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文檔簡介
1、如何做好領導的參謀助手,一,二,領導欣賞的參謀助手形象,如何成為優(yōu)秀的參謀助手,及時雨 信息處理器 茶壺 綠葉 衛(wèi)士,提高自身道德修養(yǎng) 掌握建言獻策技巧,當好參謀助手,一、領導欣賞的參謀助手形象,及時雨,信息處理器,茶壺,綠葉,衛(wèi)士,某街道團支書小王被借調(diào)到市防汛辦當秘書。到了新的崗位以后,他做的第一件事情就是著手收集相關資料,盡量掌握新工作的情況。 憑著他的努力,他把該市幾十年來的氣象和汛情資料全部找到了,還將有的數(shù)據(jù)編入計算機,繪成曲線圖。領導看后,很是高興。,及時雨,案例:“打醬油”的小王,不久,市里召開防汛工作會議,由于早有準備,領導迅速作出報告,從歷史到現(xiàn)在侃侃而談,給市里提出了切實
2、可行的防汛措施,受到市領導的高度評價。 此后不久,小王被正式調(diào)入防汛辦做了辦公室主任。,及時雨,具備超前意識, 并與領導保持思維方向的一致,及時雨,信息處理器,蘇軾(10371101),北宋文學家、書畫家。字子瞻,號東坡居士?!疤扑伟舜蠹抑弧?。,信息處理器,“我認為高麗國此行的主要目的是祭奠亡僧,送禮只是順便而已,這件事情本身已經(jīng)無禮到了極點!要是朝廷收下禮物而不回贈,或者回贈不夠重,那么高麗國以后就有了對我們無禮的借口;要是收下禮物回贈很豐厚,那我們就是以重金來回報他們的輕率無禮了。,朝廷的制度很嚴,地方官不能向朝廷上奏不是他職權范圍內(nèi)的事情。我是地方官,沒有外交權,并且高麗國沒有正式國
3、書,因此這件禮物我不能轉(zhuǎn)呈給朝廷,請持狀書回國復命。,信息處理器,所以,我打算在他進獻禮物的狀書上寫下評語:,信息處理器,這樣處理,是我以一個地方官的名義給他們答復,不是朝廷拒絕他的禮物,似乎是一個比較穩(wěn)妥的辦法,陛下如果認為可以的話,請下詔批準施行?!?領導欣賞的參謀助手,不是信息傳送器,而是信息處理器。面對問題,拿出切實可行的方案,再讓領導作出裁決,才是優(yōu)秀參謀助手的一項真功夫。,信息處理器,羅斯福在當總統(tǒng)之前,曾經(jīng)在海軍服過役。一次,一個當記者的老同學向他打聽美國在某個島的核潛艇的配備情況。 這可是給羅斯福出難題了,因為這是軍事機密,不可泄露,但這位記者又是自己的老同學,不能不講一點老同
4、學的情面。,茶壺,案例:羅斯福的故事,羅斯福故意朝左右看了看,壓低了聲音問老同學:“這可是軍事機密,你能絕對保密嗎?” 那位記者立即回答說:“當然!” 羅斯福馬上接著說:“我和你一樣,也能做到?!?那位記者開始一愣,然后哈哈大笑起來,羅斯福也笑了,兩人在笑聲中達成了諒解。,茶壺,領導放心的參謀助手, 是任何人都無法從他肚子里倒出東西的人。,茶壺,領袖身邊十三年毛澤東衛(wèi)士李家驥訪談錄,綠葉,毛主席訪蘇的某一天,斯大林會見他,陳伯達、汪東興等陪同。當時陳伯達以學者教授身份出現(xiàn)。在會見中,斯大林忽然對陳伯達說:“陳教授,我曾讀過你的人民公敵蔣介石?!倍碚Z的陳伯達還沒等翻譯譯出漢語,就露出笑容,非常
5、高興地與斯大林用俄語對起話來。,綠葉,斯大林拿起酒杯,來到陳伯達面前說:“為中國的歷史學家、哲學家陳伯達同志干杯!”陳伯達也站起來:“為全世界最杰出的歷史學家、哲學家斯大林同志干杯!”,綠葉,活動的中心由斯大林毛澤東,轉(zhuǎn)為斯大林陳伯達。陳伯達大為風光,毛主席靠了邊!,當天晚上,主席一進門就不高興地對我說:“讓陳伯達到我辦公室。”在我給主席沏茶時聽到主席訓斥陳伯達:“你是個共產(chǎn)黨員,是代表團成員之一,是代表黨和國家來的,你應當知道自己的身份,這是政治、外交場合!” 大約20分鐘后,陳伯達哭著出來,低著頭回到自己房間。,綠葉,兩個小時后,毛主席讓我去看看陳伯達在干什么。我悄悄通過門縫往陳伯達房間看
6、,見他一邊吃餅干一邊哭。我回到主席房間,對主席匯報說:“伯達同志正在哭?!薄耙埠?,讓他找找教訓,長長見識。” 我沒敢說陳伯達還在吃餅干,怕主席不高興。,綠葉,領導欣賞的參謀助手,要有積極主動的精神,但絕對不能喧賓奪主。,綠葉,衛(wèi)士,一天,秘書科的張科長正在辦公室看文件,這時,本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進來,說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下,然后敲開了局長辦公室的門,請示局長如何處理。,案例:有苦難言的張科長,衛(wèi)士,局長此時正忙于局里的業(yè)務,不想見譚某,非常干脆地對張科長說了一句:“告訴他我不在?!本偷皖^忙他的去了。 張科長回到自己的辦公室,對譚某說:“領導不在,你先回去,
7、有什么事情我可以代你轉(zhuǎn)告?!?既然領導不在,譚某只好悻悻地離開了。,過了個把小時,張科長起身去檔案室,剛到走廊,就看到局長跟譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄并聽到譚某說: “剛才張科長說你不在辦公室!” “哪里,我一直在?。 ?局長毫不遲疑地回答。,衛(wèi)士,張科長頓感渾身一陣冰涼。 原來,譚某離開秘書科以后并未回家,而是極不甘心地在走廊來回走動,剛巧碰上局長上衛(wèi)生間,急忙搶上前去打招呼,這才發(fā)生了剛才那一幕。 事后,譚某逢人就說張科長不地道、人品差,欺下瞞上,沒有資格當秘書科長。,衛(wèi)士,張科長有口難辯。剛開始感到很委屈,后來一想,當領導的這樣做也是出于無奈,當秘書的應該注意維護領導形象。所以,他從不對人
8、解釋此事,聽到議論,也一笑置之。,衛(wèi)士,每個領導都需要能夠幫他維持良好形象、 在關鍵時刻具備犧牲精神的得力助手。,衛(wèi)士,二、如何成為優(yōu)秀的參謀助手,提高道德修養(yǎng),掌握建言獻策技巧,(一)提高道德修養(yǎng),1、不盲從,斷是非,“鄉(xiāng)愿”,論語 陽貨,德之賊也,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻,又到年底總結(jié)的時候了,秘書李浩然忙碌起來。因為處長點名讓他負責今年處里的總結(jié),處長要在局里的總結(jié)大會上做匯報。,案例:這不是我的功勞,與往年不同的是,局里早就明確表示,今年要進行改革,打破獎金發(fā)放的平均主義。年底總結(jié),每個處都要上臺講一講,然后進行評比,哪個處工作做得好,處里人員的獎金就升一級,工作做得
9、不好的,獎金就降一級。,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻,因此,各個處都較上了勁,除了工作完成出色外,都在年底的報告上下足了功夫。,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻,李浩然是寫文件的一把好手,劉處長叮囑他說:“今年處里的工作是出色的,能不能讓局領導滿意,就看你的總結(jié)報告是否出彩了。”,李秘書接到任務后,連著熬了幾個通宵,終于寫出了一篇既有文采又有深度的總結(jié)報告交給處長審閱。處長看了連連點頭,非常滿意,高興地說:“今年咱們處這獎金是拿定了?!?(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻,果然,在全局的總結(jié)大會上,李秘書寫的稿子讓劉處長聲情并茂地一講,獲得了全局一致的好評。會后
10、,局長還專門對劉處長說:“老劉,今年你們處的總結(jié)不錯,很有深度?!眲⑻庨L聽了很是得意。,(一)提高道德修養(yǎng),2、淡泊名利,甘于奉獻,知情的人都說這是李秘書的功勞,李浩然得悉后嚴肅地說:,2、淡泊名利,甘于奉獻,“不能這么說,我只是寫了個草稿,最后還是處長定的稿。”,2、淡泊名利,甘于奉獻,參謀助手,只起輔助作用, 是“謀”而不“斷”。,1、言辭表達是關鍵,(二)掌握建言獻策技巧,就要開年度總結(jié)會了,為了保證會議順利召開,秘書處的全部人馬都集中到會議室,研究討論會議的有關文件。 首先討論的是秘書處李處長給局長寫的年度總結(jié)報告。,案例:“怎么說”永遠比“說什么”更重要,1、言辭表達是關鍵,(二)掌
11、握建言獻策技巧,李處長不愧是局里的“一支筆”,報告寫得洋洋灑灑,令人振奮。但在征求意見過程中,秘書小周直截了當?shù)靥岢隽俗约旱目捶?他認為李處長的報告中有多處統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確,原因在于李處長采用的統(tǒng)計方法不正確。而李處長認為他采用的這些數(shù)據(jù)都是下屬各個單位報上來的數(shù)據(jù),簡單的加減就可以,無須進行其他處理。,可是,周秘書自恃自己是學統(tǒng)計學專業(yè)的,是科班出身,堅持認為李處長的數(shù)據(jù)處理不當。 李處長很不高興,臉越拉越長,說了聲:“大家先休息一下”,就端著茶杯出去了。,1、言辭表達是關鍵,(二)掌握建言獻策技巧,1、言辭表達是關鍵,(二)掌握建言獻策技巧,趁休息,秘書處的老秘書張姐過來和藹地提醒周秘書說:
12、 “小周,要注意一下提意見的方式,當著這么多人的面,用這么肯定的語氣說李處長錯了,他會有什么感受? 如果我是李處長,會覺得你是在罵我無知 。所以,即使你的意見是對的,也應該注意說話的方式?!?1、言辭表達是關鍵,(二)掌握建言獻策技巧,周秘書馬上辯白說:“我沒有別的意思,只是實話實說,我這個人生來就是這樣的性格,有什么說什么,不會裝假,不會拐彎抹角。我認為做人要正直坦白?!?1、言辭表達是關鍵,(二)掌握建言獻策技巧,作為職業(yè)秘書,使用規(guī)范的職業(yè)語言、掌握有效溝通的知識和技巧是專業(yè)素質(zhì); 作為參謀助手,說話不單是為表達思想或情感,更主要的是幫助領導發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。,2、時機場合很重要,好時
13、機,領導有時間 精力旺盛 情緒好 無外人在場,壞時機,心情不佳 處理緊急公文、突發(fā)事件時 主持召開重要會議 接待重要客人/與客人交談 家屬/不適宜的人在場,(二)掌握建言獻策技巧,辦公室:,閑聊、吃飯、散步:,話題嚴肅,時間緊迫,領導細節(jié)上的小失誤,2、時機場合很重要,(二)掌握建言獻策技巧,3、有理有據(jù)難抗拒,某罐頭廠生產(chǎn)的桃、梨罐頭銷路不好,廠家經(jīng)過市場調(diào)研,了解到蘋果罐頭的銷路看好。廠長想改生產(chǎn)蘋果罐頭。廠辦主任建議說:“我們最好不要轉(zhuǎn)產(chǎn),原因有三:,(二)掌握建言獻策技巧,案例:改產(chǎn),還是不改產(chǎn)?,3、有理有據(jù)難抗拒,一是本廠的罐頭在省內(nèi)外還有些名氣,而且本地區(qū)盛產(chǎn)桃和梨,原料來源不成問題,這是本廠的優(yōu)勢,如果改換產(chǎn)品,我們就失去了這種優(yōu)勢;,(二)掌握建言獻策技巧,二是本廠沒有生產(chǎn)蘋果罐頭的經(jīng)驗,本地區(qū)又不出產(chǎn)蘋果,如果改生產(chǎn)蘋果罐頭,就要到外地采購原料,成本肯定會提高,跟外地廠家比,我們就處于劣勢;,3、有理有據(jù)難抗拒,(二)掌握建言獻策技巧,三是由于不少生產(chǎn)桃梨罐頭的廠家改生產(chǎn)蘋果罐頭,生產(chǎn)桃梨罐頭的原料價格必然下跌,本廠不改變產(chǎn)品,同樣可以獲利。,3、有理有據(jù)難抗拒,(二)掌握建言獻策技巧,4、迎合期望拿方案,某領導要求秘書科王秘書提出業(yè)務改進方案。王秘書將相關現(xiàn)狀過濾以后,提出了一個自認為非常好的方案,他覺得再沒有比這個更好的方案了! 于是,王秘書非常
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