職業(yè)教育論文-用友ＥＲＰ－Ｕ８６１軟件實踐教學(xué)常見問題解析.doc

職業(yè)教育論文-用友軟件實踐教學(xué)常見問題解析【摘要】會計電算化是一門實踐性較強的課程,非常注重實踐教學(xué)。目前高校會計電算化實踐教學(xué)多以用友ERP-U8管理軟件為藍(lán)本,其中主流版本是V861。但由于該版本的復(fù)雜性,在實踐教學(xué)中學(xué)生常會遇到一些問題,而使實驗無法繼續(xù)。本文分別對系統(tǒng)管理、總賬、UFO報表三個模塊在實踐教學(xué)中經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行了總結(jié)和分析,并提出了解決方法。【關(guān)鍵詞】用友ERP-U8；實踐教學(xué)；問題；解決方法隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,會計核算已逐步脫掉手工方式,進(jìn)入了計算機時代。為適應(yīng)這一發(fā)展,各高等院校、高等職業(yè)學(xué)校都相繼對課程進(jìn)行了改革,會計電算化已成為一門核心、主干課程。筆者所在學(xué)院會計電算化實踐教學(xué)一直以用友ERP-U8為例,至今已有十年時間,伴隨著用友ERP管理系統(tǒng)的升級換代,教學(xué)實踐中所講解的財務(wù)管理軟件的版本也從V811升至目前的V861版本。筆者結(jié)合多年的會計電算化實踐教學(xué)經(jīng)驗,尤其是對采用用友V861版本后,在實踐教學(xué)中教師教學(xué)的難點和學(xué)生常遇到的問題分別從系統(tǒng)管理、總賬、UFO報表三個模塊進(jìn)行了總結(jié)和分析,希望能對用友軟件的初學(xué)者有所幫助,同時借此與同行們分享和探討。一、系統(tǒng)管理模塊(一)初次登陸系統(tǒng)管理,賬套選項為空,且出現(xiàn)“切換到”窗口,提示無法登陸這是由于每臺機器的計算機名與數(shù)據(jù)服務(wù)器名不一致。目前高校機房通常采用機房管理軟件,重新安裝軟件時往往是先安裝好一臺機器,以此機器作母機,通過克隆方式傳給所有機器,而后再通過機房管理軟件自動分配每臺機器的計算機名。這就造成了機房內(nèi)的各臺機器計算機名不同,而數(shù)據(jù)服務(wù)器名因是克隆復(fù)制的而完全相同,所以無法登陸。解決方法:點開始程序用友ERP系統(tǒng)服務(wù)應(yīng)用服務(wù)器配置,將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器名改為本臺計算機名,而后重新登陸即可。(二)權(quán)限管理方面的問題問題一:當(dāng)以賬套主管身份注冊系統(tǒng)管理或企業(yè)應(yīng)用平臺時,對應(yīng)的數(shù)據(jù)源或賬套為空,無法注冊。這是因為沒有將該操作員設(shè)置為賬套主管。在用友軟件實踐教學(xué)中,通常需要設(shè)置2-3個操作員。其中賬套主管的設(shè)置一般在建新賬套的過程中完成,即在建新賬套時,通過下拉菜單選擇該賬套的主管,若建賬時忘了此步操作,系統(tǒng)將默認(rèn)主管為demo。而真正的賬套主管則沒有任何權(quán)限。解決方法:以admin的身份注冊系統(tǒng)管理,點“權(quán)限”“權(quán)限”,選中要設(shè)置為主管的操作員,而后在右上角對應(yīng)賬套的賬套主管前的方框內(nèi)打。問題二:當(dāng)以一般財務(wù)人員身份注冊企業(yè)應(yīng)用平臺時,待選賬套中沒有其對應(yīng)的賬套,無法注冊。這是因為給操作員賦權(quán)時,沒有將右上角的對應(yīng)賬套選為新建指定賬套,將此操作員的權(quán)限設(shè)給了其他賬套。解決方法:以admin的身份注冊系統(tǒng)管理,點“權(quán)限”“權(quán)限”,選中右上角的對應(yīng)賬套,再選中要賦權(quán)的操作員,而后點“修改”,增加相應(yīng)權(quán)限。(三)科目編碼方案的調(diào)整在建立新賬套時,許多同學(xué)在確定分類編碼方案時,會計科目編碼級次是322,且無法修改成實驗賬套要求的4222。這是因為在建立賬套的過程中,在核算類型窗口,對其中“行業(yè)性質(zhì)”選項沒有設(shè)置為“新會計制度科目”,而是選成了“工業(yè)企業(yè)”。解決方法:以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理,點賬套修改,在核算類型窗口,將“行業(yè)性質(zhì)”選項設(shè)置為“新會計制度科目”,而后點“完成”。(四)學(xué)生在操作過程中,有時會因誤操作,系統(tǒng)提示“人操作被系統(tǒng)鎖定”解決方法:以admin的身份注冊系統(tǒng)管理,點“視圖”“清除單據(jù)鎖定”,在打開的窗口中選中相應(yīng)鎖定,單擊“確定”就可以實現(xiàn)解除鎖定了。(五)賬套引入時無法在目標(biāo)文件夾找到備份的賬套目前高校機房為了保護(hù)機器、防范病毒,通常都安裝了硬盤還原卡保護(hù)C盤。因新建賬套默認(rèn)路徑為C:U8SOFTAdmin,當(dāng)重新啟動計算機時,原有賬套將被清除。這就需要每節(jié)課下課前,學(xué)生都要把當(dāng)前賬套輸出到?jīng)]加保護(hù)的磁盤中(如D盤)備份,下節(jié)課先將賬套引入,再繼續(xù)操作。有的學(xué)生上節(jié)課已通過賬套輸出功能進(jìn)行了賬套備份,但要引入時打開目標(biāo)文件夾卻發(fā)現(xiàn)是空的。這是因為在備份時,只是選中了目標(biāo)文件夾沒有將文件夾雙擊打開,備份數(shù)據(jù)并沒有裝入目標(biāo)文件夾內(nèi),而是存放在上一級文件夾中。解決方法:在原備份目標(biāo)文件夾的上級目錄下尋找,可以找到丟失的備份文件,然后將其復(fù)制到目標(biāo)文件夾中。二、總賬模塊(一)基礎(chǔ)檔案設(shè)置時,只有機構(gòu)人員一個子菜單這是因為學(xué)生忘記了啟用總賬系統(tǒng)。解決方法:以賬套主管身份登陸企業(yè)應(yīng)用平臺,點“設(shè)置”“基本信息”“系統(tǒng)啟用”,而后啟用總賬系統(tǒng)即可。(二)無法增加客戶或供應(yīng)商分類這是因為建立賬套時,沒有選擇客戶或供應(yīng)商分類。解決方法:以賬套主管身份登陸系統(tǒng)管理,點“賬套”“修改”,進(jìn)入“基礎(chǔ)信息”窗口,在客戶或供應(yīng)商是否分類前的方框內(nèi)打。(注:如果科目維護(hù)時,外幣核算選項為灰色,則是建賬時沒有選擇有外幣核算,解決方法同上。)(三)外幣設(shè)置中已錄入了匯率,但使用時卻顯示匯率為空這是因為錄完匯率后沒有成功保存就退出了。解決方法:進(jìn)入外幣設(shè)置窗口,重新錄入?yún)R率,而后點一下回車或?qū)⒐鈽?biāo)在別處點一下,即可保存。(四)設(shè)有輔助核算項的會計科目期初余額金額錯誤且無法調(diào)整這是因為該學(xué)生在做科目維護(hù)時,忘記定義輔助核算,而直接錄入了期初余額。錄完余額后,發(fā)現(xiàn)忘了選輔助核算,在沒有刪除余額的情況下,直接把該科目設(shè)置了輔助核算,又錄入了輔助核算項的期初余額。因此該科目的期初余額金額錯誤且無法調(diào)整。解決方法:刪除輔助核算項的期初余額在會計科目設(shè)置中把該科目的輔助核算屬性去掉在期初余額錄入中將該科目原來輸入的余額刪除在會計科目設(shè)置中重新設(shè)置會計科目的輔助核算項在期初余額錄入中正確錄入該科目輔助核算明細(xì)余額。(五)制單過程中出現(xiàn)的問題問題一:保存憑證時提示“不滿足借方必有條件”等提示。這是由于學(xué)生制單時選擇的憑證類別錯誤,不符合憑證類別的限制條件。例如:賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)做轉(zhuǎn)賬憑證,而很多同學(xué)都選擇了收款憑證,因而無法保存。解決方法:選擇正確的憑證類別再保存即可。問題二:制單中遇到應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款時,提示“不能使用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)的受控科目”。這是由于在會計科目維護(hù)時,應(yīng)收(或應(yīng)付)賬款在設(shè)置客戶(或供應(yīng)商)往來輔助核算時,受控系統(tǒng)選成了應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng),而本賬套沒有啟用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)。解決方法:進(jìn)入會計科目維護(hù)窗口,把應(yīng)收賬款的受控系統(tǒng)修改為空即可。問題三:制單時遇到有輔助核算的科目時,提示“的部門(或客戶、供應(yīng)商等)不能為空”。這是因為該科目的輔助核算信息沒有錄入。解決方法:鼠標(biāo)指向該憑證的備注欄即輔助核算信息欄,當(dāng)鼠標(biāo)指針變成筆型時雙擊,彈出輸入輔助核算信息的對話框,輸入相應(yīng)的輔助核算信息保存即可。問題四:憑證全部做完才發(fā)現(xiàn)用錯了制單人。電算化實踐教學(xué)中,為使學(xué)生掌握財務(wù)軟件的每個操作環(huán)節(jié),所有的操作人員(包括賬套主管、制單人員、審核人員、出納人員等)均由學(xué)生一人完成。所以經(jīng)常會出現(xiàn)操作員錯位的現(xiàn)象,即用錯了操作員制單。解決方法:在總賬的“設(shè)置”“選項”“權(quán)限”中選中“允許修改、作廢他人填制的憑證”。以正確的制單人身份登陸企業(yè)應(yīng)用平臺,進(jìn)入總賬系統(tǒng)中的填制憑證窗口,將用錯制單人的憑證全部作廢,再恢復(fù)。這樣制單人就可以改成正確的操作員了。(六)做出納簽字,顯示“沒有符合條件的憑證”如果學(xué)生確實做了現(xiàn)金、銀行存款的收付款憑證,那原因就是沒有指定現(xiàn)金、銀行總賬科目。解決方法:在會計科目維護(hù)窗口,點“編輯”“指定科目”,而后將“現(xiàn)金”科目選為“現(xiàn)金總賬科目”,將“銀行存款”科目選為“銀行總賬科目”,再進(jìn)行出納簽字即可。(七)期末自動轉(zhuǎn)賬時,生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證有誤這是因為在生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證前,沒有自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等自動生成的憑證記賬,從而造成結(jié)轉(zhuǎn)損益時相關(guān)損益類科目發(fā)生額錯誤。這一錯誤還將直接影響到UFO報表系統(tǒng)中的資產(chǎn)負(fù)債表,使得資產(chǎn)負(fù)債表無法平衡。解決方法:將已生成的錯誤的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證作廢、整理,將前面自動生成的所有轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行審核、記賬,而后再重新進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成。三、UFO報表系統(tǒng)(一)資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)年初數(shù)和負(fù)債及所有者權(quán)益年初數(shù)不等,但期初余額試算平衡這是由于有些同學(xué)在錄入期初數(shù)據(jù)時,粗心大意造成了串行,這種錯誤通過試算平衡校驗無法檢查出來,但最終還是會在資產(chǎn)負(fù)債表這個環(huán)節(jié)中暴露出來。解決方法:記賬后,期初余額是無法修改的,所以要先恢復(fù)到記賬前狀態(tài)(即反記賬)；再修改期初余額；而后再將當(dāng)月憑證記賬,重新計算報表即可。(二)資產(chǎn)負(fù)債表年初數(shù)和年末數(shù)相等,利潤表為空這說明本月沒有記賬。解決方法:記賬后再重算報表。(三)資產(chǎn)負(fù)債表年末數(shù)不平說明本月填制的憑證有誤。如漏做憑證、憑證科目或金額錯誤等。還可能是上面提到的期末自動轉(zhuǎn)賬時,生成的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證有誤。解決方法:將漏做憑證補上,或取消記賬、審核,修改錯誤憑證；而后再審核、記賬,重新計算報表。以上是筆者總結(jié)多年的會計電算化實踐教學(xué)經(jīng)驗,對用友ERP-U8管理軟件V861版本的部分常見問題和錯誤的分析,還望同行多加指正。【主要參考文獻(xiàn)】1何日勝.會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用操作M.北京:清華大學(xué)出版社,20