文書檔案管理培訓教材

文書檔案管理說在前面的話文書檔案:是記錄政務活動(包括黨務、行政管理等)的檔案，它記錄了機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動，如黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。文書檔案是最常見的檔案類型。廣泛產生于各種類型單位。教材主要內容第一章：歸檔文件概述種類體式與稿本第二章：歸檔文件的形成發(fā)文處理程序收文處理程序教材主要內容第三章：文件的歸檔概念歸檔制度歸檔范圍保管期限歸檔方法第四章：單份文件整理方法步驟整理工作模式第五章：立卷法第一章：歸檔文件目標要求掌握歸檔文件的體式與稿本第一章：歸檔文件——概述文件是指國家機關、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄，通常具有一定的體式和處理程序。歸檔文件是指辦理完畢后、經鑒定具有長久保存價值的那局部文件。本教材專指紙質文件歸檔文件的特點辦理完畢具有長久保存價值，應作為檔案來保管系統(tǒng)整理第一章：歸檔文件歸檔文件的種類標準性領導指導性公布性陳述呈請性商洽性證明性第一章：歸檔文件——種類一、體式：歸檔文件的文體與格式公文的體式是表達公文權威性和有效性的重要標志文體：以說明文為主，兼有記述、議論的應用文體裁第一章：歸檔文件——體式和稿本公文的格式：文件式

信函式

命令式

會議紀要式

必備要素可選要素第一章：歸檔文件——體式和稿本公文格式之

必備要素標題、正文、成文日期、發(fā)文單位公文格式之

可選要素發(fā)文機關標識附件秘密等級印章緊急程度附注發(fā)文字號主題詞

簽發(fā)人印發(fā)說明收文單位第一章：歸檔文件——稿本草稿定稿正本副本第二章：歸檔文件的形成熟悉歸檔文件形成的過程發(fā)文處理程序收文處理程序第二章：歸檔文件的形成——發(fā)文處理程序一般包括以下程序草擬、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印或簽署、登記、分發(fā)、處置辦畢公文。發(fā)文處理之草擬草擬是文件的起草或撰寫工作，它是機關發(fā)文處理的第一個環(huán)節(jié)。文件起草包括起草初稿，經討論、修改形成送審稿的整個過程。發(fā)文處理之草擬一、明確發(fā)文主旨：主題與目的二、收集有關資料，進行調查研究三、擬出提綱，安排結構四、落筆起草，擬寫正文五、反復檢查，認真修改起草公文通常按以下步驟進行：發(fā)文處理之草擬結構層次：一、〔一〕1.〔1〕發(fā)文處理之草擬使用耐久性好載體材料和字跡材料。宜用：碳素墨水、藍黑墨水，激光打印機不允許使用：純藍墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆、件發(fā)文處理之審核對送交領導人簽發(fā)的文稿進行審核與修正。其目的在于對機關發(fā)文進行控制與管理，提高發(fā)文的質量并為領導審核與簽發(fā)文件做好助手。發(fā)文處理之審核審核的重點是：是否確需行文行文方式是否妥當是否符合行文規(guī)那么和擬制公文的有關要求公文格式是否符合?國家行政機關公文處理方法?的規(guī)定等發(fā)文處理之簽發(fā)機關〔部門〕領導人對文稿核準發(fā)出并簽署姓名與日期，是對發(fā)文進行最后審定的具有決策性的環(huán)節(jié)。簽發(fā)賦予文稿以法定效力，文稿經過簽發(fā)后即成為定稿。發(fā)文處理之簽發(fā)簽發(fā)需注意以下事項：(一)根據(jù)文件性質，分層簽發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。以單位辦公廳(室)名義制發(fā)的公文，由辦公廳(室)主任、副主任簽發(fā)。(二)堅持先核后簽原那么。重要的對外發(fā)文，均應經單位綜合辦公部門審核修改后再交領導簽發(fā)。文稿一經簽發(fā)不再改動，如發(fā)現(xiàn)確有需要修改的地方，應請示簽發(fā)人批準后修改。(三)簽發(fā)必須在擬文稿紙中的“簽發(fā)〞欄內寫明核準發(fā)出的批示意見，并簽署姓名和日期。發(fā)文處理之復核公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審簽發(fā)的手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、標準等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序進行復審。發(fā)文處理之繕印文件正本的制作?國家行政機關公文格式?介紹公文的頁面A4紙公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^。(上白邊)為：

37mm±1mm公文用紙訂口。(左白邊)為:28mm±1mm版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)正文用為三號仿字(標題為二號小標宋、主題詞三字為3號黑體、主題詞詞目為3號小標宋)

每面排22行，每行28個字

雙面印刷

左側裝訂?國家行政機關公文格式?介紹公文用紙幅面尺寸、頁邊與版心尺寸?國家行政機關公文格式?介紹收文處理的一般程序為：簽收登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、簽注第二章：歸檔文件的形成——收文處理程序簽收文件是收件人在送文單位的文件傳遞單上或者送文簿上簽字，以示文件收訖。簽收時，應認真清點、核對，經確認無誤后簽字認可。登記是各單位管理與保護文件的根本方法。履行文件登記手續(xù)并建立相關記錄，是確保文件有效處理的重要前提。收文處理之簽收與登記收文處理之審核審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)那么；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)的事項是否以協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否標準。收文處理之擬辦

需要辦理的重要來文，由機關綜合部門、主管業(yè)務部門提出初步的處理方案或建議，供領導人審批時參考。收文處理之批辦

指機關〔部門〕領導人對需要辦理的重要公文批示執(zhí)行、辦理的原那么與方法，并簽署姓名與日期。批辦表達了對文件辦理工作集中領導，有利于提高辦文質量。收文處理之承辦

承辦是對收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復，公文只有通過承辦才能發(fā)揮作用，實現(xiàn)行文的目的，因此，承辦是公文處理過程中的中心環(huán)節(jié)。收文處理之催辦對公文辦理的催促與檢查。催辦分為兩個方面：一是對內催辦，即針對本機關收文，對各承辦部門的公文辦理工作進行催促與檢查；二是對外催辦，即針對本機關的發(fā)文，向接收文件的機關進行落實檢查或詢問進展情況。收文處理之簽注由文件承辦人于文件辦理完畢之后，對文件辦理的經過與結果作簡要注明，以利文件的日后整理與查考。如對已辦復的文件注明復文的日期與發(fā)文號，對用其他方式辦理的文件，注明承辦人姓名與辦理的結果、日期。第三章：文件的歸檔目標與要求掌握文件歸檔的范圍準確把握保管期限劃分的原那么第三章：文件的歸檔歸檔既是文件處理工作的最后環(huán)節(jié)，又是檔案工作的起點歸檔制度歸檔責任歸檔時間歸檔要求與手續(xù)歸檔范圍歸檔制度之歸檔要求1.紙質文件與同版本電子同步歸檔。電子文件歸檔的要求與方法在?計算機應用與電子文件管理?中詳述。2.歸檔文件必須齊全完整。齊全完整包括三方面內容：一是每份文件必須齊全完整，即文件的定稿與正本、主件與附件、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、請示件與批復件等必須完整無缺；二是有關一項工作、一次會議的全部文件必須完整無遺漏；三是反映本單位主要職能工作與根本歷史面貌的檔案必須齊全完整。歸檔制度之歸檔要求1.紙質文件與同版本電子同步歸檔。電子文件歸檔的要求與方法在?計算機應用與電子文件管理?中詳述。2.歸檔文件必須齊全完整。齊全完整包括三方面內容：一是每份文件必須齊全完整，即文件的定稿與正本、主件與附件、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、請示件與批復件等必須完整無缺；二是有關一項工作、一次會議的全部文件必須完整無遺漏；三是反映本單位主要職能工作與根本歷史面貌的檔案必須齊全完整。歸檔制度之歸檔要求3.歸檔文件必須系統(tǒng)科學。系統(tǒng)科學是指反映本單位工作各個方面的文件都要歸檔，既有反映黨務的，又有反映行政管理的；既有主要職能活動的，又有輔助管理職能的；既有發(fā)文，又有來文；既有文字的，又有表格的等等。只有這樣的歸檔文件，才是一個系統(tǒng)科學的整體，才能完整反映一個單位的主要職能活動和歷史開展真實面貌。4.歸檔文件必須優(yōu)質精煉。一個單位形成的文件，并不是全部都有繼續(xù)保存的價值，應把那些反映本單位主要職能活動的、有長久保存價值的文件歸檔保存。沒有精煉的歸檔文件，就不會有高質量的檔案。5.文件歸檔必須及時迅速。第三節(jié)歸檔范圍一、劃分歸檔范圍的指導性文件2006年12月28日，國家檔案局令第8號發(fā)布的?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?第三節(jié)歸檔范圍二、歸檔范圍劃分的原那么歸檔范圍應以本單位工作活動為主，即“以我為主〞，突出反映本單位根本職能活動和各項業(yè)務工作。本單位收文中不管是上級、下級、還是非隸屬關系單位，應以是否與單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發(fā)點。既不能“有文必檔〞，不管文件的價值和來源，但凡文件都歸檔；也不能“有檔不歸〞，將有價值、屬于歸檔范圍的文件漏掉。第三節(jié)歸檔范圍

第一，從國家整體來看，由于各機關根據(jù)社會的分工，都有自己不同的職責范圍，因而形成的檔案，也都反映了各機關不同的特點。一個機關把自己工作活動中產生的檔案保存完整了，國家的全部檔案就有了可靠的根底。

第二，一個機關工作活動形成的文件很多，有本機關的，也有上下級機關的，還有隸屬機關的。要了解和檢查一個機關貫徹執(zhí)行黨中央的路線、方針、政策，了解生產建設和歷史情況，主要是研究考察本機關形成的文件。

第三，上級和下級機關的文件，只有和本機關工作活動聯(lián)系起來，才能判定其價值如何。如果把上級和下級及平級文件保管期限劃得過寬，勢必造成檔案的臃腫。

第四，對上級和下級機關的文件，劃得嚴，銷毀以后如果要利用還可以收集，然而，本機關文件銷毀了，就難以收集補充。

1.以我為主。

就是說，從一個單位文件材料構成來看，最重要的，應該確定為永久保存的主要是本機關形成的重要文件。

對于外來文件，那么應在分析來文機關與本機關的關系，以及來文內容與本機關職能的關系后，再作決定。上級來文，主要看出是否有專指性，專門針對本單位的文件，永久保存。下級機關來文，主要是本單位予以答復的文件為永久保存。

2.表達“兼顧〞性，以我為主，并非“上下砍光〞，上級和下級的文件也要適當?shù)牧舸嬉稽c。對于上級機關的指導性文件、批示性文件，盡管是普發(fā)的，非專指的，也要適當?shù)牧舸嬉稽c。對于下級機關的來文，但凡反映重大事件、重要典型者要保存。二、機關文件歸檔范圍機關文件歸檔范圍國家檔案局8號令中對機關文件材料歸檔范圍有4條原那么性規(guī)定：1.反映本機關主要職能活動和根本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；2.機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；3.本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；4.其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。第三節(jié)歸檔范圍機關文件歸檔范圍的把握要重點掌握以下兩點：首先，本單位形成的文件，只有少局部不歸檔。其次，本單位收到的外來文件，只有少局部歸檔。第三節(jié)歸檔范圍本單位收文中，應重點關注：上級主管部門來文上級業(yè)務指導部門來文三個特征幫助判斷：一是針對本機關的來文，即本機關是文件的主送機關；二是來文內容與本機關業(yè)務工作有關。這局部主要指上級業(yè)務指導機關或本行業(yè)主管部門的文件；三是來文內容與本機關業(yè)務工作無關，但本機關需要貫徹執(zhí)行的。第四節(jié)保管期限永久定期：一般分為30年、10年第四節(jié)保管期限永久保管的文書檔案凡反映本單位根本歷史面貌、主要職能活動，在維護國家、單位和職工權益等方面具有長遠利用價值和憑證價值的材料列為永久保管。

〔一〕反映本單位根本歷史面貌的文件材料。如：機構成立、合并、撤銷、章程、設置、人員編制、大事記、組織沿革、各種年報等文件材料?！捕撤从潮締挝恢饕毮芑顒拥闹匾募牧?。如：1．黨組〔黨委〕、行政辦公會議記錄、會議紀要；2．工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；3．本機關制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務文件、調研報告、請示、批復；4．反映機關履行政職能、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；5．房產、地產權屬，固定資產管理，重要的合同、協(xié)議等涉及國家和單位權益的文件材料等。〔三〕反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料。第四節(jié)保管期限定期保管的文書檔案凡反映本單位一般工作活動，在一定時間內有查找利用價值的材料，列為定期。第四節(jié)保管期限定期保管的文書檔案國家檔案局8號令對機關文書檔案中應作為永久保管的內容有以下幾個方面：〔一〕本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；〔二〕本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；〔三〕本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；〔四〕本機關一般性事務管理文件材料；〔五〕本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；〔六〕上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；〔七〕上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；〔八〕同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；〔九〕下級機關報送的年度或年度以上方案、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料第四節(jié)保管期限第五節(jié)歸檔方法一、編制本單位文書檔案歸檔范圍和保管期限表二、嚴格文件的日常管理第五節(jié)歸檔方法一、編制本單位文書檔案歸檔范圍和保管期限表文書檔案歸檔范圍和保管期限表〔簡稱文書檔案保管期限表〕是以表冊的形式列舉文書檔案的來源內容和形式，并指導其保管期限的一種指導性文件。它是各立檔單位鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據(jù)和標準。第五節(jié)歸檔方法編制方法與步驟1.熟練掌握國家和地方檔案行政管理部門、本行業(yè)〔系統(tǒng)〕主管部門關于文書檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定2.掌握本單位各部門職能及工作內容。因文件材料產生于各部門工作。工作內容決定文件材料產生情況。因此只有掌握了本單位各部門職能配置和工作內容才能制定切合本單位實際的文書檔案歸檔范圍和保管期限表。機關應對照本單位“三定〞方案，企業(yè)應對照人力資源部門制定的組織機構職能配置文件進行分析。重點關注本單位重要職能部門〔或業(yè)務部門〕職能配置和工作情況。3.分析本機關文件材料產生、利用的情況。在編制的過程中除研究掌握本機關職能外，還要分析本機關文件材料產生利用的情況。文件材料產生的情況可參考本機關近五年收發(fā)文登記、及?歸檔文件目錄?，通過提煉加工，從中找出規(guī)律，綜合概括出本機關文件材料產生的規(guī)律。

第五節(jié)歸檔方法編制方法與步驟4.草擬文書檔案保管期限表。草擬文書檔案保管期限表時，其中的條款要盡可能細化，結構要盡可能簡明直觀。歸檔范圍和保管期限表中的條目越細、文件材料名稱越具體，其操作性就越強。能降低主觀判斷的隨意性，防止人員更換時判定標準的不統(tǒng)一。文書檔案保管期限表是方便日常歸檔工作的指引性材料。因此，其結構要盡可能簡明直觀。5.廣泛征求意見。因為同一機關不同部門的職能不同。檔案人員對各部門工作的了解程度有限。在編制本機關歸檔范圍和保管期限表的時候，要依據(jù)本機關各部門職能，深入調研，廣泛征求意見，特別是各部門及領導的意見。從檔案工作和業(yè)務工作的不同角度提出準確合理的歸檔范圍和保管期限。6.發(fā)布執(zhí)行。制定歸檔范圍和保管期限表需要報單位分管檔案工作的領導進行最后審定。機關還須按國家檔案局8號令的要求報同級檔案行政管理部門審查同意。以單位制度或標準的形式發(fā)布。二、嚴格文件的日常管理1.嚴格文件的登記制度，文件收進、發(fā)出、借出都要進行嚴格登記，登記便于掌握文件的去向，收集時容易收回。2.做好平時的歸類和積累。按照文書檔案保管期限表，預設歸檔類目，待文件辦理完畢后，按類目整理歸檔。3.將辦理完畢的文件，即時收集歸檔。文件辦理完畢后，文件處理部門如不及時追回歸檔，繼續(xù)放在承辦人手中，容易造成遺失。4.對辦完的文件進行檢查其完整性。重點檢查是否有掉、缺頁；正文與附件是否齊全；發(fā)文正本與定稿是否完整等。如有殘缺或不全的，應及時追回。5.注意“賬外〞文件的收集。賬外文件主要包括：〔1〕本單位形成的黨組、行政、業(yè)務會議記錄、紀要；〔2〕本單位各業(yè)務部門形成的各種臺賬、年報表〔業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表〕；、匯總表及相關分析材料；〔3〕本單位各種圖表、花名冊、本單位出版的書籍、刊物；〔4〕各種介紹信存根〔黨團組織關系、干部調動、行政事務等〕，本單位形成的各種規(guī)章制度；〔5〕本單位與有關部門簽訂的協(xié)議、合同。〔6〕本單位領導及工作人員參加其他公務活動形成的與本單位有關的文件材料；〔7〕本單位領導及工作人員參加與本單位職能工作有關會議的會議文件；〔8〕外單位直接發(fā)到文件承辦部門的文件。第四章：單份文件整理目標與要求掌握單份文件整理操作方法第四章：單份文件整理單份文件歸檔整理的主要步驟包括：分類、編制頁碼、裝訂、排序編號、蓋檔號章、著錄、裝盒排架、制作紙質目錄等。第一節(jié)方法步驟一、分類歸檔文件材料，由單位檔案室集中整理歸檔的，按年度—機構—保管期限〔適用于文件數(shù)量較多的單位〕或年度—保管期限〔適用于文件數(shù)量較少的單位〕逐級進行分類。由單位各部門分別整理歸檔的，按年度—保管期限逐級進行分類。〔一〕分年度將文件按其形成年度〔成文日期〕分類。2002年2003年2004年〔二〕分機構在同一年度內將文件按其承辦機構分類說明:綜合性材料歸入“辦公室〞或相應的綜合辦文部門2004年歸檔文件辦公室

80件宣傳部90件市場開發(fā)部80件〔三〕分保管期限將同一機構的文件材料按保管期限分開。宣傳部2004年歸檔文件永久檔案

30件30年檔案

40件10年檔案

20件各部門整理按年度—保管期限分類先區(qū)分不同的年度再區(qū)分不同的保管期限二、編制頁碼在文件正面的右下角、反面的左下角編上頁碼正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，復制件在后；

轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；

中文本在前，外文本在后；

有收文處理單的可作為文件首頁。每一“件〞內的排列順序：無論是正本、定稿，還是正文、附件、多頁的文件處理單，凡沒有頁碼〔單頁除外〕的，均需編制頁碼。各局部已有獨立頁碼的，只需合并計算頁數(shù)。

編制頁碼——只編沒頁碼的局部三、裝訂以件為單位進行裝訂。

裝訂方法第一，應去掉易生銹的金屬物。第二，將文件的訂口對齊，用不銹鋼釘或線在文件的左上角或或左側裝訂。１０年的可不拆釘。四、排序編號1、先把同一保管期限的文件排在一起2、在同一保管期限內，把同一機構的文件排在一起

排序時應注意盡可能將有內在聯(lián)系〔如相同工作內容、同一次活動、同一項工作、同一個會議〕的文件材料排在一起。編號方法：1、小流水編號：可按每個機構永久、30年、10年三條流水號排列歸檔文件；〔一個單位有N機構就有：N×3條流水號〕特點：插“件〞容易適用于：各機構文件材料產生的數(shù)量都比較多的單位2、大流水編號：也或按整個單位每年只編永久、30年、10年三條大流水號。此方法中同一保管期限內各機構〔問題〕的排列順序應保持相對固定。小流水編號：科研教育處辦公室監(jiān)督指導處綜合法規(guī)處永3030年8010年20永2530年5010年

15永2530年4010年

5永2030年3010年101-30件1-25件1-25件1-20件1-80件1-50件1-40件1-30件1-20件1-15件1-5件1-10件大流水編號科研教育處辦公室監(jiān)督指導處綜合法規(guī)處永3030年8010年

20永2530年5010年

15永2530年4010年

5永2030年3010年101-30件31-55件56-80件81-100件1-80件81-130件131-170件171-200件1-20件21-35件36-45件46-50件五、蓋檔號章在文件首頁上端的空白位置加蓋檔號章并填寫檔號章中的相關工程：全宗號、類別號、期限、年度、機構、件號檔號章必須清晰、端正。左側裝訂時最好蓋在左上方檔號章格式及填法

全宗號239類別號A期限1年度2004機構辦公室件號1省檔案局2004年文書檔案辦公室永久第一件圖例檔號章全宗號：檔案館給立檔單位的代號；年度：公元紀年，四位數(shù)；保管期限：簡稱或代碼 件號：文件的排列順序號〔不重號、不空號〕；機構：機構名稱或其標準化簡稱〔不分機構編流水號時可不填寫〕六、著錄把所有應著錄的工程錄入專用的檔案管理系統(tǒng)1、著錄的工程必須準確、齊全，以利于檢索；2、必須著錄的工程有：文件題名、責任者、文號、成文日期、全宗號〔沒有的可暫空〕、頁數(shù)、歸檔年度、保管期限、機構名稱或代碼〔分機構排列的單位必著〕、件號；六、著錄

著錄時應注意1、題名中的關鍵詞不能準確反映文件內容時，應將主題詞錄入；2、文件題名一般要求照實抄錄，不得隨意改動。如文件沒有題名或雖有題名但無法揭示出文件的實際內容和成份，應重新擬寫。將重擬的題名附于原題名后，外加“[]〞；著錄時應注意題名：無題名或無法揭示內容，加[]如：通知[關于召開市直單位檔案工作座談會的通知]3、有副題名的應錄入；

著錄時應注意4、“任免通知〞等公文的標題通常只標注一個或局部人名，著錄時可在題名之后，加上該文任免的、涉及的本單位其他有關人員的名字，并外加“[]〞；著錄時應注意題名：如：關于張景華等同志任職的通知[徐笛、李術]

5、有附件的應將附件的題名完整錄入。著錄時應注意6、頁數(shù)：“一件〞歸檔文件中有有效字符的頁面總數(shù)。著錄時應注意使用Excel電子表格制作歸檔文件目錄的可以按目錄格式將歸檔文件件號、責任者、文件題名、日期、頁數(shù)等信息錄入到表格中，滿足日常的檢索需要，并制成電子目錄和紙質目錄。

10、裝盒排架1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內2、填寫檔案盒背上的工程3、填寫備考表中的工程4、排架將整理好的文件裝入檔案盒內1、不同保管期限的文件不能裝在同一盒內；2、分機構編流水號的，不同機構的文件不要裝在同一盒內。填寫檔案盒背上的工程完整填寫檔案盒背上的工程：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構、起止件號填寫備考表中的工程包括盒內文件材料情況說明、整理人、檢查人、整理時間

有關缺損、修改、補充、

移出、銷毀等情況，如無，

可暫不填。填寫備考表排架1、將裝盒后的檔案實體按編號順序放入檔案柜內；2、一個單位只編三條大流水號的，按永久、30年、10年的順序排列；3、每個機構編三條流水號的，同一保管期限的排列在一起

11、打印目錄打印歸檔文件目錄一式兩份要求：1、擬寫“歸檔說明〞2、裝訂成標準的檔案目錄3、填寫“目錄夾封面〞上的工程4、填寫“目錄夾脊背〞上的工程

12、編制檢索工具寫“歸檔說明〞內容包括：本單位根本情況，說明本單位的名稱、性質、隸屬關系、工作職能、年度工作概況；本年度內設機構、職能及黨政主要領導變化情況；本年度文書歸檔情況〔含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷〕。裝訂成標準的檔案目錄1、同一保管期限的歸檔文件目錄按與件號順序排列，裝訂在檔案目錄夾內；2、目錄排列一般按歸檔說明、永久、30年、10年的順序排列，可一年一本、幾年一本或一年幾本，也可采用永久、30年、10年分別裝訂；或永久、30年合訂，10年單獨裝訂，多年合編。填寫“目錄夾封面〞上的工程包括全宗名稱、類別、年度、保管期限檔案目錄夾式樣檔案目錄夾標簽30年10年填寫“目錄夾脊背〞上的工程包括全宗號、類別、年度、期限。第五章：立卷法了解立卷法

歸檔文件整理之

立卷法

第五章根本觀念文件辦理完畢后，必須經過系統(tǒng)整理，才能歸檔保存。在我國，傳統(tǒng)上采用案卷作為文書檔案的根本保管單位，以立卷為歸檔文件材料的整理方法。什么是立卷？立卷是將辦理完畢、具有保存價值的文件，按照形成規(guī)律和內在聯(lián)系分門別類組成根本保管單位的過程。立卷案卷是有關文件的組合體.

是關于一個或多個問題的、系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件集合體，它是文書檔案的根本保管單位。

什么是案卷？案卷卷皮卷內文件目錄卷內文件：拆釘、折疊、裁切、托裱、打頁碼卷內備考表編案卷號立卷有什么作用？維護文書檔案的完整與平安,方便管理.能保證檔案材料之間的各種聯(lián)系,便于檢索利用.是檔案管理工作的根底.立卷的原那么和要求

遵循文件的形成規(guī)律和內在聯(lián)系；區(qū)別不同價值；便于保管和利用。立卷整理的根本步驟

分類組卷編目常用分類標準:1.年度2.保管期限3.機構4.問題年度—

機構—問題—保管期限法

簡稱為

年度—

機構分類法常用的復合分類法之一第一步將文件按形成年度或內容針對年度分開

一般文件按形成年度歸檔，有些要放在內容針對年度。具體做法2001年2002年2003年第二步將同一年度的文件按承辦機構分開具體做法廣東省檔案局辦公室監(jiān)督指導處綜合法規(guī)處科研教育處第三步將同一機構承辦的文件按文件內容反映的問題分開具體做法監(jiān)督指導處……檔案館工作現(xiàn)行文件利用機關檔案工作企業(yè)檔案工作事業(yè)檔案工作建設項目檔案工作第四步將同一承辦機構、同一問題的文件按保管期限分開具體做法檔案館工作永久30年10年同樣的做法將其他機構的文件分類組卷具體做法辦公室永久〔15卷〕30年〔10卷〕10年〔8卷〕同樣的做法將其他機構的文件分類組卷具體做法綜合法規(guī)處永久〔10卷〕30年〔10卷〕10年〔5卷〕具體做法二○○四年廣東省檔案局案卷科研教育處辦公室綜合法規(guī)處監(jiān)督指導處永1530年1010年

8永1030年1010年

5永1030年1010年

5永1030年1510年10年度—

問題—

保管期限法

簡稱為

年度—

問題分類法常用的復合分類法之二將同一年度的文件按問題分開具體做法……省檔案局……綜合類法制工作類監(jiān)督指導類檔案科研類檔案教育類人事工作類省檔案局的文書檔案按照年度—

問題—

保管期限分類法，共分為十二類：綜合類法制工作類業(yè)務監(jiān)督指導類檔案教育類檔案科研類宣傳出版類外事工作類職稱改革及評聘類政工人事類省館業(yè)務類財務基建類行政事務管理類檔案學會及學術活動類

組卷之概念

將分類的文件經過組合、排列、編號、抄目、裝訂等程序，組合成案卷的過程。組合的方法主要是綜合,合中有分;組合的結果是將具的共同特征的單份文件集合為保管單位.

1.組合案卷;

2.卷內文件材料排列;

3.編頁號;

4.填寫卷內文件目錄;

5.填寫備考表;

6.擬寫案卷標題

7.填寫封面;

8.裝訂；

組卷“八步〞第一步組合案卷(六個特征)內容組合法文種組合法如會議記錄、會議紀要、統(tǒng)計報表、介紹信、調查表、簡報等問題(工作活動)組合法等等組卷的操作：將分好類的、保管期限相同的文件，采用組合案卷的方法組成一個個的案卷永久……反映同一項工作同一次會議的相同名稱的請示與批復。。。第二步案卷內文件材料排列同一份文件的正本在前，定稿在后；主件在前，附件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后。

同一問題的來往文件，本機關在前，外機關在后。

同一案件中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

一卷內有幾個問題的，先按問題分開，綜合性的、重要的排在前面，同一個問題內再按文件的形成時間次序排。第二步案卷內文件材料排列同一問題有多個地區(qū)的可先按地區(qū)分開，同一地區(qū)內再按行政區(qū)劃分開。人物案卷，可按人名的姓氏筆劃等方法排列。第二步案卷內文件材料排列第三步案卷內文件材料編頁碼第四步填寫卷內文件目錄序號文號責任者題名日期頁號備注1粵檔發(fā)[1999]3號廣東省檔案局關于召開全省檔案工作會議的請示1999.01.1912粵檔發(fā)[1999]6號廣東省檔案局關于召開全省檔案工作會議的通知1999.02.08113廣東省檔案局全省檔案工作會議出席人員名單1999.03.03204廣東省檔案局參加全省檔案工作會議并在主席臺上就座的領導同志名單1999.03.03255粵府字[1999]17號游寧豐副省長在全省檔案工作會議上的講話1999.03.03266徐大章抓住機遇，知難而進，努力實現(xiàn)廣東檔案事業(yè)新的騰飛——徐大章同志在全省檔案工作會議上的報告1999.03.03757廣東省檔案局邀請函[關于邀請省人大、省政協(xié)有關部門領導參加會議的函]1999.02.251328粵檔辦[1999]3號廣東省檔案局關于組織學習游寧豐副省長《在全省檔案工作會議上的講話》的通知1999.04.261339粵檔發(fā)[1999]19號廣東省檔案局關于認真學習貫徹全省檔案工作會議精神的通知1999.03.10137-180第四步填寫卷內文件目錄至少一式三份第五步

填寫備考表說明卷內文件有無缺損、修復、補充、移出、銷毀等。要求：題文相符簡練準確符合語法第六步擬寫案卷標題常用結構：

〔1〕作者—問題〔內容、主題〕—名稱：如佛山市檔案局關于農業(yè)、農村檔案工作的通知、通報、決定。

〔2〕作者--時間—問題--名稱

如佛山市檔案局二○○四年黨組會議記錄

〔3〕通訊者--〔時間〕問題--名稱

如省檔案局與湛江市檔案局關于蟲害問題的來往文件

〔4〕地區(qū)—時間--問題—名稱

如佛山地區(qū)關于二○○四年檔案事業(yè)統(tǒng)計年報表第六步擬寫案卷標題第七步填寫案卷封面去除金屬物，托裱、折疊等；排列順序是：封面、卷內目錄、文件、封底〔備考表〕；左邊、下邊對齊，三孔一線，整齊、牢固，不影響閱讀。第八步裝訂第二節(jié)案卷的整理案卷排列案卷編號編目案卷排列同一年度內的案卷按永久、30年、10年分開，相同期限的排在一起；同一保管期限，將同一機構或問題的排在一起；同一機構或問題內，先排綜合性、重要的。案卷排列科研教育處辦公室綜合法規(guī)處監(jiān)督指導處永1530年1010年

8永1030年1010年

5永1030年1010年

5永1030年1510年101-15卷16-25卷26-35卷36-45卷1-10卷11-20卷21-30卷31-45卷1-8卷9-13卷14-18卷19-28卷按問題分類案卷排列業(yè)務類綜合類行政類黨群類永1530年1010年

8永1030年1010年

5永1030年1010年

5永1030年1510年101-15卷16-25卷26-35卷36-45卷1-10卷11-20卷21-30卷31-45卷1-8卷9-13卷14-18卷19-28卷不跳、不重、不空、不繁案卷編號常用三種編號方法1.三個保管期限一個流水號，每年一條流水號，一年一斷。2.一個保管期限一個流水號,

一年一斷或多年一斷.3.二個保管期限一個流水號,一年一斷.〔一〕三個保管期限一條流水號