如何做好信息時(shí)代下的檔案管理工作[權(quán)威資料]

如何做好信息時(shí)代下的檔案管理工作 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，標(biāo)志著信息時(shí)代檔案管理的到來(lái)。如何在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新的要求。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)信息時(shí)代背景下的檔案工作中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，談?wù)勛约旱囊恍┛捶ā?關(guān)鍵詞：信息化， 檔案管理， 存在問(wèn)題 Abstract: along with the computer and network technology in the application of the archives management, marks the arrival of information age file management. In the new situation, how to strengthen file management and promote the file informationization construction, is the development of The Times on archives of the proposed new requirements. Combining with their own work experience, according to background information in the archival work of the problems and measures, and talk about some of his own view. Keywords: information, file management, existing problems G271 A 檔案管理信息化就是在檔案管理過(guò)程中，將檔案資料通過(guò)加工、處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開(kāi)發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。其特征主要包括：檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；檔案信息利用的共享化；檔案信息服務(wù)的社會(huì)化。隨著各行業(yè)檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理的工作效率及檔案利用率得到了極大的提高，但同時(shí)也暴露出很多問(wèn)題，作者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)信息時(shí)代背景下的檔案工作中存在的問(wèn)題，談?wù)勛约旱囊恍┛捶ǎ?一、制約因素 現(xiàn)階段，制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展有諸多的因素，主要有以下幾個(gè)方面的表現(xiàn)： 1檔案信息化管理基礎(chǔ)工作薄弱 這主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施是指實(shí)施檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)等工具，由于相關(guān)硬件設(shè)備的配置需要較大的經(jīng)費(fèi)投入，且這些硬件設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金投入往往不能及時(shí)到位，這就導(dǎo)致了設(shè)備配置緊張。硬件設(shè)備的不完善，直接影響到紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析等工作，因此 快捷高效的信息化管理工作無(wú)從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，比如在把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔這個(gè)階段，缺乏詳細(xì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有規(guī)定什么樣的紙質(zhì)檔案應(yīng)該采用什么樣的轉(zhuǎn)換格式，導(dǎo)致相同類型的紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)不同的部門(mén)和人員處理產(chǎn)生不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。例如紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子格式的模式，有的轉(zhuǎn)換圖片格式不能復(fù)制、粘貼，有的轉(zhuǎn)換成 word 格式可復(fù)制、修改，還有表格的轉(zhuǎn)換格式等都不統(tǒng)一，增加了檔案整理、歸檔的難度，不利于電子檔案的保管、傳遞、調(diào)閱和使用。如， 2002 年在整理汕 汾高速公路工程科技檔案施工文件時(shí)，由于各施工單位的硬件設(shè)施和軟件環(huán)境參差不齊，導(dǎo)致提供的電子文件不統(tǒng)一，有 WORD 格式、 EXCEL 格式、圖片格式、PDF 格式及 CAD 格式，增加了業(yè)主方廣東汕汾高速公路有限公司對(duì)電子原文整理、歸檔、電子原文掛接的難度，影響了日后電子文檔的保管、借閱與利用。 2可利用的檔案信息資源少 檔案部門(mén)承擔(dān)著檔案保管和檔案利用的職能。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門(mén)主要依靠歸檔制度來(lái)保證檔案實(shí)體的收集，重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)館藏信息的需求；重視館藏服務(wù)方 式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視以實(shí)體為中心的保管模式，忽視以信息整合為中心的模式。長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作人員只是被動(dòng)的收集、整理、保管，不主動(dòng)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次的挖掘，這就影響了檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)，使檔案信息成為永遠(yuǎn)不變的、靜止的資源，大大減少了可利用的檔案信息資源。 3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平亟待提高 作為信息化檔案管理人員，除了要掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)理論，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，而且還應(yīng)具備對(duì)檔案 信息的加工、提煉能力，把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者。這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求，只有那些既諳熟檔案管理以及檔案中各類文件的業(yè)務(wù)知識(shí)、常用規(guī)范，涉及相應(yīng)工作的專業(yè)知識(shí)，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才才能勝任這項(xiàng)工作。但是，由于我國(guó)傳統(tǒng)的用人體制，再加上現(xiàn)階段檔案部門(mén)對(duì)檔案管理人力資源投入資金有限，使現(xiàn)有人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)較少，優(yōu)秀人才又難以被吸納進(jìn)來(lái)，直接導(dǎo)致檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高，嚴(yán)重制約了先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理在檔案管理信息化建設(shè)中的推廣和應(yīng)用。 4檔案信息的保密安 全性差，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的根本是實(shí)現(xiàn)信息資源 檔案信息資源共享是必須通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、病毒、木馬等不安全因素的存在，使得檔案信息遭到破壞、更改、泄露等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，安全保密是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的首要保證，沒(méi)有安全，檔案信息資源就不可能發(fā)揮效益。這就使得檔案工作者必須樹(shù)立信息安全意識(shí)，在傳播過(guò)程中，不僅要注意自身的保密工作，更要避免信息資源共享中造成信息泄露。 二、應(yīng)對(duì)措施 針對(duì)目前檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，現(xiàn)階段加強(qiáng)檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手 ： 1轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理體制，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展要求 檔案管理體制主要是以管為主。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已越來(lái)越不適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的形勢(shì)，改革創(chuàng)新，向現(xiàn)代文檔管理邁進(jìn)，迫在眉睫。在改變以往管理理念的同時(shí)，必須改變傳統(tǒng)的管理手段，創(chuàng)新管理體制，以適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。有條件的單位或組織應(yīng)設(shè)立檔案管理信息化專項(xiàng)資金，配置必要的硬件設(shè)施，提高現(xiàn)代化管理手段，以實(shí)行資源共享，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式。 汕汾公司非常注重檔案信息化的管理及利用，加大信息化投入，采用新軟檔 案管理系統(tǒng)及新軟 OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn) OA 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子文件到檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔，方便了檔案的信息化管理。另外，汕汾公司檔案室還配置了計(jì)算機(jī)、打印掃描復(fù)印一體機(jī)、中晶掃描儀（帶彩色掃描模式）、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)等硬件設(shè)施，針對(duì)一些紙質(zhì)檔案采用掃描儀進(jìn)行數(shù)字化處理、轉(zhuǎn)換，對(duì)照片及實(shí)物檔案采用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為 PDF格式及 JPG 格式，形成電子文檔保存于檔案管理系統(tǒng)中，方便了檔案的信息化管理與查閱利用。 2狠抓電子化檔案管理基礎(chǔ)工作，制訂相應(yīng)制度，夯實(shí)信息化基礎(chǔ) 隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理的要求，要對(duì)各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，要求選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，將不同類型文檔進(jìn)行規(guī)范的電子轉(zhuǎn)換，從而產(chǎn)生便于收集、整理、方便利用的電子檔案，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。檔案內(nèi)容選擇上要圍繞部門(mén)的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來(lái)組織信息、提供信息，加強(qiáng)電子文件歸檔分類管理，研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，提高檔案信息化管理水平。同時(shí)制訂檔案管 理相應(yīng)的制度規(guī)范和管理辦法，促進(jìn)檔案管理盡快步入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化軌道。汕汾公司根據(jù)有關(guān)規(guī)范，制定了電子文件歸檔管理暫行辦法和電子檔案查閱和利用管理制度，明確提出電子文件的歸檔、管理和查閱、利用要求，規(guī)范了公司電子檔案信息化的管理，滿足了公司員工檔案查閱與利用的需求。 3加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值 檔案作為社會(huì)主義事業(yè)中的一項(xiàng)重要信息資源，只有積極開(kāi)發(fā)利用，才能體現(xiàn)檔案在新時(shí)期經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值和作用。做好這一工作，重點(diǎn)強(qiáng)化三種意識(shí)。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí) 。檔案是一個(gè)龐大信息庫(kù)，根據(jù)需要把檔案內(nèi)容通過(guò)加工整理變成更直接、更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開(kāi)放需要的信息，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。二是要有強(qiáng)烈的信息推銷意識(shí)。檔案有巨大的信息量和需求市場(chǎng)，把檔案轉(zhuǎn)化為 “ 適銷對(duì)路 ” 的信息就要搞好調(diào)查研究，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，確定信息轉(zhuǎn)化的目標(biāo)和內(nèi)容。三是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的效益意識(shí)。要使檔案更加有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開(kāi)放服務(wù)，必須強(qiáng)化檔案的效益意識(shí)。 4加強(qiáng)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與素質(zhì) 管理之道，以人為本，再好的制度規(guī)范還是由 人來(lái)執(zhí)行。一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平和智力、能力素質(zhì)等。首先，檔案管理人員必須經(jīng)常加強(qiáng)政治思想理論的學(xué)習(xí)，以提高政治修養(yǎng)。其次，具有良好的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員應(yīng)是知識(shí)面 “ 廣 ” 與 “ 博 ” 的多面手。要不斷進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)更新，熟練掌握各類檔案的基本知識(shí)，了解各類檔案的內(nèi)容，熟悉各類檔案的屬性、收集范圍、整理方法和利用價(jià)值，不僅要有較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專業(yè)知識(shí)，還要有廣泛的相關(guān)學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)。再次，具有良好的智力、能力素質(zhì)。不斷地加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、外語(yǔ)及相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代管理手段 和現(xiàn)代辦公技術(shù)，促使檔案管理人員素質(zhì)更加全面，知識(shí)結(jié)構(gòu)更加完善。最后，檔案管理人員也要充分認(rèn)識(shí)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要性，從而不斷豐富自己的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要。 汕汾公司綜合事務(wù)部作為檔案主管部門(mén)，多次組織公司專兼職檔案員參加檔案管理系統(tǒng)模塊業(yè)務(wù)培訓(xùn)、開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)知識(shí)講座等；參加上級(jí)組織的檔案工作目標(biāo)管理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)；組織檔案人員走出去，到兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。通過(guò)形式多樣的活動(dòng)，提高專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。在汕汾公司檔案規(guī)范管理 工作開(kāi)展的過(guò)程中，我們意識(shí)到專職檔案員不僅要求具備檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)技能，而且要熟悉各部門(mén)、各專業(yè)工作的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，才能更好地組織、管理公司各部門(mén)的綜合檔案，如需要熟悉文書(shū)、會(huì)計(jì)、路政、收費(fèi)、土建及機(jī)電工程養(yǎng)護(hù)等檔案的形成和內(nèi)在聯(lián)系，要獲得各相關(guān)專業(yè)的檔案知識(shí)，就要求我們必須在日常工作中要多學(xué)習(xí)、多接促并熟悉其知識(shí)面，多用心、留心去摸索、思考各專業(yè)的工作思路套路，查找相應(yīng)的常用規(guī)范。 5加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，更好地為公司員工服務(wù) 隨著信息時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的人對(duì)信息的需求越來(lái)越大。作為擁有豐富 信息資源的公司檔案主管部門(mén)，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變觀念，將被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式，更好地為公司及其員工服務(wù)，更加充分體現(xiàn)檔案利用的價(jià)值。為了促進(jìn)檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展，公司檔案主管部門(mén)必須規(guī)范專兼職檔案員的服務(wù)行為：一是檔案服務(wù)行為必須盡責(zé)，要對(duì)利用者負(fù)責(zé)到底，急利用者之所急，想利用者之所想。二是檔案服務(wù)行為必須文明，檔案人員必須使用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、親切、友好的服務(wù)用語(yǔ)，要有熱情、謙遜、耐心的服務(wù)態(tài)度，要有整潔、大方、文雅的儀表舉止，要?jiǎng)?chuàng)建整齊清潔、美觀大方的工作環(huán)境，營(yíng)造濃郁的文化氛圍。汕汾公司檔案利用常見(jiàn)為養(yǎng) 護(hù)工程部同事到檔案室借閱建設(shè)期的竣工圖、結(jié)算資料、前期依據(jù)性文件材料，營(yíng)運(yùn)期養(yǎng)護(hù)專項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)圖、竣工圖、試驗(yàn)資料、專項(xiàng)工程申請(qǐng)及批復(fù)文件、驗(yàn)收文件等，這些都是日常養(yǎng)護(hù)工作中最常用到的檔案，我們檔案管理人員根據(jù)借閱的內(nèi)容及手續(xù)，為同事方便快捷地調(diào)閱出相應(yīng)的案卷，或提供相應(yīng)的電子文件，使之更好地為日常及專項(xiàng)養(yǎng)護(hù)工程提供依據(jù)，達(dá)到檔案利用的目的。 6加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全性與保密性，提高檔案管理人員安全保密意識(shí)及素質(zhì) 保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案信息管理工作人員的神圣職責(zé)。但 由于檔案管理人員具有特殊的地位與身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，這就要求檔案管理人員必須要有高度的責(zé)任心、強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止 “ 無(wú)形 ” 儲(chǔ)存在頭腦中的秘密泄露，所謂 “ 說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心 ” ，往往一句話在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。因些，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的保密意識(shí)和素質(zhì)是關(guān)鍵。 另外，隨著計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)應(yīng)用的深入，特別是Internet 的迅速發(fā)展，儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中的檔案信息系統(tǒng)安全將面臨更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此加強(qiáng)檔 案信息系統(tǒng)的安全性與保密性是非常重要的。在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。如汕汾公司為防止檔案信息的泄密，將檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)邏輯隔離，不將涉密檔案錄入檔案管理系統(tǒng)中。公司的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)配備了防火墻，對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)包括檔案系統(tǒng)服務(wù)器起到安全保護(hù)作用，員工使用計(jì)算機(jī)操作必須通過(guò)身份認(rèn)證才能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)還有嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限控制功能，需要檔案管理人員的用戶名和密碼才能登