會(huì)議服務(wù)工作流程

會(huì)議服務(wù)工作流程 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)中服務(wù) 會(huì)后收尾 了解會(huì)議基本情況 會(huì)議桌的要求 物品擺放 場地布置 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議類型，名稱，時(shí)間，主辦者，會(huì)議的特殊要求，與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí) 慣，付款方式和收費(fèi)金額等。 聯(lián)系工程、 還要安排一名專職負(fù)責(zé)人或宴會(huì)領(lǐng)班與主辦方負(fù)責(zé)人聯(lián)系全程跟盯會(huì)議，保證與主辦方負(fù)責(zé)人配合好工作，如有準(zhǔn)備會(huì)場不確定之處及時(shí)與此會(huì)議銷售經(jīng)理聯(lián)系 。 了解會(huì)議基本情況 服務(wù)員根據(jù)會(huì)議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會(huì)議室的具體情況安排會(huì)場布局，臺型要比例協(xié)調(diào)、美觀。 會(huì)議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺呢平整無污垢，無破損、打褶；若用臺裙時(shí)，臺裙扣之間距離應(yīng)在30裙干凈無褶，接口不能朝向門和客人。椅子必須有椅子套，椅子套要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。 同時(shí)可根據(jù)與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣和特點(diǎn)安排用品，搞好會(huì)議室內(nèi)外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。 會(huì)議桌的要求 準(zhǔn)備會(huì)議需用物品，按規(guī)定擺放，并留出用量的10%作為備量。 一般會(huì)議擺臺必須有紙夾、鉛筆、礦泉水、直筒杯、毛巾托、清口糖等，也可視客人要求擺茶杯。 確保物品干凈整潔，無破損。 特殊會(huì)議如（簽字儀式）等應(yīng)詢問是否需要準(zhǔn)備香檳等及時(shí)做好準(zhǔn)備 物品擺放 主席臺 聽眾席 場地布置 舞臺裙 : 舞臺前部外圍用深紅色舞臺裙粘貼，長度垂直地面，兩個(gè)舞臺裙之間的接縫吻合，接口處不能面向客人。 背景板支架 ： 最遲于會(huì)議開始前三個(gè)小時(shí)聯(lián)系工程部安裝完畢。 背景板 ： 協(xié)助廣告公司將背景板安裝好，要求平整、不歪斜。 主席臺 條幅： 根據(jù)客人要求協(xié)調(diào)工程人員懸掛在正確位置，高度適當(dāng)，不歪斜，不破壞墻面。 投影幕及投影儀 ： 會(huì)前 3小時(shí)將投影幕投影儀安裝到位，投影不歪斜，對正投影幕；懸掛式投影儀提 前放下。大型會(huì)議提前 1天調(diào)試完畢，中小型會(huì)議至少提前 1小時(shí)調(diào)試完畢。（多功能廳 會(huì)議主題或歡迎詞 ： 根據(jù)主辦方要求，可由音響師在投影幕上打上會(huì)議主題或歡迎詞，要求：色澤 醒目，字體大小適當(dāng)，字型美觀，間距合適，烘托氣氛。 主席臺 會(huì)議桌的擺放 椅子 臺呢 音響及電線 聽眾席 課桌式會(huì)議先將桌子定位，根據(jù)場地人數(shù)計(jì)劃桌子張數(shù)，第一排桌子距離主席臺之間的通道應(yīng)寬敞點(diǎn)（一般大于 2米 ）。用 2 3張桌子拼在一起成一直線，前后排桌子之間相距 1米；豎排桌子中間至少留出 3條主要通道，2米之間。 會(huì)議桌的擺放 課桌式會(huì)場椅子在 子前端與臺呢下垂部分相切，間距相等前后成直線，椅套平整干凈無皺。劇場式會(huì)場：每排椅子前后間距合適。 椅子 每張 呢套四臺呢平挺無皺，臺面無物。 臺呢 電線應(yīng)順墻布線，不打卷多余電線應(yīng)放置于不明顯處，并用布草適當(dāng)遮擋， 在通道處布線必須用壓線板壓住。音響車：整齊擺放在墻角處，提前調(diào)試好音量及效果。音箱放在會(huì)場靠邊適當(dāng)位置或墻角處。 音響及電線 迎賓服務(wù) 打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施 會(huì)議開始 會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié) 會(huì)議中間休息 茶歇服務(wù) 會(huì)中服務(wù) 如主辦方要求提供禮儀，應(yīng)在指定時(shí)間安排禮儀小姐著紅色禮儀服在大堂和電梯間迎接客人。服務(wù)員要在會(huì)議開始前 1小時(shí)到達(dá)并于會(huì)議開始前半小時(shí)在門口站立迎接賓客。儀容儀表要合格。 迎賓服務(wù) 會(huì)場主要燈光要在會(huì)議開始前半小時(shí)打開，主席臺上方會(huì)議燈開啟保持燈光明亮。話筒應(yīng)在會(huì)議開始前 5分鐘打開。會(huì)前半小時(shí)開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會(huì)議開始前 1分鐘通知音響師停播。并檢查各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施是否正常。 打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施 前 15分鐘，服務(wù)員分發(fā)香巾完畢。分發(fā)香巾應(yīng)在客人左側(cè)進(jìn)行，必須使用干凈的香巾夾，香巾籃。 會(huì)議開始 A參會(huì)人員落座時(shí)，為演講人或前排就座的貴賓倒礦泉水或茶水。 會(huì)議開始后，服務(wù)員要站在會(huì)場的后面或側(cè)面注意觀察全場及時(shí)提供服務(wù)。如果賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會(huì)場外面值班，以備客人需要，會(huì)議場內(nèi) 15分鐘應(yīng)巡視一遍。如果有事需要離開，必須找人替崗，保證會(huì)議有人值班。 B會(huì)議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會(huì)者有無服務(wù)要 求，不能交頭接耳，要保證會(huì)場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào) C若有茶水服務(wù)，茶頭應(yīng)在會(huì)議開始前 5分鐘泡好。準(zhǔn)備足量熱水 瓶，熱水瓶應(yīng)干凈光亮無水印。會(huì)議進(jìn)行中間 15到 20分鐘應(yīng)續(xù)水一次。倒茶水時(shí)，應(yīng)在客人前面進(jìn)行，動(dòng)作要輕穩(wěn)，不能在客人頭上或背部上方倒水，茶水以八分滿為宜。主席臺的客人或貴賓應(yīng)在其后進(jìn)行服務(wù)。若會(huì)議持續(xù)多天，第二天應(yīng)更換茶葉品種。特殊情況可按客人要求服務(wù)。 會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié) D會(huì)議期間，服務(wù)員要勤觀察，若出現(xiàn)工程噪音或停電等突發(fā)事件，及時(shí)處理上報(bào)，保證會(huì)議正常進(jìn)行。 E會(huì)議期間，如客人提出額外要求，視情況及時(shí)通知上級或會(huì)議負(fù)責(zé)人解決，不能解決的要禮貌婉轉(zhuǎn)的拒絕客人。 F會(huì)中隨時(shí)用對講機(jī)和音響師保持聯(lián)系確保音響設(shè)備正常使用。 G會(huì)議期間做好保潔工作，保持警覺性，防災(zāi)防盜防會(huì)蟲。 會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié) 1）當(dāng)演講人宣布休息時(shí)，將會(huì)場的門打開，通知音響師播放輕柔、歡快的音樂，音量適中。 2）應(yīng)禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品。盡快整理補(bǔ)充和更換各種用品，保持臺面整潔，注意及時(shí)鎖門防盜。 3) 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。 4）會(huì)議開始前 1分鐘通知音響師停播音樂。參會(huì)人員進(jìn)場后將門關(guān)閉。 會(huì)議中間休息 1）會(huì)議休息開始前至少 5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準(zhǔn)備齊全，人員做好服務(wù)準(zhǔn)備。 2) 禮貌詢問客人所需飲品，并迅速為其服務(wù)，保證餐臺及周圍的衛(wèi)生整潔，及時(shí)補(bǔ)充飲品及用具。 3）茶歇結(jié)束時(shí)整理餐臺，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具。 茶歇服務(wù) 會(huì)議結(jié)束，應(yīng)將所有門打開，禮貌送客。送別客人時(shí)及時(shí)為客人叫電梯。 賓客全部離場后，要檢查會(huì)場有無客人遺留物品。如發(fā)現(xiàn)遺留物品要及時(shí)歸還， 不能及時(shí)歸還的要及時(shí)上報(bào)上交。 關(guān)閉部分燈光和空調(diào)，作好節(jié)能工作。 清掃