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拓維協(xié)同 OA 辦公 自動化 系統(tǒng) 功 能 介 紹 2 0 0 7 年 西安拓維科技有限公司 Xian TopWin Technology LTD Company 電話:傳真:地址:西安高新技術(shù)開發(fā)區(qū)高新路 33 號新匯大廈 B 座 702 郵編: 710075 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 1 頁 共 23 頁 目 錄 一、公司簡介 . 1 二、拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng)概述 . 2 三、拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng)技術(shù)特性 . 3 (一 ) 集成了痕跡保留、電子簽章控件 . 3 (二 ) 完全基于 IE 的 WEB 應用 . 3 (三 ) 高效的實時協(xié)作 . 3 (四 ) 科學的權(quán)限管理體系 . 4 (五 ) 智能化的實時提醒功能 . 4 (六 ) 靈活完備的公文處理流程,實時的督辦、催辦功能 . 4 (七 ) 完善的郵件傳輸系統(tǒng) . 4 四、為什么選擇拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) . 5 (一 ) 不限制客戶端用戶數(shù) . 5 (二 ) 基于 J2EE 平臺開發(fā),真正的開放性平臺 . 5 (三 ) 易用易維護 . 5 (四 ) 真正的自定義平臺 . 5 (五 ) 高效實用的辦公平臺 . 6 五、拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng)功能概述 . 7 (一 ) 拓維協(xié)同 OA 功能架構(gòu)圖 . 7 (二 ) 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng)功能列表 . 7 (三 ) 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng)功能介紹 . 12 1) 公共信息系統(tǒng) . 12 1、電子公告 . 12 2、電子刊物 . 13 3、電子論壇 . 13 4、內(nèi)部通訊錄 . 13 5、規(guī)章制度 . 14 6、常用信息服務 . 14 7、留言板 . 14 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 2 頁 共 23 頁 2) 個人辦公系統(tǒng) . 15 1、個人工作室 . 15 2、電子郵件 . 15 3、日程安排 . 16 4、名片管理 . 16 5、外出管理 . 16 3) 公文管理系統(tǒng) . 17 1、發(fā)文登記 . 17 2、起草發(fā)文 . 17 3、收文登記 . 18 4、收文流程 . 18 5、流程跟蹤 . 18 6、公文歸檔 . 18 4) 綜合辦公 . 19 1、領(lǐng)導日程安排 . 19 2、會議管理 . 19 3、車輛管理 . 20 4、員工信息管理 . 21 5、電子文件管理 . 21 5) 電子郵件系統(tǒng) . 22 聯(lián)系我們 . 23 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 1 頁 共 23 頁 一、 公司簡介 西安拓維科技 有限公司作為一家以高科技創(chuàng) 新 為核心的技術(shù)服務公司, 是經(jīng)過雙軟(軟件企業(yè)、軟件產(chǎn)品)認定的國家高新科技企業(yè) 。擁有自主軟件知識產(chǎn)權(quán)、核心技術(shù)和成果, 致力于從事企業(yè)管理軟件的研究和開發(fā),為國內(nèi)的用戶提供專業(yè)的信息化系統(tǒng)解決方案。 公司 自成立以來一直以了解和滿足客戶的需求作為企業(yè)經(jīng)營的首要任務,從用戶的角度和發(fā)展的眼光來理解方案,與用戶的業(yè)務與發(fā)展緊密結(jié)合在一起, 順 應市場需求,在匯聚行內(nèi)從業(yè)精英的基礎(chǔ)上,有效的結(jié)合國內(nèi)外先進管理理念和思想,開發(fā)出一系列企業(yè)管理軟件,解決企業(yè)管理中的瓶頸和難題,為發(fā)展中的企事業(yè)單位樹立一個管理信息化、現(xiàn)代化的良好形象。 西安拓維科技有限 公司自成立以來,一直至力于基于互聯(lián)網(wǎng)( B/S)基礎(chǔ)上的 石油行業(yè)信息化及 企業(yè)管理軟件的研發(fā)和服務,打造具有自主知識產(chǎn)權(quán)的民族品牌。主要產(chǎn)品涉及 HR(人力資源管理) 、 OA(辦公自動化) 、 CRM(客戶關(guān)系管理) 、 SCM(供應鏈管理) 、天然氣開發(fā)信息管理系統(tǒng) 和行業(yè)管理軟件等諸多領(lǐng)域。 西安拓維科技有限公司是一個富有激情、生命力和創(chuàng)造力的軟件企業(yè)。 作為一家專業(yè)的系統(tǒng)解決方案和專業(yè)技術(shù)支持服務提供商, 西安拓維科技有限公司 擁有了一支勇于開拓、具有戰(zhàn)略眼光和敏銳市場判斷力的市場營銷隊伍,一批求實敬業(yè),追求卓越的行政管理人才,一個能征善戰(zhàn),技術(shù)優(yōu)秀,經(jīng)驗豐富的開發(fā)團隊。 公司的 技術(shù)人員具備了多年的技術(shù)知識和科研經(jīng)驗積累,其中主要人員都具備碩士研究生以上學歷,同時密切聯(lián)系眾多高等學府、科研院所,緊密結(jié)合國內(nèi)外先進技術(shù)、先進管理方法,因而公司具有雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)和堅實的創(chuàng)新能力。 堅定不移的產(chǎn)品和市場定位給 拓維 公司初期發(fā)展一個相對良好的起點, 以人為本、科技創(chuàng)新、真誠服務、追求卓越 的精神是我們一貫信守的企業(yè)精神和核心競爭力, 拓維 公司崇尚以人為本,尊重員工的個性與發(fā)展,提倡平等、友愛和不斷進步的管理氛圍,努力營造良好的溝通與協(xié)作的團隊合作精神。我們堅守 “ 誠信務實 ” 的經(jīng)營原則,以 “ 為客戶創(chuàng)造 價值 ” 為目標,在新世紀中不斷的迎接新的挑戰(zhàn),以先進與成熟的產(chǎn)品和服務,努力為我們的目標客戶提供完整的系統(tǒng)解決方案和專業(yè)技術(shù)支持服務。過去已成歷史,未來將更為燦爛,展望未來,呈現(xiàn)在 拓維 人面前的是一條崎嶇之路、奮進之路,更是一條光明之路,作為 IT 業(yè)的一份子, 拓維 人會加倍努力,以飽滿的熱情、旺盛的精力、誠懇的態(tài)度,并繼續(xù)開發(fā)出更多更好的優(yōu)秀軟件以回饋我們的每一位關(guān)心者、支持者,同時,也希望廣大用戶能一如既往的支持、關(guān)心 拓維 ! 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 2 頁 共 23 頁 二、 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化 系統(tǒng)概述 為利用先進的計算機信息技術(shù),服務于企事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展, 實現(xiàn)單位管理和日常辦公從傳統(tǒng)的手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、科學化的方向轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)整個單位的協(xié)同辦公,特研發(fā)本系統(tǒng)。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng)是基于 web 的三層體系結(jié)構(gòu),采用的是 J2EE 的跨平臺架構(gòu)。服務器可在 NT 或 LINUX 上運行??蛻舳私ㄗh使用 IE5.5 或以上版本的瀏覽器。在安全上支持 CA 認證,三層體系結(jié)構(gòu)可有效的隔離對數(shù)據(jù)庫的訪問;在協(xié)作上支持日程安排、電子郵件、即時信息的有效結(jié)合;系統(tǒng)實現(xiàn)人性化操作,可定義各種工作流程。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化 系統(tǒng)將最大限度地提高辦公效率和辦公質(zhì)量,降低管理和辦公成本 ,改善辦公環(huán)境和條件,提高辦公管理和決策的自動化和科學化水平。本系統(tǒng)充分結(jié)合實際和發(fā)展需要,著重實現(xiàn)單位信息的流通、收集、處理、分析以及科學決策。它全面貫通單位內(nèi)部經(jīng)脈,通過對各辦公要素的網(wǎng)絡整合,實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理與應用。本系統(tǒng)旨在加速單位信息化進程,充分利用計算機和現(xiàn)代通訊手段面向單位服務,建立單位內(nèi)部信息交流的快速通道,以共享信息資源,強化部門業(yè)務管理,加強各業(yè)務部門之間的交流,實現(xiàn)單位信息的快速上傳下達,促進協(xié)同辦公,提高辦公效率,為各級領(lǐng)導及業(yè)務人員提供輔助辦公和決策服務。 通 過使用本系統(tǒng),將建立整個單位高效的群體運行機制,在提高個人辦公效率的同時提高單位整體的辦公效率,使單位分享信息、統(tǒng)一決策、貫徹執(zhí)行的難度和速度不因規(guī)模擴展而變大、變慢,保持持續(xù)的效率和活力。迅速成長為一個國內(nèi)領(lǐng)先,國際知名的現(xiàn)代化單位,一個具有相當競爭力的優(yōu)秀單位,一個備受信賴與尊敬的卓越單位。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 3 頁 共 23 頁 三、 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化 系統(tǒng)技術(shù)特性 (一 ) 集成了痕跡保留、電子簽章控件 可在公文原文基礎(chǔ)上進行修改,保留公文流轉(zhuǎn)過程中每個環(huán)節(jié)的辦理痕跡,使修改內(nèi)容一目了然;支持各種手寫筆,可以實現(xiàn)直接在 IE 里進行手寫簽名和批閱。通過 用戶名稱和密碼取得簽章的使用權(quán)進行簽章,增強了公文的安全性及權(quán)威性。 圖:手寫簽名,電子印章示例 (二 ) 完全基于 IE 的 WEB 應用 系統(tǒng)是完全基于 WEB 的應用系統(tǒng)。無論是收發(fā)文還是各種審批表單,完全 web化自定義。用戶、角色、崗位、權(quán)限等完全 web 化定義修改,靈活適用不同需求及變動調(diào)整。 (三 ) 高效的實時協(xié)作 實現(xiàn)日歷、待辦事宜、及時消息、電子郵件等即時通訊與協(xié)作,將日常辦公中重要的事務集中、快捷地傳送給用戶。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 4 頁 共 23 頁 (四 ) 科學的權(quán)限管理體系 采用用戶、權(quán)限、角色、對象多層分離權(quán)限管理體系,為滿足組織在日常工作中應用各種復雜的管 理方法和管理手段提供了基礎(chǔ)。每一個模塊可以指定單獨的管理員,來設(shè)定相應模塊的參數(shù)。 (五 ) 智能化的實時提醒功能 系統(tǒng)能夠方便地檢索待辦公文、各類收文和會議通知等待辦事宜,實時提醒用戶清楚辦理,方便、快捷、及時、準確。 (六 ) 靈活完備的公文處理流程,實時的督辦、催辦功能 用戶可以按照實際需要進行流程定制,系統(tǒng)將依據(jù)流程自動進行公文流轉(zhuǎn)。同時用戶還可以通過授權(quán),使公文的流轉(zhuǎn)過程根據(jù)授權(quán)情況自動或人為進行調(diào)整,真正體現(xiàn)了公文處理過程 的靈活多變。流程管理員可對全部流程的流轉(zhuǎn)過程進行實時監(jiān)控,并可對每個工作任務進行督辦或催辦。 部門 4 閱收起草文件審批部門審批審批會簽歸檔人員 1審批校對審核分發(fā)部門 2 閱收 部門 3 閱收 部門 1 閱收 圖:公文管理示意圖 (七 ) 完善的郵件傳輸系統(tǒng) 為用戶建立了完善的內(nèi)部電子郵件系統(tǒng),同時系統(tǒng)實現(xiàn)了內(nèi)部電子郵件與外部郵件服務器的整合,直接面向 Internet 收發(fā)郵件,完全取代 Outlook。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 5 頁 共 23 頁 四、 為什么選擇拓維 協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) (一 ) 不限制客戶端用戶數(shù) 目前市場上絕大多數(shù) OA 是按用戶數(shù)計算價格,這樣做的目的是為了變相收取增加用戶使用 OA 的成本,拓維 協(xié)同 OA 系統(tǒng) 不限制客戶端用戶數(shù),無論多少用戶數(shù), 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng) 都是一樣的價格。 (二 ) 基于 J2EE 平臺開發(fā),真正 的開放性平臺 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng) 設(shè)計基于 J2EE 技術(shù)平臺開發(fā),真正實現(xiàn)了跨平臺,最大程度的適應客戶需要,節(jié)省客戶投資。系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)的規(guī)模及實際應用水平的不同,選擇并部署到各類企業(yè)應用服務器上。可輕松的部署于 Unix、 Linux、 Saloris操作系統(tǒng)及 Windows 系列操作系統(tǒng)中。 (三 ) 易用易維護 系統(tǒng)借鑒 MSN 等一些經(jīng)典系統(tǒng)的風格設(shè)計,界面十分精致美觀。好的用戶界面能夠給與單位更好的形象,提升內(nèi)部人員的榮譽感,在辦公同時,也是一種視覺的享受。一般用戶無需培訓即可得心應手使用系統(tǒng);且為系統(tǒng)管理員專門提供的功能集 成、操作簡便的系統(tǒng)管理平臺,可以完成運行維護、用戶授權(quán)、系統(tǒng)配置等項工作,大大降低了系統(tǒng)管理的復雜程度,提高了管理員的工作效率。 (四 ) 真正的自定義平臺 組織機構(gòu)、工作流程、訪問權(quán)限、表單、查詢與統(tǒng)計及個人工作平臺等用戶都可以根據(jù)自己的需要自定義設(shè)置。對于電子郵件、公文流轉(zhuǎn)等子系統(tǒng)還提供模板功能,用戶可以自定義郵件、公文模板,對于經(jīng)常發(fā)送的郵件、經(jīng)常下發(fā)的公文可以直接由模板建立。用戶可自定義生成一些各種功能模塊,如信息發(fā)布、報銷管理、出差申請等模塊,讓用戶在日常工作中隨需求的增加而自己對系統(tǒng)進行設(shè)置與調(diào)整無需依賴 軟件供應商。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 6 頁 共 23 頁 (五 ) 高效實用的 辦公 平臺 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng) 充分考慮中小企事業(yè)單位的實際需求,將最需要、最實用的功能體現(xiàn)給用戶,擯棄了華而不實的功能,完全符合中小企事業(yè)單位辦公事務處理的習慣,避免了以技術(shù)為中心的誤區(qū) 用戶使用不便 (如:需要調(diào)整人和業(yè)務來適應系統(tǒng) )、簡單事情復雜化和投入高等缺點。 五、 拓維協(xié)同 OA 辦公自動 化 系統(tǒng)功能 概述 (一 ) 拓維協(xié)同 OA 功能架構(gòu)圖 (二 ) 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng) 功能列表 個人辦公 即時通訊 以 WEB 方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息, 實現(xiàn)公司內(nèi)部在線用戶的實時交流, 支持群發(fā),信息到達 時有聲音提示 手機短信 采用消息隊列方式發(fā)送,能同時處理大量短信并發(fā)、群發(fā)和定時提醒,并可以查詢短信和在線發(fā)送的發(fā)送記錄接收記錄 個人日程 方便個人安排每天日程 , 可將公告欄、郵件的有關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)入日程,可 定時提醒, 設(shè)置定期重復日程安排 等 通訊薄 幫助用戶對名片或通訊錄進行登記、管理和查詢, 據(jù)需要設(shè)為共享或私有 , 可 將通訊錄設(shè)置成名片格式 個人考勤 記錄員工上下班簽到簽退情況 ,和考勤管理子欄目緊密關(guān)聯(lián) 個人文件夾 作為網(wǎng)上的文件柜,用戶可以將自己平時積累的各種文檔、資源有序的存放在這里進行知識管理,可自定義類別, 以附件形式存在 密碼修改 修改系統(tǒng)登陸密碼 萬年歷 可查詢世界各地的當前時間,及國際國內(nèi)各節(jié)日等, 有農(nóng)歷對照。 網(wǎng)址收藏夾 用來 收藏 平時自己經(jīng)常去的網(wǎng)址, 可將經(jīng)常用的網(wǎng)址放于收藏夾以方便進入 ,可分類管理 快捷方式 可將自己常用的模塊設(shè)置為快捷方式放置在桌面 工作代理 當用戶請假或外出時可授權(quán)哪些用戶可以協(xié)助自己處理待辦事情 訂餐管理 實現(xiàn)了員工通過系統(tǒng)及時進行訂餐,方便統(tǒng)計匯總,避免了不準確訂餐造 成的浪費 拓維 協(xié)同 OA 辦公 系統(tǒng) 公文管理 個人辦公 公共信息 檔案管理 人事管理 用品 管理 輔助辦公 郵件管理 系統(tǒng)管理 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 8 頁 共 23 頁 公共信息 公告欄 主要用于發(fā)布重要、正式信息,如新聞、重要決策、通知等 , 可根據(jù)需要定制多個欄目,授權(quán)人員可在相應欄目或發(fā)布管理文章,可指定發(fā)布給全體員工還是本部門,發(fā)布公告時可選擇是否同時發(fā)送手機短信通知本部門或全體員工。支持上傳附件。 論壇 提供給員工一個交互溝通的平臺,論壇可設(shè)置多個論壇區(qū),論壇區(qū)下面可設(shè)置多個版面,各版面有相應的版主 規(guī)章制度 公司的 各種 規(guī)章制度 的在線存放 , 方便管理 可以讓全體員 工 隨時查閱,節(jié)省了培訓時間 ,支持分類管理及附件上傳 常用電話 記錄單位常用的對外聯(lián)絡電話, 可分類管理 郵編區(qū)號 方便查詢?nèi)珖鱾€省、市、縣區(qū)號,郵編,同時支持反向查詢 知識管理 提供了一個用戶共享單位內(nèi)部各類知識的平臺, 方便資料管理,又可實現(xiàn)信息共享,形成單位的知識沉淀,可分類進行管理 列車航班 可錄入列車航班信息,并支持多種查詢 天氣預報 記錄天氣情況,供所有員工查詢 法律法規(guī) 用來發(fā)布各類行業(yè)內(nèi)部及國家的政策和法規(guī) 意見箱 以 Email 向領(lǐng)導提交遞交意見和建議 , 可匿名傳輸 表單管理 表單定義 可以進行表單自定義設(shè)置,設(shè)置的內(nèi)容包括表單的格式,字段,所用的控件,關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)詞典等 。用戶可以選擇這個表單是否同時跟附件、流程、 html 編輯器一起配套使用。錄入數(shù)據(jù)時,支持日期控件選擇,下拉列表選擇,單選,多選等。 表單申請 能自動完成各類設(shè)置好的各種表單的提交及信息的反饋,方便用戶對出差、加班、請假、報銷、客戶投訴等表單進行有效的電子化管理;支持流程自定義設(shè)置,支持痕跡保留及附件上傳,支持催辦及傳閱功能,在辦理過程中有權(quán)限的人可修改表單 。 數(shù)據(jù)詞典 是表單定義中的輔助功能,可對表單定義中的下拉列表中的選項進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置。 發(fā)文管理 發(fā)文擬稿 草擬公文進行發(fā)送 ,支持套用模版進行擬 稿 ,發(fā)送時可選擇流程或流轉(zhuǎn), 發(fā)文辦理 發(fā)文的審批、辦理環(huán)節(jié),記錄發(fā)文辦理過程、辦理意見,支持痕跡保留、手寫簽名及電子簽章及打印功能。在辦理的時候,辦理人員如果具備修改表單的功能,會根據(jù)后臺設(shè)置生成公文文號,同時可修改表單的內(nèi)容。 發(fā)文處理 對公文的成文、分發(fā)、催辦、歸檔、銷毀等進行全面管理,支持多種查詢方式。支持手機短信催辦,歸檔時會歸入表單、正文、附件、辦理過程以及辦理意見。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 9 頁 共 23 頁 接收發(fā)文 查看分發(fā)的公文,可反饋閱讀標志。 發(fā)文后臺 包括設(shè)置發(fā)文基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置、發(fā)文模版、發(fā)文流程、分配歸檔,催辦權(quán)限等 。可根據(jù)類別設(shè)置公文的文號生成規(guī)則。 收文管理 收文登記 登記外來的公文,發(fā)送時可選擇設(shè)定好的規(guī)范流程或自行選擇流轉(zhuǎn)。登記時自動根據(jù)后臺設(shè)置生成來文文號。 接收收文 查看分發(fā)的公文,可反饋閱讀標志。 收文辦理 接收內(nèi)部公文傳閱,可刪除,支持查詢。 收文處理 對收文的成文、分發(fā)、催辦、歸檔、銷毀等進行全面管理,支持多種查詢方式 收文后臺 包括設(shè)置發(fā)文基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置、發(fā)文模版、發(fā)文流程、分配歸檔,催辦權(quán)限等。可根據(jù)類別設(shè)置公文的文號生成規(guī)則。 檔案管理 全宗管理 包括全宗著錄、全宗修改、全宗歷史、 全宗信息統(tǒng)計、檢索、打印等 案卷管理 包括案卷著錄、編制、銷毀、檢索、借閱 申請、信息統(tǒng)計、打印輸出、案卷歷史等;支持綜合查詢 卷內(nèi)文件管理 包括卷內(nèi)文件著錄、修改、銷毀、文件檢索、 借閱申請、信息統(tǒng)計、打印輸出等;支持綜合查詢 歸檔文件管理 包括歸檔文件及附件維護、著錄、銷毀、檢索、信息統(tǒng)計、打印等。 借閱管理 對借閱 審批 、 領(lǐng)取、歸還等信息的記錄及查詢 銷毀管理 用于設(shè)置銷毀流程,對銷毀申請進行審批、維護,查詢已銷毀檔案等 后臺管理 對主題詞、類目、密級、借閱流程、閱讀權(quán)限、數(shù)據(jù)詞典等進行管理; 可 自定義各類案卷和文件的字段屬性 人事管理 人事檔案 全面管理和記錄職工信息, 支持綜合查詢及打印功能,可設(shè)置基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、進行退休、離職管理。 薪酬管理 設(shè)置工資字段、 記錄職工的福利待遇、養(yǎng)老保險的信息和薪酬的變更信息 ,支持套用已有工資表、自定義打印 考勤管理 對單位考勤的全方面管理,包含記錄員工的考勤異常情況,設(shè)置休息日 ,記錄請假信息, 設(shè)置上下班簽到簽退時間,生成考勤日報、月報,查詢、自定義打印統(tǒng)計報表 福利管理 對員工各類保險的投保、退保、月繳納情況進行登記,打印統(tǒng)計報表; 可自定義保險的名稱以及相關(guān) 的參數(shù) 培訓管理 對培訓計劃、計劃審批、培訓流程、員工培訓記錄等進行管理,支持及時信息提醒 勞動合同 記錄勞動合同、技術(shù)合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)約、變更、終止,并可設(shè)置到期提醒功能 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 10 頁 共 23 頁 職務異動 對員工的職務調(diào)整進行管理,如調(diào)動、晉升、降職,支持按時間段查詢 備用人才庫 記錄儲備的人才信息, 后臺管理 為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理,包括學歷信息、職務異動類型、工資項分類、請假類型 用品管理 用品申請 對用品進行領(lǐng)用或借用提出申請,并可實時查看申請的辦理狀態(tài) 用品審批 對用品申請進行審批,審批后轉(zhuǎn)入已審列表 后臺管理 對 用品 的 分類、入庫、審批流程、 領(lǐng)用 信息 、 借用信息、庫存等進行管理, 提供各類信息的統(tǒng)計 輔助辦公 工作流 能自動完成各類任務和請求的提交及信息的反饋,方便用戶對出差、加班、請假、報銷、客戶投訴等表單進行有效的電子化管理;可自定義各類任務和需要的屬性。支持痕跡保留及附件上傳,支持正文模板功能,支持表單模板。在辦理過程中有權(quán)限的人可修改表單, 文檔管理 按訪問權(quán)限查閱內(nèi)部公用文檔等信息。可定義無限級子目錄,嚴密的權(quán)限控制,可分別授予用戶添加、查看、修改、刪除、打印等權(quán)限, 圖書管理 對圖書資 料的 登記入庫 、借 閱 、歸還 的全面 管理 ,提供方便的檢索功能 車輛管理 對單位的車輛狀況,修理及使用情況進行登記管理,可完成用車申請、審批、調(diào)整用車時間、派車、收車的整個過程 資源管理 能定義各種資源條目(如電腦等固定資產(chǎn)),根據(jù)不同的資源制定資源相關(guān)的字段。 實現(xiàn)對企業(yè)資源的登記、維護、外借、歸還、損壞、報廢等管理。 會議管理 記錄會議室狀況,完成各種會議的申請,向相關(guān)人員發(fā)送會議通知, 記錄查詢會議安排、紀要等 投票管理 欄目管理員發(fā)起調(diào)查項目,可設(shè)定調(diào)查主題、調(diào)查的開始日期、結(jié)束日期、調(diào)查的具體選項。投 票結(jié)果以柱狀圖顯示 工作計劃 個人可以增加自己的工作計劃,每天增加的計劃會立刻形成在“周報”中,部門負責人可查看本部門員工的工作計劃,單位領(lǐng)導可查看整個單位的工作計劃。 工作總結(jié) 個人可以增加自己的工作總結(jié),并可將個人工作計劃轉(zhuǎn)為總結(jié),每天增加的總結(jié)會立刻形成在“周報”中,部門負責人可查看本部門員工的工作總結(jié),單位領(lǐng)導可查看整個單位的工作總結(jié)。 郵件管理 寫郵件 起草新的郵件,支持上傳附件 ,可發(fā)至用戶外部或內(nèi)部郵件 ,支持群發(fā)及分組發(fā)送 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 11 頁 共 23 頁 收件箱 用戶收到的郵件顯示在此文件夾中 發(fā)件箱 用戶發(fā)出去的 郵件記錄在此文件夾中 草稿箱 用戶起草了,但還沒發(fā)出的郵件文件夾 垃圾箱 用戶刪除的郵件,存放在此垃圾箱中 選項設(shè)置 進行設(shè)置收發(fā)外部郵件的規(guī)則及郵件參數(shù),并可自定義添加、刪除收發(fā)郵件的文件夾 系統(tǒng)管理 部門管理 對企業(yè)部門的組織架構(gòu)進行劃分和設(shè)定 職務管理 為企業(yè)組織架構(gòu)建立起相關(guān)職務,支持一人多職務 用戶管理 進行添加、刪除、修改用戶,可設(shè)置用戶的可訪問的欄目及所屬部門和擔任職位的分配,并可將人事檔案中的員工信息轉(zhuǎn)為系統(tǒng)用戶。 欄目管理 可自行對欄目(包含一二級欄目)進行排序,修改欄目名 稱、訪問路徑,添加、刪除欄目,并可設(shè)置欄目訪問權(quán)限 欄目權(quán)限 用于給相應的用戶分配各欄目的后臺管理權(quán)限,系統(tǒng)管理員也需給自己分配各欄目的后臺管理權(quán)限才能享有管理該欄目的權(quán)限 角色管理 可將某 些工作崗位職責類似的用戶組成角色,大大減輕了系統(tǒng) 維護工作量。同時支持定義人員小組,在流程、短信中可以通過選擇組發(fā)送 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移 用于將離職人員的待辦事務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移至工作交接人,使待辦事物可繼續(xù)辦理 流程權(quán)限 對某些職務如總經(jīng)理只允許某些人或某些職務直接對其發(fā)送公文或其他申請,減輕高層領(lǐng)導工作量 日志管理 記錄了登陸 人員登陸 退出的 IP 地址、時間,添加、修改、刪除數(shù)據(jù)等操作,可以按條件搜索、刪除、清空日志 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 12 頁 共 23 頁 (三 ) 拓維協(xié)同 OA 系統(tǒng)功能介紹 1) 公共信息系統(tǒng) 1、電子公告 提供各部門和各單位發(fā)布本單位新聞、通知通報等信息的功能。新發(fā)布的新聞公告可以及時更新在辦公系統(tǒng)的主頁上。 1) 欄目設(shè)置:設(shè)置電子公告的欄目,新發(fā)布的公告可以根據(jù)公告的性質(zhì)發(fā)布到系統(tǒng)管理員設(shè)置的欄目中;欄目設(shè)置可以動態(tài)增減。 2) 公告發(fā)布:具有公告發(fā)布權(quán)限的用戶可以新建公告正文,輸入包括標題、主題圖片(作為圖片新聞發(fā)布到辦公系統(tǒng)的主頁上)、發(fā)布欄目、有效期限、正文 、附件等信息,執(zhí)行“提交”操作可以將公告發(fā)布到相應的欄目中 3) 公告查詢:提供按發(fā)布部門、公告欄目、時間等線索進行公告查詢的功能。 4) 全文檢索:按照關(guān)鍵字進行公告檢索和查詢。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 13 頁 共 23 頁 2、電子刊物 可以通過各種渠道對各類信息進行收集、分類、查詢、編輯成內(nèi)部刊物經(jīng)批準后在網(wǎng)上發(fā)布,也可以打印成文本。 3、電子論壇 為用戶提供進行思想交流和技術(shù)探討的場所。在討論區(qū)中,管理員可以根據(jù)企業(yè)的需要創(chuàng)建多個專門的討論室來為員工提供在不同領(lǐng)域進行交流。 1) 論壇管理:系統(tǒng)管理員可以利用論壇管理功能創(chuàng)建新的討論室并為每個討論室確定討論方 向、論壇版主(該領(lǐng)域的專家)等內(nèi)容。 2) 帖子發(fā)布:參與討論的人員根據(jù)討論區(qū)地圖進入相應的討論室,發(fā)布自己的論壇話題,包括主題、表情(通過相應的圖示表達話題發(fā)布者的喜怒哀樂等表情特征)、正文等內(nèi)容,通過“發(fā)表”操作將新帖子發(fā)布在論壇中。 3) 參與討論:參與討論的人員可以就某個話題進行答復,答復的信息作為某個話題的答復文檔和原話題形成圍繞該話題的討論線索。 4) 尋求幫助:發(fā)布某個話題或者尋求某種特定問題的解決方案的人員,可以在論壇中查找特定話題的答復信息以便幫助自己快速找到解決問題的辦法。 5) 全文檢索:輸入關(guān)鍵字,可以在論 壇中檢索到包含指定關(guān)鍵字的全部話題和答復信息。 6) 精華區(qū):管理員可以將論壇中具有真知灼見的討論內(nèi)容整理到精華區(qū)供論壇使用者集中閱讀和利用。 4、內(nèi)部通訊錄 通訊錄提供企業(yè)人員名錄信息的管理和檢索功能。 1) 通訊錄登記:包括姓名、部門、外線、內(nèi)線、手機、家庭電話、電子郵件地址、備注信息。 2) 查詢:按姓名、按部門。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 14 頁 共 23 頁 5、規(guī)章制度 1) 設(shè)置分類:動態(tài)設(shè)置規(guī)章制度分類。 2) 制度發(fā)布:具有發(fā)布權(quán)限的用戶可以上傳規(guī)章制度,輸入包括主題、類別、頒布部門、頒布時間、內(nèi)容簡要、規(guī)章制度正文。 3) 查詢:可以按部門、按時間、按類別查詢規(guī)章制度。 4) 支持關(guān)鍵字全文檢索。 6、常用信息服務 提供航班信息、列車時刻信息、郵政編碼信息、常用電話信息查詢服務 7、留言板 電子留言板模塊為用戶提供為他人留言的場所,可以設(shè)置通過電子郵件的方式進行留言提醒。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 15 頁 共 23 頁 2) 個人辦公系統(tǒng) 1、個人工作室 虛擬的電子辦公室,用戶可以查看個人事務(待辦箱和已辦箱)。 1) 待辦箱:待辦事宜數(shù)據(jù)庫,直接點擊可進入處理待辦事宜。 2) 已辦箱:待辦事宜處理完成后轉(zhuǎn)入已辦箱。 3) 垃圾箱:數(shù)據(jù)刪除后轉(zhuǎn)入垃圾箱,可以從垃圾箱中徹底刪除。 2、電子郵件 提供個人電子郵件的收發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、刪除、保存等功能??梢?自己創(chuàng)建文件夾并定義郵件規(guī)則對郵件進行自動分類存放。有新郵件時,系統(tǒng)會自動進行提示。郵件系統(tǒng)支持 POP3 郵件和 WEBMAIL 郵件,外部的 INTERNET 郵件自動通過 SMTP網(wǎng)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)到內(nèi)部的電子信箱中。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 16 頁 共 23 頁 3、日程安排 1) 日程安排設(shè)置:提前安排個人事物,主題及詳細內(nèi)容、開始時間及結(jié)束時間設(shè)定提醒方式及提醒時間。 2) 日程安排查詢:可以按每月、每周、每日方式顯示日程安排。 4、名片管理 1) 名片登記:登記個人名片,包括姓名、性別、單位、職務、聯(lián)系方式,按私人、公共屬性分類。 2) 名片查詢:可以按私人、公共方式分類。 3) 支持全文 檢索。 5、外出管理 1) 外出登記:登記外出時間、地點、事由,并指定事物處理代理人,公文處理等事宜在這個時間段自動發(fā)給代理人處理。 2) 外出紀錄查詢。 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 17 頁 共 23 頁 3) 公文管理系統(tǒng) 1、發(fā)文登記 1) 填寫發(fā)文登記單:包括發(fā)文日期、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽收人、卷號、發(fā)文號、份數(shù)、頁數(shù)、內(nèi)容摘要、備注。 2) 查詢:未封卷按單位、已封卷按卷號、已銷毀按卷號分類查詢。 3) 支持全文檢索。 4) 支持打印。 2、起草發(fā)文 1) 新建公文:首先選擇流程,并加載流程。 2) 填寫公文基本信息:系統(tǒng)自動填寫擬稿單位、擬稿人;起草者選擇密級、緩急、標題、主送、抄送、抄報、 已發(fā)、主題詞等信息。 3) 正文信息:正文或采用附件方式、或采用嵌入 WORD RTF 方式 4) 發(fā)文單每個欄目設(shè)定權(quán)限,在公文流轉(zhuǎn)過程中只有有相應權(quán)限的處理人才能拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 18 頁 共 23 頁 修改該欄目的信息。 3、收文登記 1) 填寫收文登記單:包括收文日期、來文機關(guān)、來文字號、簽收人、承辦單位、歸檔號、份數(shù)、頁數(shù)、卷號、內(nèi)容摘要、備注。 2) 分類方式同發(fā)文登記。 3) 支持封卷、注銷、打印。 4、收文流程 同發(fā)文流程基本相同 5、流程跟蹤 1) 流程查詢:可以按流程發(fā)文時間、按流程狀態(tài)(已歸檔、流轉(zhuǎn)中)查詢流程 2) 流程跟蹤:跟蹤流程的每一環(huán)節(jié)的處理人及處理時間 3) 流程催 辦:流程發(fā)起人(或其他指定人)處在流轉(zhuǎn)中的公文,可以填寫督辦單直接通知當前辦理人;系統(tǒng)還可以根據(jù)事前設(shè)定好的時間進行自動催辦。 6、公文歸檔 歸檔公文的管理、查詢 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 19 頁 共 23 頁 4) 綜合辦公 1、領(lǐng)導日程安排 管理日程和活動,和個人日程安排模塊協(xié)同工作。辦公室或行政部門可根據(jù)各位領(lǐng)導提供的電子信息或書面及口頭信息安排領(lǐng)導的日程并在網(wǎng)上發(fā)布,單位領(lǐng)導的活動可由領(lǐng)導或通過秘書隨時錄入計算機,不可調(diào)整的安排未經(jīng)授權(quán)不可調(diào)整,各部門可根據(jù)單位領(lǐng)導和本部門的領(lǐng)導提供的日程信息安排本部門的日程并在網(wǎng)上發(fā)布,可以自動檢測時間、地點、參 加人員的沖突,形成正式的安排記錄后,相關(guān)參加者的個人日程表和待辦事宜中會有顯示。 2、會議管理 會議管理模塊提供了全程化的會議管理功能。會議議題的起草、審核管理;會議 室 申請、審核管理;會議通知和會議紀要管理以及相關(guān)會議文檔的歸檔查詢和統(tǒng)計 拓維協(xié)同 OA 辦公自動化系統(tǒng) 第 20 頁 共 23 頁 1) 會議議題:會議起草人將會議議題提交到會議議題數(shù)據(jù)庫中,并選擇一個審核會議議題的主管領(lǐng)導,在該領(lǐng)導的待辦事宜數(shù)據(jù)庫中將會新增一條審批此議題的鏈接,主管領(lǐng)導審核后,將返回一條信息給會議起草人,提示審核的結(jié)果。會議起草人還可以在數(shù)據(jù)庫中查詢會議議題審核的結(jié)果。 2) 會議室安排:主管 領(lǐng)導同意召開會議后,會議起草人向會議室管理員申請一個會議室,在會議室管理

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