化妝品采購管理制度

1、文件名稱采購管理控制程序文件編號(hào)COP-10版/次A/0文件類別程序文件生效日期20160901頁數(shù)4編制質(zhì)量體系小組審核黎利媚批準(zhǔn)于欣龍1.0目的為加強(qiáng)對(duì)公司采購的管理，規(guī)范采購工作，保證生產(chǎn)的供應(yīng)，控制采購的成本，特制定本程序。2.0范圍本程序適用于采購部人員在進(jìn)行采購作業(yè)時(shí)的相關(guān)工作。3.0職責(zé)3.1 采購部：負(fù)責(zé)采購質(zhì)量的管理和控制，供方選擇、評(píng)定、再評(píng)定工作。3.2 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)合格供方清單。3.3 質(zhì)管部:負(fù)責(zé)對(duì)原材料的檢驗(yàn)工作。3.4 倉儲(chǔ)部：請(qǐng)購倉儲(chǔ)用品物料或其他物料。3.5 生產(chǎn)部：請(qǐng)購生產(chǎn)物料和常用耗材。3.6 技術(shù)開發(fā)部：負(fù)責(zé)原料質(zhì)量協(xié)議的制定。4.1 內(nèi)容4.1 采

2、購申請(qǐng)4.1.1 使用部門依據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃和和物料庫存量等制定填寫物料采購申請(qǐng)單，采購單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。經(jīng)審批后交由采購部門下單采購。4.1.2 對(duì)于請(qǐng)購重要的物料或由特定供應(yīng)商供應(yīng)的物料，物料請(qǐng)購部門應(yīng)在請(qǐng)購單上特別注明 或單獨(dú)進(jìn)行請(qǐng)購。4.1.3 物料的緊急請(qǐng)購時(shí)，請(qǐng)購部門應(yīng)在物料請(qǐng)購單的說明欄中注明原因，并使用緊急請(qǐng)購單 填寫，送采購部門。4.2 采購方式的選擇4.2.1 有些物料的采購，應(yīng)要求供方先提供樣板，經(jīng)設(shè)計(jì)部、采購部等相關(guān)部門認(rèn)可簽板后， 方可通知供方生產(chǎn)。4.2.2 公司所采購的物資總金額大，并有多家生產(chǎn)商生產(chǎn)必須競(jìng)標(biāo)的方式進(jìn)行采購。4.2.3

3、 公司的采購方式除選用規(guī)定的直接采購、間接采購等方法外，還應(yīng)根據(jù)物料的特性與需求量，采用以下兩種方式進(jìn)行采購。 集中采購：具有共同性的物料，使用集中采購可降低費(fèi)用時(shí)，采購部門應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購單需求，定期進(jìn)行采購。 長期采購：凡經(jīng)常使用且用量比較大的物料，采購部門應(yīng)聯(lián)合其他部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核通過后與供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議。4.3 采購流程4.1.1 收集了解所請(qǐng)購物料的倉庫庫庫存情況。4.1.2 計(jì)算最經(jīng)濟(jì)的物料采購數(shù)量，并根據(jù)各種物料的期限編制物料需求計(jì)劃，報(bào)采購經(jīng)理進(jìn)行審批。4.1.3 首批原料交技術(shù)研發(fā)部相關(guān)工程師審核，經(jīng)理核準(zhǔn)。4.1.4 采購計(jì)劃采購部根據(jù)確定的采購數(shù)量、采購對(duì)象、采

4、購方式、采購時(shí)間等編制采購計(jì)劃并報(bào)總經(jīng)理審批。4.1.5 采購文件（合同協(xié)議）4.5.1 采購部接到物料采購申請(qǐng)單后，依據(jù)合格供應(yīng)商清單和供應(yīng)商供貨質(zhì)量情況等，制定采購計(jì)劃表，選擇物料供應(yīng)商。4.5.2 編制采購合同協(xié)議，采購合同應(yīng)包含：1）供方與分供方的全名、法人代表，以及雙方的通訊聯(lián)系的電話、電報(bào)、電傳等；2） 采購貨品的名稱、型號(hào)和規(guī)格，以及采購的數(shù)量和價(jià)格；3） 交貨期、交付方式和交貨地點(diǎn)；4） 質(zhì)量要求和驗(yàn)收方法，以及不合格品的處理，當(dāng)另訂有質(zhì)量協(xié)議時(shí)，應(yīng)在采購合同中寫明見“質(zhì)量協(xié)議”；5） 違約的責(zé)任等內(nèi)容。1.1.3 技術(shù)研發(fā)部根據(jù)產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量要求編制各類采購產(chǎn)品的采購文件，作為

5、采購的依據(jù)，必要時(shí)，應(yīng)附加在訂貨合同后。1.1.4 采購產(chǎn)品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按原料內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)與包裝材料內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4.6 采購原則4.6.1 嚴(yán)格按照采購技術(shù)要求進(jìn)行采購，選擇合格供方。所有常規(guī)物料或服務(wù)的采購必須向已列入合格供方名錄的供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.6.2 所有常規(guī)物料的采購必須以申購申請(qǐng)表或采購合同（含服務(wù)采購合同）的形式 進(jìn)行采購作業(yè)。4.6.3 確保采購周期，保證滿足申購部門使用要求。4.7 采購訂單4.7.1 采供部根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合格供方名錄中指定的供方，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)后，與其簽訂規(guī)范的訂貨合同，并附上采購技術(shù)文件，報(bào)采供部經(jīng)理審核，廠長批準(zhǔn)后生效，由采供部負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。物料采購合

6、同經(jīng)審批后，向物料供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。4.7.2 采購部所擬定的采購合同必須經(jīng)過財(cái)務(wù)部、法律顧問與總經(jīng)理的審批，三方就合同中的條款提出建議或意見，采購部人員據(jù)此修訂合同并與供應(yīng)商協(xié)商。4.7.3 采購人員按照采購的先后順序?qū)⑽锪嫌嗀泦尉庉嫵蓛?cè)，并結(jié)合采購進(jìn)度計(jì)劃制訂每日的跟催計(jì)劃，防止因出現(xiàn)延期供貨而影響生產(chǎn)的進(jìn)度。4.7.4 行政部需對(duì)消毒劑、廢棄物處理的供應(yīng)商之合同執(zhí)行效果進(jìn)行跟進(jìn)管理。4.7.5 在供貨過程中，采購員應(yīng)保持與供應(yīng)商的有效溝通，力求確保物料按質(zhì)、按量、如期到貨。4.8 貨物驗(yàn)收管理4.8.1 包裝完整性檢查1）檢查物料的外包裝，物料外包裝應(yīng)牢固完好，無破損、無受潮、無污染、

7、無混雜、無蟲蛀鼠咬。2）檢查物料運(yùn)輸工具的衛(wèi)生情況，運(yùn)輸工具應(yīng)潔凈、無異昧，嚴(yán)禁與有毒、有害、易污染的物品混裝、混運(yùn)。3）檢查物料外包裝標(biāo)識(shí)和隨附票證，物料標(biāo)識(shí)和隨附票證（如收貨單、物料檢驗(yàn)報(bào)告等）物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家名稱、批號(hào)、出廠日期應(yīng)與訂單或合同相符，印字清晰。4）來貨包裝檢查合格后，驗(yàn)收人員在外包裝上貼待驗(yàn)標(biāo)簽并發(fā)出來料申檢單。5）物料質(zhì)量檢查符合標(biāo)準(zhǔn)后，驗(yàn)收人員應(yīng)在外包裝上貼待檢標(biāo)簽并通知入庫。4.8.2 物料入庫手續(xù)1）物料到貨后，依據(jù)物料驗(yàn)收制度，質(zhì)管部對(duì)采購的貨物進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)管部負(fù)責(zé)按流程對(duì)采購物料進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。2）包裝驗(yàn)收不符合標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，驗(yàn)收人

8、員在外包裝上貼不合格標(biāo)簽，按不合格品控制程序處理。 相關(guān)部門將輸出物料不合格通知單和處理意見至采購部門，采購部反饋供應(yīng)商并跟進(jìn)處理方案（如特收、返工、退貨、報(bào)廢、扣款等處理措施方案）。4.8.3 采購部應(yīng)對(duì)不合格品的有關(guān)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)供方的評(píng)價(jià)、選擇和控制，不斷提高采購質(zhì)量。4.8.4 來貨中的生產(chǎn)物料均應(yīng)經(jīng)倉管員進(jìn)行檢查，檢查不合格, 應(yīng)立即通知采購部，聯(lián)系供方退貨并重新提供合格品。嚴(yán)重的還應(yīng)報(bào)告總經(jīng)理，要求供方賠償經(jīng)濟(jì)損失。4.9 物料貨款結(jié)算物料驗(yàn)收合格后，采購部門與供應(yīng)商對(duì)賬，通知供應(yīng)商開發(fā)票，收到發(fā)票后由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行貨款核算、結(jié)算。若采購來的物料數(shù)量缺失，則按照實(shí)際數(shù)量進(jìn)行付款

9、。4.10 采購部應(yīng)保留采購信息和索證索票要求4.10.1 供應(yīng)商檔案資料供方選擇、評(píng)價(jià)、再評(píng)價(jià)、供應(yīng)商及相關(guān)質(zhì)量安全的有效證明文件，合格供應(yīng)商。建立物料索證索票檔案，可按供應(yīng)商名稱或者化妝品種類建檔備查，票證資料應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延長6 個(gè)月。4.10.2 采購計(jì)劃、采購清單、采購協(xié)議、采購合同等。4.10.3 物料索證索票A）物料的索證索票應(yīng)由相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過培訓(xùn)。B）票證資料索取時(shí)，檢查資料的完整性和有效性；對(duì)不能提供原件的，可以提供復(fù)印件，但復(fù)印件應(yīng)加蓋國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)或供應(yīng)商的公章。C）物料來料時(shí)，應(yīng)索取供貨商出具的正式銷售發(fā)票及其他相關(guān)憑證（如送貨單、當(dāng)批物料檢驗(yàn)報(bào)告等） ，注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期批號(hào)、保質(zhì)期、單價(jià)、金額、銷貨日期，以及原料，包裝材料供應(yīng)商的住所和聯(lián)系方式等信息。4.11 物料購貨臺(tái)賬管理4.11.1 企業(yè)應(yīng)制定購貨臺(tái)賬，購貨臺(tái)賬可按照供應(yīng)商、供貨品種、供貨時(shí)間順序等分類管理。4.11.2 購貨臺(tái)賬按照每次購入的情況如實(shí)記錄，內(nèi)容包括：名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期批號(hào)、保質(zhì)期限、產(chǎn)地、購進(jìn)價(jià)格、購貨日期、到貨日期、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式等信息。4.11.3 購貨臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期應(yīng)當(dāng)比產(chǎn)品有效期延