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文檔簡(jiǎn)介
1、如何做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,一,二,領(lǐng)導(dǎo)欣賞的參謀助手形象,如何成為優(yōu)秀的參謀助手,及時(shí)雨 信息處理器 茶壺 綠葉 衛(wèi)士,提高自身道德修養(yǎng) 掌握建言獻(xiàn)策技巧,當(dāng)好參謀助手,一、領(lǐng)導(dǎo)欣賞的參謀助手形象,及時(shí)雨,信息處理器,茶壺,綠葉,衛(wèi)士,某街道團(tuán)支書小王被借調(diào)到市防汛辦當(dāng)秘書。到了新的崗位以后,他做的第一件事情就是著手收集相關(guān)資料,盡量掌握新工作的情況。 憑著他的努力,他把該市幾十年來的氣象和汛情資料全部找到了,還將有的數(shù)據(jù)編入計(jì)算機(jī),繪成曲線圖。領(lǐng)導(dǎo)看后,很是高興。,及時(shí)雨,案例:“打醬油”的小王,不久,市里召開防汛工作會(huì)議,由于早有準(zhǔn)備,領(lǐng)導(dǎo)迅速作出報(bào)告,從歷史到現(xiàn)在侃侃而談,給市里提出了切實(shí)
2、可行的防汛措施,受到市領(lǐng)導(dǎo)的高度評(píng)價(jià)。 此后不久,小王被正式調(diào)入防汛辦做了辦公室主任。,及時(shí)雨,具備超前意識(shí), 并與領(lǐng)導(dǎo)保持思維方向的一致,及時(shí)雨,信息處理器,蘇軾(10371101),北宋文學(xué)家、書畫家。字子瞻,號(hào)東坡居士?!疤扑伟舜蠹抑弧?。,信息處理器,“我認(rèn)為高麗國此行的主要目的是祭奠亡僧,送禮只是順便而已,這件事情本身已經(jīng)無禮到了極點(diǎn)!要是朝廷收下禮物而不回贈(zèng),或者回贈(zèng)不夠重,那么高麗國以后就有了對(duì)我們無禮的借口;要是收下禮物回贈(zèng)很豐厚,那我們就是以重金來回報(bào)他們的輕率無禮了。,朝廷的制度很嚴(yán),地方官不能向朝廷上奏不是他職權(quán)范圍內(nèi)的事情。我是地方官,沒有外交權(quán),并且高麗國沒有正式國
3、書,因此這件禮物我不能轉(zhuǎn)呈給朝廷,請(qǐng)持狀書回國復(fù)命。,信息處理器,所以,我打算在他進(jìn)獻(xiàn)禮物的狀書上寫下評(píng)語:,信息處理器,這樣處理,是我以一個(gè)地方官的名義給他們答復(fù),不是朝廷拒絕他的禮物,似乎是一個(gè)比較穩(wěn)妥的辦法,陛下如果認(rèn)為可以的話,請(qǐng)下詔批準(zhǔn)施行。”,領(lǐng)導(dǎo)欣賞的參謀助手,不是信息傳送器,而是信息處理器。面對(duì)問題,拿出切實(shí)可行的方案,再讓領(lǐng)導(dǎo)作出裁決,才是優(yōu)秀參謀助手的一項(xiàng)真功夫。,信息處理器,羅斯福在當(dāng)總統(tǒng)之前,曾經(jīng)在海軍服過役。一次,一個(gè)當(dāng)記者的老同學(xué)向他打聽美國在某個(gè)島的核潛艇的配備情況。 這可是給羅斯福出難題了,因?yàn)檫@是軍事機(jī)密,不可泄露,但這位記者又是自己的老同學(xué),不能不講一點(diǎn)老同
4、學(xué)的情面。,茶壺,案例:羅斯福的故事,羅斯福故意朝左右看了看,壓低了聲音問老同學(xué):“這可是軍事機(jī)密,你能絕對(duì)保密嗎?” 那位記者立即回答說:“當(dāng)然!” 羅斯福馬上接著說:“我和你一樣,也能做到。” 那位記者開始一愣,然后哈哈大笑起來,羅斯福也笑了,兩人在笑聲中達(dá)成了諒解。,茶壺,領(lǐng)導(dǎo)放心的參謀助手, 是任何人都無法從他肚子里倒出東西的人。,茶壺,領(lǐng)袖身邊十三年毛澤東衛(wèi)士李家驥訪談錄,綠葉,毛主席訪蘇的某一天,斯大林會(huì)見他,陳伯達(dá)、汪東興等陪同。當(dāng)時(shí)陳伯達(dá)以學(xué)者教授身份出現(xiàn)。在會(huì)見中,斯大林忽然對(duì)陳伯達(dá)說:“陳教授,我曾讀過你的人民公敵蔣介石?!倍碚Z的陳伯達(dá)還沒等翻譯譯出漢語,就露出笑容,非常
5、高興地與斯大林用俄語對(duì)起話來。,綠葉,斯大林拿起酒杯,來到陳伯達(dá)面前說:“為中國的歷史學(xué)家、哲學(xué)家陳伯達(dá)同志干杯!”陳伯達(dá)也站起來:“為全世界最杰出的歷史學(xué)家、哲學(xué)家斯大林同志干杯!”,綠葉,活動(dòng)的中心由斯大林毛澤東,轉(zhuǎn)為斯大林陳伯達(dá)。陳伯達(dá)大為風(fēng)光,毛主席靠了邊!,當(dāng)天晚上,主席一進(jìn)門就不高興地對(duì)我說:“讓陳伯達(dá)到我辦公室?!痹谖医o主席沏茶時(shí)聽到主席訓(xùn)斥陳伯達(dá):“你是個(gè)共產(chǎn)黨員,是代表團(tuán)成員之一,是代表黨和國家來的,你應(yīng)當(dāng)知道自己的身份,這是政治、外交場(chǎng)合!” 大約20分鐘后,陳伯達(dá)哭著出來,低著頭回到自己房間。,綠葉,兩個(gè)小時(shí)后,毛主席讓我去看看陳伯達(dá)在干什么。我悄悄通過門縫往陳伯達(dá)房間看
6、,見他一邊吃餅干一邊哭。我回到主席房間,對(duì)主席匯報(bào)說:“伯達(dá)同志正在哭。”“也好,讓他找找教訓(xùn),長(zhǎng)長(zhǎng)見識(shí)。” 我沒敢說陳伯達(dá)還在吃餅干,怕主席不高興。,綠葉,領(lǐng)導(dǎo)欣賞的參謀助手,要有積極主動(dòng)的精神,但絕對(duì)不能喧賓奪主。,綠葉,衛(wèi)士,一天,秘書科的張科長(zhǎng)正在辦公室看文件,這時(shí),本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進(jìn)來,說要找局長(zhǎng)。張科長(zhǎng)先熱情地招呼他坐下,然后敲開了局長(zhǎng)辦公室的門,請(qǐng)示局長(zhǎng)如何處理。,案例:有苦難言的張科長(zhǎng),衛(wèi)士,局長(zhǎng)此時(shí)正忙于局里的業(yè)務(wù),不想見譚某,非常干脆地對(duì)張科長(zhǎng)說了一句:“告訴他我不在?!本偷皖^忙他的去了。 張科長(zhǎng)回到自己的辦公室,對(duì)譚某說:“領(lǐng)導(dǎo)不在,你先回去,
7、有什么事情我可以代你轉(zhuǎn)告。” 既然領(lǐng)導(dǎo)不在,譚某只好悻悻地離開了。,過了個(gè)把小時(shí),張科長(zhǎng)起身去檔案室,剛到走廊,就看到局長(zhǎng)跟譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄并聽到譚某說: “剛才張科長(zhǎng)說你不在辦公室!” “哪里,我一直在啊!” 局長(zhǎng)毫不遲疑地回答。,衛(wèi)士,張科長(zhǎng)頓感渾身一陣冰涼。 原來,譚某離開秘書科以后并未回家,而是極不甘心地在走廊來回走動(dòng),剛巧碰上局長(zhǎng)上衛(wèi)生間,急忙搶上前去打招呼,這才發(fā)生了剛才那一幕。 事后,譚某逢人就說張科長(zhǎng)不地道、人品差,欺下瞞上,沒有資格當(dāng)秘書科長(zhǎng)。,衛(wèi)士,張科長(zhǎng)有口難辯。剛開始感到很委屈,后來一想,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的這樣做也是出于無奈,當(dāng)秘書的應(yīng)該注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。所以,他從不對(duì)人
8、解釋此事,聽到議論,也一笑置之。,衛(wèi)士,每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都需要能夠幫他維持良好形象、 在關(guān)鍵時(shí)刻具備犧牲精神的得力助手。,衛(wèi)士,二、如何成為優(yōu)秀的參謀助手,提高道德修養(yǎng),掌握建言獻(xiàn)策技巧,(一)提高道德修養(yǎng),1、不盲從,斷是非,“鄉(xiāng)愿”,論語 陽貨,德之賊也,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),又到年底總結(jié)的時(shí)候了,秘書李浩然忙碌起來。因?yàn)樘庨L(zhǎng)點(diǎn)名讓他負(fù)責(zé)今年處里的總結(jié),處長(zhǎng)要在局里的總結(jié)大會(huì)上做匯報(bào)。,案例:這不是我的功勞,與往年不同的是,局里早就明確表示,今年要進(jìn)行改革,打破獎(jiǎng)金發(fā)放的平均主義。年底總結(jié),每個(gè)處都要上臺(tái)講一講,然后進(jìn)行評(píng)比,哪個(gè)處工作做得好,處里人員的獎(jiǎng)金就升一級(jí),工作做得
9、不好的,獎(jiǎng)金就降一級(jí)。,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),因此,各個(gè)處都較上了勁,除了工作完成出色外,都在年底的報(bào)告上下足了功夫。,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),李浩然是寫文件的一把好手,劉處長(zhǎng)叮囑他說:“今年處里的工作是出色的,能不能讓局領(lǐng)導(dǎo)滿意,就看你的總結(jié)報(bào)告是否出彩了?!?李秘書接到任務(wù)后,連著熬了幾個(gè)通宵,終于寫出了一篇既有文采又有深度的總結(jié)報(bào)告交給處長(zhǎng)審閱。處長(zhǎng)看了連連點(diǎn)頭,非常滿意,高興地說:“今年咱們處這獎(jiǎng)金是拿定了?!?(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),果然,在全局的總結(jié)大會(huì)上,李秘書寫的稿子讓劉處長(zhǎng)聲情并茂地一講,獲得了全局一致的好評(píng)。會(huì)后
10、,局長(zhǎng)還專門對(duì)劉處長(zhǎng)說:“老劉,今年你們處的總結(jié)不錯(cuò),很有深度?!眲⑻庨L(zhǎng)聽了很是得意。,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),知情的人都說這是李秘書的功勞,李浩然得悉后嚴(yán)肅地說:,2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),“不能這么說,我只是寫了個(gè)草稿,最后還是處長(zhǎng)定的稿?!?2、淡泊名利,甘于奉獻(xiàn),參謀助手,只起輔助作用, 是“謀”而不“斷”。,1、言辭表達(dá)是關(guān)鍵,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,就要開年度總結(jié)會(huì)了,為了保證會(huì)議順利召開,秘書處的全部人馬都集中到會(huì)議室,研究討論會(huì)議的有關(guān)文件。 首先討論的是秘書處李處長(zhǎng)給局長(zhǎng)寫的年度總結(jié)報(bào)告。,案例:“怎么說”永遠(yuǎn)比“說什么”更重要,1、言辭表達(dá)是關(guān)鍵,(二)掌
11、握建言獻(xiàn)策技巧,李處長(zhǎng)不愧是局里的“一支筆”,報(bào)告寫得洋洋灑灑,令人振奮。但在征求意見過程中,秘書小周直截了當(dāng)?shù)靥岢隽俗约旱目捶?他認(rèn)為李處長(zhǎng)的報(bào)告中有多處統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,原因在于李處長(zhǎng)采用的統(tǒng)計(jì)方法不正確。而李處長(zhǎng)認(rèn)為他采用的這些數(shù)據(jù)都是下屬各個(gè)單位報(bào)上來的數(shù)據(jù),簡(jiǎn)單的加減就可以,無須進(jìn)行其他處理。,可是,周秘書自恃自己是學(xué)統(tǒng)計(jì)學(xué)專業(yè)的,是科班出身,堅(jiān)持認(rèn)為李處長(zhǎng)的數(shù)據(jù)處理不當(dāng)。 李處長(zhǎng)很不高興,臉越拉越長(zhǎng),說了聲:“大家先休息一下”,就端著茶杯出去了。,1、言辭表達(dá)是關(guān)鍵,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,1、言辭表達(dá)是關(guān)鍵,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,趁休息,秘書處的老秘書張姐過來和藹地提醒周秘書說:
12、 “小周,要注意一下提意見的方式,當(dāng)著這么多人的面,用這么肯定的語氣說李處長(zhǎng)錯(cuò)了,他會(huì)有什么感受? 如果我是李處長(zhǎng),會(huì)覺得你是在罵我無知 。所以,即使你的意見是對(duì)的,也應(yīng)該注意說話的方式?!?1、言辭表達(dá)是關(guān)鍵,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,周秘書馬上辯白說:“我沒有別的意思,只是實(shí)話實(shí)說,我這個(gè)人生來就是這樣的性格,有什么說什么,不會(huì)裝假,不會(huì)拐彎抹角。我認(rèn)為做人要正直坦白?!?1、言辭表達(dá)是關(guān)鍵,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,作為職業(yè)秘書,使用規(guī)范的職業(yè)語言、掌握有效溝通的知識(shí)和技巧是專業(yè)素質(zhì); 作為參謀助手,說話不單是為表達(dá)思想或情感,更主要的是幫助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。,2、時(shí)機(jī)場(chǎng)合很重要,好時(shí)
13、機(jī),領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間 精力旺盛 情緒好 無外人在場(chǎng),壞時(shí)機(jī),心情不佳 處理緊急公文、突發(fā)事件時(shí) 主持召開重要會(huì)議 接待重要客人/與客人交談 家屬/不適宜的人在場(chǎng),(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,辦公室:,閑聊、吃飯、散步:,話題嚴(yán)肅,時(shí)間緊迫,領(lǐng)導(dǎo)細(xì)節(jié)上的小失誤,2、時(shí)機(jī)場(chǎng)合很重要,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,3、有理有據(jù)難抗拒,某罐頭廠生產(chǎn)的桃、梨罐頭銷路不好,廠家經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)研,了解到蘋果罐頭的銷路看好。廠長(zhǎng)想改生產(chǎn)蘋果罐頭。廠辦主任建議說:“我們最好不要轉(zhuǎn)產(chǎn),原因有三:,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,案例:改產(chǎn),還是不改產(chǎn)?,3、有理有據(jù)難抗拒,一是本廠的罐頭在省內(nèi)外還有些名氣,而且本地區(qū)盛產(chǎn)桃和梨,原料來源不成問題,這是本廠的優(yōu)勢(shì),如果改換產(chǎn)品,我們就失去了這種優(yōu)勢(shì);,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,二是本廠沒有生產(chǎn)蘋果罐頭的經(jīng)驗(yàn),本地區(qū)又不出產(chǎn)蘋果,如果改生產(chǎn)蘋果罐頭,就要到外地采購原料,成本肯定會(huì)提高,跟外地廠家比,我們就處于劣勢(shì);,3、有理有據(jù)難抗拒,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,三是由于不少生產(chǎn)桃梨罐頭的廠家改生產(chǎn)蘋果罐頭,生產(chǎn)桃梨罐頭的原料價(jià)格必然下跌,本廠不改變產(chǎn)品,同樣可以獲利。,3、有理有據(jù)難抗拒,(二)掌握建言獻(xiàn)策技巧,4、迎合期望拿方案,某領(lǐng)導(dǎo)要求秘書科王秘書提出業(yè)務(wù)改進(jìn)方案。王秘書將相關(guān)現(xiàn)狀過濾以后,提出了一個(gè)自認(rèn)為非常好的方案,他覺得再?zèng)]有比這個(gè)更好的方案了! 于是,王秘書非常
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