煤炭企業(yè)電子檔案的管理與保護(hù)

煤炭企業(yè)電子檔案的管理與保護(hù)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，煤鐵行業(yè)電子文件管理面臨的壓力越來越大。要想更好地適應(yīng)企業(yè)改革發(fā)展的需要,煤炭企業(yè)就必須加強(qiáng)電子檔案的管理和保護(hù),提高煤炭企業(yè)的競爭力和管理水平。煤炭企業(yè)電子檔案的整理與保護(hù)涉及的內(nèi)部文件以及基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案,是維系煤炭企業(yè)生存發(fā)展的重要資源,應(yīng)全方位加以管理和控制。在煤炭企業(yè)檔案信息化管理不斷發(fā)展的條件下,電子檔案的整理與保護(hù)必然會面臨新的挑戰(zhàn)。一、電子文件分類目前,電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。(一)電子文件分類1.規(guī)范電子文件的分盤保管以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一,按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤;第二,將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命,并將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成。組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。2.電子文件的歸檔通過文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號、檔號等,進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。(二)科技電子文件的提取科技電子文件檔案種類較多,可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。1.紙質(zhì)文件的檢索,按固定的方式進(jìn)行分析,并將紙質(zhì)文件的作用在文件的放基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以在數(shù)據(jù)信息整理時,需要按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。2.電子文件的外引煤炭企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時,外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計,而且一些煤炭企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。(三)會計文件的系統(tǒng)分類1.工資報表工資以光盤形式歸檔時,應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時還應(yīng)附移交清單,作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。2.打印件的登記,要求使用計算機(jī)賬簿煤炭企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機(jī)的打印件,計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存,但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、儲糧系統(tǒng)由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,所以在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。(一)嚴(yán)把好質(zhì)量關(guān)第一,統(tǒng)一軟盤規(guī)格的高密盤保存。第二,把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量的軟磁盤往往不到一年就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣的產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。第三,規(guī)范保管條件。軟磁盤應(yīng)存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%～50%,溫度控制在14℃～24℃。第四,加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。第五,對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或有隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后,再歸檔保存。第六,在條件允許時,及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長久保存。(二)加強(qiáng)電子文件的保存和管理(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒內(nèi)且無磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%～50%,溫度控制在14℃～24℃。(2)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。(3)對加密盤的管理。有的電子