銷(xiāo)售合同執(zhí)行跟蹤管理規(guī)定

1、銷(xiāo)售合同執(zhí)行跟蹤管理規(guī)定1、 目的：通過(guò)對(duì)銷(xiāo)售合同（包括產(chǎn)品訂單、要貨傳真件等要約性文件）執(zhí)行過(guò)程的跟蹤，提高合同履行質(zhì)量，提高公司合同履行信譽(yù)，減少公司資金風(fēng)險(xiǎn)。2、 范圍：對(duì)所有有效的銷(xiāo)售合同（包括產(chǎn)品訂單、要貨傳真件等要約性文件）的執(zhí)行過(guò)程的管理。3、職責(zé)：3.1 業(yè)務(wù)辦負(fù)責(zé)所有銷(xiāo)售合同跟蹤的組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督銷(xiāo)售合同執(zhí)行的效果。3.2 各辦事處負(fù)責(zé)其所管轄區(qū)域銷(xiāo)售合同具體的跟蹤執(zhí)行，并為公司及時(shí)提供合同執(zhí)行的相關(guān)信息。3.3 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷(xiāo)售合同執(zhí)行偏差做出處理決定。4、工作流程見(jiàn)工作流程圖見(jiàn)附表5、相關(guān)文件5.1 合同評(píng)審程序5.2 貨款回收管理制度6、記錄：6.1 銷(xiāo)售合同跟蹤記錄表6.

2、2 銷(xiāo)售合同執(zhí)行協(xié)調(diào)書(shū)6.3 銷(xiāo)售合同執(zhí)行偏差處理報(bào)告6.4合同執(zhí)行過(guò)程中的有關(guān)協(xié)調(diào)資料，包括來(lái)往信件、電子郵件、補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)談紀(jì)要。7、注釋?zhuān)轰N(xiāo)售合同執(zhí)行偏差是指在銷(xiāo)售合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的與合同條款約定不一致的地方。工 作 流 程業(yè)務(wù)辦辦事處客戶(hù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)月度跟蹤匯總資料歸檔執(zhí)行登記處理決定執(zhí)行銷(xiāo)售合同執(zhí)行偏差處理報(bào)告執(zhí)行偏差協(xié)調(diào)銷(xiāo)售合同執(zhí)行跟蹤監(jiān)督銷(xiāo)售合同跟蹤建檔處理決定執(zhí)行執(zhí)行偏差協(xié)調(diào)執(zhí)行偏差協(xié)調(diào)處理決定工 作 標(biāo) 準(zhǔn)序流程塊工作標(biāo)準(zhǔn)期量標(biāo)準(zhǔn)1銷(xiāo)售合同跟蹤建檔及時(shí)建立銷(xiāo)售合同跟蹤文檔,內(nèi)容見(jiàn)銷(xiāo)售合同跟蹤記錄表（附表1）。銷(xiāo)售合同簽訂后一天內(nèi)2執(zhí)行偏差協(xié)調(diào)1.業(yè)務(wù)辦在銷(xiāo)售合同執(zhí)行過(guò)程中對(duì)銷(xiāo)售

3、合同跟蹤記錄表）（附表1）上的每一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行記錄，并檢查每一項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行是否與合同約定一致，如不一致必須及時(shí)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)。其中：與客戶(hù)相關(guān)部份通過(guò)辦事處與客戶(hù)協(xié)調(diào)，并把協(xié)調(diào)過(guò)程和結(jié)果傳業(yè)務(wù)辦進(jìn)行記錄，包括問(wèn)題原因、問(wèn)題的處理建議、如何處理、信息傳達(dá)形式(即文字或是口頭的)，由誰(shuí)經(jīng)辦等。如協(xié)調(diào)未果,則報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。2.辦事處在銷(xiāo)售合同執(zhí)行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行與合同約定不一致時(shí)，應(yīng)分別與客戶(hù)和業(yè)務(wù)辦進(jìn)行協(xié)調(diào)，并把協(xié)調(diào)結(jié)果傳遞給業(yè)務(wù)辦進(jìn)行記錄。3.重要內(nèi)容必須通過(guò)銷(xiāo)售合同執(zhí)行協(xié)調(diào)書(shū)（見(jiàn)附表2）進(jìn)行協(xié)調(diào)。業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天3執(zhí)行偏差報(bào)告銷(xiāo)售合同執(zhí)行出現(xiàn)嚴(yán)重偏差或主要內(nèi)容

4、出現(xiàn)偏差，協(xié)調(diào)不成的由業(yè)務(wù)辦通過(guò)提出銷(xiāo)售合同偏差處理報(bào)告（見(jiàn)附表3）以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)貨申請(qǐng)報(bào)告（見(jiàn)附表4，如需要發(fā)貨時(shí)）交主管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理（如業(yè)務(wù)副總經(jīng)理出差，則可提交其它領(lǐng)導(dǎo)）決定。業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天4執(zhí)行決定業(yè)務(wù)辦、辦事處及相關(guān)部門(mén)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的處理決定意見(jiàn)執(zhí)行1-2天5執(zhí)行登記業(yè)務(wù)辦在執(zhí)行決定完畢后的5天內(nèi)把執(zhí)行決定過(guò)程和結(jié)果填寫(xiě)到銷(xiāo)售合同偏差處理報(bào)告(見(jiàn)附表3)中。1-2天6資料歸檔每一份銷(xiāo)售合同執(zhí)行完畢后，其有關(guān)記錄均與銷(xiāo)售合同文本一起歸檔保存。當(dāng)天7月度跟蹤匯總業(yè)務(wù)辦每月把銷(xiāo)售合同跟蹤情況進(jìn)行匯總(填寫(xiě)銷(xiāo)售合同執(zhí)行月度記錄表（見(jiàn)附表5），并報(bào)相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)審閱備用。每月的10日前附表1 銷(xiāo) 售

5、合 同 跟 蹤 記 錄 表客戶(hù)： 填報(bào)日期：合同經(jīng)辦人合同主要內(nèi)容約定執(zhí)行情況產(chǎn)品型號(hào)價(jià)格金額元交貨期交貨情況付款情況其它主要約定及其執(zhí)行情況記錄(本表填不下可加附頁(yè))內(nèi)容內(nèi)容約定執(zhí)行情況原因和處理記錄運(yùn)費(fèi)及承擔(dān)結(jié)算形式結(jié)算期其它內(nèi)容記錄人：附表2 銷(xiāo)售合同執(zhí)行協(xié)調(diào)書(shū)填報(bào)時(shí)間： 年 月 日 買(mǎi)方合同編號(hào)合同執(zhí)行偏差內(nèi)容綜述：協(xié)調(diào)描述：協(xié)調(diào)內(nèi)容：附表3 銷(xiāo)售合同偏差處理報(bào)告填報(bào)時(shí)間： 年 月 日 有關(guān)附件有無(wú)買(mǎi)方合同編號(hào)合同執(zhí)行偏差內(nèi)容綜述：偏差執(zhí)行處理建議：領(lǐng)導(dǎo)處理決定：執(zhí)行決定過(guò)程及結(jié)果：- 194 -附表4 風(fēng)險(xiǎn)發(fā)貨申請(qǐng)報(bào)告申請(qǐng)單位經(jīng)辦人申請(qǐng)時(shí)間要貨單位辦事處主任簽字發(fā)貨理由客戶(hù)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀客

6、戶(hù)的財(cái)務(wù)狀況，尤其是資產(chǎn)和負(fù)債狀況。存在風(fēng)險(xiǎn)說(shuō)明業(yè)務(wù)辦意見(jiàn)銷(xiāo)售公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)股司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)附表5 銷(xiāo)售合同執(zhí)行月度記錄表 合同經(jīng)辦人合同執(zhí)行情況記錄序號(hào)合同單位正常執(zhí)行與否有偏差已處理結(jié)束有偏差未處理結(jié)束備 注如為非正常執(zhí)行合同，需續(xù)填下表合同非正常執(zhí)行情況記錄序號(hào)合同單位偏差事實(shí)協(xié)調(diào)處理參與人偏差處理有關(guān)資料備 注銷(xiāo)售訂單執(zhí)行跟蹤作業(yè)指導(dǎo)書(shū)1. 目的規(guī)范銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售訂單執(zhí)行計(jì)劃的制定及監(jiān)控流程，保證計(jì)劃的有效性，以及執(zhí)行過(guò)程的可控。2. 范圍自主產(chǎn)品、代理產(chǎn)品的銷(xiāo)售合同（包括正本合同暫未簽訂的確認(rèn)需求）、銷(xiāo)售訂單的計(jì)劃制定及監(jiān)控。3. 定義銷(xiāo)售合同：買(mǎi)賣(mài)雙方之間就交貨時(shí)間、定價(jià)方法和產(chǎn)品特征等

7、達(dá)成的協(xié)議。銷(xiāo)售訂單：結(jié)合客戶(hù)需求以及內(nèi)部供應(yīng)能力，將銷(xiāo)售合同分解為較小的執(zhí)行批次，以便內(nèi)部供應(yīng)環(huán)節(jié)操作，這樣的獨(dú)立的執(zhí)行批次即為銷(xiāo)售訂單。銷(xiāo)售合同下單：市場(chǎng)中心將客戶(hù)需求以銷(xiāo)售合同執(zhí)行計(jì)劃表和產(chǎn)品配置清單的形式下達(dá)給執(zhí)行環(huán)節(jié)，以便合同執(zhí)行操作。執(zhí)行計(jì)劃：根據(jù)銷(xiāo)售合同執(zhí)行計(jì)劃表要求到貨時(shí)間分解為內(nèi)部各執(zhí)行環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，具體包括工勘時(shí)間、入庫(kù)時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間、到貨時(shí)間、安裝時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間。執(zhí)行環(huán)節(jié)：本文檔中所指執(zhí)行環(huán)節(jié)一般包括物供部、生產(chǎn)中心、儲(chǔ)運(yùn)科、工程中心等。4. 職責(zé)市場(chǎng)中心綜合管理部經(jīng)理：負(fù)責(zé)銷(xiāo)售合同下單操作及市場(chǎng)中心內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作。運(yùn)營(yíng)管理部統(tǒng)籌專(zhuān)責(zé)：負(fù)責(zé)合同執(zhí)行計(jì)劃的分解、監(jiān)控及

8、執(zhí)行中的異常協(xié)調(diào)；5. 作業(yè)程序5.1. 合同下單市場(chǎng)中心綜合管理部根據(jù)銷(xiāo)售工程師的下單通知制作銷(xiāo)售合同執(zhí)行計(jì)劃表，連同產(chǎn)品配置清單經(jīng)市場(chǎng)中心分管副總、財(cái)務(wù)分管副總簽字之后，即可向執(zhí)行環(huán)節(jié)下單。具體的下單流程見(jiàn)銷(xiāo)售合同下單作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。5.2. 分解執(zhí)行計(jì)劃運(yùn)營(yíng)管理部收到銷(xiāo)售合同執(zhí)行計(jì)劃表當(dāng)天即依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行周期分解訂單執(zhí)行計(jì)劃（包括工勘計(jì)劃、入庫(kù)計(jì)劃、發(fā)貨計(jì)劃、到貨計(jì)劃、安裝計(jì)劃、驗(yàn)收計(jì)劃等），并通過(guò)郵件轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人，具體包括“終端產(chǎn)品中心規(guī)劃部經(jīng)理、系統(tǒng)產(chǎn)品中心規(guī)劃部經(jīng)理、中試中心主任、系統(tǒng)集成中心主任、生產(chǎn)中心綜合管理部經(jīng)理、物供部經(jīng)理、儲(chǔ)運(yùn)科科長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、運(yùn)營(yíng)管理部經(jīng)理”等。要求

9、工勘時(shí)間：訂單下單時(shí)間+7；要求入庫(kù)時(shí)間：要求到貨時(shí)間-標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)輸周期，要求到貨時(shí)間始終以市場(chǎng)要求為準(zhǔn)；要求到貨時(shí)間：初始計(jì)劃以銷(xiāo)售合同執(zhí)行計(jì)劃表為準(zhǔn)，執(zhí)行過(guò)程中允許根據(jù)市場(chǎng)需求進(jìn)行調(diào)整；要求安裝時(shí)間：要求到貨時(shí)間+標(biāo)準(zhǔn)工程安裝周期，要求到貨時(shí)間始終以市場(chǎng)要求為準(zhǔn)，在到貨之后按照實(shí)際到貨時(shí)間調(diào)整計(jì)劃時(shí)間；要求驗(yàn)收時(shí)間：合同最晚的要求安裝時(shí)間+標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收周期。注：目前因?yàn)檫\(yùn)輸方式簡(jiǎn)單，所以暫不設(shè)置發(fā)貨計(jì)劃，僅關(guān)注“入庫(kù)計(jì)劃、到貨計(jì)劃”即可。5.3. 訂單執(zhí)行相關(guān)執(zhí)行環(huán)節(jié)根據(jù)合同需求信息以及“訂單執(zhí)行計(jì)劃”執(zhí)行銷(xiāo)售訂單，及時(shí)對(duì)執(zhí)行過(guò)程以及過(guò)程中的異常向運(yùn)營(yíng)管理部反饋。物供部、生產(chǎn)中心在直采設(shè)備入庫(kù)、自

10、產(chǎn)產(chǎn)品入庫(kù)的時(shí)候，通過(guò)郵件知會(huì)運(yùn)營(yíng)管理部；儲(chǔ)運(yùn)科在產(chǎn)品出庫(kù)、到貨之后，通過(guò)郵件知會(huì)運(yùn)營(yíng)管理部；工程中心在工勘、安裝、驗(yàn)收完成之后，通過(guò)郵件知會(huì)運(yùn)營(yíng)管理部。運(yùn)營(yíng)管理部在獲得如上信息之后，需通過(guò)k3、相關(guān)紙件單據(jù)進(jìn)行核實(shí)。5.4. 訂單執(zhí)行監(jiān)控運(yùn)營(yíng)管理部主要負(fù)責(zé)“已下單的銷(xiāo)售訂單的入庫(kù)、發(fā)貨、到貨情況”的監(jiān)控，同時(shí)負(fù)責(zé)工勘、安裝、驗(yàn)收等計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的監(jiān)控，以及執(zhí)行過(guò)程中異常的協(xié)調(diào)，保證訂單按計(jì)劃執(zhí)行。運(yùn)營(yíng)管理部每月25號(hào)之前對(duì)計(jì)劃下月發(fā)貨的銷(xiāo)售訂單進(jìn)行整理，通過(guò)郵件轉(zhuǎn)發(fā)市場(chǎng)綜合管理部，對(duì)“是否仍需按計(jì)劃發(fā)貨”進(jìn)行確認(rèn)。此時(shí)，銷(xiāo)售工程師只需反饋客戶(hù)是否對(duì)計(jì)劃有調(diào)整，無(wú)需額外與客戶(hù)進(jìn)行時(shí)間確認(rèn)。運(yùn)營(yíng)管理部每周五對(duì)計(jì)劃下周發(fā)貨的銷(xiāo)售訂單進(jìn)行通報(bào)，同時(shí)與生產(chǎn)中心綜合管理部、物供部確認(rèn)貨物是否可及時(shí)入庫(kù)。如不能及時(shí)入庫(kù)，生產(chǎn)中心綜合管理部、物供部需要承諾推遲入庫(kù)的時(shí)間，銷(xiāo)售工程師需與客戶(hù)溝通確認(rèn)新的到貨時(shí)間；如可以按時(shí)入庫(kù)，工程人員需要及時(shí)通知客戶(hù)發(fā)貨信息。5.5. 執(zhí)行計(jì)劃調(diào)整因客戶(hù)原因造成的推遲發(fā)貨，必須將原定到貨時(shí)間向后調(diào)整；因內(nèi)部原因不能及時(shí)發(fā)貨的訂單，需及時(shí)知會(huì)市場(chǎng)綜合管理部，市場(chǎng)綜合管理部可根據(jù)實(shí)際情況判斷是否調(diào)整到貨時(shí)間（此牽扯供應(yīng)環(huán)節(jié)的考核點(diǎn)）。因各種原因?qū)е碌哪澈贤蛴唵涡枰峙l(fā)貨，必須對(duì)原合同、訂單進(jìn)行批次拆分（即形成新的訂單）。任何訂單“要求到貨時(shí)間”的