會(huì)展項(xiàng)目策劃與組織課件1

會(huì)展策劃概況成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的策劃，成功的策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合，有效的資源整合必須使用有效方法。用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。（會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源整合的過(guò)程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。）前言一、關(guān)于會(huì)展及實(shí)習(xí)需要掌握的問(wèn)題（小組討論，相互交流）1.你參加了多少場(chǎng)展會(huì)，主要負(fù)責(zé)什么工作？2.你參加的展會(huì)是誰(shuí)主辦的？誰(shuí)承辦的？3.每年這個(gè)展覽會(huì)都有固定的主辦、承辦、展出時(shí)間和地點(diǎn)嗎？4.本次展覽會(huì)是第幾屆?展期多長(zhǎng)？主要展品是什么？5.展覽的主題是什么？是展示還是展銷？是展帶會(huì)還是會(huì)帶展？前言6.本屆展覽是哪個(gè)機(jī)構(gòu)審批的？是否已經(jīng)備案？相關(guān)批號(hào)是多少？是什么時(shí)候?qū)徟晒Φ?7.對(duì)去年參加這個(gè)展覽會(huì)的企業(yè)有優(yōu)惠嗎？8.該展覽共設(shè)置了多少個(gè)展區(qū)？共多少個(gè)展位?其中特裝展位多少，標(biāo)準(zhǔn)展位多少，銷售多少，哪些機(jī)構(gòu)參加？9.展區(qū)是如何劃分的？為什么這樣劃分？展位可以隨時(shí)換嗎？10.參展流程是怎樣的？如何報(bào)到？如何保障參展商的展位一定有專業(yè)觀眾？11.展覽會(huì)做了哪些宣傳？在什么媒體，什么時(shí)間做了宣傳？宣傳主題是什么/12.展覽同期還有什么活動(dòng)？都有那些人參加，是收費(fèi)還是免費(fèi)，如何參與？思考題1.你認(rèn)為舉辦一次成功的展會(huì)最需要注意的是什么？2.如何成為一名合格的會(huì)展行業(yè)人？一名會(huì)展策劃人需要掌握的基本知識(shí)和技能

1.會(huì)展項(xiàng)目的組織、審批、備案以及報(bào)送方式2.會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性報(bào)告、預(yù)算基礎(chǔ)知識(shí)3.了解策劃活動(dòng)的基本目的和希望產(chǎn)生的收益4.會(huì)展策劃人在策劃具體項(xiàng)目時(shí)，需根據(jù)不同項(xiàng)目涉及到的行業(yè)與事件，進(jìn)行認(rèn)真分析與總結(jié)，并能撲捉到潛在商機(jī)5.會(huì)展策劃人要有較強(qiáng)的市場(chǎng)洞察力，較好的事物分析能力，可以對(duì)事物發(fā)展做出正確的判斷6.需要了解會(huì)展產(chǎn)業(yè)的潛規(guī)則，并掌握產(chǎn)業(yè)的核心資源7.需要掌握一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目的完整操作流程，并可以通過(guò)文字描述，使合作團(tuán)隊(duì)知道流程中的重點(diǎn)與分工8.了解統(tǒng)計(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、營(yíng)銷學(xué)、英語(yǔ)、工商管理、企業(yè)管理、媒介傳播等相關(guān)知識(shí)主題討論什么是會(huì)展策劃？首先是必需有創(chuàng)意，我認(rèn)為沒(méi)有創(chuàng)意就絕不能叫作策劃，套路性質(zhì)的方案或者在紙上做一些表格充其量是個(gè)“安排”。策劃而沒(méi)有創(chuàng)意，項(xiàng)目也就沒(méi)有靈魂，沒(méi)有那些能夠點(diǎn)燃自己和照亮他人的激情，象是白開(kāi)水一般。策劃需要經(jīng)驗(yàn)積累、對(duì)外界環(huán)境敏銳的洞察、迅速的反應(yīng)和睿智深入的思考；也許，即便有了這些，你絞盡腦汁也不得要領(lǐng)，還必需期待那偶爾靈光一現(xiàn)的火花。創(chuàng)意可以是有獨(dú)到之處的全新的表現(xiàn)，也可以是推陳出新或者“舊瓶裝新酒”，可以是組合，但是單純模仿他人就缺乏生命力，就象歌星們一樣，沒(méi)有哪個(gè)是因?yàn)槟７聞e人而走紅的。其次，策劃需要系統(tǒng)的實(shí)施步驟，沒(méi)有亮點(diǎn)不能算是策劃，但是僅僅有亮點(diǎn)也不行，要具備可實(shí)施性，要有布屬，從內(nèi)容到表現(xiàn)形式再到運(yùn)作的流程。同時(shí)必需能夠執(zhí)行，也就是實(shí)施起來(lái)。策劃有時(shí)候是很多元素的集合，有些甚至是一閃而過(guò)的歷史機(jī)遇。但是再好的策劃和創(chuàng)意，沒(méi)有執(zhí)行起來(lái)便什么也不是，僅僅浪費(fèi)一些打印紙而已。學(xué)習(xí)方法五W系統(tǒng)分析法.所謂五W指：1、WHAT（做什么）？即做什么樣的會(huì)展項(xiàng)目。它包括項(xiàng)目名稱、主題、內(nèi)容、形式等；2、WHY（為何做）？即選擇項(xiàng)目的背景理由是什么。其答案是基于對(duì)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的宏觀和微觀資源環(huán)境的分析、整理和判斷；3、WHO（誰(shuí)來(lái)參與）？即項(xiàng)目實(shí)施的組織機(jī)構(gòu)和參與對(duì)象如何。它包括支持、主辦、承辦、執(zhí)行承辦、協(xié)辦、贊助、參展、參會(huì)等單位的選擇；4、WHERE（何地做）？即項(xiàng)目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷；5、WHEN（何時(shí)做）？即項(xiàng)目實(shí)施的具體時(shí)間如何。通常包括項(xiàng)目的規(guī)劃、籌備、執(zhí)行時(shí)間及周期的安排。會(huì)展組織者和策劃者采用五W系統(tǒng)分析法，可以對(duì)會(huì)展活動(dòng)相關(guān)資源進(jìn)行簡(jiǎn)單地、明確地、系統(tǒng)地分析和整理，從而對(duì)會(huì)展活動(dòng)的構(gòu)成要素進(jìn)行科學(xué)地定位。五W系統(tǒng)分析法，就是采用五W問(wèn)答的形式對(duì)會(huì)展活動(dòng)五大元素涉及的系統(tǒng)資源進(jìn)行分析、整理、判斷的系統(tǒng)方法。WHAT的確定是基于會(huì)展活動(dòng)的戰(zhàn)略系統(tǒng)的分析、整理和判斷。它包括會(huì)展活動(dòng)的戰(zhàn)略機(jī)會(huì)、手段、階段、目標(biāo)、目的等一些內(nèi)容。WHAT通常與WHERE（地點(diǎn)）結(jié)合起來(lái)考慮。確定了WHERE（地點(diǎn)）就有了WHAT（做什么）的系統(tǒng)目標(biāo)；知道了WHAT（做什么）就可以選擇合適的WHERE（地點(diǎn)）去滿足WHAT的要求，兩者答案確定過(guò)程就是回答WHY的理由；而WHO（組織機(jī)構(gòu)）的確定從根本上解決了如何做的問(wèn)題；WHEN（何時(shí)做）是根據(jù)WHAT的需求、WHERE的狀況、WHO的能力來(lái)確定的。從操作會(huì)展實(shí)務(wù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，這五個(gè)問(wèn)題回答的好壞，直接影響著會(huì)展活動(dòng)的成功與否。每一個(gè)問(wèn)題的回答都是一個(gè)完整的信息系統(tǒng)處理過(guò)程，它們彼此相互聯(lián)系，又互為制約。在特定的條件下，往往一個(gè)答案的優(yōu)先確定，就成為其它問(wèn)題答案的主導(dǎo)思維。如：某一機(jī)構(gòu)想推出“中國(guó)酒文化年”活動(dòng)，并就此活動(dòng)在某一城市舉辦一次以“酒文化”為主題的會(huì)展活動(dòng)。根據(jù)五“W”系統(tǒng)分析法，第一個(gè)問(wèn)題已經(jīng)有答案，即內(nèi)容“酒文化”已經(jīng)確定，其他四個(gè)問(wèn)題也需圍繞“酒文化”來(lái)整理思路。首先具有弘揚(yáng)中國(guó)酒文化的代表城市有哪些，最具備舉辦條件的是哪一個(gè)城市，確定舉辦城市就完成WHERE的答案，選擇舉辦城市的過(guò)程就回答了WHY，而主動(dòng)申辦的城市就解決WHO的問(wèn)題，最后根據(jù)會(huì)展活動(dòng)籌備時(shí)間、氣候狀況、政府和與會(huì)人員的意愿等因素來(lái)綜合考慮WHEN的問(wèn)題。模塊一會(huì)展項(xiàng)目策劃概述關(guān)鍵詞匯：現(xiàn)代會(huì)展會(huì)展項(xiàng)目策劃(projectplaning)會(huì)展項(xiàng)目策劃的特點(diǎn)、作用、原則、基本流程1．1會(huì)展項(xiàng)目策劃的概念與特點(diǎn)1．1．1現(xiàn)代會(huì)展的概念會(huì)展也就是會(huì)議、展覽、節(jié)事等集體性活動(dòng)的簡(jiǎn)稱，是指在一定地域空間，由多個(gè)人集聚在一起形成的，定期或不定期的集體性的物質(zhì)、文化交流活動(dòng)。簡(jiǎn)言之，會(huì)展是指特定空間的集體性的物質(zhì)文化交流交易活動(dòng)。1．1．2會(huì)展項(xiàng)目策劃的概念1）會(huì)展項(xiàng)目的概念會(huì)展項(xiàng)目是以各種會(huì)展活動(dòng)為對(duì)象的新型項(xiàng)目形式。根據(jù)會(huì)展活動(dòng)主題類型，從大的方面來(lái)分，會(huì)展項(xiàng)目包括會(huì)議項(xiàng)目、展覽項(xiàng)目、節(jié)事活動(dòng)項(xiàng)目等。2）會(huì)展項(xiàng)目策劃會(huì)展項(xiàng)目策劃是對(duì)會(huì)展進(jìn)行管理和決策的一種程序，它是一種對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的進(jìn)程以及會(huì)展項(xiàng)目的總體戰(zhàn)略進(jìn)行前瞻性的規(guī)劃活動(dòng)。一般說(shuō)來(lái)，一份完整的會(huì)展項(xiàng)目策劃，基本上包括策劃者、策劃對(duì)象、策劃依據(jù)、策劃方案和策劃效果評(píng)估等要素。1．1．3會(huì)展項(xiàng)目策劃的特點(diǎn)會(huì)展項(xiàng)目策劃具有針對(duì)性、系統(tǒng)性、變異性、可行性等特點(diǎn)。（1）會(huì)展策劃是一種目的性很強(qiáng)的活動(dòng)。針對(duì)性(一般體現(xiàn)在主題上)（2)各方面，各環(huán)節(jié)的一致，保持與目標(biāo)的統(tǒng)一。系統(tǒng)性（3）任何的策劃活動(dòng)都不是靜態(tài)，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程。變異性、（4）會(huì)展策劃在市場(chǎng)中要切實(shí)可行可行性2.會(huì)展策劃要素（1）策劃者（2）策劃對(duì)象（3）策劃依據(jù)（4）策劃方案（5）策劃效果評(píng)估會(huì)展策劃諸要素之間互相影響、互相制約，構(gòu)成一個(gè)完整體系。1．2會(huì)展項(xiàng)目策劃的作用與原則1．2．1會(huì)展項(xiàng)目策劃的作用會(huì)展項(xiàng)目策劃的重要作用主要有5點(diǎn)1）戰(zhàn)略指導(dǎo)作用2）實(shí)施規(guī)劃作用3）進(jìn)程制約作用4）效果控制作用5）規(guī)范運(yùn)作作用1．2．2會(huì)展項(xiàng)目策劃的原則（2）在展會(huì)舉辦期間，繼續(xù)組織有關(guān)媒體尤其是本地主流報(bào)紙或電視臺(tái)對(duì)會(huì)展活動(dòng)做進(jìn)一步宣傳，以滿足不同公眾對(duì)此次活動(dòng)的關(guān)注需要。（3）活動(dòng)結(jié)束后，政府應(yīng)該鼓勵(lì)媒體對(duì)此次活動(dòng)的效應(yīng)和成果等做總結(jié)性報(bào)道，以加深公眾的印象，并達(dá)到提升城市形象的目的。若從參展商的角度來(lái)說(shuō)，在展覽會(huì)開(kāi)幕之前，參展商除了直接郵寄與客戶聯(lián)系并邀請(qǐng)對(duì)方光臨自己的展臺(tái)外，還要積極利用各種形式的媒體對(duì)本企業(yè)的參展活動(dòng)做大量的宣傳，可以在報(bào)紙雜志或參展手冊(cè)上刊登廣告，也可以利用展會(huì)主辦者發(fā)行的展覽快訊，宣傳和介紹企業(yè)參展產(chǎn)品，以吸引專業(yè)買家來(lái)洽談。在展覽會(huì)期間，還可以通過(guò)別出心裁的現(xiàn)場(chǎng)表演、公關(guān)事件或召開(kāi)新產(chǎn)品推薦會(huì)等來(lái)吸引媒體和專業(yè)觀眾的廣泛關(guān)注。另一方面，為推廣企業(yè)的品牌形象或提高產(chǎn)品的知名度，參展商必須與媒體保持良好的關(guān)系，并積極提供有價(jià)值的新聞，爭(zhēng)取讓媒體在展會(huì)期間對(duì)本企業(yè)給予更多的報(bào)道。5）制定設(shè)計(jì)策略6）制定預(yù)算方案一般說(shuō)來(lái)，制定一份會(huì)展預(yù)算至少包括以下幾個(gè)方面：（1）歷史數(shù)據(jù)。（2）行政管理費(fèi)。（3）收益。（4）固定費(fèi)用。（5）可變費(fèi)用。（6）詳細(xì)開(kāi)列的項(xiàng)目。（7）調(diào)整控制。7）撰寫項(xiàng)目策劃方案會(huì)展項(xiàng)目策劃就是會(huì)展的策略規(guī)劃，為了會(huì)展的成功進(jìn)行，對(duì)會(huì)展的整體性和未來(lái)性的策略進(jìn)行規(guī)劃。它包括從構(gòu)想、分析、歸納、判斷，一直到擬定策略、方案的實(shí)施、事后的追蹤與評(píng)估過(guò)程。8）實(shí)施效果評(píng)估如果說(shuō)會(huì)展相當(dāng)于“播種”，建立新的客戶關(guān)系，那么，會(huì)展后續(xù)工作就相當(dāng)于“耕耘”與“收獲”，將新的關(guān)系發(fā)展為實(shí)際的客戶關(guān)系。本章小結(jié)：會(huì)展包括會(huì)議、展覽和節(jié)事活動(dòng)等方面，會(huì)議側(cè)重在信息交換，可以是經(jīng)濟(jì)行為，也可以是政治行為、科技行為；而展覽則側(cè)重在產(chǎn)品展示和技術(shù)交流，主要是一種經(jīng)濟(jì)行為。節(jié)事活動(dòng)包括節(jié)日、慶典以及各種文化、體育等具有特色的活動(dòng)。它集旅游觀光、購(gòu)物娛樂(lè)、經(jīng)貿(mào)洽談、科技文化等多種活動(dòng)于一體。與會(huì)議展覽相比，節(jié)事活動(dòng)更加貼近公眾生活。會(huì)展是一種特殊的流通媒介，是信息傳播與實(shí)物傳播的載體。本章在梳理清現(xiàn)代會(huì)展概念的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目策劃的概念、特點(diǎn)、作用、基本原則以及基本內(nèi)容和基本流程作了細(xì)致地分析。最后將會(huì)展歸結(jié)為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的一種“最有效的營(yíng)銷方式”，給會(huì)展項(xiàng)目策劃以確切合理的定位。復(fù)習(xí)思考題：1．會(huì)展項(xiàng)目策劃有哪些具體作用？2．進(jìn)行會(huì)展項(xiàng)目策劃應(yīng)遵循那些原則？3．會(huì)展項(xiàng)目策劃的基本流程是怎樣的？4．隨著中國(guó)加入WTO，會(huì)展經(jīng)濟(jì)將會(huì)以更快的速度和國(guó)際接軌，目前我國(guó)會(huì)展業(yè)亟待解決的問(wèn)題有哪些？5．有學(xué)者指出，只有當(dāng)會(huì)展被認(rèn)為是最有效的營(yíng)銷方式時(shí)才決定會(huì)展，為什么？6．會(huì)展項(xiàng)目策劃是從事會(huì)展行業(yè)工作的必修課，但行業(yè)實(shí)際需要的策劃師是有限的，如何理解會(huì)展人才定位問(wèn)題？7.策劃一份高教出版社在重慶財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院舉辦的書展（含教科書、教參、電子課件、影像磁帶等產(chǎn)品）案例分析：第100屆廣交會(huì)有如下特點(diǎn)：首先，該展會(huì)受到黨和國(guó)家的高度重視，從廣交會(huì)的創(chuàng)立到成長(zhǎng)為品牌展會(huì)，政府的主導(dǎo)作用十分明顯。第二，該展會(huì)國(guó)際化程度高，出口成交創(chuàng)歷史新高。第三，品牌企業(yè)成交保持良好勢(shì)頭，這可以說(shuō)是廣交會(huì)較成功的特色項(xiàng)目策劃。第四，展會(huì)繼續(xù)加大知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)力度，顯示了廣交會(huì)的策劃者具有與國(guó)際接軌的前瞻性戰(zhàn)略眼光。第五，管理和服務(wù)水平不斷提高，這是在品牌展會(huì)項(xiàng)目策劃中所必須重視的問(wèn)題練習(xí)答案1.簡(jiǎn)述會(huì)展策劃的基本流程？（1）

有針對(duì)性的進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研（2）

制定詳細(xì)完整的會(huì)展方案（3）

制定媒體戰(zhàn)略（4）

制定設(shè)計(jì)策略（5）

相關(guān)的會(huì)展服務(wù)（6）

做好對(duì)會(huì)展的評(píng)估2.簡(jiǎn)述會(huì)展策劃的