如何做好領導的參謀助手.ppt

1、如何做好領導的參謀助手,一,二,領導欣賞的參謀助手形象,如何成為優(yōu)秀的參謀助手,及時雨 信息處理器 茶壺 綠葉 衛(wèi)士,提高自身道德修養(yǎng) 掌握建言獻策技巧,當好參謀助手,一、領導欣賞的參謀助手形象,及時雨,信息處理器,茶壺,綠葉,衛(wèi)士,某街道團支書小王被借調(diào)到市防汛辦當秘書。到了新的崗位以后，他做的第一件事情就是著手收集相關資料，盡量掌握新工作的情況。 憑著他的努力，他把該市幾十年來的氣象和汛情資料全部找到了，還將有的數(shù)據(jù)編入計算機，繪成曲線圖。領導看后，很是高興。,及時雨,案例：“打醬油”的小王,不久，市里召開防汛工作會議，由于早有準備，領導迅速作出報告，從歷史到現(xiàn)在侃侃而談，給市里提出了切實

2、可行的防汛措施，受到市領導的高度評價。 此后不久，小王被正式調(diào)入防汛辦做了辦公室主任。,及時雨,具備超前意識， 并與領導保持思維方向的一致,及時雨,信息處理器,蘇軾（10371101），北宋文學家、書畫家。字子瞻，號東坡居士?！疤扑伟舜蠹抑弧?。,信息處理器,“我認為高麗國此行的主要目的是祭奠亡僧，送禮只是順便而已，這件事情本身已經(jīng)無禮到了極點！要是朝廷收下禮物而不回贈，或者回贈不夠重，那么高麗國以后就有了對我們無禮的借口；要是收下禮物回贈很豐厚，那我們就是以重金來回報他們的輕率無禮了。,朝廷的制度很嚴，地方官不能向朝廷上奏不是他職權范圍內(nèi)的事情。我是地方官，沒有外交權，并且高麗國沒有正式國

3、書，因此這件禮物我不能轉(zhuǎn)呈給朝廷，請持狀書回國復命。,信息處理器,所以，我打算在他進獻禮物的狀書上寫下評語：,信息處理器,這樣處理，是我以一個地方官的名義給他們答復，不是朝廷拒絕他的禮物，似乎是一個比較穩(wěn)妥的辦法，陛下如果認為可以的話，請下詔批準施行?！?領導欣賞的參謀助手，不是信息傳送器，而是信息處理器。面對問題，拿出切實可行的方案，再讓領導作出裁決，才是優(yōu)秀參謀助手的一項真功夫。,信息處理器,羅斯福在當總統(tǒng)之前，曾經(jīng)在海軍服過役。一次，一個當記者的老同學向他打聽美國在某個島的核潛艇的配備情況。 這可是給羅斯福出難題了，因為這是軍事機密，不可泄露，但這位記者又是自己的老同學，不能不講一點老同

4、學的情面。,茶壺,案例：羅斯福的故事,羅斯福故意朝左右看了看，壓低了聲音問老同學：“這可是軍事機密，你能絕對保密嗎？” 那位記者立即回答說：“當然！” 羅斯福馬上接著說：“我和你一樣，也能做到?！?那位記者開始一愣，然后哈哈大笑起來，羅斯福也笑了，兩人在笑聲中達成了諒解。,茶壺,領導放心的參謀助手， 是任何人都無法從他肚子里倒出東西的人。,茶壺,領袖身邊十三年毛澤東衛(wèi)士李家驥訪談錄,綠葉,毛主席訪蘇的某一天，斯大林會見他，陳伯達、汪東興等陪同。當時陳伯達以學者教授身份出現(xiàn)。在會見中，斯大林忽然對陳伯達說：“陳教授，我曾讀過你的人民公敵蔣介石?！倍碚Z的陳伯達還沒等翻譯譯出漢語，就露出笑容，非常

5、高興地與斯大林用俄語對起話來。,綠葉,斯大林拿起酒杯，來到陳伯達面前說：“為中國的歷史學家、哲學家陳伯達同志干杯！”陳伯達也站起來：“為全世界最杰出的歷史學家、哲學家斯大林同志干杯！”,綠葉,活動的中心由斯大林毛澤東，轉(zhuǎn)為斯大林陳伯達。陳伯達大為風光，毛主席靠了邊！,當天晚上，主席一進門就不高興地對我說：“讓陳伯達到我辦公室。”在我給主席沏茶時聽到主席訓斥陳伯達：“你是個共產(chǎn)黨員，是代表團成員之一，是代表黨和國家來的，你應當知道自己的身份，這是政治、外交場合！” 大約20分鐘后，陳伯達哭著出來，低著頭回到自己房間。,綠葉,兩個小時后，毛主席讓我去看看陳伯達在干什么。我悄悄通過門縫往陳伯達房間看

6、，見他一邊吃餅干一邊哭。我回到主席房間，對主席匯報說：“伯達同志正在哭?！薄耙埠?，讓他找找教訓，長長見識。” 我沒敢說陳伯達還在吃餅干，怕主席不高興。,綠葉,領導欣賞的參謀助手，要有積極主動的精神，但絕對不能喧賓奪主。,綠葉,衛(wèi)士,一天，秘書科的張科長正在辦公室看文件，這時，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處理。,案例：有苦難言的張科長,衛(wèi)士,局長此時正忙于局里的業(yè)務，不想見譚某，非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在?！本偷皖^忙他的去了。 張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領導不在，你先回去，

7、有什么事情我可以代你轉(zhuǎn)告?！?既然領導不在，譚某只好悻悻地離開了。,過了個把小時，張科長起身去檔案室，剛到走廊，就看到局長跟譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄并聽到譚某說： “剛才張科長說你不在辦公室！” “哪里，我一直在?。　?局長毫不遲疑地回答。,衛(wèi)士,張科長頓感渾身一陣冰涼。 原來，譚某離開秘書科以后并未回家，而是極不甘心地在走廊來回走動，剛巧碰上局長上衛(wèi)生間，急忙搶上前去打招呼，這才發(fā)生了剛才那一幕。 事后，譚某逢人就說張科長不地道、人品差，欺下瞞上，沒有資格當秘書科長。,衛(wèi)士,張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當領導的這樣做也是出于無奈，當秘書的應該注意維護領導形象。所以，他從不對人

8、解釋此事，聽到議論，也一笑置之。,衛(wèi)士,每個領導都需要能夠幫他維持良好形象、 在關鍵時刻具備犧牲精神的得力助手。,衛(wèi)士,二、如何成為優(yōu)秀的參謀助手,提高道德修養(yǎng),掌握建言獻策技巧,（一）提高道德修養(yǎng),1、不盲從，斷是非,“鄉(xiāng)愿”,論語 陽貨,德之賊也,（一）提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利，甘于奉獻,又到年底總結(jié)的時候了，秘書李浩然忙碌起來。因為處長點名讓他負責今年處里的總結(jié)，處長要在局里的總結(jié)大會上做匯報。,案例：這不是我的功勞,與往年不同的是，局里早就明確表示，今年要進行改革，打破獎金發(fā)放的平均主義。年底總結(jié)，每個處都要上臺講一講，然后進行評比，哪個處工作做得好，處里人員的獎金就升一級，工作做得

9、不好的，獎金就降一級。,（一）提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利，甘于奉獻,因此，各個處都較上了勁，除了工作完成出色外，都在年底的報告上下足了功夫。,（一）提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利，甘于奉獻,李浩然是寫文件的一把好手，劉處長叮囑他說：“今年處里的工作是出色的，能不能讓局領導滿意，就看你的總結(jié)報告是否出彩了。”,李秘書接到任務后，連著熬了幾個通宵，終于寫出了一篇既有文采又有深度的總結(jié)報告交給處長審閱。處長看了連連點頭，非常滿意，高興地說：“今年咱們處這獎金是拿定了?！?（一）提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利，甘于奉獻,果然，在全局的總結(jié)大會上，李秘書寫的稿子讓劉處長聲情并茂地一講，獲得了全局一致的好評。會后

10、，局長還專門對劉處長說：“老劉，今年你們處的總結(jié)不錯，很有深度?！眲⑻庨L聽了很是得意。,（一）提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利，甘于奉獻,知情的人都說這是李秘書的功勞，李浩然得悉后嚴肅地說：,2、淡泊名利，甘于奉獻,“不能這么說，我只是寫了個草稿，最后還是處長定的稿。”,2、淡泊名利，甘于奉獻,參謀助手，只起輔助作用， 是“謀”而不“斷”。,1、言辭表達是關鍵,（二）掌握建言獻策技巧,就要開年度總結(jié)會了，為了保證會議順利召開，秘書處的全部人馬都集中到會議室，研究討論會議的有關文件。 首先討論的是秘書處李處長給局長寫的年度總結(jié)報告。,案例：“怎么說”永遠比“說什么”更重要,1、言辭表達是關鍵,（二）掌

11、握建言獻策技巧,李處長不愧是局里的“一支筆”，報告寫得洋洋灑灑，令人振奮。但在征求意見過程中，秘書小周直截了當?shù)靥岢隽俗约旱目捶?他認為李處長的報告中有多處統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確，原因在于李處長采用的統(tǒng)計方法不正確。而李處長認為他采用的這些數(shù)據(jù)都是下屬各個單位報上來的數(shù)據(jù)，簡單的加減就可以，無須進行其他處理。,可是，周秘書自恃自己是學統(tǒng)計學專業(yè)的，是科班出身，堅持認為李處長的數(shù)據(jù)處理不當。 李處長很不高興，臉越拉越長，說了聲：“大家先休息一下”，就端著茶杯出去了。,1、言辭表達是關鍵,（二）掌握建言獻策技巧,1、言辭表達是關鍵,（二）掌握建言獻策技巧,趁休息，秘書處的老秘書張姐過來和藹地提醒周秘書說：

12、 “小周，要注意一下提意見的方式，當著這么多人的面，用這么肯定的語氣說李處長錯了，他會有什么感受? 如果我是李處長，會覺得你是在罵我無知 。所以，即使你的意見是對的，也應該注意說話的方式?！?1、言辭表達是關鍵,（二）掌握建言獻策技巧,周秘書馬上辯白說：“我沒有別的意思，只是實話實說，我這個人生來就是這樣的性格，有什么說什么，不會裝假，不會拐彎抹角。我認為做人要正直坦白?！?1、言辭表達是關鍵,（二）掌握建言獻策技巧,作為職業(yè)秘書，使用規(guī)范的職業(yè)語言、掌握有效溝通的知識和技巧是專業(yè)素質(zhì)； 作為參謀助手，說話不單是為表達思想或情感，更主要的是幫助領導發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。,2、時機場合很重要,好時

13、機,領導有時間 精力旺盛 情緒好 無外人在場,壞時機,心情不佳 處理緊急公文、突發(fā)事件時 主持召開重要會議 接待重要客人/與客人交談 家屬/不適宜的人在場,（二）掌握建言獻策技巧,辦公室：,閑聊、吃飯、散步：,話題嚴肅，時間緊迫,領導細節(jié)上的小失誤,2、時機場合很重要,（二）掌握建言獻策技巧,3、有理有據(jù)難抗拒,某罐頭廠生產(chǎn)的桃、梨罐頭銷路不好，廠家經(jīng)過市場調(diào)研，了解到蘋果罐頭的銷路看好。廠長想改生產(chǎn)蘋果罐頭。廠辦主任建議說：“我們最好不要轉(zhuǎn)產(chǎn)，原因有三：,（二）掌握建言獻策技巧,案例：改產(chǎn)，還是不改產(chǎn)？,3、有理有據(jù)難抗拒,一是本廠的罐頭在省內(nèi)外還有些名氣，而且本地區(qū)盛產(chǎn)桃和梨，原料來源不成問題，這是本廠的優(yōu)勢，如果改換產(chǎn)品，我們就失去了這種優(yōu)勢；,（二）掌握建言獻策技巧,二是本廠沒有生產(chǎn)蘋果罐頭的經(jīng)驗，本地區(qū)又不出產(chǎn)蘋果，如果改生產(chǎn)蘋果罐頭，就要到外地采購原料，成本肯定會提高，跟外地廠家比，我們就處于劣勢；,3、有理有據(jù)難抗拒,（二）掌握建言獻策技巧,三是由于不少生產(chǎn)桃梨罐頭的廠家改生產(chǎn)蘋果罐頭，生產(chǎn)桃梨罐頭的原料價格必然下跌，本廠不改變產(chǎn)品，同樣可以獲利。,3、有理有據(jù)難抗拒,（二）掌握建言獻策技巧,4、迎合期望拿方案,某領導要求秘書科王秘書提出業(yè)務改進方案。王秘書將相關現(xiàn)狀過濾以后，提出了一個自認為非常好的方案，他覺得再沒有比這個更好的方案了！ 于是，王秘書非常