行政部崗位說明書講述

1、職位說明書行政部北京中寧投資股份有限公司2016年11月部門名稱行政部部門編制6-7人部門主要職責(zé)公司行政人事制度的制定、指導(dǎo)、監(jiān)督、規(guī)范部門架構(gòu)行政總監(jiān)1人，人事經(jīng)理1人，行政經(jīng)理1人，行政人事專員3-4人部門職責(zé)：一、 行政辦公管理 1建立健全各項規(guī)章制度 （1）負(fù)責(zé)公司內(nèi)部各項行政辦公管理制度的起草和推行公司制度的執(zhí)行。 （2）掌握試行管理制度的執(zhí)行情況，及時反饋意見，對出現(xiàn)問題進(jìn)行研究論證并修改完善。 （3）對全體員工進(jìn)行管理制度的宣傳及解釋。2文書起草 （1）起草公司各種文件、報告、通知、請示、計劃、決定、會議紀(jì)要、工作聯(lián)系函等各種文

2、字材料。 （2）匯總各部門的周、月工作總結(jié)并對各部門的月工作報告進(jìn)行匯編。 （3）負(fù)責(zé)制定年度工作計劃、進(jìn)行年度工作總結(jié)。 （4）審核以公司名義簽發(fā)的各種內(nèi)部及外部文件。 3文件發(fā)放 （1）收到外部文件進(jìn)行收文編號并對上報下發(fā)進(jìn)行登記。 （2）收到內(nèi)部文件經(jīng)核稿后，根據(jù)擬辦意見進(jìn)行文件發(fā)放，記錄文件發(fā)放情況。 4檔案管理  （1）收集公司內(nèi)部、外部一切有保存價值的文件、資料，分門別類的及時、準(zhǔn)確、安全地進(jìn)行歸檔，并辦理檔案移交手續(xù)。 （2）對公司各部門相關(guān)的檔案資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作監(jiān)督

3、，并協(xié)助配合各部門相關(guān)人員完成檔案信息、資料的交接、協(xié)調(diào)工作。 5印鑒、介紹信管理 （1）負(fù)責(zé)公司印章的管理，履行印章審批登記手續(xù)，妥善保管公司印章及各部門專用章。 （2）印鑒如有遺失除立即向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并應(yīng)依法公告作廢。 （3）使用介紹信需履行審批登記手續(xù)。 6會議管理 （1）會議準(zhǔn)備工作。負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生、通風(fēng)、會議所用設(shè)備、資料并通知與會人員會議召開時間。 （2）會議時間變更要及時通知與會人員。 （3）記錄會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，保證及時發(fā)放。 （4）負(fù)責(zé)公司行政方面重要會議、重大活動的組織籌備工作

4、。7接待工作 （1）及時接聽電話，使用文明用語，簡短扼要的表達(dá)意圖。 （2）對公司來訪客人熱情接待，主動讓座，倒水。 （3）對公司來訪客人提出的問題婉轉(zhuǎn)解答，遵守公司保密制度。 （4）協(xié)助各部門和公司領(lǐng)導(dǎo)做好政府領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)合作單位領(lǐng)導(dǎo)的來訪、參觀等接待工作。 8.負(fù)責(zé)公司的防火安全、保衛(wèi)工作并定期組織檢查，保證公司安全。9. 負(fù)責(zé)辦公室辦公用具、設(shè)備設(shè)施、車輛的登記保管與報損報失工作。二、 人力資源管理 1、根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定與實施公司人力資源規(guī)劃； 2、控制人力資源管理成本； 3、落實公司組織架構(gòu)和部門

5、職能建設(shè)； 4、負(fù)責(zé)辦理員工的招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉級、離職等人事手續(xù)； 5、負(fù)責(zé)公司員工的崗位設(shè)計、工作分析、崗位描述和完善； 6、負(fù)責(zé)管理員工勞動合同和人事檔案、人事任免與人事政策的咨詢； 7、根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和人力發(fā)展規(guī)劃，制定公司培訓(xùn)規(guī)劃并實施； 8、負(fù)責(zé)公司薪資、福利體系規(guī)劃、設(shè)計和實施； 9、負(fù)責(zé)公司績效管理和考評體系建立和實施； 10、處理勞動糾紛、員工申訴等； 11、負(fù)責(zé)公司企業(yè)文化建設(shè)和規(guī)劃，提升歸納、深化企業(yè)文化核心理念和價值觀。崗位名稱行政總監(jiān)崗位編號ZN-XZ-001直屬上級副總經(jīng)理所屬部門行

6、政部工資級別直接管理人數(shù)2人崗位目的公司行政人事工作的制定、指導(dǎo)、監(jiān)督、規(guī)范崗位晉升行政部副總經(jīng)理工作內(nèi)容：行政總監(jiān)直接責(zé)任： （1） 參與制訂公司年度總預(yù)算和季度預(yù)算調(diào)整，匯總、審核下級部門上報的月度預(yù)算并參加公司預(yù)算分析會議。 （2） 制訂行政系統(tǒng)年度、月度工作目標(biāo)和工作計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。 （3） 主持制訂、修訂行政系統(tǒng)主管的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準(zhǔn)后組織施行并監(jiān)督檢查落實情況。 （4） 掌握行政系統(tǒng)工作情況和公司行政管理工作的運作情況，適時向副總經(jīng)理匯報。 （5） 負(fù)責(zé)公司行政方面重要會議、重大活動的組織籌備工作。 （6） 負(fù)責(zé)公司管理模式執(zhí)行情況的檢查工作，匯總各部門的反饋意見，整

7、理分析后向副總經(jīng)理匯報。 （7） 接待公司重要來訪客人，處理行政方面的重要函件。 （8） 新員工的入職跟蹤考核。 （9） 審批行政系統(tǒng)文件，在總經(jīng)理授權(quán)下審批其它系統(tǒng)的文件。 （10） 領(lǐng)導(dǎo)公司的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境。 （11） 領(lǐng)導(dǎo)公司的防火安全、保衛(wèi)工作并定期組織檢查，保證公司安全。 （12） 組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況。 （13） 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司系統(tǒng)間的合作關(guān)系，先期調(diào)解工作中發(fā)生的問題。 （14） 定期組織做好辦公職能檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，同時督促做好糾正和預(yù)防措施工作。 （15） 核實人力資源部的招聘工作情況。 （16

8、） 領(lǐng)導(dǎo)行政系統(tǒng)的培訓(xùn)和考核工作，提高行政系統(tǒng)人員的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)。 （17） 負(fù)責(zé)公司薪酬保險福利的監(jiān)督核實工作。 （18） 按程序做好與相關(guān)系統(tǒng)的橫向聯(lián)系，積極接受上級和有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時對系統(tǒng)間爭議提出界定要求。 （19） 制定直接下級的崗位描述，定期聽取述職并對其工作做出評定。 （20） 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查所屬下級的各項工作，掌握工作情況和有關(guān)數(shù)據(jù)，視情況填寫過失單或獎勵單，按程序辦理。 （21） 定期向副總經(jīng)理述職。 （22） 做好本系統(tǒng)各項行政人事事務(wù)處理工作，提高工作效能，增強(qiáng)團(tuán)隊精神。 （23） 及時、準(zhǔn)確傳達(dá)上級指示并貫徹執(zhí)行。 （24） 定期主持行政系統(tǒng)例會，召集公司行政

9、方面工作會議，參加總經(jīng)理辦公例會以及其它重要會議。 （25） 審閱行政系統(tǒng)及與其相關(guān)的文件，審核直接下級上報的年、月度工作計劃、培訓(xùn)計劃等工作報告和有關(guān)作業(yè)文件，視其性質(zhì)內(nèi)容，決定處理方式。 （26） 在必要的情況下向所屬下級授權(quán)。 （27） 及時對所屬下級工作中的爭議做出裁決。 （28） 向上級或有關(guān)部門提供政策性建議，受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理。 （29） 培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才，根據(jù)工作需要按照程序申請招聘、調(diào)配直接下級，負(fù)責(zé)直接下級崗位人員任命的提名和隔級下級崗位人員任命的批準(zhǔn)。 （30） 領(lǐng)導(dǎo)做好本系統(tǒng)文件、資料、記錄的保管與定期歸檔工作。 （31） 領(lǐng)導(dǎo)做好保密工作。 （3

10、2） 負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)組織辦公室辦公用具、設(shè)備設(shè)施、車輛的登記保管與報損報失工作。 （33） 關(guān)心所屬下級的思想、工作、生活。 （34） 代表公司與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系。 行政總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任： （1） 對行政系統(tǒng)工作目標(biāo)和計劃保質(zhì)保量按時完成負(fù)總責(zé)。 （2） 對公司辦公秩序的正常運轉(zhuǎn)負(fù)總責(zé)。 （3） 對公司后勤服務(wù)的完成質(zhì)量負(fù)總責(zé)。 （4） 對公司的防火安全、保衛(wèi)工作負(fù)總責(zé)。 （5） 對所屬下級的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)總責(zé)。 （6） 對行政系統(tǒng)預(yù)算開支的合理支配負(fù)總責(zé)。 （7） 對行政系統(tǒng)工作程序的正確執(zhí)行負(fù)總責(zé)。 （8） 對行政系統(tǒng)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的規(guī)章制度的執(zhí)行情況負(fù)總責(zé)

11、。 （9） 對行政系統(tǒng)管轄的車輛、設(shè)備設(shè)施的完好性負(fù)總責(zé)。 （10） 對行政系統(tǒng)所涉及的公司秘密的安全負(fù)總責(zé)。 （11） 對行政系統(tǒng)給公司造成的影響負(fù)總責(zé)。 （12） 對人事招聘工作的完成情況負(fù)總責(zé)。（13） 對公司薪酬保險福利工作的執(zhí)行情況負(fù)總責(zé)。行政總監(jiān)主要權(quán)力： （1） 對公司辦公秩序有維護(hù)和檢查權(quán)。 （2） 公司重大決策建議權(quán)（3） 對各系統(tǒng)和部門的行政檢查工作有督辦權(quán)。 （4） 有先期調(diào)解公司各系統(tǒng)間工作爭議的權(quán)力。 （5） 對各部門防火安全與保衛(wèi)隱患有限期整改權(quán)。 （6） 有對行政系統(tǒng)所屬員工和各項業(yè)務(wù)工作的管理權(quán)。 （7） 業(yè)務(wù)范圍內(nèi)緊急事件的權(quán)宜處理權(quán)。 （8） 有對直接下級崗

12、位調(diào)配的建議權(quán)、任命的提名權(quán)和獎懲的建議權(quán)。 （9） 對隔級下級的任命有批準(zhǔn)權(quán)。 （10） 對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)。 （11） 對所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)。 （12） 對所屬下級的管理水平、業(yè)務(wù)水平和業(yè)績有考核評價權(quán)。 （13） 對限額資金使用有批準(zhǔn)權(quán)。（14） 對試用期員工的轉(zhuǎn)正具有批準(zhǔn)權(quán)（15） 對試用期員工是否能夠勝任工作具有裁決權(quán)。 行政總監(jiān)管轄范圍： （1） 行政人事系統(tǒng)所屬員工。 （2） 公司所有辦公場所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。 （3） 公司所有辦公用具、設(shè)施設(shè)備。任職資格：1. 大學(xué)?？埔陨?. 企業(yè)管理相關(guān)專業(yè)3. 6年以上工作經(jīng)驗，4年以上管理經(jīng)驗4. 通曉企業(yè)管理知識，具備

13、人力資源管理、行政管理等方面的知識，具備一定法律、財會知識5. 具備基本的辦公軟件使用能力、網(wǎng)絡(luò)基本應(yīng)用能力；具備極強(qiáng)的判斷與決策能力、溝通能力、公關(guān)能力、計劃執(zhí)行能力、組織協(xié)調(diào)能力、領(lǐng)導(dǎo)能力、影響力崗位名稱人事經(jīng)理崗位編號ZN-XZ-002直屬上級行政總監(jiān)所屬部門行政部工資級別直接管理人數(shù)1人崗位目的負(fù)責(zé)全面主持公司的勞資、人事方面的管理工作崗位晉升見習(xí)行政部總監(jiān)行政部總監(jiān)工作內(nèi)容：人事經(jīng)理直接責(zé)任： （1） 組織制定公司人事規(guī)章制度及流程，并監(jiān)督實施；（2） 根據(jù)集團(tuán)人力資源戰(zhàn)略和管理體系，組織制定本公司 人力資源管理規(guī)劃，并監(jiān)督實施 ； （3） 負(fù)責(zé)組織制定公司各部門

14、的崗位說明書；（4） 幫助員工建立職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并促進(jìn)其實施；（5） 制定本公司薪酬福利體系，組織實施并適時調(diào)整；（6） 制定本公司績效考核標(biāo)準(zhǔn)，制度及流程，并組織實施；（7） 根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃，制定人力資源招聘、調(diào)配、培訓(xùn)開發(fā)計劃并組織實施；（8） 根據(jù)公司培訓(xùn)需求和本公司人員狀況，規(guī)劃、實施、管理和評估員工入職和在職培訓(xùn)；（9） 定期編制人事統(tǒng)計報表；（10） 負(fù)責(zé)抓好公司勞動紀(jì)律管理工作。嚴(yán)格考勤制度，定期檢查勞動紀(jì)律；（11） 負(fù)責(zé)組織公司員工的招聘、錄用、合同簽訂、建檔、辭退、考勤、調(diào)動、考核、考查、推薦等勞動人事系列化基礎(chǔ)管理工作；（12） 協(xié)調(diào)公司員工關(guān)系，促進(jìn)內(nèi)部交流；（13）

15、 負(fù)責(zé)新入職員工的面試工作；（14） 負(fù)責(zé)新入職員工的培訓(xùn)工作；（15） 負(fù)責(zé)每月工資表的制作；（16） 主持制定本部門內(nèi)的人員薪酬和激勵、獎懲制度；（17） 主持本部門員工的招聘、任免、晉升和調(diào)配；（18） 協(xié)助組織開展企業(yè)文化宣傳工作；（19） 配合做勞動安全教育，參與員工作傷亡事故調(diào)查處理，提出處理意見；（20） 參加公司年度總結(jié)會、計劃平衡協(xié)調(diào)會及其有關(guān)重要會議；（21） 持本部門召開的人事工作會議；（22） 按時完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。人事經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：（1） 對人事工作目標(biāo)和計劃保質(zhì)保量按時完成負(fù)責(zé)。 （2） 對所屬下級的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)責(zé)。 （3） 對人事工

16、作程序的正確執(zhí)行負(fù)責(zé)。 （4） 對人事負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的規(guī)章制度的執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。 （5） 對人事招聘工作的完成情況負(fù)責(zé)。（6） 對公司薪酬保險福利工作的執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。（7） 對公司薪酬保險福利工作的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。人事經(jīng)理主要權(quán)力：（1） 對對公司人員的職務(wù)任免、崗位設(shè)定有建議權(quán)；（2） 有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選； （3） 對直接下屬考核評估權(quán)；（4） 對員工的綜合素質(zhì)有考核及評價權(quán)；（5） 對公司員工有獎懲的建議權(quán)（6） 相關(guān)文件的審核權(quán)；（7） 本部門預(yù)算內(nèi)的費用使用權(quán)、建議權(quán)：人事經(jīng)理管轄范圍： （1） 人事系統(tǒng)所屬下屬員工。 任職資格：1.人力資源管理等相關(guān)專業(yè)，?？萍耙陨蠈W(xué)歷2.3年以上人

17、力資源管理經(jīng)驗3. 對現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的各個職能模塊均有較深入的認(rèn)識，能夠指 導(dǎo)各個職能模塊的工作 4. 具備現(xiàn)代人力資源管理理念和扎實的理論基礎(chǔ) 5. 熟悉企業(yè)人事管理及國家各項人事政策 6. 具備較強(qiáng)的組織管理能力和人際關(guān)系溝通、協(xié)調(diào)能力崗位名稱行政經(jīng)理崗位編號ZN-XZ-003直屬上級行政總監(jiān)所屬部門行政部工資級別直接管理人數(shù)3人崗位目的對公司行政、后勤、接待活動等事務(wù)進(jìn)行管理，為公司各項工作提供后勤保障和支持崗位晉升見習(xí)行政部總監(jiān)行政部總監(jiān)工作內(nèi)容：行政經(jīng)理直接責(zé)任： （1） 協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)處理公司日常管理事務(wù)，檢查、督辦、協(xié)調(diào)公司有關(guān)決議、文件、指示的執(zhí)行情況，并將有關(guān)信息及時匯總

18、報告。 （2） 組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預(yù)算方案；（3） 組織人員進(jìn)行行政辦公、員工生活、勞保及 物業(yè)服務(wù)物資的采購，保管、發(fā)放和登記工作（4） 全面負(fù)責(zé)公司行政后勤保障管理工作，包括安防消防、物業(yè)管理（包含水電、冷暖供應(yīng)系統(tǒng)維護(hù)）、車輛管理、通訊設(shè)備、辦公設(shè)備管理等各方面的工作。 （5） 起草公司行政系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，審核、修改、規(guī)范公司各部門的規(guī)章制度。（6） 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行（7） 負(fù)責(zé)公司日常對外協(xié)調(diào)工作，與政府各職能部門和各業(yè)務(wù)單位建立良好工作關(guān)系，負(fù)責(zé)辦理公司證照的相關(guān)事宜。（8） 組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議；（

19、9） 組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作；（10） 制定公司組織接待制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，并監(jiān)督和指導(dǎo)部門執(zhí)行；（11） 安排公司日常接待工作；（12） 嚴(yán)格控制行政辦公經(jīng)費的支出，加強(qiáng)采購及辦公財產(chǎn)的管理； （13） 負(fù)責(zé)對公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理； （14） 管理公司重要資質(zhì)證件；（15） 做好公司會務(wù)工作，一般文稿的起草、收發(fā)文管理、信息管理、檔案管理等工作。（16） 負(fù)責(zé)各類會議的會議記錄及會后總結(jié)工作 （17） 組織建立和完善公司檔案管理體系； （18） 組織制定公司檔案借用、復(fù)印、借閱等管理制度；（19） 組織專人負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)和生活區(qū)的衛(wèi)生保潔；（20） 組織制定公司檔

20、案分類標(biāo)準(zhǔn)和檔案編號標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行分類存檔、保管；（21） 搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記；（22） 負(fù)責(zé)公司安保、消防管理、勞動保護(hù)以及環(huán)境建設(shè)；（23） 部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。行政經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：（1） 對行政工作目標(biāo)和計劃保質(zhì)保量按時完成負(fù)責(zé)。 （2） 對所屬下級的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)責(zé)。 （3） 對行政工作程序的正確執(zhí)行負(fù)責(zé)。 （4） 對行政負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的規(guī)章制度的執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。 （5） 對行政對外接待情況負(fù)責(zé)。（6） 對公司安保情況負(fù)責(zé)。（7） 對公司活動的組織負(fù)責(zé)。（8） 對公司的固定資產(chǎn)情況負(fù)責(zé)。（9） 對公司的各項證照印章的辦理、使用、保管進(jìn)行負(fù)責(zé)。

21、行政經(jīng)理主要權(quán)力：（1） 對直接下屬任免、辭退建議權(quán)；對直接下屬考核評估權(quán)；（2） 對公司各部門規(guī)章制度的監(jiān)督、檢查權(quán)（3） 行政處罰權(quán)（4） 授權(quán)內(nèi)的財務(wù)審批權(quán)（5） 相關(guān)文件的審核權(quán)；（6） 本部門預(yù)算內(nèi)的費用使用權(quán)、建議權(quán)：（7） 對所屬下級的費用報銷的監(jiān)督權(quán)（8） 對公司員工有獎懲的建議權(quán)行政經(jīng)理管轄范圍： （1） 行政系統(tǒng)所屬下屬員工。 （2） 公司所有辦公場所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。 （3） 公司所有辦公用具、設(shè)施設(shè)備。任職資格：1. 企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)，?？萍耙陨蠈W(xué)歷2. 3年以上行政管理經(jīng)驗3. 熟悉行政管理流程；4. 具備現(xiàn)代企業(yè)管理理念和扎實的理論基礎(chǔ) 5. 了解企業(yè)管理知識，具備人力資源管理、行政管理等方面的知識，具備一定法律、財會知識6. 具備較強(qiáng)的組織管理能力和人際關(guān)系溝通、協(xié)調(diào)能力崗位名稱行政/人事專員崗位編號ZN-XZ-004直屬上級行政/人事經(jīng)理所屬部門行政部工資級別直接管理人數(shù)0人崗位目的行政的日常事務(wù)，貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指令，做好后勤服務(wù)工作崗位晉升行政/人事經(jīng)理工作內(nèi)容：行政專員直接責(zé)任： （1） 對企業(yè)的行政管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督（2） 前臺接待管理（3） 公文