好其關(guān)系作了初步的探討?！娟P(guān)鍵詞】秘書；特定業(yè)緣；人際關(guān)系現(xiàn)代社會人與人的交往，占支配地位的是以職業(yè)為紐帶的業(yè)緣關(guān)系。何謂業(yè)緣關(guān)系呢？業(yè)緣關(guān)系是指人們由職業(yè)或行業(yè)的活動需要而結(jié)成的人際關(guān)系。如行業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、同級同事關(guān)系和基層群眾關(guān)系。行業(yè)外部的彼此合作關(guān)系、伙伴關(guān)系、競爭關(guān)系、制約關(guān)系等等。與血緣關(guān)系和地緣關(guān)系不同，業(yè)緣關(guān)系不是與人類社會俱來的，而是在血緣和地緣關(guān)系的基礎(chǔ)之上由人們廣泛的社會分工形成的復(fù)雜的社會關(guān)系。秘書作為當(dāng)今社會的熱門職業(yè)崗位群之一，其從業(yè)人員是在領(lǐng)導(dǎo)身邊輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的機(jī)關(guān)工作人員。其主要工作職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)與部門間的關(guān)系、部門與部門間的關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)與基層群眾間的關(guān)系；為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為群眾服務(wù)。秘書人員處在上情下達(dá)、下情上報、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的咽喉位置上，由此不難看出，秘書人員除了要與領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系外，還應(yīng)該與機(jī)關(guān)同事處好關(guān)系，與基層群眾處好關(guān)系，與協(xié)作單位處好關(guān)系。一、秘書與同事的關(guān)系（一）秘書與同事的關(guān)系對于秘書人員來說，任何機(jī)關(guān)除了領(lǐng)導(dǎo)者便是同事了，在機(jī)關(guān)工作氛圍中，秘書人員與各級領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系固然重要，但為了建立一個和諧、高效的工作環(huán)境，秘書人員與同事間處好關(guān)系也同樣重要。秘書人員與同事之間是在同一單位工作而結(jié)成的業(yè)緣關(guān)系，秘書人員與他們的關(guān)系可以歸納為：（1）在組織上是平級關(guān)系，不存在上下之分，其工作都是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為人民服務(wù)的。（2）在工作上是同志關(guān)系，盡管在年齡上、學(xué)識上、工作閱歷等方面存在差異，由此，體現(xiàn)在工作能力和工作績效上出現(xiàn)差異，但并無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務(wù)的。因此，秘書人員與同事在人格上是平等的，在工作和生活上應(yīng)相互信任，相互支持，相互關(guān)心，取他人之長補(bǔ)已之短，共同把工作搞好。（二）秘書應(yīng)重視與同事相處正確理解了秘書與同事間的關(guān)系，為秘書人員與同事和諧相處作好了理論前提，但掌握與同事相處的技巧建立和諧穩(wěn)固的同事關(guān)系必須從以下方面入手：1擺正各種關(guān)系的位置。秘書人員與同事處在同一個集體中工作，從人際關(guān)系的角度來說，擺正各種關(guān)系的位置，主要就是擺正個人與個人的關(guān)系、個人與集體的關(guān)系。各種關(guān)系，實(shí)質(zhì)上就是各種利益。為了擺正各種關(guān)系的位置，秘書人員應(yīng)樹立主人翁思想，集體主義思想，堅(jiān)持個人利益服從集體和社會的利益、局部利益服從整體利益，少數(shù)人的利益服從多數(shù)人的利益。擺正了自己為人處世的位置，實(shí)質(zhì)上是樹立了正確的世界觀和人生觀。秘書人員與同事處在同一個集體中工作和生活，只有擺正了正確的位置，才能避免以自我為中心，擺脫自私自利的怪圈。2發(fā)揚(yáng)平等、互助、互諒、互讓精神。秘書人員與同事之間在工作和生活上是平等關(guān)系。平等，首先是政治上的平等，這是和諧人際關(guān)系賴以建立和鞏固的基礎(chǔ)；其次是人格的平等，秘書人員與同事之間的交往要平等相待、平等協(xié)商、禮貌相處，互相尊重對方的人格。秘書人員與同事之間要互相愛護(hù)、互相關(guān)心、互相幫助、互相諒解、互相謙讓，要講究公德，多為別人著想。3創(chuàng)造有利的群體環(huán)境和交往氣氛。秘書人員能夠盡量創(chuàng)造有利的群體環(huán)境和交往氣氛，對促進(jìn)與同事之間的相互交往具有重要作用。我們知道，人際關(guān)系是在相互交往的過程中逐步建立和發(fā)展的。人們交往的數(shù)量與質(zhì)量對人際關(guān)系有重要的影響。因此，秘書人員要有意識地利用組織的力量，創(chuàng)造適宜的群體氣氛，促進(jìn)同事間的相互交往。一方面，使成員間互相了解組織目標(biāo)和方針政策，給同事間分工協(xié)作提供方便，盡量營造出一種團(tuán)結(jié)共事的氣氛；另一方面，秘書人員要盡量加強(qiáng)與同事間的意見交流，加深相互了解，減少誤會。此外，還可組織必要的文娛活動，增加與同事們的相互了解的機(jī)會，為建立良好的人際關(guān)系創(chuàng)造條件。4適時利用合理沖突來解決矛盾。秘書人員與同事之間建立和諧的人際關(guān)系并不排除合理的沖突，因?yàn)椋貢藛T在處理與同事之間關(guān)系的過程中，如果一味地充當(dāng)“和事佬”而不講原則，長久下去是不能處好關(guān)系的。秘書人員與同事之間合理的沖突，是形成穩(wěn)固與和諧的人際關(guān)系必要的補(bǔ)充條件。在工作過程中，秘書人員對于原則是非的問題，應(yīng)開誠布公地批評和爭論。因?yàn)樵瓌t是非的問題往往涉及到共同理想、共同道德和價值觀念是否一致的問題。只有通過爭論、批評和自我批評，使人們在理想、道德和價值觀上基本一致，才可以為建立和諧的人際關(guān)系創(chuàng)造條件。當(dāng)然，合理沖突要求其本身一定是實(shí)事求是的、恰如其分的。二、秘書與基層群眾的關(guān)系（一）秘書與基層群眾的關(guān)系在任何機(jī)關(guān)，秘書人員除了要與領(lǐng)導(dǎo)處好關(guān)系、與同事處好關(guān)系外，還應(yīng)該與基層群眾處好關(guān)系。如果說，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)和同事之間關(guān)系處理得好與壞，直接影響到組織內(nèi)部的工作效能；那么，秘書人員與基層群眾的關(guān)系處理得好與壞，則嚴(yán)重影響到機(jī)關(guān)的整體形象，關(guān)系到組織的生死存亡。秘書人員要處理好與基層群眾的關(guān)系，一要有老老實(shí)實(shí)當(dāng)好人民勤務(wù)員的精神；二要保持謙虛的態(tài)度。如果秘書人員缺乏群眾觀念，不能始終保持謙虛的態(tài)度，往往對人民群眾的工作和生活麻木不仁、漠不關(guān)心，甚至蠻橫驕縱。秘書人員的一言一行代表一定機(jī)關(guān)的形象，一般來說，基層群眾來訪，總是有個人難以解決的問題，需要有關(guān)部門或人員幫其解決，他們總是懷著一種不平靜的心情來到機(jī)關(guān)，要么是緊張，要么是激動，要么是期待。他們往往把秘書人員看作是機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的代言人。因此，秘書人員的言行舉止往往代表領(lǐng)導(dǎo)者的形象。作為秘書，在待人接物上一定要溫和禮貌，要多說一些“請”字，多用商量的口吻，只有這樣，才能創(chuàng)造一種良好的氣氛，使對方產(chǎn)生一種親切感與信任感。由此可見，秘書人員與基層群眾的關(guān)系可以歸納為：在工作上秘書人員是人民的勤務(wù)員，秘書人員與基層群眾之間沒有貴賤之分，在人格上是平等的。為基層群眾服務(wù)是秘書工作的核心之一，在工作過程中，秘書人員要時時刻刻關(guān)心群眾的疾苦，體恤群情，急群眾之所急，想群眾之所想，多替基層群眾辦實(shí)事，關(guān)心群眾，愛護(hù)群眾，這樣才能與群眾處好關(guān)系，深得群眾愛戴，維護(hù)機(jī)關(guān)乃至組織整體形象。（二）秘書應(yīng)高度重視與基層群眾和諧相處秘書人員在重視與領(lǐng)導(dǎo)、同事相處的同時，應(yīng)高度重視與基層群眾和諧相處，具體應(yīng)做好以下工作：1具有以黨和國家利益為重的負(fù)責(zé)精神。秘書人員與基層群眾相處，要以黨和國家的利益為基礎(chǔ)來解決人際關(guān)系的各種矛盾。一般來說，基層群眾總有這樣或那樣的矛盾需要上級機(jī)關(guān)或部門幫助他們解決，這些矛盾往往屬于個案問題，大多都是涉及到個人利益或局部利益的問題，秘書人員在處理這些問題時，只有把黨和國家的利益放在高于個人利益或局部利益之上，才能正確處理好與基層群眾的基本關(guān)系。相反，拉幫結(jié)派、看面子、論關(guān)系，搞庸俗的“關(guān)系學(xué)”，乃至濫用“同情心”，處處把個人利益或局部利益放在首位，是不能正確地處理好與基層群眾關(guān)系的。2賦有禮貌、平等待人的工作態(tài)度。秘書人員要能夠與群眾交心，必須禮貌、平等地對待他們，這就要求對來訪群眾都應(yīng)一視同仁，做到以禮相待，而不問其職位高低或是否熟悉等情況。秘書人員應(yīng)習(xí)慣運(yùn)用禮貌用語，接待時應(yīng)放下手頭工作，專心聽對方講話，并作必要的記錄。交談時應(yīng)注視對方，不要左顧右盼；要耐心傾聽，不要隨便打斷，給他們傾訴的機(jī)會?；鶎尤罕姷匚坏?，本來就有自卑感，他們來訪更要求秘書人員平等待之，不推諉、拖延或敷衍了事。若傲視之，更增添了他們的自卑感，而會轉(zhuǎn)化為怨恨，就脫離了群眾。3重視群眾參與管理的良好辦事理念。秘書人員要與基層群眾處好關(guān)系，必須重視群眾參與管理的意識，要做好這方面的工作，應(yīng)從兩個方面入手：第一，在不涉及到保密的情況下，盡量采取多種方式向基層群眾介紹機(jī)關(guān)乃至整個組織方方面面的情況，讓群眾參與進(jìn)來，了解組織的目標(biāo)以及群眾關(guān)心的焦點(diǎn)和熱點(diǎn)等傾向性問題，讓他們即時判斷組織面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并貫徹到自己的實(shí)際工作中去。比如，近年來，武漢市政府辦公廳定期在網(wǎng)上公布政府公文，讓市民了解政府在干什么，如何做，給市民提供監(jiān)督的機(jī)會，正是重視群眾參與管理的體現(xiàn)。第二，重視基層群眾的意見，秘書人員應(yīng)經(jīng)常下基層征求意見，把那些合理的建議和要求帶回來，提供給領(lǐng)導(dǎo)，盡量貫穿到?jīng)Q策中去。三、秘書與協(xié)作單位的關(guān)系（一）協(xié)作單位的關(guān)系一般來說，任何一個社會組織都有與之協(xié)作的單位，與協(xié)作單位保持一種良好的協(xié)作關(guān)系，是組織內(nèi)上到領(lǐng)導(dǎo)，下到每一個組織成員應(yīng)該做到的。在這里，筆者談到的是秘書人員與組織內(nèi)的協(xié)作單位的人際關(guān)系。何謂協(xié)作單位？作為企業(yè)而言，協(xié)作單位包括原材料和能源供應(yīng)單位，零部件加工和標(biāo)準(zhǔn)件供應(yīng)單位，產(chǎn)品運(yùn)輸、批發(fā)、經(jīng)銷單位等。這些環(huán)節(jié)在一定程度上決定著產(chǎn)品能否順利地生產(chǎn)出來并到達(dá)消費(fèi)者手中。企業(yè)信譽(yù)的建立一刻也離不開這些中間環(huán)節(jié)的支持和配合，無論哪一個環(huán)節(jié)出了問題，顧客都往往會怪罪于生產(chǎn)廠家。作為社會公共組織而言，社會公共事務(wù)總是由特定的公共組織或部門來管理，由于社會問題的復(fù)雜性，任何一個社會問題總是牽扯到多個公共組織或部門，他們之間便形成了復(fù)雜的協(xié)作單位。任何一個社會問題解決的好與壞，往往與牽扯到的管理組織或部門協(xié)作治理的好與壞是息息相關(guān)的，因此，處理好協(xié)作單位關(guān)系尤其重要。不同類型的社會組織，其業(yè)務(wù)協(xié)作單位也不盡相同，但在現(xiàn)代社會，任何一類社會組織都不可能自始至終單獨(dú)完成對社會的服務(wù)。所以，組織在外部公關(guān)活動中要注重處理好與協(xié)作單位的關(guān)系。秘書人員作為機(jī)關(guān)的形象和領(lǐng)導(dǎo)工作的代言人，更應(yīng)重視處理與協(xié)作單位的關(guān)系。（二）秘書人員如何處好與協(xié)作單位關(guān)系秘書處好與領(lǐng)導(dǎo)、同事以及基層群眾關(guān)系都屬于組織內(nèi)部關(guān)系，任何一個社會組織僅僅能夠處好內(nèi)部關(guān)系，對于該組織的發(fā)展還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，故秘書人員還應(yīng)重視與組織發(fā)展相關(guān)聯(lián)的協(xié)作單位的關(guān)系。1立足“互利互惠，建立穩(wěn)固合作關(guān)系”。這一原則，對于企業(yè)而言，是很好理解的，美國一位企業(yè)家在談到組織與消費(fèi)者時說，我們要使我們的顧客獲得從別處得不到的利益，而公司也有合理的利潤可圖，真正遵循所謂的“黃金法則”：你希望別人怎樣待你，你就怎樣待人。這一互利互惠的原則同樣地適用于秘書人員代表企業(yè)處理協(xié)作單位關(guān)系。只有這樣，才能在協(xié)作單位中提高自己組織的信譽(yù)，樹立良好的個人形象乃至組織形象，與對方形成穩(wěn)固的合作關(guān)系，使組織在激烈的市場競爭中免除后顧之憂。對于一定的社會組織或部門而言，秘書人員在處理好與協(xié)作單位的關(guān)系時，一定要注意互通信息，考慮自身利益時，同時要兼顧社會利益和協(xié)作單位的利益。只有這樣才能建立比較穩(wěn)固的合作關(guān)系。2互相幫助，保持融洽的伙伴關(guān)系。任何社會組織的秘書人員要使自己的組織同協(xié)作單位保持良好的關(guān)系，僅僅保證讓對方有利可圖還不夠，應(yīng)當(dāng)配合組織內(nèi)有關(guān)部門，在力所能及的情況下幫助協(xié)作單位解決面臨的實(shí)際困難，把對方的困難看成自己的困難。這樣兩個組織之間就不只是經(jīng)濟(jì)利益的互相依存，而且融入了牢固的友誼和感情。事實(shí)上，如果協(xié)作（下轉(zhuǎn)第180頁）（上接第183頁）單位因無力解決困難而中止協(xié)作，本組織也會受到一定影響。假如在對方最困難的時候給予他們體諒與幫助，那么當(dāng)自己單位面臨困難時，也不會失去對方的友誼。3交流信息，及時通報雙方非保密情況。在許多情況下，秘書人員向協(xié)作單位提供有用的信息，也是加深雙方友誼的一項(xiàng)措施。盡管有時候?qū)Ψ娇赡芤呀?jīng)掌握了這類信息，但仍能從中感到你以及你所代表的組織的關(guān)心和友情。在協(xié)作雙方的信息交流中，要注意隨時了解對方的業(yè)務(wù)發(fā)展情況，對可能出現(xiàn)的問題早做準(zhǔn)備。對于企業(yè)而言，同時要將本組織有可能增加或減少訂貨或供貨的情況，在適當(dāng)?shù)臅r候向協(xié)作單位通報，使對方早做打算，以免造成被動；對于社會公共組織而言，要即時將本組織的非密方案通報給對方，避免協(xié)作單位產(chǎn)生誤解乃至采取不協(xié)作的行動?？傊?，秘書在工作過程中處好與領(lǐng)導(dǎo)間的關(guān)系固然重要，但