公司采購管理制度

公司采購管理制度制定背景本公司經(jīng)營規(guī)模日益擴(kuò)大，財務(wù)管理日趨復(fù)雜，為規(guī)范采購管理，保障公司利益，根據(jù)《公司法》、《中華人民共和國采購法》等有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定公司采購管理制度。適用范圍本制度適用于公司的采購活動。采購流程采購申請需要采購物品的部門（以下簡稱“申請部門”）應(yīng)當(dāng)填寫《采購申請表》，明確物品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等采購要求，并附上相關(guān)的技術(shù)參數(shù)、圖片或樣品。采購申請表由申請部門負(fù)責(zé)人簽字并報送采購部門。采購計劃編制采購部門按照采購申請的情況編制采購計劃，明確采購數(shù)量、時間、資金等要求，并填寫《采購計劃表》。采購計劃須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。供應(yīng)商篩選采購部門按照采購計劃所列的品種，進(jìn)行供應(yīng)商信息的收集，并填寫《供應(yīng)商聯(lián)系單》。采購部門對收到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定符合公司要求的供應(yīng)商。篩選出的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)提交《供應(yīng)商資格預(yù)審表》。采購部門根據(jù)供應(yīng)商資格預(yù)審表，進(jìn)行供應(yīng)商的資格審查，記錄審查內(nèi)容并保存有關(guān)文件。根據(jù)審查結(jié)果，采購部門確定備選供應(yīng)商名單。詢價及議價采購部門向備選供應(yīng)商發(fā)送《詢價函》，要求供應(yīng)商提供相應(yīng)物品的價格及其他要求的技術(shù)參數(shù)等。對于高價值的采購物品，采購部門應(yīng)當(dāng)通過電子招標(biāo)等方式進(jìn)行采購。根據(jù)報價及其他相關(guān)資料，采購部門對各供應(yīng)商的優(yōu)劣程度進(jìn)行評估，并考慮供應(yīng)商的信譽(yù)度、售后服務(wù)等因素，最終確定中標(biāo)供應(yīng)商。對于存在議價空間的采購合同，采購部門應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的洽談，以協(xié)商合理價格。對于議價達(dá)成協(xié)議的合同，采購部門應(yīng)當(dāng)報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合同簽訂采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司要求，制定采購合同模板，并在簽訂采購合同之前，經(jīng)公司法務(wù)部門審查。中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)按照采購合同的要求，交付采購物品。采購部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行驗收，對采購物品進(jìn)行檢查、測試等工作，對采購物品不合格的，應(yīng)當(dāng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或者退貨，并盡快補(bǔ)救。合同履行合同雙方應(yīng)當(dāng)按照合同的要求，履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)當(dāng)維護(hù)合同的正常履行，對于發(fā)生的合同糾紛，應(yīng)當(dāng)及時妥善處理，保障公司利益。相關(guān)記錄采購部門應(yīng)當(dāng)對采購申請、采購計劃、供應(yīng)商資格預(yù)審表、采購合同、驗收記錄等相關(guān)文件進(jìn)行歸檔管理。合同履行過程和結(jié)果，應(yīng)當(dāng)及時填寫《合同履行登記表》。采購管理制度遵守公司各部門及采購人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行本制度，嚴(yán)格按照采購流程進(jìn)行操作。未經(jīng)公司上級領(lǐng)導(dǎo)或采購管理部門批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)行采購活動。公司各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)支持和監(jiān)督本制度的實施，對違反本制度的行為予以嚴(yán)肅處理。結(jié)束語本制度將有助于公司的采購管理規(guī)范化和細(xì)化，確保采購活動的公正、透明、高效